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1、公司品種進(jìn)貨采購合同簽訂、訂單錄入管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 進(jìn)貨管理制度一 目的：規(guī)范公司品種購進(jìn)過程，同時(shí)對(duì)購進(jìn)過程中的文件資料、單據(jù)進(jìn)行歸檔，以確保公司日常購進(jìn)能順暢進(jìn)行二 適用范圍：本制度適用于公司品種購進(jìn)的整個(gè)過程三作業(yè)流程說明： 1 品種/供應(yīng)商審批、建檔1.1 根據(jù)銷售客戶需求或上游客戶反饋，銷售部門提出需求，由采購員向上游客戶索取新品種及供應(yīng)商首營資料（根據(jù)GSP規(guī)范要求），資料備齊后由采購員填寫；如涉及在營品種/供應(yīng)商資料變更，則由采購員備齊相關(guān)變更資料，填寫1.2 采購員將首營審批表2、交物價(jià)員核定物價(jià)1.3 核定好物價(jià)后，物價(jià)員將上交采購副經(jīng)理、采購部經(jīng)理審批1.3.1 采購副經(jīng)理、采購部經(jīng)理審批未通過，將退回給相關(guān)采購員，采購員再次核實(shí)相關(guān)品種、供應(yīng)商信息1.3.2 采購副經(jīng)理、采購部經(jīng)理審批通過后，將交質(zhì)量管理部審批1.4. 質(zhì)量管理部審批1.4.1 質(zhì)量管理部審批未通過，將退回給相關(guān)采購員，采購員再次補(bǔ)齊資料 質(zhì)量管理部審批通過后，安排錄入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立品種、供應(yīng)商基本檔案，由質(zhì)量管理部做好文件存檔具體流程圖：2 采購合同簽訂2.1 品種/供應(yīng)商資質(zhì)審核完畢后，采購員與上游客戶協(xié)商議定購進(jìn)數(shù)量、購進(jìn)單價(jià)、品種效期，簽訂品種采購合同（采購合同應(yīng)明確到貨期限、付3、款期限及品種滯銷、破損處理責(zé)任等）；2.2采購員將采購合同上交采購副經(jīng)理、采購部經(jīng)理審批相關(guān)數(shù)量、毛利、到貨期、付款期及其它合同條款2.2.1采購副經(jīng)理、采購部經(jīng)理審批未通過，退回采購合同給相關(guān)采購員，采購員再次與上游客戶協(xié)商更改2.2.2采購副經(jīng)理、采購部經(jīng)理審批通過，安排蓋章后，交財(cái)務(wù)部審核2.3 財(cái)務(wù)部審核相關(guān)合同條款2.3.1 財(cái)務(wù)部審核未通過，退回采購合同給相關(guān)采購員，采購員再次與上游客戶協(xié)商更改 財(cái)務(wù)部審核通過，財(cái)務(wù)部備份存檔，轉(zhuǎn)交原件給采購部，合同生效，跟蹤執(zhí)行具體流程圖：3 采購計(jì)劃確定3.1 對(duì)于銷售部提出的臨購品種，采購員根據(jù)所搜集到的價(jià)格及效期信息等與采購經(jīng)理協(xié)商后確定采4、購計(jì)劃， 采購副經(jīng)理、采購部經(jīng)理未核準(zhǔn)，取消采購計(jì)劃，采購員在半個(gè)工作日內(nèi)反饋相關(guān)信息給銷售部 采購副經(jīng)理、采購部經(jīng)理核準(zhǔn)通過，確定采購計(jì)劃，采購員跟進(jìn)相關(guān)購進(jìn)，如需先款須與相關(guān)業(yè)務(wù)員確認(rèn)(先款品種購進(jìn)確認(rèn)表)，在半個(gè)工作日內(nèi)反饋相關(guān)信息給銷售部3.2 對(duì)于配送品種，采購員根據(jù)銷售部提出的醫(yī)院計(jì)劃，結(jié)合庫存情況及上下限進(jìn)行分析確定采購計(jì)劃（如采購計(jì)劃金額大于50萬，需采購副經(jīng)理、采購部經(jīng)理審批） 采購副經(jīng)理、采購部經(jīng)理審批未通過，退回采購計(jì)劃給采購員，相關(guān)采購員再次調(diào)整采購計(jì)劃3.2.2采購副經(jīng)理、采購部經(jīng)理審批通過，確定采購計(jì)劃，采購員跟進(jìn)相關(guān)購進(jìn)，執(zhí)行采購合同具體流程圖：4 采購訂單錄入45、.1 采購員根據(jù)購進(jìn)合同及采購計(jì)劃，半個(gè)工作日內(nèi)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)錄入采購訂單（核實(shí)采購數(shù)量、采購價(jià)格）5 商品到倉反饋及采購員確認(rèn)5.1 倉庫驗(yàn)收員在收到商品，根據(jù)隨貨同行將相應(yīng)的到貨信息與采購訂單核對(duì)， 相關(guān)信息相符，倉庫驗(yàn)收員安排入庫 相關(guān)信息如有不符，由倉庫驗(yàn)收員反饋給采購員，相關(guān)采購員即時(shí)與上游客戶溝通，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)修改采購訂單后通知驗(yàn)收員安排入庫；如出現(xiàn)混批或近效期情況，采購員填寫商品購進(jìn)通知單，上交采購副經(jīng)理、采購部經(jīng)理審批5.1.2.1采購副經(jīng)理、采購部經(jīng)理審批未通過，相關(guān)采購員即時(shí)與上游客戶溝通，通知倉庫驗(yàn)收員安排拒收5.1.2.2采購副經(jīng)理、采購部經(jīng)理審批通過，采購員傳真商品購進(jìn)通知單至驗(yàn)收組，倉庫驗(yàn)收員安排入庫6 驗(yàn)收入庫完成進(jìn)貨6.1 倉庫驗(yàn)收員收到采購員的確認(rèn)后，需在四個(gè)小時(shí)內(nèi)驗(yàn)收入庫，錄入業(yè)務(wù)系統(tǒng)完成入庫具體流程圖：四 操作附件：購進(jìn)合同、首營審批表、變更審批表、先款品種購進(jìn)確認(rèn)表、采購計(jì)劃、采購訂單、商品購進(jìn)通知單