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1、公司辦公室行政事務(wù)物資采購與傳真管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 辦公 第一章 總則 第一條 為加強(qiáng)公司管理，維護(hù)公司良好形象，特制定本規(guī)范，明確要求，規(guī)范行為，創(chuàng)造良好的企業(yè)文化氛圍。 第二章 細(xì)則 第二條 服務(wù)規(guī)范： 1.儀表：公司職員工應(yīng)儀表整潔、大方； 2.微笑服務(wù)：在接待公司內(nèi)外人員的垂詢、要求等任何場合，應(yīng)注釋對方，微笑應(yīng)答，切不可冒犯對方； 3.用語：在任何場合應(yīng)用語規(guī)范，語氣溫和，音量適中，嚴(yán)禁大聲喧嘩； 4.現(xiàn)場接待：遇有客人進(jìn)入工作場地應(yīng)禮貌勸阻，上班時間（包括午餐時間）辦公室內(nèi)應(yīng)保證有人2、接待； 5.電話接聽：接聽電話應(yīng)及時，一般鈴響不應(yīng)超過三聲，如受話人不能接聽，離之最近的職員應(yīng)主動接聽，重要電話作好接聽記錄，嚴(yán)禁占用公司電話時間太長。 第三條 辦公秩序 1.工作時間內(nèi)不應(yīng)無故離崗、串崗，不得閑聊、吃零食、大聲喧嘩，確保辦公環(huán)境的安靜有序。 2.職員間的工作交流應(yīng)在規(guī)定的區(qū)域內(nèi)進(jìn)行（大廳、會議室、接待室、總經(jīng)理室）或通過公司內(nèi)線電話聯(lián)系，如需在個人工作區(qū)域內(nèi)進(jìn)行談話的，時間一般不應(yīng)超過三分鐘（特殊情況除外）。 3.職員應(yīng)在每天的工作時間開始前和工作時間結(jié)束后做好個人工作區(qū)內(nèi)的衛(wèi)生保潔工作，保持物品整齊，桌面清潔。 4.各部門專用的設(shè)備由其部門指定專人定期清潔，公司公共設(shè)施則由3、辦公室負(fù)責(zé)定期的清潔保養(yǎng)工作。 5.發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備（包括通訊、照明、影音、電腦等）損壞或發(fā)生故障時，員工應(yīng)立即向辦公室報修，以便及時解決問題。 第三章 責(zé)任 本制度的檢查、監(jiān)督部門為公司辦公室共同執(zhí)行，違反此規(guī)定的人員，將給予50-100元的扣薪處理。 二、辦公室物資管理條例 第一章 總則 為使辦公室物資管理合理化，滿足工作需要，合理節(jié)約開支，特制訂本規(guī)定，此規(guī)定的執(zhí)行部門為辦公室。 第二章 物資分類 1.公司辦公室物資分為低值易耗品、管制品、貴重物品、實物資產(chǎn)。 2.低值易耗品：筆、紙、電池、訂書釘、膠水等 3.管制品：訂書機(jī)、打洞機(jī)、剪刀、美工刀、文件夾、計算器等 4.個人保管物品：個人使用4、保管的三百元以上并涉及今后的費用開銷的物資； 5.實物資產(chǎn)：物資價格達(dá)300元以上，如：空調(diào)、計算機(jī)、攝像機(jī)、照相機(jī)。 第三章 辦公用品物資采購 1.公司辦公用品物資的采購，原則上由辦公室統(tǒng)一購買，屬特殊物資經(jīng)辦公室同意，可由申購部門自行購買。 申購物品應(yīng)填寫物品申購單，300元以內(nèi)物品申購交部門經(jīng)理同意，辦公室批準(zhǔn)；300元以上（含300元）部門主管同意，辦公室審核，總經(jīng)理審批。 2.物資采購由辦公室指定專人負(fù)責(zé)，并采取以下方式： 1)定點：公司定大型超市進(jìn)行物品采購。 2)定時：每月月初進(jìn)行物品采購。 3)定量：動態(tài)調(diào)整，保證常備物資的庫存合理性。 4)特殊物品：選擇多方廠家的產(chǎn)品進(jìn)行比較5、，擇優(yōu)選用。 第四章 物資領(lǐng)用管理 1.公司根據(jù)物資分類，進(jìn)行不同的領(lǐng)用方式： 2.低值易耗品：直接向辦公室物品保管人員簽字領(lǐng)用 3.管制品：直接向辦公室物品保管人員簽字領(lǐng)用 4.貴重物品：根據(jù)專立文件的領(lǐng)用程度來領(lǐng)用 5.實物資產(chǎn)：由辦公室設(shè)立實物資產(chǎn)管理臺帳，以準(zhǔn)確記錄固定資產(chǎn)的現(xiàn)狀 第五章 公司物資借用 1.凡借用公司辦公器材，需填寫物資借用單，并由部門主管簽字認(rèn)可 2.借用物資超時未還的，辦公室有責(zé)任督促歸還 3.借用物資發(fā)生損壞或遺失的，視具體情況照價或折價賠償 第六章 附則 1.新進(jìn)人員到職時有管理部門通知，向辦公室領(lǐng)用辦公物品；人員離職時，必須向辦公室辦理辦公物品歸還手續(xù)，未經(jīng)辦6、公室認(rèn)可的，其它部門不得為其辦理離職手續(xù)。 2.辦公室有權(quán)控制每位員工的辦公物品領(lǐng)用總支出。 3.本辦法由人事部解釋、補充、修改時亦同，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行。 三、傳真使用管理辦法 (一)、總則：為加強(qiáng)公司傳真使用管理，特制定本辦法。 (二)、使用范圍 1.本辦法適用于公司使用傳真機(jī)的各種情況。 2.使用范圍包括本地、國內(nèi)、國際傳真。 (三)、傳真的接收管理 1.傳真件的接收納入公司收發(fā)管理辦法范圍內(nèi)，由收發(fā)員統(tǒng)一接收。 2.傳真件接收后，填寫收件登記簿，并及時分發(fā)收件部門和人員。涉及公司事務(wù)的原件在行政部留存，業(yè)務(wù)部門留復(fù)印件。 3.公司傳真機(jī)應(yīng)隨時處地開機(jī)接由狀態(tài)。 (四)、傳真的發(fā)送管理 17、.各部門和人員發(fā)送傳真，由收發(fā)員統(tǒng)一發(fā)送；重要文件可由當(dāng)事人親自發(fā)送。 2.傳真發(fā)送，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，填寫發(fā)文登記簿表，并及時發(fā)送出去；因故不能發(fā)送，應(yīng)及時通知有關(guān)當(dāng)事人迅速另行處理。 3.傳真原件留存行政部。 (五)、附則 傳真電話不能被占為普通電話使用，以免延誤傳真收發(fā)。 四、公司值班管理條例 一、總則：為保障公司正常工作秩序不間斷和財物安全，特制定本制度。 二、管理體制 1.員工值日：公司依據(jù)自身情況，設(shè)立公司或部門值日制度； 2.部門主管值班：公司依據(jù)自身情況，設(shè)立公司部門主管值班制度。 三、管理要點和內(nèi)容 (一).員工值日。 1.目的：維護(hù)公司日常工作秩序，及時聯(lián)絡(luò)、處理事務(wù)； 2.一8、般以工作時間為責(zé)任時間； 3.值班要點： 1).巡察辦公場所保潔情況； 2).電話記錄、處理、轉(zhuǎn)送； 3).領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)。 (二).部門主管值班 1.目的：以公司業(yè)務(wù)工作為主； 2.一般以下班時間或節(jié)假日為值班時間； 3.值班要點： 1).接待下班后來客； 2).處理未完成工作； 3).處置下班后的突發(fā)、緊急事件； 4).值班人員接打值班電話，應(yīng)記錄來電時間、單位、授話人、主要內(nèi)容； 5).值班接待來賓要記錄來訪時間、單位、來訪人、主要內(nèi)容，提出處理意見； 6).值班人員要按規(guī)定準(zhǔn)確填寫值班日志。 四.值班規(guī)定 1.遵守值班紀(jì)律，按時交接班，有事須先請假，以便安排臨時代替人員； 2.值班時堅守9、崗位，不得聚眾打牌、看電視、嗑睡； 3.在規(guī)定的時間做好防盜、防火等工作，尤其加強(qiáng)對重點部位的監(jiān)管； 4.接待來賓外松內(nèi)緊、熱情招呼，具有高度警惕性，善于鑒別來人意圖，要守口如瓶，不能隨便亂說； 5.值班人員密切關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)活動行蹤，遇到緊急情況即能取得聯(lián)系，須將公安、消防、醫(yī)院、供水、供氣、供電、通訊等部門及火車、飛機(jī)、出租車的地址、電話、路線等信息置于明顯處，以備應(yīng)急需要； 6. 遇到緊急事件，首先要冷靜，敢于負(fù)責(zé)，一方面大膽采取應(yīng)急措施，以免貽誤；另一方面及時匯報主管領(lǐng)導(dǎo)或和公安部門報警。 五.接聽值班電話應(yīng)注意： 1.禮貌相待：不論打進(jìn)、接入，應(yīng)主動通報公司名稱、職務(wù)、姓名，如對方未通報，10、應(yīng)客氣詢問清楚； 2.使用語言文明，切忌粗聲粗氣； 3.對重要或較長的電話內(nèi)容，可請對方復(fù)述一遍； 4.對要求打公司領(lǐng)導(dǎo)的電話，首先問清對方的單位名稱、職務(wù)、姓名，然后婉轉(zhuǎn)回答“請您稍等，我給您找一下”之類的話再處置； 5. 對打聽事情、咨詢類擔(dān)心條態(tài)度和藹、禮貌對待、恰到好處地回答； 6. 除緊爭情況隨時報告外，一般將若干電話內(nèi)容集中到一起，有條理地予以報告； 7.加大節(jié)假日值班力量，由公司部門主管帶班，征求下屬中同意后排定值班表，印發(fā)各有關(guān)部門和人員； 8.根據(jù)需要，可安排公司單身職工多兼值班工作，并給予適當(dāng)?shù)募影嘌a貼。 六.附則 1.員工值日、部門主管值班為義務(wù)值班，必要時可予輪休。 本制度由人事部解釋、補充，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行。 本制度從XX年XX月XX日起施行，修改時亦同。