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1、有限公司物資采購部管理工作制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 0.目的為有效開展管理工作，依據(jù)公司程序文件和物資管理規(guī)定的要求，特制訂本部門工作管理制度。目的是明確本部門管理職責，并將管理職責落實到崗位，同時對本部各崗位工作作出具體的規(guī)定，以便更好地指導本部門的管理工作。1.適用范圍適用于本部門管理體系運行中所有的管理工作。2. 物資設備科管理目標2.1主要物資供貨商評審率不低于95%；2.2用于工程物資進貨驗收率100%；2.3定期檢查分公司項目部達標情況；2.4各類報表收集、匯總及時率100%；2.5系統(tǒng)管理工2、作檢查及時率100%2.6接受公司主管及相關(guān)部門的檢查指導工作，并對提出的工作建議及時改正，做出整改。3. 管理職責3.1 物資設備科組織機構(gòu)及崗位設置物資設備科由分公司經(jīng)理主管，設科長1人，副科長1人，市場信息管理1人，物資管理1人，材料員 人，（含項目）保管員 人。物資設備科組織機構(gòu)如下：物資設備科組織機構(gòu)物資管理員部門負責信息管理員材料員保管員3.2 物資設備科管理職責1）執(zhí)行國家有關(guān)物資設備管理的法律、法規(guī)和公司物資設備管理辦法、規(guī)定。2）制訂本單位有關(guān)物資設備管理文件和管理制度及監(jiān)控實施。3）負責公司物資設備的統(tǒng)一平衡調(diào)度工作。4）負責本單位材料員、保管員業(yè)務知識的培訓工作。選派合格3、的物資設備管理人員組建本單位項目部的物資設備管理部門。5）負責公司物資合格分供方的評審及監(jiān)控選用工作，建立物資設備的供方資料庫，對供方每季進行評價。6）定期對項目部物資設備的管理工作進行培訓、指導、監(jiān)督、檢查、協(xié)調(diào)和考核。7）接受公司主管部門的檢查，及時上報物資設備的各類報表，負責按照公司管理體系要求做好貫標工作。8）全面負責本單位的物資設備采購和管理工作。9）負責組織項目部大宗材料的采購，實行詢價招標制度。10）負責本單位勞動保護用品的統(tǒng)一采購、發(fā)放管理。11）負責監(jiān)督本單位工程剩余及廢舊物資的回收管理工作。12）負責監(jiān)督項目部自行采購物資的采購依據(jù)、質(zhì)量、數(shù)量及單價。13）負責收集管理各項4、目部的帳目及資料。14）完成領(lǐng)導交辦的其它工作。3.3 各管理崗位職責3.3.1 物資設備科負責人（科長、副科長）1）全面負責物資設備科的工作；2）確定和落實各崗位的管理職責，負責本部門管理目標的建立與落實；3）負責本部門文件的管理和控制，審核本部門的文件和本部門管理工作制度；4）負責組織起草、制定分公司物資管理辦法，并監(jiān)督、檢查實施情況；5）負責提供本公司采購物資的合格供方名錄；6）負責組織物資采購價格的控制和平衡工作；7）負責組織主要物資、大宗材料的招標采購工作；8）組織制定和落實本系統(tǒng)工作計劃，指導和檢查各項目部對口部門的工作；9）負責協(xié)調(diào)和指導本系統(tǒng)的業(yè)務工作，協(xié)調(diào)、安排本系統(tǒng)人員的培5、訓工作；10）審核、簽發(fā)各類報表和報告，負責采購付款手續(xù)的初審確認工作；11）負責組織按照分公司管理體系要求做好本部門、本系統(tǒng)的貫標工作。3.3.2物資管理員1）負責起草、解釋和修改分公司物資管理文件，并組織監(jiān)督實施情況；2）負責審核物資采購合格供方，組織編制合格供應商名錄并上報公司物資管理部做備案、審批工作，并督促、監(jiān)控各項目部的選用、備案、提交情況；3）編制本部門管理工作制度；4）負責本系統(tǒng)業(yè)務的匯報、指導、協(xié)調(diào)和培訓工作；5）負責本部門物資采購管理程序在物資系統(tǒng)的運行，負責按照公司管理體系要求做好本部門、本系統(tǒng)的貫標工作；6）負責與本部門相關(guān)職責的實施；7）負責本部門辦公用各類有毒有害廢6、棄物的處理，嚴格執(zhí)行公司節(jié)能規(guī)定；8）控制職業(yè)危害，做好職業(yè)健康安全保健工作。3.3.3 信息管理員1）負責跟蹤收集本公司需要的市場各種物資設備信息和資料，時時了解掌握市場的一切動態(tài)，定期向上級領(lǐng)導和相關(guān)部門報告主要物資采購價格的信息，并協(xié)助做好采購價格的控制和平衡工作；2）負責本部門收集到的各項信息資料的分類、整理、統(tǒng)計、匯編、存檔、保管工作；3）參與信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析工作；4）負責各項目采購計劃的登記、整理、匯總，并報有關(guān)部門和領(lǐng)導審核；5）負責各種統(tǒng)計報表的編制和整理工作；6）負責本部門文件資料的收發(fā)管理工作； 材料員1）負責組織跟蹤市場信息，積極開拓貨源市場，時時了解掌握市場的一切動態(tài)，7、負責對客戶信譽、資質(zhì)的考察與收集工作。定期上報主要物資采購價格的信息，并協(xié)助做好采購價格的控制和平衡工作；2）負責組織主要物資、大宗材料的招標采購工作及合同評審工作；3）負責分公司材料采購合同的管理，并報有關(guān)部門備案；4）、負責與項目部人員的溝通、協(xié)調(diào)工作和物資設備的進場安排；（項目采購員）5）、負責進場物資設備的驗收、進出庫登記、結(jié)算工作；（項目采購員）6）、負責工程廢舊物資、剩余材料的管理工作；（現(xiàn)場采購員）7）負責物資采購管理程序在物資系統(tǒng)的運行，負責按照公司管理體系要求做好貫標工作；8）負協(xié)助保管員對進庫材料驗收、復驗工作；9）負責按照公司管理體系要求做好本部門相關(guān)程序文件的配合工作。8、 保管員1）負責材料進庫驗收工作；2）負責在庫材料的標識及檢驗；3）負責在庫材料的保管及發(fā)放工作；4）負責保管賬目的登記工作。4. 工作程序4.1文件控制部門負責人負責文件控制程序相關(guān)職責實施的領(lǐng)導、組織工作。文件的編制、審核、發(fā)放審批負責組織編制、更改分公司本部門文件和部門管理工作制度，負責分公司本部門文件的審定、文件受控的確定，負責本部門文件發(fā)放的審批。負責分公司及外來文件批閱。文件的接收、發(fā)放、復制、保存、歸檔1）信息管理員負責分公司文件和外來文件的接收和復制發(fā)放。接收分公司來文和外來文件，交部門負責閱批后傳遞本部門相關(guān)人員。（此項業(yè)務要求上辦理）2）按文件控制程序要求，信息管理員保存與9、歸檔物資設備科的分公司文件和外來文件。部門應歸檔的文件和資料，由部門相關(guān)人員整理后交信息管理員。 文件的評審、更改、作廢與銷毀1）每年末對本部門編制的受控文件進行評審，確認文件的適用性、時效性和需更改的內(nèi)容。2）文件的更改、作廢、銷毀由本部門自查后提出，信息管理員按文件控制程序條款執(zhí)行。施工技術(shù)文件管理1）信息管理員負責材料標準、圖集等的識別、收集與控制。2）信息管理員組織收集本系統(tǒng)技術(shù)標準、圖集等的更替信息，及時通知各項目經(jīng)理部。3）部門使用的技術(shù)標準、圖集等作廢時，由信息管理員銷毀，以防止誤用。對需保留的，應標注作廢字樣。4.1.6記錄文件處理意見自存一份；文件和資料控制清單臺帳；文件更改10、申請表自存一份，報辦公室一份；銷毀文件清單自存一份。現(xiàn)用技術(shù)標準清單自存一份、報分公司項目監(jiān)管部一份4.2 記錄控制4.2.1部門負責人負責記錄控制程序相關(guān)職責實施的領(lǐng)導、組織工作。4.2.2記錄分類本部門的記錄分為體系運行記錄和工作記錄兩類。4.2.3物資管理員負責物資設備科記錄表式的匯總，錄入記錄表式目錄。4.2.4物資管理員填寫的記錄要做到及時、準確、完整、清晰，并按年度整理裝訂和保存。4.2.5記錄查閱或外借時，物資管理員應履行借閱手續(xù)。當涉及對外提供、公布質(zhì)量數(shù)據(jù)時，應經(jīng)分公司主管領(lǐng)導批準。4.2.6若需修改、新增或廢止記錄表式，由物資管理員設計表式，部門審核確認后填寫文件更改申請表11、，按文件控制程序執(zhí)行。4.2.7記錄的保存期限按合同、法規(guī)和檔案管理規(guī)定期限保存。記錄保存期限為三年。4.2.8超過保存期限需銷毀的記錄，物資管理員填寫記錄銷毀申請表，經(jīng)負責確認批準后銷毀。4.2.9 物資管理員負責整理歸檔記錄，統(tǒng)一向分公司綜合辦公室歸檔。4.2.10記錄記錄表式目錄自存一份；記錄銷毀申請表自存一份。4.3 目標管理4.3.1部門負責人負責目標管理程序相關(guān)職責實施的領(lǐng)導、組織工作。4.3.2物資管理員負責本部門、本系統(tǒng)有關(guān)的目標管理要求的搜集和匯總，填寫 年度 目標分解實施展開表。4.3.4記錄 年度 目標分解實施展開表4.4信息交流4.4.1部門負責人負責信息交流管理程序相12、關(guān)職責實施的領(lǐng)導、組織工作。4.4.2信息管理員負責與本部門業(yè)務相關(guān)信息的搜集、傳遞。4.5管理評審4.5.1部門負責人負責管理評審程序相關(guān)職責實施的領(lǐng)導、組織工作。4.5.2物資管理員根據(jù)評審計劃準備管理評審所需資料，經(jīng)審核后，報部門負責。4.5.3物資管理員根據(jù)管理評審報告提出的改進措施制定糾正或預防措施并實施。4.6人力資源管理4.6.1部門負責人負責本部門人力資源管理程序相關(guān)職責實施的領(lǐng)導、組織工作。4.6.2每年底提出下一年度本部門。本系統(tǒng)的培訓需求，物資管理員匯總填寫培訓需求申請表經(jīng)部門負責審核批準后報綜合辦公室人力資源。4.6.3實施或協(xié)助實施分公司年度培訓計劃，由物資管理員匯總13、填寫培訓計劃實施情況匯總表。對當年不能實施的培訓項目，物資管理員填寫培訓項目變更表，報綜合管理辦公室。4.6.4物資管理員建立分公司物資采購人員資質(zhì)登記表臺賬。4.6.5記錄培訓需求申請表自存一份、報綜合辦公室一份；培訓項目變更表自存一份、報綜合辦公室一份；培訓計劃實施情況匯總表自存一份、報綜合辦公室一份；分公司物資采購人員資質(zhì)登記表自存一份。4.7機械設備管理4.7.1部門負責人負責機械設備管理程序相關(guān)職責實施的領(lǐng)導、組織工作。4.7.2物資管理員負責整理本部門有關(guān)機械設備管理資料。4.8產(chǎn)品實現(xiàn)策劃控制部門負責人負責產(chǎn)品實現(xiàn)策劃控制程序相關(guān)職責實施的領(lǐng)導、組織工作。物資管理員負責與本部門業(yè)14、務相關(guān)的產(chǎn)品實現(xiàn)策劃控制程序管理4.9工程承包合同評審部門負責人負責工程承包合同評審程序相關(guān)職責實施的領(lǐng)導、組織工作。物資管理員負責整理有關(guān)合同評審資料、按本部門討論結(jié)果給出評審意見，反饋給評審組織部門。4.10物資采購管理4.10.1部門負責人負責物資采購管理程序?qū)嵤┑念I(lǐng)導、組織工作。4.10.2材料員、保管員、物資管理員是物資采購管理程序的主要實施者，負責程序?qū)嵤┘皩嵤┲械臋z查、監(jiān)控工作。物資管理員負責審核物資采購合格供方，組織編制合格供應商名錄并上報公司物資管理部做備案、審批工作，并督促、監(jiān)控各項目部的選用、備案、提交情況。對供方每季進行評價。每半年對本程序的運行情況進行一次檢查。4.115、0.5質(zhì)量記錄程序?qū)嵤┣闆r檢查表自存一份、受檢單位一份；供方評價/復評表收存一份；合格供方管理臺賬自存一份；供方質(zhì)量跟蹤情況表自存一份；物資供應管理臺帳自存一份；合同管理臺帳自存一份；物資采購計劃相關(guān)部門各一份；4.11分包方管理部門負責人負責分包方管理程序相關(guān)職責實施的領(lǐng)導、組織工作。物資管理員負責與本部門業(yè)務相關(guān)的分包方管理。4.12施工過程管理部門負責人負責施工過程管理程序相關(guān)職責實施的領(lǐng)導、組織工作。材料員、保管員負責有關(guān)材料采購、驗收、發(fā)放、保存管理工作。物資管理員負責配合部門負責人指導、監(jiān)督、檢查各項目部本部門業(yè)務管理實施情況。4.13檢驗、測量和試驗設備管理4.13.1部門負責人16、負責檢驗、測量和試驗設備管理程序相關(guān)職責實施的領(lǐng)導、組織工作。4.13.2材料員、保管員、物資管理員負責與本部門業(yè)務相關(guān)檢驗、測量和試驗設備管理工作。4.14顧客滿意管理部門負責人負責顧客滿意管理程序相關(guān)職責實施的領(lǐng)導、組織工作。物資管理員負責與本部門業(yè)務相關(guān)顧客滿意管理程序管理工作。4.15管理體系內(nèi)部審核4.15.1部門負責人負責管理體系內(nèi)部審核程序相關(guān)職責實施的領(lǐng)導、組織工作；4.15.2物資管理員負責本部門糾正措施實在施效果的確認。4.15.3物資管理員負責組織本部門人員做好迎接內(nèi)部審核的準備工作，并負責提供所需資料。4.15.4針對審核中提出的不合格項，由部門負責人組織責任人員按照有17、關(guān)規(guī)定制定糾正措施并組織實施，保留不合格項報告單。4.15.5記錄不合格項報告單自存一份；4.16檢驗和試驗管理部門負責人負責檢驗和試驗管理程序相關(guān)職責實施的領(lǐng)導、組織工作。材料員、保管員、物資管理員負責與本部門業(yè)務相關(guān)檢驗和試驗管理程序管理工作。4.17不合格品控制部門負責人負責不合格品控制程序相關(guān)職責實施的領(lǐng)導、組織工作。材料員、保管員、物資管理員負責與本部門業(yè)務相關(guān)不合格品控制程序管理工作。4.18改進控制部門負責人負責改進控制程序相關(guān)職責實施的領(lǐng)導、組織工作。材料員、保管員、物資管理員負責與本部門業(yè)務相關(guān)改進控制程序管理工作。4.19危險源辨識、評價和控制策劃部門負責人負責危險源辨識、18、評價和控制策劃程序相關(guān)職責實施的領(lǐng)導、組織工作。材料員、保管員、物資管理員負責與本部門業(yè)務相關(guān)危險源辨識、評價和控制策劃程序管理工作。4.20環(huán)境因素識別、評價與更新管理部門負責人負責環(huán)境因素識別、評價與更新管理程序相關(guān)職責實施的領(lǐng)導、組織工作。材料員、保管員、物資管理員負責與本部門業(yè)務相關(guān)環(huán)境因素識別、評價與更新管理程序管理工作。4.21法律法規(guī)和其他要求控制部門負責人負責法律法規(guī)和其他要求控制程序相關(guān)職責實施的領(lǐng)導、組織工作。信息管理員負責本部門、本系統(tǒng)有關(guān)的法律法規(guī)及其他要求的搜集和匯總，填寫適用性法律法規(guī)文件控制清單。對過期或作廢的法律法規(guī)文件要及時標注（或回收），按文件控制程序進行管19、理。記錄適用性法律法規(guī)文件控制清單臺賬4.22管理方案控制部門負責人負責管理方案控制程序相關(guān)職責實施的領(lǐng)導、組織工作。物資管理員負責與本部門業(yè)務相關(guān)管理方案控制程序管理工作。4.23運行控制部門負責人負責運行控制程序相關(guān)職責實施的領(lǐng)導、組織工作。材料員、保管員、物資管理員負責與本部門業(yè)務相關(guān)運行控制程序管理工作。4.24應急準備和響應控制部門負責人負責應急準備和響應控制程序相關(guān)職責實施的領(lǐng)導、組織工作。材料員、保管員、物資管理員負責與本部門業(yè)務相關(guān)應急準備和響應控制程序管理工作。4.25績效測量和監(jiān)視控制部門負責人負責績效測量和監(jiān)視控制程序相關(guān)職責實施的領(lǐng)導、組織工作。物資管理員負責與本部門業(yè)20、務相關(guān)績效測量和監(jiān)視控制程序管理工作。4.26事故、事件、不符合控制部門負責人負責事故、事件、不符合控制程序相關(guān)職責實施的領(lǐng)導、組織工作。材料員、保管員、物資管理員負責與本部門業(yè)務相關(guān)事故、事件、不符合控制程序管理工作。5.相關(guān)和支持性文件5.1公司程序文件5.2中華人民共和國建筑法5.3中華人民共和國合同法5.4公司物資管理辦法6記錄表式目錄 記錄表式目錄編號：序號編號記錄表式備注1文件處理意見2文件和資料控制清單3文件更改申請表4銷毀文件清單5現(xiàn)用技術(shù)標準清單6程序?qū)嵤┣闆r檢查表7記錄表式目錄8記錄銷毀申請表9適用性法律法規(guī)文件控制清單10培訓需求申請表11培訓項目變更表12年度培訓計劃實施情況匯總表13供方評價/復評表14合格供方管理臺賬15合同管理臺賬16物資供應管理臺帳17供方質(zhì)量跟蹤情況表18不合格報告單19分公司物資采購人員資質(zhì)登記表20