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1、公司員工日常物資采購及其他費用報銷管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章、總 則第一條、為進一步強化公司財務管理，完善財務管理制度，合理控制費用支出，規范公司的會計核算工作和財務報銷行為，使公司財務管理制度化、規范化和可控性，發揮財務在公司生產經營管理中的作用，以保障提高公司的經濟效益，特制定本制度。 第二條、 凡涉及公司日常物資（包括零星材料、輔助材料、設備配件、固定資產、低值易耗品、辦公用具、設備儀器及工具等）采購、稅費支出、日常辦公費用、招待費用、車輛費、差旅費用費用及其他涉及費用支出項目的報銷均按此2、制度要求執行。第三條、 本制度適用公司全體員工。第二章、借款及預付款管理規定第四條、借款是指公司員工因公務需要的臨時性借款；預付款是指因公司業務需要，需預先支付的購買材料、貨物及各項需要預先支付的款項。第五條、借款管理規定 凡涉及公司費用性其他支出項目（如日常辦公費用、招待費用、車輛費用等），經辦人員憑審批后按借款審批流程和審批權限辦理借款；經辦人員在業務辦理完畢后應及時報帳，除周轉金外其他借款原則上在結清前帳后方可辦理借款。 各項借款金額超過3000元應提前一天通知財務室備款。 否則，財務室有權拒付超出借款金額。第六條、預付款管理規定（一）、各項工程預付款:凡涉及公司固定資產（房屋建筑物、機3、器設備、工具等）建設、安裝、維修等需要支付預付款，由業務經辦人員依據合同規定的付款方式及金額填寫資金使用付款申請單按審批程序批準后辦理付款手續。（二）、日常零星物資、材料采購預付款：凡涉及公司各項物資、材料采購需要提前預付貨款由業務經辦人員依據物資供應采購合同和零星物資材料采購比質比價單按借款審批流程和審批權限辦理預付款手續。（三）、辦理公司各項預付款時，業務經辦人員必須向財務室提供審批的“專項合同或協議”和資金使用付款申請單或零星物資材料采購比質比價單后，方可辦理預付款支付手續，預付的金額不得超出合同規定的金額，財務人員要與經濟合同核對后，方可支付。（四）、公司各項預付款的支付原則上使用銀行4、轉賬方式支付，若因特殊原因需要現金支付必須經財務會計和總經理批準。第七條、借款及預付款流程（一）、借款人憑審核批準的資金使用計劃單（出差預先審批單或資金使用申請單、資金使用付款申請單、零星物資材料采購比質比價單等)填寫公司統一印制的借款單注明借款事由、借款金額(大小寫須完全一致，不得涂改、支票或現金。) （二）審批流程：主管經理審核簽字財務會計復核總經理審批。(三)、財務付款：會計依據審批后的借款單編制會計憑證財務會計審核借款人在會計憑證上簽字確認出納依據會計憑證付款。第八條、借款及預付款審批權限(一)、因公司業務借款在1萬元（含1萬元）以下由主管副經理審核，財務會計復核，總經理批準。(二)、5、因公司業務借款在1萬元以上和員工私人性借款由主管副經理審核，由財務會計、總經理雙簽審批。(三)、公司所有借款須經總會計師在會計憑證審核批準。第八條、凡涉及公司經濟業務需要領用空白轉賬支票的，由財務人員在支票存根上寫明日期、用途及限額后，由業務經辦人員在支票存根上和支票領用登記表上簽收；支付時必須完整填寫支付日期、用途及大小寫金額并及時告知財務人員具體付款日期和金額；任何人不得將空白支票交給其他單位或個人，作廢支票要及時交回財務室留存。遺失支票，領取人必須在第一時間告知財務室并按規定和程序辦理掛失手續，若遺失支票已被支付，領取人要按全額賠償已支付金額。第九條、公司所有借款及預付款，原則上必須在前6、帳結清之后方可再借付，確因業務需要而來不及結清前帳，必須以書面形式告知財務室，經財務會計審核同意后方可再借付。第十條、公司業務經辦人員必須在單項借款業務辦理完畢后按五個工作日內憑有效票據報銷并結清借款或預付款；凡無理由未按規定期限報銷者依據實際超出天數按當期銀行貸款利息加罰滯納金；凡超過兩個月不結賬者，一律不予報銷，財務室有權從其本人工資中扣除借款或預付款。第三章、公司費用報銷規定及流程第十一條、費用報銷的控制原則：實行計劃管理、分級負責、層層把關。由各部門負責人負責本部門人員費用報銷的實質性、合理性的一級審查；由財務會計和財務負責人對報銷票據的合法性、可行性及合理性進行二級審查；由總經理進行7、最后的審核批準。 第十二條、費用報銷流程(一)、公司所有資金支出報銷按報銷人整理報銷單據并填寫對應費用報銷單部門經理審核簽字財務會計復核總經理審批到出納處報銷的程序辦理。(二)、報銷人應將填寫完整、附件齊全的“費用報銷單”送交本部門負責人和主管經理進行審核，部門負責人和主管經理應重點對費用發生的真實性、費用預算金額與實際金額的差異合理性進行審查，審查無異議后，應在“費用報銷單”上簽署審核意見并簽名。(三)、報銷當事人將取得經過本部門負責人審批簽署后的“費用報銷單”送交財務會計進行審核，財務會計應重點對“費用報銷單”后所附的原始發票和單據進行合法性及費用金額的計算進行復核；(四)、報銷當事人將取8、得本部門負責人、主管經理、財務會計、審批簽署后的“費用報銷單”，通過公司內部單據傳遞程序報送到公司總經理處，由總經理進行最后的審查和審批。總經理一般僅從“費用報銷單”的形式要素上進行審查，看報銷審批程序和相關人員的簽字是否齊全、字跡是否真實。總經理審查無異議后，在“費用報銷單”上簽署審批意見并簽名；公司總經理對公司所有資金支出的報銷有審核批準權利并承擔相應責任。（五）、報銷當事人取得審批齊全的“費用報銷單”后，應在2天之內送交財務部門，辦理報銷手續，出納人員應對“費用報銷單”和會計憑證進行審核，重點看報銷單是否有涂改、費用的計算是否正確、后附的發票是否齊全合法，審批手續是否齊備。出納人員在審核9、無誤后方能付款。 （六）、公司所有資金支出報銷必須由公司總會計師在會計憑證上審核簽字。第四章、日常費用報銷規定第十三條、電話費報銷規定1、公司為管理人員提供工作必須的固定電話，并由公司統一支付話費。公司辦公電話原則上嚴禁員工在上班期間打私人電話。 2、公司辦公電話費及網絡使用費依據辦公室核定的各職能部門電話費標準進行交納和報銷。3、移動通訊費：為了兼顧效率與公平的原則，員工的手機費用的報銷采用與崗位相關制，即依據不同崗位，根據員工工作性質和職位不同設定不同的報銷標準。第十五條、業務招待費報銷規定（一）、招待費是指公司管理人員及各職能部門在業務往來中招待有關人員所發生的餐費、禮品費及其他相關費用10、，招待費報銷原則上實行“事前申請，確認標準，按標準報銷”的控制程序。（二）、所有招待必須在申請表寫明真實宴請人員和陪同人員姓名、時間、事因、電話。招待費用憑發票報銷，并由經辦人及證明人在該張發票背后簽字。無審批發票背面無經辦人和證明人同時簽字的不予報銷。 nEQ!5Dvu) （三）、需簽字欠帳的招待費（餐費及臨時性住房等）經辦當事人必須在欠帳明細單上注明時間、事由、招待單位或個人名稱、金額等。（四）4xfsP、 2&SHV*公司發生的所有招待費原則上須在發生的五日內回單報銷，否則，財務室有權拒絕報銷。第十六條、辦公費、低值易耗品等報銷規定一般管理規定:為了合理控制費用支出,此類費用由公司辦公室11、統一計劃管理，集中購置,并指定專人負責。辦公用品及低值易耗品的購置由辦公室按計劃統一購買，并建立實物帳，詳細登記辦公用品的進、出情況。報銷辦公用品必須有正式發票，并附有供貨單位加蓋公章的出貨單或電腦小票。 xLqR2P, 第十七條、車輛費用報銷規定（一）、車輛費用是指公司車輛工作過程中發生的油料費、過橋費、停車費、維修費、養路費、檢車費、保險費及車輛肇事應由公司負擔的費用等。（二）、汽車每年一次性必須支出的費用，如：年保險費、車船使用稅、年審費、檢測費等統一由辦公室按報銷程序和審批權限統一辦理報銷。 lR i9 WSg 第十八條、日常物品采購費用報銷（一）、日常物品采購費用支出是指因采購零星材12、料、機械設備配件、勞保福利性用品及辦公設施用品等所發生的費用支出。（二）、公司所有物品采購必須填寫統一印制的“物品申購單”，經部門負責人和主管經理簽字確認后報總會計師審核，并經總經理批準后，方可辦理。（三）、物品采購后采購人員必須及時辦理物品驗收及入庫手續，所購物品發票和物品驗收單及入庫單以及物品申購單一并作為報銷原始票據，在三個工作日內按報銷程序辦理報銷手續；若有特殊情況不能在規定期限內報銷應及時以書面形式向財務人員說明情況，否則財務人員有權拒絕報銷。第四章、財務報銷原始憑證的規定第二十條、原始憑證的審核（一）、各項報銷的原始憑證，經各部門經理和主管經理審核簽字后，報財務審查其合法性并送公司13、總經理批準。（ 二）、原始憑證應具備的內容： 1、原始憑證名稱； 2、填制憑證的日期； 3、填制憑證單位的名稱或填制人的姓名； 4、 經辦人的簽名或蓋單； 5、接受憑證的單位名稱； 6、經濟業務的內容； 7、數量、單價和金額；8、各種發票、收據必須符合中華人民共和國發票管理辦法和實施細則的規定。從外單位取得的原始憑證必須蓋有填制單位的公章,從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或蓋單；對外開出的原始憑證，必須加蓋單位公章，其中辦理收款業務的要加蓋本單位財務專用單。 第二十一條、對原始憑證的技術性要求： 1.凡填有大小寫金額的原始憑證，大寫與小寫必須相符。 2.購買實物的原始憑證，必須有手續14、完備的驗收證明。需入庫的物資，必須填寫出入庫驗收單，由實物保管人員按計劃或合同驗收后，在驗收單上填寫實收數額并簽章。不需入庫的物資,除經辦人在憑證上簽章外，必須交給實物保管人員或使用人員進行驗收，并在憑證上簽章。 3.支付款項的原始憑證，必須有收款單位或個人的收款證明以及簽字，有審批人簽字，并有付款的依據。 4.預付性匯款，由經辦人填制付款申請單，作為原始憑證，不得以匯款回單代替。 5.屬于現金發放性質的原始憑證，原則上應由本人領取簽名。有委托他人代領的，由代領人簽名；由一人代領多人的，須逐個簽章，不得通欄劃大括號簽一個章。 6.凡憑證內容不全、字跡模糊不清、與經濟業務本身內容不 符者，應予退回或重新補正。第七章、附則第二十五條、本制度未涉及事項，暫總經理的意見核定報銷，之后由財務室對該制度進行補充及完善。第二十六條、本制度解釋權歸公司財務部。第二十六條、本制度自發布之日起執行。年月日