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1、公司物流系統工作流程采購管理規定編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 某公司采購管理規定為規范采購部經辦人員的工作行為,規范公司物流系統工作程序特制定本規定。一、計劃管理1、 采購部應根據公司財務部核定的當月可供應資金計劃數,生產部確定的生產計劃中請購單(包括其他業務、管理部門),根據市場供求狀況及行情,編制綜合采 購計劃,并分解落實到采購經辦人。綜合采購計劃包括:現款采購、賒銷采購、應付賬款付款計劃。采購計劃按照審批權限報送董事長、總經理批準后組織實施。2、各部門臨時急需的物資采購必須事先經總經理審批后,采購經辦人方可2、實施采購,未經批準不予采購。二、現款采購管理1、采購經辦人必須根據核準的采購物資名稱、規格型號、數量、價格進行采購。采購物資進廠時,由采購經辦人填開入庫單經質檢部門檢驗合格后,由倉庫點數入庫并登記庫存臺賬。2、大額(指單筆付款金額在2000元以上的)、批量物資現款采購的付款事務統一由財務部出納辦理,未經批準采購經辦人不得擅自付款。3、采購經辦人對供貨商出具的票據及入庫單,經初審無誤后填寫采購付款申請單連同供貨商出具的票據及入庫單客戶聯報送經辦會計初審,經審核無誤后報送財務部經理復審、總經理(董事長)審批。審核要點:(1)采購物品的名稱、規格型號是否與請購單、供應商出具的票據(收據)、入庫單所列3、明的名稱、規格型號一致;(2)入庫單上質檢、倉庫經辦人員是否簽證齊全;(3)供應商出具的票據(收據)是否符合稅法及本公司財務制度規定;(4)采購數量是否突破采購計劃、采購價格是否高于計劃控制價、是否屬于當月的采購物資。4、財務部出納必須根據本公司財務支出審核審批操作規范辦理付款手續。三、賒銷采購1、賒銷采購付款事務統一由財務部出納辦理,嚴禁采購經辦人擅自付款。2、采購物資進廠入庫手續基本上與現款采購模式相同,所不同的是入庫單客戶聯作為供貨商結算貨款的依據。3、付款期限原則規定如下:有采購合同的,按照合同規定的付款時間付款;沒有采購合同的,在入庫的3個月后付款。4、應付賬款掛賬手續按照以下規定辦4、理:(1)由采購經辦人填寫賒銷采購掛帳申請單一式兩聯,連同請購單、入庫單報送經辦會計審核,經審核無誤后報送財務部經理復審,復審結果經財務部經理簽字后,一聯退采購經辦人備查,一聯由經辦會計入帳核算。(2)應付賬款入賬時審核要點:采購物品的名稱、規格型號是否與請購單、入庫單所列明的名稱、規格型號一致;入庫單上質檢、倉庫經辦人員是否簽證齊全;采購數量是否突破采購計劃、采購價格是否高于計劃控制價、是否屬于當月的采購物資。5、應付賬款付款手續按照以下規定辦理:(1)在規定付款期由采購經辦人向供貨商收取票據及入庫單客戶聯,經初審無誤后填寫采購付款申請單連同供貨商出具的票據及入庫單客戶聯報送經辦會計審核,經5、審核無誤后報送財務部經理復審,總經理(董事長)審批。(2)對采購付款申請單及供貨商出具的票據及入庫單客戶聯單證不齊的,財務部有權拒絕受理。(3)應付賬款付款時審核要點:付款期限是否符合合同或本公司的規定;供應商出具的票據(收據)是否符合稅法及本公司財務制度規定;付款額是否已在賬內核算反映是否突破當月賒購采購付款計劃。(4)財務部出納必須根據本公司財務支出審核審批操作規范辦理付款手續。四、本規定自公布之日起生效。 附件一:生產請購單日期:XX年 月 日生產指令單號碼:_ 請購單編號:_序號物資名稱規格型號單位用途庫存量用料定額請購數量核準數量入庫期限產品名稱型號圖號審批: 制單:附件二:物資請購6、單日期:XX年 月 日請購部門:_ 請購單編號:_序號物資名稱規格 型號單位用途庫存量需用量請購 數量核準 數量入庫 期限審批: 制單:附件三:采購計劃日期:XX年 月 日采購經辦人:_ 編號:_序號物資名稱規格型號單位數量單價金額供貨商付款方式合計審批: 制單:附件四:入庫單(賒購專用)入庫日期:年月日 NO.000001供貨商:_材料編號品名規格 型號件數單位應收 數量實收 數量退貨數凈入 庫數單價金額合計(大寫): ¥:_元供貨商代表簽字:制單: 質檢: 倉庫: 聯別及用途:現款采購可用三聯入庫單,退貨可用本單,但須“紅字”填寫。第一聯存根聯采購部留存;第二聯財務聯報財務部,作為記賬的依據;第三聯倉庫聯留倉庫,作為記載增加庫存物資、記載庫存臺賬的依據;第四聯客戶聯交客戶,作為結算貨款的依據。附件五:采購付款申請單日期:XX年 月 日 附件張數:_供貨商合同編號采購類型發票號碼入庫單號碼應付款掛帳申請單號碼付款事由:經辦會計初審意見:財務部經理復審意見:董事長審批意見:總經理審批意見:制單:
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