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1、公司經銷商品采購管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司經銷商品采購管理制度1.1 經銷商品采購預算管理制度制度名稱經銷商品采購預算管理制度受控狀態文件編號執行部門監督部門考證部門第1條 目的為了避免盲目采購，從總體上統籌使用資金，提高資金的使用效率，確保采購資金合理的需要，特制定本制度。第2條 采購預算管理的含義1采購預算是采購部門為配合公司年度銷售預測，對所需求的商品品種、數量及成本編制的用貨幣形式進行具體、系統反映的數量計劃，以利于公司整體目標的實現及其資源的合理配置。2預算管理就是指公司內部通過編制預算2、執行預算、預算差異分析和預算考核來管理公司的經濟活動，反映公司管理的成績，保證管理政策的落實和目標的實現，促使公司不斷提高效率和效益。3采購預算管理是公司預算管理的一個分支，應與預算系統的其他系統相互協調。第3條 編制采購預算1編制采購預算是指根據公司經營目標確定采購預算項目，建立預算標準，采用一定的編制方法和程序，將公司在未來一定時期內應達到的具體采購目標以數量和貨幣的形式表現出來。（1）根據公司年度銷售計劃，由相關銷售部門填寫本部門的采購預算申請單，上交采購部。（2）采購員匯總、整理各部門采購預算后，編制采購總預算，由采購經理補充完善后，交財務部和總經理室逐一核準，采購員調整、完善采購預3、算，上交總經理審批。第4條 執行采購預算1將審批的各項采購預算指標及時地下達給相關責任部門及人員。2對預算執行過程進行監控。第5條 分析和調整采購預算差異1在預算執行過程中，采購部要根據業務統計和財務部門核算的實際數據，即預算的實際執行結果與預算數進行比較，編制預決算分析報告。2如果有差異，要分析差異產生的原因和責任歸屬，制定控制差異或調整預算的具體措施。第6條 采購預算資金控制1在采購預算資金控制中，必須對采購預算資金實行限額審批制度。2部門負責人只能在自己的權限內進行審批，限額以上的采購申請應按公司請購審批制度辦理請購，嚴格控制無預算的資金支出。3對于預算內的采購項目，請購部門應嚴格按照預4、算執行進度辦理請購手續。4對于超預算和預算外采購項目，采購部及財務部對需求部門提出的申請進行審核，最終由總經理審批后才能給予辦理。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數修改日期1.2 經銷商品采購管控制度制度名稱經銷商品采購管控制度受控狀態文件編號執行部門監督部門考證部門第1條 目的為明確經銷商品采購到付款全過程的權限、程序、責任和相關控制措施，規定經辦人辦理采購到付款業務的職權范圍和工作要求，特制定本制度。第2條 進行授權審批采購業務中審批人應當在授權范圍內進行審批，不得超越審批權限。第3條 嚴禁未經授權的機構或人員辦理采購與付款業務1采購員應當在職權范圍內，按照審批人的批準辦理采購與付款5、業務。2對于審批人超越授權范圍審批的采購與付款業務，采購員有權拒絕辦理，并及時向審批人的上級授權部門報告。第4條 專家論證適用情形對于重要和技術性較強的采購業務，采購部應當組織專家進行論證，實行集體決策和審批，防止決策失誤而造成嚴重損失。第5條 采購方式分類1訂單采購方式（1）適用范圍：1）小批量不重復采購散單，金額在*萬元以內；2）試銷商品，金額在*萬元內；3）贈品。4）經總經批準的臨時性、突發性需求商品。（2）采購部根據批準的請購單簽發訂購單，訂購單上注明求購商品的具體品名、規格、質量、價格、數量、交貨時間等，送交供應商并表明購買意愿。（3）供應商按照訂單上面的要求生產和供應商品。（4）訂6、單在提交給供應商之前應由財務部門檢查訂單的合理性。2合同訂貨方式（1）適用范圍：1）孕裝；2）童裝；3）食品類；3）其他商品金額*萬元以上 （2）采購部與供應商通過談判就采購的商品的質量、數量、價格水平、運輸條件、結算方式等項內容達成一致，并且以購銷合同的形式確定下來，采購部再根據公司銷售和庫存情況，分期分批下訂單。（2）供應商按合同和分訂單提供商品并取得貨款，公司按合同驗收商品并支付款項。第6條 采購數量應該嚴格按照采購計劃進行確定。第7條 采購員應審查每一份請購單的請購數量是否在控制限額的范圍內。第8條 對于需大量采購的商品等，必須做各種采購數量對成本影響的分析，將各種請購進行有效的歸類，7、然后利用經濟批量法來測算成本。第9條 對于請購數量不大，或者零星采購的商品，采購批量的成本分析控制可對照資金預算來執行。第10條 根據銷售、庫存、資金及供應商情況合理安排采購時間，采購時間包括請購單的報送審批時間、訂單處理時間、供應商備貨時間、運貨時間、驗收時間和入庫時間等。第11條 對采購時間的控制是防止正常的業務活動被推遲，或者過早地使現金被使用而形成過大的存量資產。第12條 采購時間的控制由倉庫管理部門運用經濟批量法和分析最低存貨點來進行，但當請購單已經提出，采購員應及時處理請購單，并將處理結果及時通知倉庫管理部門。第14條 供應商選擇1采購部與銷售部門根據公司實際需求尋找適合的供應商，8、同時收集多方面的資料，如質量、服務、交貨期、價格作為篩選的依據，并要求有合作意向的供應商填寫“供應商基本資料表”。2采購部對“供應商基本資料表”進行初步評價，挑選出值得進一步評審的供應商，填寫供應商候選名單，交采購經理審核。3選擇供應商標準（1）供應商應有合法的經營許可證，應有必要的資金能力。（2）供應商按國家（國際）標準建立質量體系并已通過認證。（3）有良好的售前、售后服務措施和服務意識。（4）具有足夠的生產能力，能滿足本公司經營需要。（5）同等價格擇其優，同等質量擇其廉，同價同質擇其近。4采購部在對供應商進行初步評審時，需確定采購的物資是否符合國家法律法規的要求和安全要求，對于食品類，需要9、求供應商提供相關證明文件。第15條 供應商現場評審1采購部會同銷售部門、質量管理部門及財務部門共同進行供應商的現場評審，并提出相應的意見和建議。2供應商評價內容（1）采購部主要負責評價供應商的資質、經營狀況、信用等級及服務等方面。（2）財務部主要負責評價供應商要求的付款條件等。（3）銷售部門、質量管理部門主要負責評價供應商提供商品的質量。（4）上述所有部門共同對采購的價格、交貨時間進行評價。3適用范圍（1）必須對提供合同訂購的商品供應商進行現場評審。（3）對于訂單訂購商品的供應商，一般無需進行現場評審。（4）緊急、小額零星的采購，由銷售部門直接提出申請，采購部進行市場調查后，直接選擇供應商，經10、采購經理審批后，進行采購。第16條 “供應商質量保證協議”的簽定1采購部負責與現場評審合格的關鍵、重要商品的供應商和食品類供應商簽定“供應商質量保證協議”或“食品安全保證協議”。2“供應商質量保證協議”或“食品安全保證協議”一式兩份，雙方各執一份，作為供應商提供合格商品的一種契約。第17條 樣品需求與供應商送樣1如有樣品需求，由采購部通知供應商送交樣品，銷售部門、質量管理部門等相關人員需對樣品提出詳細的質量要求，如品名、規格、包裝方式等。2樣品應為供應商正常經營情況下的具有代表性的商品，數量應多于兩件。第18條 樣品確認1樣品在送達公司后，由驗收人員及使用部門完成樣品的質量、性能、尺寸、外觀等11、方面的檢驗，并填寫“樣品簽樣試用回單”。2經確認合格的樣品，需在樣品上貼“樣品標簽”，標識檢驗狀態，并由雙方簽字蓋章封樣，作為驗收依據。3合格的樣件至少為兩件，一件返還供應商，一件留在采購部作為今后檢驗的依據。第19條 確定合格供應商名單1采購員根據現場評審結果和樣品檢查結果選擇合格供應商，無需進行現場評審的，直接填寫合格供應商名單后，交采購經理審核。2采購經理審核無誤后，交總經理審核。3原則上一種商品需兩家或兩家以上的合格供應商，以供采購時選擇。4唯一供應商或獨占市場的供應商，可直接列入“合格供應商名單”。第20條 選定合格的供應商后，采購部在合格的供應商名單內找出合適的供應商進行采購。第212、1條 采購價格審核1財務部、采購部門等相關部門負責審核采購價格，并報財務部經理、總經理審批。2對所有超過規定價格的訂單必須經過總經理特殊審批。第22條 條款審核財務部門、辦公室對采購訂單、合同條款進行審核，重要、特殊合同條款必須由法律顧問把關。第23條 合同審批根據采購授權審批的相關規定，報相關人員按權限進行審批。第23條 請購銷售部門及其他相關部門根據公司采購預算、實際經營需要等提出采購申請，經部門負責人簽字后，及時向采購部門提出采購申請。 第24條 請購單的開列和遞送。1請購單的開列。（1）請購經辦人員應根據商品庫存量管理基準、預算以及庫存情況開立請購單。（2）請購單分為計劃內采購請購單和13、計劃外采購請購單。分別按計劃內采購請購單和計劃外采購請購單所列內容填報。（4）請購單經部門負責人審核后，依請購核準權限報有關領導簽字批準，并根據內部管理要求編號，送采購部門。2需用日期相同且屬同一供應商提供的商品，請購部門應根據請購單附表，以一單多品方式，提出請購。3緊急請購時，由請購部門于請購單中注明原因，并加蓋“緊急采購”章。4商品及檢驗有特別要求的，請購部門應于請購單上注明要求。第25條 請購事項的撤銷。1撤銷請購事項時應由原請購部門立即通知采購部門停止采購，同時在請購單第1、2聯加蓋紅色“撤銷”的標記并注明撤銷原因。2采購部門撤銷請購時，注意辦理以下事項。（1）采購部門在原請購單加蓋“14、撤銷”章后，送回原請購部門。（2）原“請購單”已送倉庫管理部門待辦收貨時，采購部門通知撤銷，并由倉庫管理部門將原請購單退回原請購部門。（3）原請購單未能撤銷時，采購部門應通知原請購部門。第26條 采購申請單審批采購經理、財務總監、總經理根據規定的職責權限和程序對采購申請進行審核、審批。1采購預算內采購額在萬元以內的，采購經理審批；采購額在-萬元的，由分管副總理、財務經理審批；采購額在-萬元以上的，由采購經理報分管副總理、財務經理審核，總經理審批。2采購預算及計劃外采購項目均由采購經理報分管副總理、財務經理審核，總經理審批。3對不符合規定的采購申請，審批人應當要求請購人員調整采購內容或拒絕批準。15、第27條 采購部經理根據經過審批的采購申請單組織采購員進行采購。 1. 采購部應該根據審批采購申請按編號編制采購訂單。采購訂單一式四聯。（1）一聯發給供應商。（2）一聯留存采購部（質量管理員），一聯提交倉庫保管部門，作為驗收的標準。（3）一聯提交財務部，作為入賬憑證。2采購部要及時對采購訂單進行歸檔，在采購訂單每月存檔時應檢查已處理的采購訂單是否連續編號。3定期匯總所有被取消和修改過的訂單，并編制報表。4定期匯總所有未完成的采購申請，并編制報表。第28條.訂單跟蹤、催貨。審核無誤的訂單發給供應商后，應要求供應商簽章回傳（寄），并,應與供應商保持聯系,做好跟單催貨反饋工作。跟單過程中如發生供應商16、不能按合同和訂單要求按時按質交貨等情況,及時報告采購部經理,由采購部經理報分管副總理組織視情組織人員討論決定處理方案，采購部負責處理，必要請法律顧問參與。第29條 收貨準備。1商品驗收人員在采購部門轉來已核準的“訂購單”時，按供應商、商品交貨日期分別依序排列，并于交貨前安排存放的庫位以方便收貨作業。2對于需要按重量、長度、體積等方面計量的商品，應借助稱重儀器、檢測工具、容器等進行試測驗收，不得虛估。第30條 商品的驗收由質量管理專員主導，會同倉儲部門和采購員根據商品購銷合同和公司有關驗收規定對采購的商品進行驗收，對于在驗收中發現的問題應及時報告采購部經理，采購部經理根據驗收情況進行辦理。食品類17、商品實行索證索票，依法查驗食品供應商者及食品安全的有效證明文件，留存相關票證文件的復印件備查。第29條 驗收人員對驗收過程中發現的異常情況或采購商品不符合合同及相關規定的情況，應當立即向采購部或有關部門報告，采購部或有關部門應查明原因，分管采購員需提出解決方案，報采購經理處理。第31條 待驗商品處理。已經到貨等待驗收的商品，必須在商品的外包裝上貼上商品標簽并詳細注明貨號、品名、規格、數量及到貨日期，并且應與已驗收的商品分開儲存，并規劃出“待驗區”以示區分。第32條 實施驗收。1商品到貨后，商品驗收人員應會同銷售部門根據“裝箱單”、“訂購單”、“合同”等采購文件核對商品名稱、規格并清點數量或過磅18、測量重量，并將到貨日期及實收數量填入“訂購單”。同時，驗收人員填寫驗收報告單并在上面簽字。2商品驗收人員應當使用按順序編號的驗收報告，對那些沒有對應采購申請的商品，一律不得簽收。3驗收完畢后，商品驗收人員對驗收合格的商品應當編制一式多聯、預先編號的驗收證明，內容包括供應商名稱、收貨日期、商品名稱、數量和質量以及運貨人名稱、原購貨訂單編號等，作為驗收商品的依據，并及時報告采購部門和財務部門。4驗收過程中如發現所載的商品與“裝箱單”、“訂購單”或合同所載內容不符，應通知辦理采購的人員及相關部門進行處理。5驗收過程發現商品有傾覆、破損、變質、受潮等異常情況而且達到一定程度時，驗收人員應及時通知采購19、人員聯絡供應商和承運人前來處理。如供應商和承運人不及時前來處理，及時提前按估損鑒定機構前來鑒定，在供應商和承運人或鑒定機構未來處理前，盡可能維持其狀態以利于處理或鑒定作業。6鑒定單位或供應商確認后，驗收人員開立“索賠處理單”呈部門負責人核實后，送財務部門及采購部門辦理。第33條 超交處理。1交貨數量超過訂購量的部分應退回供貨商。2屬于自然溢余的，由采購部門在收貨時在備注欄注明自然溢余數量或重量，經請購部門主管同意后進行收貨，并通知采購人員。第34條 短交處理。交貨數量末達到訂購數量，以要求補足為原則，由驗收人員通知采購部門聯絡供應商進行處理，要求供應商予以補足，或價款上予以扣減。需要增減貨款的20、要在付款前或有效承付期內通知財務部門第35條 急用品驗收。緊急商品到貨后，若尚未收到“請購單”。驗收人員應先與采購部核對，確認無誤后，按收貨作業辦理。第36條 商品驗收規范。采購、質量管理部門應當根據商品的重要性及特性等，適時召集銷售部門及其他有關部門，按照所需商品制定“商品驗收規范”作為采購及驗收的依據。第37條 商品檢驗結果處理。根據不同檢驗結果可做以下兩個方面處理。1檢驗合格的商品，檢驗人員于外包裝上貼上合格標簽，倉庫人員再將合格品入庫定位。2驗收不合標準的商品，檢驗人員應貼上不合格標簽，并于“商品檢驗報告單”上注明不合格原因，經負責人核實后通知采購部經理處理，同時通知請購部門。第38條21、 不合格商品處理。商品檢驗報告單附不合格商品明細由采購部經理報銷售部、財務經理會商形成處理方案分管副總經理決定后，與供應商聯系處理事宜，必要請法律顧問參與。需要增減貨款的要在付款前或有效承付期內通知財務部門。采購的商品存在重大質量問題，采購部經理報分管副總理組織由分管采購員、質量管理、財務部、法律顧問等部門開會共同討論解決，解決方案報總經理審批后，采購部和法律顧問負責處理。第39條 退貨商品出庫。當決定退貨時，采購員編制退貨通知單及退貨商品明細，并授權運輸部門將商品退回，同時將退貨通知單副本及退貨商品明細寄給供應商。運輸部門應于商品退回并取得退回商品供應商收簽確認后，將簽收單采購部和財務部。第22、40條 退貨款項回收。1采購員在商品退回后編制借項憑單，其內容包括退貨的數量、價格、日期、供應商名稱以及貸款金額等。2采購部經理審批借項憑單后，交財務部相關人員審核，由財務經理或總經理按權限審批。3財務部應根據借項憑單調整應付賬款或辦理退貨貨款的回收手續。第41條 折扣事宜。1采購員因對購貨質量不滿意而向供應商提出的折扣，需要同供應商談判來最終確定。2折扣金額必須由財務部審核，財務經理審核后交總經理批準。3折扣金額審批后，采購部應編制借項憑單。4財務部門根據借項憑證來調整應付賬款。第42條，對于已付款但商品發現不能收貨時及時發現內在質量問題、在保修期或保質期出現質量問題的要負責聯系維修、更換、23、折扣、退貨及索賠，索賠收入連同賠償物品清單及賠償原因說明等全部上繳財務部門。第43條 公司應當按照合同規定和公司財務規定等規定辦理采購付款業務。第44條 采購員在付款時，應得到采購經理、驗收儲存、財務部門等部門負責人的相應確認或批準。第45條 收到商品并驗收后，驗收員應編制驗收報告，驗收報告必須按順序編號，驗收報告副本應及時送交采購部和財務部。第46條 收到供應商發票后，采購員將供應商發票與購貨訂單及驗收報告進行比較，確認商品種類、數量、價格、折扣條件、付款金額及方式等是否相符，核對無誤后交財務部。第47條 財務部將收到購貨發票、驗收證明、結算憑證與購貨訂單、購貨合同等進行復核，檢查其真實性、24、合法性、合規性和正確性。第48條 采購付款實行付款憑單制。有關現金支付須經采購部門填制應付憑單，并經財務經理審核，按規定按權限審批。第49條 付款審批1財務部應付賬款會計對采購業務的各種原始憑證進行審核，具體審核采購的各種單據和憑證是否齊備，內容是否真實，手續是否齊全，計算是否正確。2應付賬款在萬元以內的，由財務經理審批；應付賬款在-萬元的，由總經理審批。3預付款與定金在萬元以內的，財務經理審批即可，應付賬款在-萬元的，報財務經理報分管總經理審批，在萬元以上的，由總經理審批。4審核無誤后交財務部應收賬款會計開具付款憑證，交出納辦理貨款支付，并通知采購員聯系供應商。 第50條 已確認的負債應及時25、支付，以便按規定獲得現金折扣，加強與供應商的良好關系，并維持公司信用。第51條 賬務處理1財務部在采購單據齊全的情況下，按照會計核算規定及時、準確地編制記賬憑證。2將請購單、訂購單、驗收單、外購商品入庫單、專用發票以及進口物資的報關單等支持性憑證附在記賬憑證的后面，如憑證資料較多，也可另外裝訂成冊，注明索引號后存檔。3每月應根據記賬憑證準確、及時地登記入“存貨”及“貨幣資金”、“應付賬款”分類明細賬中。第52條 對賬1財務部門應于每月末會同銷售部門、采購部與供應商進行貨款結算的核對。 應該按照應付賬款總分類賬和明細分類賬按月結賬，并且互相核對，出現差異時應編制調節表進行調節。2取得供應商對賬單26、，將其與應付賬款明細賬或未付憑單明細表互相核對，審核其余額與公司“應付賬款”余額是否一致，并查明發生差異的原因。在考慮買賣雙方在收發商品上可能存在時間差等因素之后，公司與供應商的月末余額應保持一致。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數修改日期13 商品應付賬款管理制度制度名稱商品應付賬款管理制度受控狀態文件編號執行部門監督部門考證部門第1條 商品應付賬款是公司因購買商品等而應付給供應商的款項。第2條 應付賬款必須由財務部應付賬款會計管理1應付賬款的管理和記錄必須由獨立于請購、采購、驗收付款職能以外的財務部的應付賬款會計專門負責。2按付款日期、折扣條件等項規定管理應付賬款，以保證采購付款內部27、控制的有效實施。第3條 應付賬款的確認和計量應真實和可靠1應付賬款的確認和計量必須根據審核無誤的各種必要的原始憑證。這些憑證主要是供應商開具的發票、質量管理部門的驗收證明、銀行轉來的結算憑證等。3應付賬款會計須審核這些原始憑證的真實性、合法性、完整性、合規性及正確性。第4條 應付賬款必須及時登記到應付賬款賬簿1應付賬款會計應當根據審核無誤的原始憑證及時登記應付賬款明細賬。2應付賬款明細賬應該分別按照供應商進行明細核算，在此基礎上還可以進一步按購貨合同和訂單進行明細核算。第5條 及時沖抵預付賬款財務部收到供應商開具的發票以后，應該及時沖抵預付賬款。第6條 正確確認、計量和記錄折扣財務部將可享受的28、折扣按規定條件加以確認、計量和記錄，以確定實際支付的款項。第7條 應付賬款的授權支付財務部接到已到期的應付賬款應及時支付，經財務部經理審核、總經理按權限審批后才能辦理結算與支付。第8條 應付賬款的結轉財務部應該按照應付賬款總分類賬和明細分類賬按月結賬，并相互核對，出現差異時，應編制調節表進行調節。第9條 應付賬款的檢查1財物部按月從供應方取得對賬單、與應付賬款明細賬或未付憑單明細表互相核對，若有差異應查明差異產生的原因。2如果追查結果表明無會計記錄錯誤，則應及時與債權人取得聯系，以便調整差異。3財務部相關負責人應定期從供應商處取得對賬單，并進行核對、調節工作。第10條 同應付賬款相關的應付票據的簽發必須經財務部審核，由財務總監和總經理按權限批準。第11條 財務部設置應付票據賬簿，并認真做好應付票據的核算工作，票據的登記人員不得兼管票據的簽發。第12條 財務部門應付賬款會計管理空白、作廢的、已付訖退回的商業匯票。第13條 財務部應該定期核對應付票據，并復核票據的利息核算。第14條 應付票據要定期與訂貨單、驗收單、發票進行核對。第15條 應付票據要按照號碼順序及時進行保存。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數修改日期