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1、公司行政采購、審批程序管理制度附配置單編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 行政采購管理制度 為規(guī)范公司行政采購行為,加強對采購過程的管理和監(jiān)控,本著“保證質(zhì)量、節(jié)約開支、堵塞漏洞、避免損失、提高效益”的原則，在公司辦公用品管理制度的基礎上，細化如下行政采購管理制度。一、行政采購的負責部門為行政部，本制度所界定的行政采購均采用集中采購原則。二、行政采購的范圍： 1、固定資產(chǎn)：各類價值較高的辦公設備，如：電腦、打印機、復印機、辦公桌、椅、文件柜等。 2、辦公用品：消耗品，如鉛筆、刀片、膠水、膠帶、別針、橡皮筋、打印紙、便簽2、信紙、橡皮擦、文件夾、原子筆、訂書釘?shù)龋?3、管理消耗品，如剪刀、熒光筆、激光筆、美工刀、釘書機、記事本、打碼機、日期章、計算器、印泥、電池、尺子等； 4、價值在200元以上，但價值未達到固定資產(chǎn)標準的辦公用品。 5、其他物資： 6、廣告類，如宣傳單頁、宣傳冊等； 7、禮品、購物禮券等； 8、其他。三、本制度對以下采購流程進行規(guī)范：采購計劃、詢價和甄選、合同簽訂、驗收和付款、質(zhì)量保證、監(jiān)督管理、領用管理。四、采購程序（一）采購計劃管理：1. 定期采購：對辦公用品等需要定期采購的物品，行政部要根據(jù)各部門每月的領用情況，于每月25日統(tǒng)計各部門下月的需求填寫請購單。請購單由行政部相關負責人審核簽字3、后，行政部根據(jù)適量庫存分發(fā)，不足部分交由采購員進行統(tǒng)一采購。2. 臨時采購：需要臨時采購的物品，須請購人填寫請購單，由部門領導審核簽字、行政部相關負責人審核簽字后，由采購人員進行采購，價格高于5000元的需由董事長審核簽字。（二）詢價和甄選管理1. 采購人員接到批準后的“請購單”后，優(yōu)先到公司指定的供應商處購買，如指定供應商無供應時，必須進行多方比價，并做好市場詢價記錄（附市場詢價記錄表），擇優(yōu)擇廉購買。2. 辦公用品等消耗品在甄選時，優(yōu)先到 或大型對公超市進行采購，特殊用品至少要選擇三家供應商進行比對；固定資產(chǎn)和其他價格較高的物資在比價甄選時，至少要選擇五家供應商進行比對，必要時可以采用邀請4、招標的方式由使用部門，相關公司領導一并參與綜合考評確定。3. 保管好市場詢價記錄表，以供以后參考和審核，保管期限為一年。4. 采購員不得擅自依據(jù)各部未經(jīng)總經(jīng)理或行政部批準的請購單采購物品，否則一律不予報銷。（三）采購合同簽訂和管理1. 采購物品選定后，采購商品價格在單筆3000元以上或者有經(jīng)常供貨行為的（一年內(nèi)有三次以上）必須與供貨商簽訂采購合同。2. 采購合同原件由行政部相關負責人保管，合同原件保管期限為三年。3. 簽訂采購合同時需有采購人員，行政部相關負責人和財務部指派人員三人在場，以保證采購行為的規(guī)范。（四）驗收和付款的管理1. 采購物品到貨后，由行政部相關人員、財務部指派人員共同驗收，5、（采購人員負責采購物品的質(zhì)量關把控，為第一負責人；采購物品到貨后，由行政部相關人員驗收配置或入庫，把控數(shù)量關和質(zhì)量關，固定資產(chǎn)、其他物資單項在3000元以上的由財務部指派一人和采購人員一同進行市場詢價，把控價格關）配置使用或入庫，并填好采購物品配置單或入庫單。2. 采購物品驗收合格后，方能辦理付款手續(xù)：（1）單次單項物品在1000元以下的實行現(xiàn)金支付，采購人員選定供應商后，做出采購預算，根據(jù)預算先從財務預支采購款項（借條須有行政部相關負責人審核簽字才有效）并進行付款。（2）單次單項物品在1000以上的，實行轉(zhuǎn)賬支付。3報銷管理：采購人員憑票填寫報銷單，實行轉(zhuǎn)賬的需在報銷單上注明“轉(zhuǎn)賬”字樣和對6、方的帳戶，按費用報銷程序辦理撤條及轉(zhuǎn)賬。（五）質(zhì)量保證管理對于需要售后服務的采購物資，在購買或簽訂合同時要明確服務約定。采購物資在投用前需廠家進行現(xiàn)場指導的，由行政部負責聯(lián)系；對于在使用過程中出現(xiàn)的問題，由行政部在規(guī)定時間內(nèi)同供貨商協(xié)調(diào)解決。（六）領用管理 領用管理按照辦公用品管理制度執(zhí)行。四、審批程序（一）固定資產(chǎn)采購審批（含報價審批）需求人 部門負責人 行政部負責人 總經(jīng)理（二）辦公用品采購審批 需求人 部門負責人 行政部負責人 （三）其他物資 需求人 部門負責人 行政部負責人 總經(jīng)理（價格在5000元含以下的為止）注：以上物品單筆采購價格在5000元以上的，必須報董事長審批。附：1、辦公7、用品請購單 2、采購物品配置單3、固定資產(chǎn)（其他類）采購計劃表（用途、到位時間、行政部審批意見等等）4、市場詢價記錄表5、報價審批表（行政部審批意見等、財務部建議等）6、合同審查表附：表一： 部門 月辦公用品請購單請購部門： 年 月 日請購物品要求單位數(shù)量備注請購人簽字：部門領導意見： 行政部意見： 表二 市場詢價記錄表采購物品明細詢價情況備注單位：報價：詢價方式：問詢?nèi)耍罕粏栐內(nèi)耍簡挝唬簣髢r：詢價方式：問詢?nèi)耍罕粏栐內(nèi)耍簡挝唬簣髢r：詢價方式：問詢?nèi)耍罕粏栐內(nèi)耍簡挝唬簣髢r：詢價方式：問詢?nèi)耍罕粏栐內(nèi)耍簡挝唬簣髢r：詢價方式：問詢?nèi)耍罕粏栐內(nèi)耍鹤ⅲ涸儍r記錄需后附對方出具的報價單。表三：采購物品配置單采購物品型號單位數(shù)量申請日期到貨日期驗收人物品流向使用人簽字固定資產(chǎn)申購單申購部門使用人擬購置時間申購物品名稱型號擬購置價格部門負責人意 見行政部意見財務部意見總經(jīng)理意見董事長意見（5000元以上）備 注采購部簽字： 購置時間注：此申購單一式兩份，由所在部門負責人填寫，一份報銷時附報銷單后，一份留行政部備案。固定資產(chǎn)申購單申購部門使用人擬購置時間申購物品名稱型號擬購置價格部門負責人意 見行政部意見財務部意見總經(jīng)理意見董事長意見（5000元以上）備 注采購部簽字： 購置時間注：此申購單一式兩份，由所在部門負責人填寫，一份報銷時附報銷單后，一份留行政部備案。