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1、采購(gòu)代理代理業(yè)務(wù)內(nèi)部監(jiān)督管理制度第一章 總則第一條 為加強(qiáng)公司采購(gòu)代理管理，規(guī)范采購(gòu)行為，提高采購(gòu)效率，根據(jù)中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法、中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法和財(cái)政部政府采購(gòu)貨物和招標(biāo)投標(biāo)管理辦法等規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況特制定本制度。第二章 定義第二條 本公司所從事的采購(gòu)代理僅限于服務(wù)于各級(jí)政府機(jī)構(gòu)、各類(lèi)企事業(yè)單位、非盈利機(jī)構(gòu)、社會(huì)團(tuán)體、個(gè)人采購(gòu)保險(xiǎn)產(chǎn)品及各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)查勘等服務(wù)。第三章 分工第三條 公司各業(yè)務(wù)部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)：負(fù)責(zé)采購(gòu)業(yè)務(wù)的承接和洽談與實(shí)施，招標(biāo)文件制作與售賣(mài)，應(yīng)標(biāo)人資格審核，組織現(xiàn)場(chǎng)評(píng)標(biāo)、開(kāi)標(biāo)、結(jié)果公司第四條 公司業(yè)務(wù)管理部：負(fù)責(zé)采購(gòu)代理資質(zhì)申請(qǐng)、延續(xù)；制定各類(lèi)相關(guān)規(guī)章2、制度、設(shè)立各類(lèi)評(píng)標(biāo)規(guī)則；采購(gòu)信息審核發(fā)布；建立供應(yīng)商庫(kù)；建立評(píng)標(biāo)專(zhuān)家?guī)欤回?fù)責(zé)審核采購(gòu)流程是合規(guī)；統(tǒng)計(jì)采購(gòu)數(shù)據(jù)，向監(jiān)管部門(mén)報(bào)備；建立檔案庫(kù)，將采購(gòu)代理相關(guān)資料歸檔。定期會(huì)同辦公室進(jìn)行流程和技術(shù)審查，確保合規(guī)。第五條 公司財(cái)務(wù)部：收取招標(biāo)代理各類(lèi)費(fèi)用，開(kāi)具發(fā)票，支付評(píng)標(biāo)專(zhuān)家費(fèi)用。定期與業(yè)管部進(jìn)行數(shù)據(jù)核對(duì)。第六條 公司辦公室：保障公司各類(lèi)場(chǎng)地、設(shè)備正常使用。相關(guān)文件合同用印流程審核。定期會(huì)同業(yè)管部進(jìn)行流程和技術(shù)審查，確保合規(guī)。第四章 工作流程與監(jiān)督職能第七條 各業(yè)務(wù)部門(mén)、機(jī)構(gòu)：采購(gòu)業(yè)務(wù)實(shí)施機(jī)構(gòu)為相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)，是采購(gòu)委托人的尋找和對(duì)接部門(mén)，其職能：1、與采購(gòu)人確定采購(gòu)預(yù)算建議數(shù)；2、與采購(gòu)人確定采購(gòu)預(yù)3、算和實(shí)際工作需要編制采購(gòu)計(jì)劃，進(jìn)行采購(gòu)需求登記，采購(gòu)代理合同協(xié)議簽訂，向業(yè)管部提出項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)；3、對(duì)采購(gòu)文件進(jìn)行確認(rèn)，對(duì)有異議的采購(gòu)文件進(jìn)行調(diào)整修改；4、對(duì)實(shí)行公開(kāi)招標(biāo)的采購(gòu)項(xiàng)目的預(yù)中標(biāo)結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)，發(fā)放中標(biāo)通知書(shū)，并依據(jù)中標(biāo)通知書(shū)參加采購(gòu)代理合同的簽訂；5、對(duì)采購(gòu)合同和相關(guān)文件進(jìn)行備案；6、收取代理采購(gòu)資金。 第八條 業(yè)務(wù)管理部：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)代理業(yè)務(wù)進(jìn)行審核和批準(zhǔn)，其職能：1、擬定采購(gòu)代理內(nèi)部管理制度，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定及時(shí)更新和調(diào)整單位的采購(gòu)代理工作細(xì)則；2、匯總并嚴(yán)格審核各業(yè)務(wù)部門(mén)提交的采購(gòu)代理預(yù)算建議數(shù)、采購(gòu)代理計(jì)劃、采購(gòu)代理申請(qǐng)；對(duì)需求參數(shù)進(jìn)行審核；3、按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定確定采購(gòu)代理組織形4、式和采購(gòu)代理方式；4、對(duì)能夠公司自行組織的采購(gòu)活動(dòng)加強(qiáng)采購(gòu)組織實(shí)施的管理；5、指導(dǎo)和督促業(yè)務(wù)部門(mén)依法訂立和履行采購(gòu)代理合同；6、組織實(shí)施采購(gòu)代理驗(yàn)收；7、組織處理采購(gòu)代理糾紛；8、妥善保管單位采購(gòu)代理業(yè)務(wù)相關(guān)資料，采購(gòu)代理合同文本和驗(yàn)收證明應(yīng)當(dāng)同時(shí)提交財(cái)務(wù)部部；9、每季度對(duì)采購(gòu)代理業(yè)務(wù)信息進(jìn)行分類(lèi)統(tǒng)計(jì)和分析，并在內(nèi)部通報(bào)；10、與采購(gòu)代理相關(guān)的其他工作。第九條 公司財(cái)務(wù)部：在采購(gòu)代理業(yè)務(wù)中的主要職能：1、制定每個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)、機(jī)構(gòu)每年需要完成的業(yè)務(wù)量。報(bào)總經(jīng)理室批準(zhǔn)后，下達(dá)各業(yè)務(wù)部門(mén)執(zhí)行；2、及時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)財(cái)政部門(mén)的有關(guān)管理規(guī)定及采購(gòu)代理相關(guān)信息；3、審核各業(yè)務(wù)部門(mén)申報(bào)采購(gòu)代理的相關(guān)資料，確定資金來(lái)源；5、4、復(fù)核采購(gòu)代理收取申請(qǐng)手續(xù)，辦理相關(guān)資金收取；5、根據(jù)采購(gòu)代理部門(mén)提交的采購(gòu)代理合同和驗(yàn)收證明，依據(jù)國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度，對(duì)采購(gòu)代理業(yè)務(wù)進(jìn)行賬務(wù)處理；6、每月與采購(gòu)代理部門(mén)溝通和核對(duì)采購(gòu)代理業(yè)務(wù)的執(zhí)行和結(jié)算情況。 第十條 各業(yè)務(wù)部門(mén)、機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)管理部、財(cái)務(wù)部、辦公室之間應(yīng)相互溝通和協(xié)調(diào)，避免采購(gòu)代理活動(dòng)與業(yè)務(wù)活動(dòng)相脫節(jié)，出現(xiàn)人財(cái)物的浪費(fèi)與閑置。第十一條 采購(gòu)代理工作業(yè)務(wù)流程如下：1、各業(yè)務(wù)部門(mén)、機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照采購(gòu)人的實(shí)際需求提出采購(gòu)代理預(yù)算；2、業(yè)務(wù)管理部對(duì)采購(gòu)代理預(yù)算進(jìn)行審核；3、財(cái)務(wù)部在業(yè)務(wù)管部審核的基礎(chǔ)上，確定相關(guān)費(fèi)用收取支出標(biāo)準(zhǔn)；4、業(yè)務(wù)部門(mén)、機(jī)構(gòu)根據(jù)采購(gòu)代理預(yù)算指標(biāo)批準(zhǔn)范圍和下達(dá)的采購(gòu)6、代理計(jì)劃，提出采購(gòu)代理申請(qǐng)，在有關(guān)申請(qǐng)文件中列明采購(gòu)代理項(xiàng)目名稱(chēng)和采購(gòu)代理金額，資金來(lái)源（部門(mén)預(yù)算、專(zhuān)項(xiàng)資金、其他資金）、需求登記日期、采購(gòu)代理項(xiàng)目分類(lèi)（貨物類(lèi)采購(gòu)、服務(wù)類(lèi)采購(gòu)、工程類(lèi)采購(gòu)）等要素，每季度提交本部門(mén)的采購(gòu)代理計(jì)劃；業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)人采購(gòu)代理需求進(jìn)行確認(rèn)；5、業(yè)務(wù)管理對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)、機(jī)構(gòu)的采購(gòu)代理計(jì)劃的合理性進(jìn)行審核；6、制定招標(biāo)文件（或委托其他代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行招投標(biāo)工作），發(fā)布采購(gòu)代理信息，包括公開(kāi)招標(biāo)公告或邀請(qǐng)招標(biāo)資格預(yù)審公告、中標(biāo)公告；7、簽訂合同；8、財(cái)務(wù)部根據(jù)審批程序收取、支付相關(guān)費(fèi)用；9、采購(gòu)代理業(yè)務(wù)質(zhì)疑投訴答復(fù)處理；10、記錄采購(gòu)代理業(yè)務(wù)；11、資料歸檔。 第十二條 采7、購(gòu)代理計(jì)劃包括：1、采購(gòu)代理計(jì)劃應(yīng)當(dāng)在取得采購(gòu)人書(shū)面同意后，依據(jù)的采購(gòu)代理需求進(jìn)行編制，完整反映采購(gòu)代理預(yù)算的落實(shí)情況。2、采購(gòu)代理項(xiàng)目數(shù)量和采購(gòu)資金來(lái)源應(yīng)當(dāng)與采購(gòu)人的采購(gòu)代理預(yù)算中的采購(gòu)項(xiàng)目數(shù)量和采購(gòu)資金來(lái)源相對(duì)應(yīng)，不得編制資金尚未落實(shí)的采購(gòu)代理計(jì)劃。3、在編制采購(gòu)代理計(jì)劃時(shí)，應(yīng)當(dāng)注重采購(gòu)代理的規(guī)模效益，同一年內(nèi)對(duì)同一項(xiàng)目盡量不安排兩次以上采購(gòu)計(jì)劃。4、業(yè)務(wù)部門(mén)、機(jī)構(gòu)不得將應(yīng)當(dāng)以公開(kāi)招標(biāo)方式采購(gòu)的貨物或服務(wù)化整為零，或者以其他任何方式、理由規(guī)避公開(kāi)招標(biāo)采購(gòu)。第十三條 業(yè)務(wù)部門(mén)、機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)代理計(jì)劃的復(fù)核包括：1、采購(gòu)需求是否有相應(yīng)的預(yù)算指標(biāo)；2、是否適應(yīng)當(dāng)期的業(yè)務(wù)工作需要，是否符合當(dāng)期的8、采購(gòu)代理計(jì)劃；3、采購(gòu)代理申請(qǐng)文件內(nèi)容是否完整。 第十四條 業(yè)管部對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的審核包括：1、采購(gòu)代理計(jì)劃所列的采購(gòu)事項(xiàng)我公司是否具有采購(gòu)資質(zhì)。2、采購(gòu)代理計(jì)劃是否與業(yè)務(wù)部門(mén)的工作計(jì)劃和資產(chǎn)存量相適應(yīng)。3、專(zhuān)業(yè)性產(chǎn)品是否附相關(guān)技術(shù)部門(mén)的審核意見(jiàn)。4、采購(gòu)代理項(xiàng)目是否符合當(dāng)期的采購(gòu)代理計(jì)劃。5、采購(gòu)代理成本是否控制在采購(gòu)代理預(yù)算指標(biāo)額度之內(nèi)。6、經(jīng)辦人員是否按要求履行了初步市場(chǎng)價(jià)格調(diào)查，采購(gòu)代理需求參數(shù)是否接近市場(chǎng)公允參數(shù)，是否存在“排他性”的參數(shù)，采購(gòu)代理定價(jià)是否接近國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。7、采購(gòu)代理組織形式（集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)組織采購(gòu)、單位自行采購(gòu)、委托代理機(jī)構(gòu)組織采購(gòu)等）和采購(gòu)代理方式（公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)9、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢(xún)價(jià)、單一來(lái)源等）的選取是否符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。8、其他需要審核的內(nèi)容。 第十五條 財(cái)務(wù)部對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)首付款流程進(jìn)行審核。 第五章 檔案第十六條 采購(gòu)代理業(yè)務(wù)的記錄制度1、各業(yè)務(wù)部門(mén)、機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)采購(gòu)代理業(yè)務(wù)相關(guān)資料（包括采購(gòu)代理預(yù)算與計(jì)劃、各類(lèi)批復(fù)文件、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)文件、合同文本、驗(yàn)收證明等）的收集、整理，建立采購(gòu)代理業(yè)務(wù)檔案并按照國(guó)家規(guī)定的保管期限妥善保管，防止資料遺失、泄露。2、需要向業(yè)管部同時(shí)提交的或按照規(guī)定應(yīng)當(dāng)向外部有關(guān)部門(mén)備案的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)提交和備案。3、業(yè)管部每季度對(duì)采購(gòu)代理業(yè)務(wù)信息進(jìn)行分類(lèi)統(tǒng)計(jì)，與辦公室和財(cái)務(wù)部定期核對(duì)信息，并在單位內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)采購(gòu)代理預(yù)算的執(zhí)行情況、采購(gòu)代理業(yè)務(wù)的開(kāi)展情況等信息，及時(shí)解決采購(gòu)代理業(yè)務(wù)中存在的問(wèn)題，同時(shí)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)代理業(yè)務(wù)在單位內(nèi)部公開(kāi)透明。第六章 保密制度第十七條 對(duì)在執(zhí)行代理業(yè)務(wù)中獲終不能公開(kāi)資料、信息、商業(yè)秘密予以保密。第七章 其他第十八條 本辦法由XXX保險(xiǎn)經(jīng)紀(jì)有限公司負(fù)責(zé)解釋。第十九條 本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。2018年3月1日