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1、材料設備有限公司物資采購供應管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 全國性材料物資采購供應管理制度第一章 總 則一、全國性材料物資定義：由集團統一招標、簽訂年度合同，XX材料設備有限公司（以下簡稱材料公司）或地區公司負責采購供應的材料物資。二、材料公司及地區公司主要負責全國性材料物資采購供應工作。三、地區公司工程技術部負責該地區全國性材料物資計劃審核、申報工作。四、集團管理中心負責全國性材料物資配送監督管理及地區公司材料計劃審批工作。五、地區公司預決算部負責施工單位所用全國性材料物資款核算工作。 六、集團財務中心、2、地區公司財務部負責全國性材料物資財務核算及款項代付代扣工作。第二章 全國性材料物資采購供應方式一、材料公司統一采購供應施工單位的材料物資：人造砂巖、外墻磚、仿石磚、仿古磚、涂料、水泥瓦（含西瓦）、衛浴五金、潔具（含陶瓷、龍頭）、拋光磚（含陽臺磚）、瓷片、開關面板插座、墻紙、吸頂燈（含筒燈）、園林燈具、水晶燈、廚柜、淋浴間隔、入戶門、戶內門、門鎖五金、木地板、陽臺欄桿、鐵藝門及圍墻欄桿、智能化產品（含停車收費系統、監控系統、可視對講系統）、戶內配電箱、弱電箱、電線電纜、給排水管及線管和管件、防水材料、給水閥門、鋼塑復合管及管件、潛污泵、地彈簧、庭院園林元素（含石材、雕塑、砂巖、燈具、地花、仿古磚3、）。二、材料公司統一采購供應地區公司的材料物資：廚房電器、小型中央空調、對講機、樓盤電瓶車、酒店會所設備（含乒乓球桌及擋板、鋼琴、桌球臺、健身器材、休閑沙發按摩床及技師凳、電視機、電腦）、安全帽、保安設備、垃圾筒、園林休閑椅凳、廣告傘（含接待傘）。三、集團公司結同戰略合作關系，簽訂年度框架協議，確定廠家、品牌、規格型號和價格，由地區公司負責簽訂合同并采購供應的材料物資：空調機組、風機盤管、發電機組、電梯、變頻供水設備、鋁合金門窗、室內鋁合金飄窗臺欄桿、公共區配電柜。四、全國性材料物資增減的管理：材料類別的增減由管理中心負責報董事局主席審批；具體型號的增減由設計院負責報董事局主席審批。第三章 全4、國性材料物資樣板管理一、歸檔原始樣板：須由供貨單位、材料公司、設計院、招投標中心四方簽名或蓋章確認，僅封存一套于材料公司。二、驗收原始樣板：須由供貨單位、材料公司、設計院、招投標中心四方簽名或蓋章確認，由材料公司負責發放，地區公司每個項目各1套（由工程部簽收），總工室1套，材料公司駐地配送質檢部各1套，設計院1套，供貨單位1套。三、驗收原始樣板可采用實物、實物小樣、圖片資料等形式。四、所有材料物資樣板須登記造冊，由使用部門自行管理。 第四章 全國性材料物資采購供應合同的管理一、全國性材料物資年度購銷合同的簽訂1、全國性材料物資由集團常務招投標小組招標定標，材料公司負責簽訂年度合同。2、年度材料5、物資的定標、合同須報董事局主席審批。3、年度合同需簽訂補充協議的須報董事局主席審批。二、三方協議及供貨合同的簽訂1、地區公司在簽訂施工合同時，須列出該項目所需的全國性材料物資明細。2、材料公司在簽訂供貨合同時，須列明產品代碼和類別。3、地區公司在簽訂施工合同時，須同時簽訂三方協議及供貨合同。材料公司于每月10日前將未簽訂“三方協議和供貨合同” 施工單位的名單提交集團財務中心，財務中心必須停止該單位的工程進度款，直至其簽訂為止。4、三方協議及供貨合同由材料公司自行審批。三、合同文本的管理：檔案中心、財務部存檔合同原件各壹份。第五章 全國性材料物資計劃管理一、材料計劃種類：年度材料計劃、月度材料計6、劃、月度實際用料計劃、臨時用料計劃。二、計劃模板的編制： 1、設計院、園林集團和材料公司共同下發全國性材料物資使用手冊及全國性材料物資統一標準表，并注明材料編碼、品名、規格型號、使用位置。2、材料公司下發全國性材料物資計劃模板，僅包含設計已選用的規格型號。三、計劃申報、審批流程：1、年度材料計劃：地區公司工程技術部于每年12月15日前將下年度材料計劃提交管理中心，管理中心12月20日前完成審批并提交材料公司，材料公司12月25日前匯總完提交供貨單位（僅為預算、不作結算）。2、月度材料計劃：地區公司工程技術部于每月15日前將后三個月材料計劃提交管理中心，管理中心于每月20日前完成審批并提交材料公7、司，材料公司于每月25日前匯總完提交供貨單位（僅為預算、不作結算）。3、月度實際用料計劃：地區公司工程技術部于每月3日前須將下月實際用料計劃提交管理中心，管理中心于每月5日前完成審批并提交材料公司（允許地區公司工程技術部于每月18日前再提交一次非成品類：櫥柜、淋浴間隔、鐵藝類月度材料計劃至管理中心，管理中心于每月20日前完成審批并提交材料公司），同類材料每月限報一批次。 4、臨時用料計劃：如有漏報、臨時急用或需補報材料計劃的，地區公司工程技術部須將臨時用料計劃提交管理中心，管理中心審批后提交材料公司，臨時用料計劃每月不得超過3次，超過3次的須經地區公司董事長審批；各地區報送材料變更函件由管理中8、心審批后，交材料公司；各地區取消、推遲送貨的函件由工程技術部直接報送材料公司，同時抄送管理中心。 5、延期或重新修改的計劃及臨時用料計劃，列入材料公司的供貨周期考核。第六章 全國性材料物資庫存管理一、各類材料物資原則上均須庫存，并建立臺帳、定期盤點。二、倉庫及庫存量的設置：每個城市須設立倉庫，原則上按年度材料計劃的1%-3%；各倉庫1000元/標準備10套、2000元/標準備5套樣板房用量。三、庫存材料物資的補倉規定：原則上材料物資出倉后須及時補倉。第七章 全國性材料物資驗收管理一、全國性材料物資分為工廠、倉庫、現場驗收。二、驗收管理：材料公司負責制定材料驗收標準。1、驗收要求 對板：供貨單位9、必須提供有效質量檢驗報告和產品合格證書等相關質量證明文件，同時根據驗收原始樣板進行驗收，不合格不得接收。 點數：核實供貨單位所送材料名稱、規格型號、數量，按實收數量計數開單。 抽檢：數量依據材料物資類別采取抽檢10%或執行GB/T2828.1-2003標準，質量按各類材料物資國家驗收規范和標準執行，并由質檢員填寫材料物資現場檢查記錄表。 開單：驗收合格的材料物資開具進倉單或收貨單或工地收貨單。 核單：保證進倉單與訂貨清單或收貨單與訂貨清單或工地收貨單與送貨通知一致。 傳單：各單據所有聯必須由所有參與驗收人員確認簽名后傳至各相關單位。2、工廠驗收 根據需要可安排倉管員、質檢員各1名前往驗收。 驗10、收要點：是否為該供貨單位生產的；是否符合產品規格、型號、數量及等級等要求。3、倉庫驗收供貨單位送貨到倉庫后，材料公司倉管、質檢員各1名及供貨單位代表共同按驗收要求驗收，合格的由材料公司開具進倉單，驗收人員共同簽名確認；不合格不得接收。4、現場驗收 從供貨單位送貨到施工現場的：材料公司倉管、質檢員各1名及供貨單位代表按驗收要求驗收，合格的由材料公司開具材料公司收貨單，驗收人員共同簽名確認；不合格不得接收。材料公司現場收貨完畢后，組織工程部項目經理及施工單位代表進行現場收貨，由材料公司開具工地收貨單，現場驗收人員共同簽名確認。 倉配到施工現場的：由材料公司先開具材料公司收貨單，并將材料發送至現場，11、若無法及時配送，地區公司可自行提取并辦理費用簽證。貨物至現場后由材料公司組織工程部項目經理及施工單位代表收貨，并開具工地收貨單，現場驗收人員共同簽名確認。 材料物資到達現場4個小時前，材料公司駐地配送質檢部負責人通知工程部經理及管理中心現場負責人；物資到施工現場后，材料公司倉管員及質檢員通知工程部項目經理及管理中心現場負責人；工程部項目經理必須在30分鐘內到達施工現場，組織施工單位開始卸貨，要求8個小時內將材料物資卸完，并完成工地收貨單的簽字確認工作；否則，材料公司將問題立即告知管理中心調度室。 由于地區公司原因造成規定時間不能卸貨，材料公司有權自行組織卸貨，由此產生的一切費用由地區公司承擔，12、費用由地區公司財務部在其帳戶中直接劃扣給材料公司。 材料公司、地區公司工程部共同負責全國性材料物資的品質驗收，如對到貨材料的品質有異議，最終由地區公司董事長裁定。5、地區公司負責采購的材料物資的驗收管理參照上述規定執行。三、退貨管理：1、已到工地的材料物資原則上一律不予退貨。2、驗收有質量問題的材料，由材料公司協調供貨單位退貨。3、因設計變更造成全國性材料物資無法使用的處理原則： 非供貨單位特殊加工的材料，必須退貨，退貨產生的運費雙方協商解決； 確系特殊加工的材料由材料公司會同設計院研究能否適用其它項目，如確實無法使用，報設計院主管領導審批后，材料公司必須將材料退回供貨單位，最多承擔50%材料13、貨款。4、因計劃填報錯誤造成無法使用的材料物資，材料公司協調供應商退貨。如造成損失，由責任公司承擔費用。第八章 單據管理一、單據類別：1、進倉單一式五聯：存根（結算部）、供貨單位、財務部、計劃管理部、配送質檢部。2、出倉單一式四聯：存根（結算部）、財務部、計劃管理部、配送質檢部。3、材料公司收貨單一式五聯：存根（結算部）、供貨單位、財務部、計劃管理部、配送質檢部。4、工地收貨單一式六聯：存根（材料公司結算部）、材料公司財務部、施工單位、地區公司財務部、地區公司預決算部、地區公司工程技術部/工程部。二、單據印制：由材料公司負責印制。三、單據領用：所有單據的領用必須造冊登記備查。四、單據使用：1、14、供貨單位送貨給材料公司的材料物資，材料公司開具材料公司收貨單，作為材料公司支付供貨單位貨款的唯一依據。2、材料公司送貨給施工單位或地區公司的材料物資，材料公司開具工地收貨單，作為地區公司代付代扣貨款的唯一依據。3、進、出倉材料物資須開具進倉單、出倉單。 五、單據傳遞：上述單據由材料公司傳遞到各相關使用部門。第九章 盤點管理一、材料公司庫存材料盤點管理要求：1、材料公司需根據材料物資類別、品種、規格型號設立明細賬，并根據已確認的進倉單每日序時登記物資入庫明細賬；根據出倉單每日序時登記物資出庫明細賬；根據材料公司收貨單每日序時登記物資收貨明細賬；根據工地收貨單每日序時登記物資供貨明細賬。2、每月最15、后一天為倉庫的結賬日，每月1-2日為盤點時間，材料公司、地區公司財務部負責統計上個自然月材料的入庫、出庫及結余情況，對材料物資進行賬賬核對和賬實核對，發現盤盈、盤虧及時查找原因，并根據集團公司的有關規定進行處理。二、材料公司庫存材料盤點程序：1、記賬時間：每月的記賬時間為上月的26日至次月的25日為1個自然月。2、盤點時間：結賬時間為每月的25日，實地盤點時間為每月的1-2日。3、盤點人：材料公司配送質檢部、地區公司財務部。4、盤點的具體事項： 盤點前：倉管員須將材料物資進行分類，按類別、規格型號擺放整齊，并先按賬面數打印出材料物資實物盤點表；盤點時，逐一清點實物，做好賬、卡、物的核對工作，清16、點每種物資、核對登記并編制材料物資實物盤點表；盤點后，所有現場盤點人員須在材料物資實物盤點表簽名確認。對盤盈、盤虧的實物應及時查明原因并做好記錄，不能馬上查明原因的盤盈、盤虧，應及時注明待查原因，并在五天內完成。 盤點期間已收到而未辦妥入賬手續或已辦理出庫手續尚未提貨的材料物資，應另行分別存放，并予以標示。 所有盤點財務都以靜態盤點為原則，盤點開始后應停止材料物資的進出及移動。 盤點使用的單據、報表內所有欄位若遇修改處，均須經所有盤點人員簽字確認。5、對盤盈、盤虧材料的處理：由材料公司配送質檢部出具材料物資盤盈、盤虧處理意見報告，寫明盤盈、盤虧的材料物資類別、規格型號、數量、金額和具體原因，并17、給出初步處理意見，經財務部審核后根據盤盈、盤虧的金額大小報相關領導審批，10萬元以內（含10萬元）的報公司總經理和董事長審批，超過10萬元的報公司主管領導審批后再報董事局主席審批，審批后交財務部和配送質檢部各一份進行賬務調整。三、地區公司的庫存盤點管理參照上述規定執行。第十章 結算管理一、由材料公司供貨給施工單位，地區公司代付代扣的結算：1、工地收貨單是材料公司、地區公司和施工單位三方結算支付的唯一依據。2、材料公司根據工地收貨單登記工地收貨單明細帳，并編制對帳單，每月25日結賬（一個結帳月為上月26日至本月25日）；每月3-8日，材料公司根據對帳單與地區公司預決算部、財務部對帳、核實，并于每18、月13日之前將對帳單提交地區公司預決算部；地區公司預決算部根據對帳單填寫申請使用資金審批表，于每月15日前辦完資金審批手續。3、每月20日地區公司必須代付材料款給材料公司，如果地區公司每月20日不能代付材料款，地區公司財務部必須停止該公司一切款項的支付，直到該公司賬目上的款項能夠扣除支付材料款時，由地區公司財務部直接支付給材料公司材料款。4、地區公司預決算部負責從施工單位工程進度款或結算款中代扣其當月所用的材料款，因特殊情況，地區公司如需暫時在當月少扣、緩扣或暫時不扣施工單位材料款時，須由地區公司董事長/總經理審批。5、發包人指定分包工程中涉及發包人指定材料公司供貨，結算時須轉扣總包單位部分，19、原則上由工程總包單位提前出具授權書，授權現場施工單位（即分包單位）代表總包單位對工地收貨單上相應的數量金額予以確認。特殊情況可由工程總包單位和分包單位共同在工地收貨單上簽字確認。授權書須由工程總包單位和分包單位雙方加蓋公章確認，材料公司統一編號管理，并在對帳單中須注明總包單位和授權書編號。二、材料公司供貨給地區公司的貨款結算：1、工地收貨單是材料公司、地區公司雙方結算支付的唯一依據。2、材料公司根據工地收貨單登記工地收貨單明細帳，并編制對帳單，每月25日結賬（一個結帳月為上月26日至本月25日）；每月3-8日，材料公司根據對帳單與地區公司預決算部、財務部對帳、核實，并于每月13日之前將對帳單提20、交地區公司預決算部；地區公司預決算部根據對帳單填寫申請使用資金審批表，于每月15日前辦完資金審批手續。3、每月20日前地區公司必須付材料款給材料公司，如果地區公司每月20日不能支付材料款，地區公司財務部必須停止該地區公司一切款項的支付，直到該地區公司賬目上的款項能夠支付材料款時，由地區公司財務部直接支付給材料公司材料款。三、材料公司對供貨單位材料款的結算：1、材料公司收貨單是材料公司、供貨單位雙方結算支付的唯一依據。2、材料公司根據材料公司收貨單登記收貨明細賬，每月25日結賬（一個結帳月為上月26日至本月25日）；每月9-15日，由材料公司、供貨單位及材料公司財務部共同對賬、核實，并簽名確認；21、每月16-20日，由材料公司填報申請使用資金審批表按程序履行報批手續；每月21-25日由材料公司財務部按已完成報批手續的申請使用資金審批表將材料款支付給供貨單位。四、地區公司對供貨單位的貨款結算：1、地區公司須按合同規定支付供貨單位貨款。2、地區公司按合同應付未付而又沒有提出書面的正當理由的，由材料公司按合同規定提交資金申請單給財務中心，財務中心核準后指令地區公司財務部直接將貨款支付給供貨單位。3、款項支付后，由集團財務中心書面知會材料公司、地區公司各相關單位/部門。金料收貨單心peisongzhongxin第十一章 考核規定本制度的考核：按照管理中心下發的考核辦法執行。附件: 1、年度材料計劃表 2、月度材料計劃表 3、月度實際用料計劃表 4、臨時用料計劃表 5、地區公司材料物資申報表 6、訂貨清單7、送貨通知 8、材料公司收貨單9、工地收貨單 10、對帳單11、材料物資實物盤點表