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1、公司采購管理制度附不合格物資處理單編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1目的為了對采購過程實施有效控制，規范采購流程，確保公司所采購的產品或服務滿足法規、標準及合同規定，特制定本制度。2適用范圍適用于公司各類采購控制。下屬公司參照此制度編制本公司采購管理制度。3責任部門31 綜合部：負責公司辦公用品，辦公家俱、辦公設備及其他低值易耗品的采購，負責公司辦公區域、宿舍、食堂用品的采購。32財務部：負責對一切采購業務的財務監控，同時建立物資和資產臺帳。 33生產經營用物資和材料、設備等資產由使用部門提出需求，物資供應部門進行2、采購。34采購人員：嚴格遵守公司的財務管理制度、采購流程，自覺維護公司的利益。4方法與過程控制41采購方法411公司選擇項目可行性研究、項目策劃、廣告代理、銷售/招商代理商及工程勘察、設計、監理、施工等服務承包商和物資供應商，采用綜合考察并經多方比較來選擇。綜合考察項目主要有：資質、業績、生產能力、供貨能力、服務能力、質量保證能力、內部管理水平、風險抵抗能力、市場美譽度等議標等。412對列入招標規劃且金額在10萬元以上的建設、生產項目及設備、材料的采購，或1萬元以上咨詢、設計等服務項目，采用公開招標、邀標、議標等方式實施采購，具體按照招標管理制度執行。413未納入招標規劃的產品或服務的采購，可3、在市場調查/考察評價的基礎上，從產品或服務滿足標準、法規和公司的要求，并具有相應資質和類似業績的供方中選擇。如建立合格供方名錄的，則從名錄中選擇。經性價比較后，擇優選用商務條件優惠的供方，通過公司合同會審程序審核后，簽訂合同并實施采購。42 供方評價和采購421項目可行性研究服務商的評價與選擇4211由執行部門負責組織對項目可行性研究服務商的考察評價。考察評價的主要內容有：是否具有承擔建設項目可行性研究的資質、業績, 擬派項目班子成員專業任職資格、資歷、類似業績；對國家基本建設現行政策、法規/規范和可行性研究工作程序的熟悉程度;市場調研及方案策劃能力；收費要求等，重點考察供方的項目負責人。424、12項目可行性研究服務商的選擇可采用招標或在考察評價的基礎上直接選擇的方式。若采用招標方式,按招標管理制度執行。若采用在考察評價的基礎上直接選擇承包商，則在綜合考察評價基礎上，擇優選擇2-3家，由執行部門負責組織談判。談判結果書面報公司相關領導決策審批。批準后起草合同，按公司合同會審程序簽訂合同并執行合同。然后由執行部門編制項目可行性研究委托書，并將土地及規劃基本條件，國土出讓/聯建基本條件，項目初步規劃，建設周期，公司擁有的可支配資源等相關資料、信息提交委托方。422工程設計承包商的評價與選擇4221由執行部門負責組織工程設計承包商的考察評價。考察評價的主要內容有：42211資質審查：審查其5、設計資質、級別，是否能承擔建設項目的類型及允許承接的業務范圍、企業銀行資信狀況等。42212能力考察評價：主要考察擬派設計班子成員專業任職資格、資歷、代表作品及對標準、規范和設計工作程序、工程設計技術經濟指標、設計質量控制方法的熟悉程度等，重點考察項目負責人。42213業績考察評價：考察設計院/公司及擬派項目負責人近三年已完工工程，評價其設計風格、設計技術經濟指標，采用用戶訪查的方式評價其設計質量、過程服務。42214設計費用要求。4222工程設計承包商可采用招標或在考察評價的基礎上直接選擇設計承包商的方式。對納入招標規劃的，按招標管理制度執行。對納入招標規劃的，則在綜合考察評價基礎上，選擇36、家以上由執行部門負責組織商務談判，談判結果報相關領導決策審批后起草合同，按公司合同會審程序簽訂合同并執行合同。然后由執行部門編制設計委托書，其內容主要包括：設計依據、設計內容、政府規劃要求、技術經濟指標、設計要求、階段性成果提交及確認方式等。423地質勘查服務商的評價與選擇4231由執行部門負責組織地質勘查承包方的考察評價?？疾煸u價的重點有：42311資質審查：主要審查資質證書、級別，是否能承擔建設項目的類型及允許承接的業務范圍。42312能力評價：主要審查技術能力、生產裝備、理化分析儀器設備、數據處理軟件、類似工程業績、內部管理水平及質量/工期保證能力。42313業績評價：看近年來所完成的勘7、查項目是否先進、合理、勘察數據是否準確可靠，報價是否合理。4232工程地質勘查承包方的選擇可采用招標或在考察評價的基礎上直接選擇的方式。若采用招標方式,按招標管理制度執行。若采用在考察評價的基礎上直接發包，則在綜合考察評價基礎上，擇優選擇3家以上由執行部門負責組織商務談判，談判結果報相關領導決策審批后起草合同，按公司合同會審程序簽訂合同并執行合同。424工程監理服務商的評價與選擇4241由執行部門負責組織對工程監理服務商的考察評價?？疾煸u價的重點有：42411資質審查：審查監理資質證書、級別，是否能承擔建設項目的類型及允許承接的業務范圍、銀行資信狀況。42412能力評價：主要考察擬派監理班子成8、員專業任職資格及對標準、規范和監理工作程序、工程質量控制方法的熟悉程度。重點考察項目總監資歷、技術管理能力及其所負責的在建項目的質量、投資、進度控制狀況、內業資料同步整理的規范性和完整性。42413業績評價：考察近三年來公司以及擬派總監所完成的類似工程監理項目“三控一協調”的優劣、獲獎情況及用戶對其評價。42414報價是否合理4242工程監理可采用招標或在考察評價的基礎上直接選擇的方式。一般采用招標方式,其過程控制按招標管理制度執行。若采用在考察評價的基礎上直接選擇，則在綜合考察評價基礎上，擇優選擇3家以上，由執行部門負責組織商務談判，談判結果報相關領導決策審批后起草合同，按公司合同會審程序簽9、訂合同并執行合同。425工程施工承包商的評價與選擇4251由執行部門負責組織對建設施工承包商的考察評價,評價主要內容有：42511資質審查：資質等級及專業特長、銀行資信狀況。42512技術實力審查：主要了解技術人員的構成及專業資質、技術能力、施工經驗等是否滿足發包工程的要求。42513質量保證能力評價：主要評價質量保證體系的完備性、有效性等方面。42514工程經驗、業績評價：考察公司及擬派項目經理近三年已建或在建工程項目，評價其類似工程施工質量。42515管理能力評價：考察公司及擬派項目經理施工管理組織模式，工程管理人員，技術人員的能力，施工隊伍及來源，專業技術能力，施工機具是否滿足規定要求，10、施工方案、措施是否先進、合理等方面。42516服務及溝通協調能力42517對工程施工承包商的考察評價由參加考察人員填/編寫供方考察評價表/報告,經評審合格的供方納入合格供方名錄，并建立合格供方檔案。4252工程施工承包商的選擇可采用公開招標、邀標等方式。一般采用邀標方式。4253經公司專題會議討論，根據工程項目大小及其特點，工程可分解為單位工程或特殊專業分部分項進行招標。由執行部門負責編制招標文件和評標辦法，經招標領導小組確認后發標。招標過程控制按公司招標管理制度執行。426材料、設備供方的評定和選擇4261執行部門負責組織對材料、設備供方的考察評價,評價主要方式有：42611實地考察：通過對11、供方企業實地考察，了解其規模實力、銀行資信、企業資質、行業地位、管理水平、生產能力、研發能力、生產裝備、制造工藝、產品范圍、檢測設備及質量體系保證能力、供貨能力、服務能力等。42612用戶訪查：通過訪查了解直接用戶對其所提供產品及服務的滿意度。42613市場調查：通過市場及同行業相關部門了解產品價格、結算方式。4262對供方的考察評價由參加考察人員填/編寫供方考察評價表/報告,經評審合格的供方納入合格供方名錄，并建立合格供方檔案。4263對納入招標規劃的大宗材料、設備的采購，可采用公開招標、邀標等方式來實施采購，一般采用邀標方式。招標過程控制按公司招標管理制度執行。對未納入招標規劃或單一供方的12、一般材料、設備的采購，可在合格供方目錄中選擇，并經多家性價比較后，擇優選責商務條件優惠的供方，由執行部門組織進行合同談判，起草合同并按公司合同會審程序審批后，簽訂合同并實施采購。427對供方的考察對供方的考察至少兩人以上，市內一般由相關部門經理、責任工程師參加。市外由責任采購部門經理、責任工程師參加。對工程設計、地質勘測、監理、施工隊伍、甲供大宗材料設備、營銷策劃、廣告、銷售/招商代理等供方的考察由分管副總經理帶隊?？疾旖Y束后考察人員須填/編寫供方考察評價表/報告,責任部門負責匯總，考察評分應占評標一定分值?？疾煸u價資料附供方調查/資格預審表、營業執照、資質證書、類似業績等相關的資料存檔備查。13、經審定合格的供方納入合格供方名錄。428對供方重新評價的準則各責任部門負責對其職責范圍內的供方實施動態管理，并保存對供方重新評價的記錄以備查。43采購信息431采購文件應能清楚地說明所采購產品的技術/質量要求，一般以采購/委托合同、采購規范等形式出現。采購文件在發布前，必須經公司分管副總經理批準，采購文件一般包括下列適用內容：4311產品/服務的類型/內容、規格、型號、技術/質量要求、技術經濟指標、可量化的階段性成果鑒定等能夠準確表示的要素。4312圖樣、技術/質量標準、規范的名稱、編號以及其它技術資料。4313適用的質量體系標準的名稱、編號和版本。4314產品或成果供應/提交的時間，企業或人14、員資格的要求等。432工程勘查、監理、設計服務的采購信息4321執行部門負責負責編制地質勘查和工程設計標準合同，并對其中的技術、質量要求負責。合同內容應包括：建設工程名稱、規模、建設地點; 勘查、監理、設計范圍、進度、質量要求；委托方提供資料的內容、技術要求及完成期限；公司對設計、勘查、監理過程監控的評審點，確認點及形式；設計、勘查、監理供方分階段提供的輸出資料；價格及支付方式；雙方的質量責任等。4322地質勘查、工程設計在正式與承包商簽約前、應報公司領導批準。433工程施工服務的采購信息4331施工合同應包含的主要內容：工程名稱、地點；工程范圍、內容；開、竣工日期及中間交叉工程的開、竣工日期15、;工程質量要求及保修要求;針對給最終用戶交房所及感觀、使用效果量化質量標準;工程造價計價方式及其支付方式;材料、設備的供應方式與進場期限;設計施工圖及概預算、以及技術資料提供日期;其它須補充條款;雙方責任、尤其針對供方的質量/進度責任，主要有：編制施工組織設計，制定質量計劃，作好施工準備；提出施工進度計劃表，施工平面圖以及月度施工作業計劃；工程分包的控制要求等。4332負責編制建設項目工程施工承包標準合同，在評標后，由分管副總經理組織商務決標談判。結果經總經理審批后按公司合同會審程序簽訂合同。434建設項目材料、設備的采購信息4341材料和設備的采購計劃資料應有采購技術規范或圖說，該計劃應清晰16、地反映物料名稱、規格型號、數量、技術標準/要求、定貨到貨時間。采購計劃由執行部門責任工程師督促施工單位據施工圖說和工程進度要求提出，經監理和執行部門經理審核后報分管副總經理審批，然后交執行部門執行。材料采購計劃應充分考慮采購/供貨周期，對大型設備、大宗材料的需求采購計劃應在使用前六個月提出；一般設備和特殊材料及異型加工定做構件，須在工程使用前三個月提出；三大主材（鋼材、水泥/商品混凝土、木材）及普通安裝/裝飾材料應在使用前一個月提出。4342材料、設備的采購合同可以包含4.3.1條中適用的內容。4343采購計劃在發布實施前，應經過部門領導審核，公司分管領導批準。44采購產品的驗證441公司在供17、方處的驗證4411由于公司檢驗能力不足且需進行全面檢驗的設備、材料，執行部門可在供方處進行驗證。4412當公司要求在供方處對采購產品或服務進行驗證時，采購部門或委托的采購部門必須在合同中規定驗證的安排和產品的放行方式。442對項目可行性研究、設計、勘測、營銷策劃、廣告、銷售/招商代理、拆遷安置等供方成果的驗證，各責任部門應依據合同、規范，采用對委托服務內容進行階段性評審等方式，驗證服務的質量及其時效性。443對工程監理、工程施工單位的監理及施工質量/進度應根據監理/施工合同所確定投資/質量/進度目標和建設工程相關標準、規范、監理大綱，進行月、季、年度分階段性評審等方式，驗證工程監理、工程施工質18、量及進度。工程的質量監督機構參與。444對供方產品的驗證：當公司與客戶的合同有對工程項目設備材料驗證的規定時，公司允許客戶或其代表在供方處對供方提供的產品在該產品未投入使用前進行驗證?？蛻舻尿炞C不能免除公司提供合格物資的責任。45采購行為回訪451回訪對象的選取4511辦公類物資采購每半年進行一次回訪，其他產品或服務可根據情況核定回訪時間或確定是否需要回訪，回訪工作由財務部簽頭，綜合部配合。4512生產經營性物資采購每半年進行一次回訪，回訪工作由設備使用、管理部門牽頭，采購部門配合。4513回訪對象（辦公類物資）為每季度對單件超過5000元的采購物資和一個月內同樣物資累計采購超過1萬元的物資進19、行一次調查回訪。4514有針對性的選取回訪。452回訪方式的選取4521電話回訪：回訪人以顧客的身份通過電話詢價、還價、努力發現該項商品的最低可能成交價。4522現場回訪：回訪人以顧客的身份到供應商的營業地點詢價、還價、努力發現該項商品的最低可能成交價。4523索取報價單或函件：該方法可能得不出完全客觀的結論，但可取得正式書面證據，以便于轉入其他程序處理問題。4524其他適宜的方法。453回訪結果的處理4531回訪結束后，回訪人根據回訪情況填寫采購物資供方回訪表。4532回訪如果發現疑問，回訪人將直接與采購人員溝通，要求其做出合理的說明，然后總結填寫采購物資供方回訪表，簽署回訪結論。4533如20、果采購人員不能做出合理的說明，回訪人將把回訪結果提交財務管理部經理做出進一步處理。4534財務部對每次回訪中的問題進行總結，以進一步健全采購控制程序。5其它5.1本制度自下發之日起正式生效5.2本制度的解釋權和修訂權歸公司綜合部6附件61采購流程62立項申請表63供應商評估報告64物資申請單65不合格物資處理單66采購物資供方回訪表采購流程立項申請表（附立項報告） （通過）計劃 （通過）尋找供貨商 （金額限制見4.1.2）招標簽訂合同采購驗收財務付款（根據合同履約反饋表）立項申請表項目名稱經辦部門經辦人項目內容分析評估部門經理意見分管領導意見專家顧問意見財務意見總經理意見供應商評估報告供應商名21、稱 供應物資評估時間供應商情況： 報告人： 報告時間： 年 月 日部門經理意見： 簽名：綜合部意見：簽名：財務部意見：簽名：分管領導意見：簽名：總經理意見：簽名：物資申請單（低耗品）部門： 日期：序號品 名規 格單位數量單價金額要求或用途實數驗收人備注12345678申請人部門經理分管領導總經理注：1、實數由行政文員（或人事行政主管）填寫2、備注欄中可填寫未能在指定供應商處采購原因、未能按申報數量采購原因等不合格物資處理單物資名稱規格數 量使用部門單價采購員供應商名稱到貨日期不合格內容及處理意見：驗收人員員簽名： 年 月 日使用部門意見：部門經理簽名： 年 月 日處理情況 驗收人員簽名： 年 月 日采購物資供方回訪表受檢部門回訪人回訪日期物資供方名稱聯系電話物資供方地址物資名稱規格購買單價調查單價購買金額調查金額備注采購人員職務行為物資供方資信情況回訪人補充說明： 簽名： 年 月 日