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1、公司采購部門概述、工作原則及內容管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 采購部管理制度一、總則第一條 為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足工公司對優質資源的需求，進一步規范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本制度。第二條 規范采購過程確保采購物資能適質、適時、適量地供應生產、銷售及相關作業所需，對采購的全過程進行有效的跟蹤和控制。第三條 適用于公司生產、研發及其他所有需求的采購過程控制和采購環境控制。二、部門概述第四條 部門職責（1）采購計劃編排物料之訂購及交期控制。 （2）產品、材料2、供應商的尋找、資料收集、開發工作及供應商的選擇與考核。（3）對供應商體系狀況（產能、設備、交期、技術、品質等）的評估及認證，以保證供應商的優良性。（4）與供應商的比價、議價談判工作。（5）及時跟蹤掌握原材料市場價格行情變化及品質情況，以期提升產品品質及降低采購成本。 （6）采購主管負責生產和樣單采購到貨率、品質合格率、成本下浮績效的達成，負責供應商報價審核、采購訂單/合同審核工作；（7）采購部經理負責擬定供應商開發計劃和執行方案，負責供應商資質的審核，供應商報價審批、采購訂單/合同審批、付款審核和部門人員管理。第五條 薪酬福利與績效考核采購部員工的薪酬福利及績效考核，詳見公司制訂的相關薪酬方案3、及績效考核方案第六條 請購流程：需要物料的部門，需提前填寫請購單，由部門經理，主管副總經理簽字后送至財務副總（李姐）審核，統一由李姐下發到各處采購員。l 生產采購 由生產部交倉管員確定庫存，生產部確定最后采購數量簽至財務副總，有采購經理統一分發給采購員。l 樣單采購 需求由項目經理擬訂交倉管員確定庫存，如無簽至財務副總，有采購部經理下達命令可不需要供貨公司提供四證。l 零星采購 需求部門提出申請交倉管員確定庫存，如無并簽至財務副總，下發到采購部，可不需要供貨公司提供四證。三、工作原則及工作內容第七條 請購及其規定1定義l 請購：指某人或者某部門根據生產需要確定一種或幾種物料，并按照規定的格式填4、寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。 l 生產采購：對已定型、有規律的生產物料進行周期性采購，包括原材料直接外購和委外加工。l 樣單采購：對樣品訂單需求的研發物料進行精準采購，包括原材料直接外購和委外加工。l 零星采購：除生產、研發以外的其他需求部門提出的配置計劃及研發實驗需求的物料進行的采購。2請購單的要素完整的請購單應包括以下要素：（1）請購的部門； （2）請購物品所屬項目； （3）請購的用途； （4）請購的物品名； （5）請購的物品數量；（6）請購的物品規格;（7）請購物品的樣品、圖紙或技術資料等；（8）請購的物品的需求時間；（9）請購如有特殊需要請備注；（10）請購單填寫人；（115、）請購部門主管；（12）請購單審核人；（13）采購副總審核;（14）財務審核人；（15）公司總經理。 3請購單及其提報規定（1）請購單（零星采購、固定資產申購、其他材料設備及工程項目申購）應按照要素填寫完整、清晰 ，由公司領導審核批準后報采購部門；（2）接收申購單時應遵循無計劃不采購，名稱規格等不完整不清晰不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則。（3）請購部門在提報請購單是應要求采購部簽字，接收人請購部門備份；（4）涉及的請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；（5）遇公司急需的物資或主管領導不在的情況下，可以電話或其他形式請示本部門及采購部門主管副6、總，征得同意后提報采購部門；申購單流程手續在三天內必須補齊。（6）如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產品，請購部門必須作出書面說明。（7）請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報采購部。 4公司物資請購單的提報部門（1）公司經營生產的物資、勞務、固定資產、工程及其他項目由生產部門提報；（2）公司生活及辦公的物資、固定資產、服務或其他生活及辦公項目由辦公室提報；（3）公司各部門專用的物資由各部門自行提報。5.請購單的接收及分發規定（1）對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理；（2）對于緊急請購項目應優先處理；（3）無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門；（4）重要7、的項目采購前應征求公司相關領導的建議。第八條 采購周期的規定（1）單次采購的零星采購物料或預算在500元以下可市區采購的物資及產品的采購周期不應超過5天。（2）單次采購金額預算在1000元的項目比價采購，采購周期不應超過15天；（3）單次采購金額預算在20萬元以上的項目采購部自行招標采購，采購周期不應超過40天；（4）單次采購金額預算在100萬元以上的項目可委托代理招標公司代理招標，采購周期不應超過60天；（5）請購部門應按照以上（1）-（4）條中規定的時間提前提包請購單采購部如未能按時完成采購任務時應向公司領導說明原因；（6）遇到緊急采購應匯報公司領導采取快速優先采購的策略；（7）如有周期長8、的物料，根據供應商安排周期 ，提前采購第九條 詢價及其規定1詢價請應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱，了解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通；2屬于相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包采購；3對于緊急請購項目應優先處理；4采購人員在接到采購任務時向公司的合格供應商或新的供應商發出詢價單。要求對方書面或電子報價，單價超過500元或采購總價超過5000元的零部件，必須進行至少二家詢價。5對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品；6遇到重要的物資、項目或預估單次采購金額大于10萬的采購情況，詢價前應先向公司相關領導匯報擬邀請報價或投標單位的基本情9、況， 7詢價時對于相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價；8除固定資產外單次采購金額在1萬元以下項目可以自行采購；單次采購金額預算金額在1萬元以上的所有項目都應要求至少三家上的供應商參與比價或招標采購，比價或招標項目應至少邀請四家以上單位參與；單次采購金額預算價格在20萬元以上的項目應由采購部組織招標，公司相關領導參與監督；單次采購金額預算價格在100萬元以上的項目由公司領導決定是否委托第三方機構代理招標；9比價采購或招標采購所邀請的單位均應具備一定資質和實力，具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力；10在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。第十條 比價、議價1對廠商的供應能力，交貨時10、間及產品或服務質量進行確認；2對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；3收到供應單位第一次報價或進行開標后應向公司領導匯報情況，設定議價目標或理想中標價格；4重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等；5參與比價的公司需要提供四證營業執照、稅務登記證、組織機構代碼、一般納稅人證明,如不是一般納稅人可提供三證.第十一條 合同的簽訂及其規定。 合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務關系的協議。（1）11、合同正文應包含的要素l 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；l 采購物品/項目的名稱/、規格、數量/工程量、單價、總價及合同總額，清單、技術文件與確認圖紙是合同不可分割的部分；l 包裝要求；l 合同總額應含稅，含運達公司的總價，特殊情況應注明；l 付款方式；l 工期；l 質量保證期；l 質量要求及規范；l 違約責任和解決糾紛的辦法；l 雙方的公司信息；l 其他約定。（2）合同簽訂及其規定1）如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任；2）擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低；3）為防止合同工程量追加或追加無依據，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單；4）遇貨物訂購數量較多且價值較大或難清點12、的情況時務必請廠商派代表來場協助清點；5）質保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產品質保期；6）詳細約定發票的提供時間及要求；7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如合同一般應分按照預付款、驗收款，調試服務款、質量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等8）與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款；9）違約責任一定要詳細、具體；10）比價/招標匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作；11）合同簽定進行巡簽審查,由商務部審核；12）合同巡簽審查通過后應由公司領導簽字，加蓋公司合同章方可生效；13）簽訂的所有合同應及時報送財務部門。第十二條 付款及合同執行1付款規定（1）13、所有已簽訂合同付款時應參照合同相關規定執行；（2）按照進度付款的采購項目必須確保質檢合格方可付款；（3）按照貴司規定和合同約定達到付款條件的合同提交財務部付款；（4）財務部門在接到付款審批單后應在3天內付款，以免影響合同的執行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應及時的通知采購部并匯報公司領導。2合同執行(1) 已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進，由采購部負責人進行監督，如出現問題，采購部應及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領導；（2）已簽訂的合同在執行期間，應及時掌握合作單位對于合同義務和責任的履行情況，跟蹤并督促其保質保量，按時履約；（3）合同在履行期間應按照上方約定嚴格執行14、合同，遇未盡事宜應及時協商并簽訂補充合同；3.采購合同管理l 采購助理負責采購合同的發放和歸檔。采購合同存檔期限5年，到期的已執行完畢的采購合同，經財務、采購以及相關部門確認后可以銷毀。第十三條 報驗與入庫 1 、驗貨l 供應商已經履行完畢的合同,采購部應及時通知請購部門進行驗收l 申請部門在接到采購部報驗通知后應及時檢驗，并出具檢驗結果證明書， 對于因不及時驗收從而延誤生產部門使用或不能入庫的情況,請購部負主要責任2、入庫l 公司所有的生產材料，設備入庫前均應通知請購部門檢驗或驗收l 合同標的物在運達公司后采購部應及時通知申購部門及時按排卸貨與搬運l 請購部門未及時檢驗的合同物資，倉庫在收到送貨清單后應將其作為暫存物資接受.l 請購部門已經檢驗的產品倉庫應及時入庫并出具入庫清單。l 采購人員購買的物料原則上必須先入庫后才能從倉庫領出，禁止不入庫直接領料的做法。如遇特殊情況應先請示相關領導；l 倉管人員應與采購人員會同申購部門相關人員共同對采購物料進行驗收，確認無誤后三方在入庫單上簽字確認；入庫單一式三聯，一聯由采購人員領走備案，一聯由倉管人員留存入賬，一聯由倉管人員留底歸檔。