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1、 制度名稱：分包合同維護管理制度制度編號：SD-050二四年四月1目的和適用范圍1.1目的為規范ERP系統分包合同的更改、新增操作，方便集團公司各級用戶使用和查詢ERP系統的合同主數據，實現資源統一、共享，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于各類用戶的分包合同需要ERP系統進行更改、新增時提出申請的所有部門，對合同的相關信息進行歸口管理和審批的業務或職能部門，歸口進行主數據維護的部門，以及所有參與上述工作的員工。2職責2.1申請的提出當存在有下列情形時，營銷部及相關經營單位必須提出申請對合同主數據進行更改、新增。2.1.1當新增的集團公司與相關經營單位之間的分包合同需要進入ERP系統處理業2、務時由營銷部及相關經營單位填寫分包合同主數據維護（創建）申請表。2.1.2當集團公司與相關經營單位之間的分包合同因涉及到合同條款的要素（例如合同的帳號、合同中產品的技術參數、交貨期等）發生變化時, 營銷部及相關經營單位填寫分包合同主數據維護（修改）申請表。2.1.3當集團公司與相關經營單位之間的分包合同因為特殊原因（例如合同付款沒有到位等）需要對帳戶進行凍結時，財務部或營銷部及相關經營單位均可以向ERP系統主數據維護員報送相應的主數據維護（凍結）申請表，但必須通知其余相關部門。2.2申請表相關數據的完善2.2.1申請部門的申請表格交ERP系統主數據維護員后，由主數據維護員對照表格判斷是否有另外3、的數據需要其他部門進行完善時，由系統主數據維護員將相應表格分發至相關部門。2.2.2營銷部及相關經營單位對分包合同主數據的一般和基本視圖進行完善。2.2.3財務部對分包合同主數據的會計成本視圖進行完善。2.3分包合同主數據的維護分包合同主數據的維護只能由ERP系統的分包合同主數據維護員進行相應的更改、新增和凍結，ERP系統的分包合同主數據維護員必須憑各部門審批簽字蓋章的申請才能進行維護，數據不完整不得維護。3工作程序3.1正常維護流程和處理時間規定由申請部門的主數據歸口管理人員根據需要填寫表格，經本部門主管領導批準，通過OA系統將表格發送給分包合同主數據維護員，同時還必須用電話通知主數據維護員4、接收；主數據維護員必須在接到表格的4小時內對表格進行處理，需要其它部門完善相關數據時，通過OA系統將表格轉發給其他部門的分包合同主數據歸口員，同時用電話另行通知；其他需要對主數據維護申請表上相關項目進行完善或審批的部門在接到ERP系統的分包合同主數據維護員轉發的表格后必須在4小時內處理完表格并轉回ERP系統的合同主數據維護員；ERP系統的分包合同主數據維護員在接到相關部門轉回的表格后必須在4小時內處理完畢并通知主數據維護申請表提出部門。3.2因特殊情況的合同主數據維護時間規定當因法律糾紛或合同內部人員變更原因需要變更或凍結分包合同主數據時，為了不給公司造成損失，提出申請部門必須在申請表上標明（5、緊急處理）字樣，各處理環節必須在兩小時之內處理完畢。同時提出部門必須另外發函通知相關部門。3.3其他規定3.3.1為了使分包合同主數據維護員能夠有針對性地聯系各相關部門的人員，各相關部門必須將分包合同主數據的處理歸口一個崗位負責，并明確主管領導，分包合同主數據維護員只同歸口人員進行聯系。3.3.2為了避免同一分包合同重復編碼，減少不必要的檢查工作，分包合同主數據維護申請表提出人員必須反復對系統分包合同信息進行檢查，查看所需維護的分包合同信息在系統中是否已經存在。3.3.3分包合同主數據維護員對檢查的分包合同主數據維護申請表的結果及處理時間進行登記，作為對申請表提供數據的相關部門人員的考核依據，6、相關人員對分包合同主數據維護員的處理時間進行記錄，同樣可以檢查分包合同主數據維護員的工作效果。4考核辦法4.1處理時間超時考核分包合同主數據的處理部門必須在規定的時間內處理完規定的業務，沒有按期完成，每次扣歸口人員50元，扣處理部門分管領導20元，月累計達到3次或3次以上按每3次另扣責任部門200元。4.2對申報不實的考核分包合同主數據維護申請部門所報需要增加的新分包合同，如果被系統管理員查出不是新分包合同而退回的情況達到提出部門申請表格時，第一次扣責任人20元，扣責任部門50元，第二次加倍扣款，并將相關記錄作為業績考核依據。4.3對維護員維護數據輸錯的考核ERP系統分包合同主數據維護員錄入錯誤，每條記錄扣50元。