股份有限公司后勤食堂原材料采購制度及流程.docx
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上傳人:職z****i
編號:1161376
2024-09-08
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1、股份有限公司后勤食堂原材料采購制度及流程編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 后勤食堂原材料采購制度1 目的為了使總經辦食堂原料采購工作有章可循,以連續、穩定地購入公司食堂適用的質優價廉的原材料,最大限度的滿足使用需要,保持合理庫存,避免采購轉移成本,爭取公司利潤最大化。特制訂本規定。2 范圍本辦法適用于總經辦后勤食堂原材料采購活動。3 職責3.1行政后勤科負責原材料需求計劃表的編制、填報和審批。計劃審批流程見附件2,原材料需求計劃表及計劃提報頻率見附表。3.2后勤物資科負責審核采購計劃,并根據審批后的計劃執行以下活動,2、通過招標、比價、商務談判、市場調研等方式確定供應商及價格,簽訂采購合同,制作采購訂單、執行采購單、到貨接收、檢驗外觀入庫、采購發票的收集校驗、采購結算等。3.3行政后勤科參與對供應商的評定、采購物資的計量和內在質量的驗收。3.4 審計部負責對采購活動的全程監督、評價。4 采購策略4.1 供應源的穩定性和競爭力。4.2合格供應商之間的采購規模分配。4.3建立對供應商的最大杠桿。4.4實現規模化采購。5 采購方法5.1比價:公司與經挑選的供應商進行交易時通常采用這種方法,向這些供應商(三家或以上)采用電話、傳真和電子郵件等形式詢價,根據報價單并以此讓買方從技術和商業的角度來評估。5.2招標: 參照3、公司招標管理制度執行,重要原材料糧油米面及調味品招標采購。5.3商務談判:通過與無法滿足招標條件的供應商進行競爭性談判,達到降低采購成本目的的采購方法。6 采購流程(流程圖見附件1)原材料采購參與方:行政后勤科、后勤物資科和審計部。總體流程:收集信息,詢價,比價或招標、議價,考察,決定,訂購,協調與溝通,催交,進貨檢收,報賬付款,采購結束。具體方式:采購過程中有申請、有執行、有監督,在執行和監督過程中請審計部監督采購過程。6.1做到采購的計劃性:有計劃的提報所需物資可以避免原料積壓、或者停工待料現象的發生,以提高效率降低成本。計劃必須按照固定格式并由食堂主管簽字確認。臨時性、緊急性采購按照需求4、由食堂主管簽字確認后按流程進行采購。6.2做到采購的合理性:對供應商的資格進行嚴格審查(考察供應商資質、供應能力和物資的質量水平等)。建立健全合格供應商檔案體系;建立供應商考核制度,對供應商的供貨情況(包括:質量、到貨及時性和售后服務)進行考核,實行末位淘汰制。建立健全采購審批制度,對供應商的選擇通過比價、招標或其他形式完成。在選擇供貨商時做到“人無我有、人有我優、人優我廉”在采購質量及價格上嚴格控制。6.3做到采購的及時性: 物資采購的效率直接影響后勤食堂總體的工作效率。設立交貨時間及地點,及時高效完成任務,提高工作效率,完善服務質量才能滿足食堂需求。6.4完善采購后物資入庫、領用等流程:庫5、管管理模式、領用流程:原材料統一調配、統一管控,以降低成本。后勤物資科負責物資的入庫、登記和發放等管理工作。工作職責:負責管理倉庫物資入庫、出庫、建立手工賬本,并建立電子出入庫總賬,對倉庫內物資的數量、質量以及產品是否完整負責。物資入庫和出庫要準確無誤,做到日清、周結、月盤點,對物資及時核對和復查。入庫管理:物資入庫需要有送貨單、檢驗合格單等。物資入庫必須查點名稱、數量、質量和單據等相關憑據。物資入庫必須填寫收料單,注明入庫時間等,收料單必須有保管員和經手人簽字。出庫管理:物資出庫采用先進先出法,出庫填寫領料單,必須有食堂主管或以上簽字。領料單填寫詳細(物資的名稱、規格、數量、質量狀況等)。建6、立臺賬,領料人和保管員簽字確認。7 采購活動的評價7.1供貨商的評價 按照總經辦后勤物資科供應商管理細則執行。由分管采購員不定期到公司食堂及倉庫,對供貨商所提供物資的質量和使用情況進行回訪,為評價供貨商提供依據。7.2對采購員的評價 按照總經辦后勤物資科采購員考核管理規定執行。由后勤物資科負責人或委托人不定期的到各食堂對采購員和供貨商的服務及所供應物資的質量進行調查,為評價采購員提供依據。8 附則注解:此制度為試用稿,在運行過程中不斷更改完善;本制度的解釋和修訂權歸總經辦所有。餐飲原材料采購流程(附件1)行政后勤科統一提報的有效需求計劃 后勤物資科 部分采購員比價、招標或即時采購部分報供應商 7、協議(定點)供應商供應 食堂驗收人員及庫管員驗收 食堂驗收人員及庫管員驗收驗收合格入庫(入庫單)驗收不合格重新采購驗收合格入庫(入庫單)驗收不合格退貨 采購員憑入庫單及發票到財務辦理報賬重新采購食堂庫管、采購人員、供貨商定期對賬結算 采購員憑入庫單及發票到財務辦理報賬緊急計劃采購流程行政后勤科緊急采購需求后勤物資科 授權使用部門采購采購員立即組織采購 使用部門事后補辦有關手續需求單位需求計劃提報審批流程(附件2)行政后勤科提出計劃需求 行政后勤科主管或科長審核后勤物資科實施采購同意 不同意不能生成有效需求計劃附表:食堂物資的分類、計劃提報頻率序號物資的分類計劃提報頻率備注1.調味品類:鹽、醬油、醋、味精、糖、花椒、料酒、辣椒、胡椒粉、雞精粉、辣椒醬、老抽、陳醋、八角、香油。15天申報一次2.面粉類:面粉、大米、小米、豆沫料、胡辣湯料、淀粉、甜面醬。15天申報一次3.蔬菜類及海鮮1天或2天申報一次4.化學用品類:酵母、泡打粉、堿面15天申報一次5.副食類:魚、肉(下貨)1天或2天申報一次6.豆制品類:豆腐類及干豆角、花生1天或2天申報一次7.干品類:粉條、粉皮、銀耳、木耳15天申報一次