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1、檔案管理制度XY/GL-10為了規范公司內、外文件，資料、證件的管理，確保各類檔案保管的規范有序和完整準確，提高檔案資料查閱、使用效率，特制訂本制度。本制度適用于公司各部門檔案的規范管理。一、 各級檔案管理員職責(一) 公司辦公室負責公司級檔案資料的保管，各部門只負責涉及本部門業務的檔案資料的保管；(二) 各級檔案管理部門必須指定專人負責檔案管理，切實做好保密工作，嚴格按照本制度要求對各類檔案資料進行分類、立目、歸檔等工作，確保各類檔案分類清晰、立目規范、歸檔及時準確；(三) 檔案管理人員必須做好檔案的“防火、防潮、防塵、防盜”工作，定期對紙質檔案進行整理，確保安全；(四) 各級各類檔案，一律2、采取紙質檔案和電子檔案保管同步的方式，確保檔案查閱快捷、準確。二、 檔案分類(一) 法規性文件。包括上級頒發、需公司執行的，或由公司發行的各種標準、規章制度等。(二) 公司的重大決議。包括由公司董事會、管委會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。(三) 計劃性文件。包括公司總體計劃或規劃、項目發展計劃、經營質量計劃、營銷計劃、財務計劃等。(四) 總結性文件。包括公司年度和月度工作總結、下屬部門的年度和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等。(五) 憑證性文書材料。包括公司各部門上報的、在日常活動中形成的原始記錄和憑證，如財產狀況、合同書、協議書等的原始記錄和文本。(六) 證件性3、文書資料。包括法人營業執照、稅務登記證、土地許可證、開發資質證、施工許可證、規劃許可證、公司和作品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。(七) 匯報性文書資料。包括公司上報各級主管部門的文件資料和相關統計表，以及公司領導在外部公共場合發言、匯報或發布的各類文書資料。(八) 勞資人事資料。包括公司下屬各部門的人事任命、調整，員工培訓、工資審核記錄，員工檔案等相關資料。(九) 聲像制品資料。包括公司及下屬各部門在其經營活動或政治、文體娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。 各部門在檔案管理工作中，凡是涉及以上資4、料的，應在本部門內進行分類管理。各部門負責管理與本部門業務緊密相關的各類檔案資料，辦公室還要負責對公司級各類檔案資料的管理。三、 檔案管理程序(一) 建檔。檔案管理人員收集到的檔案資料，應按照檔案性質進行合理分類，建立電子檔案和紙質檔案，確保電子文檔記錄與紙質檔案統一、對應。遵循“批復在前、請示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后，重要法規性文件的歷次稿件排列在定稿之后”原則進行建檔。對于沒有名稱的資料，檔案管理人員必須命名。(二) 編號。同類檔案資料，按收到資料的時間先后順序進行排序。每份檔案資料可以用鉛筆或打印字條進行編號，按編號順序在檔案登記目錄表（見附件一）中填寫名稱、日期等信5、息，以便查閱。(三) 保管。各部門應具備檔案柜，對檔案柜及其鑰匙進行編號。可以采用文件盒或檔案袋對各類檔案資料進行裝存，文件盒或檔案袋上必須標注清楚檔案分類名稱、年份等。(四) 存檔。檔案保存期限分為定期、永久。定期按文件材料的保持價值分為1年，5年，10年。1. 永久保存：（1） 公司章程、制度、合同（2） 組織規程及辦事細則（3） 董事會、管委會記錄（4） 財務報表（5） 政府機關核準文件（6） 不動產所有權及其他債權憑證（7） 工程設計圖（8） 其他經核定須永久保存的文書2. 10年保存：（1） 預算、決算書類（2） 會計憑證（3） 事業計劃資料（4） 其他經核定須保存10年的文書3. 6、1年至5年保存：（1） 期滿或解除之合約（2） 其他經核定保存5年的文書（3） 會議紀錄4. 1年以下暫時保存：結案后無長期保存必要者。四、檔案日常管理(一) 借閱1. 借閱手續：（1） 公司檔案密級分為絕密、機密、秘密和非密四給級別。因工作需要，公司的其他人員需借閱檔案時，由借閱人填寫借閱檔案申請表（見附件二），經過部門負責人審核并由辦公室主任簽字批準后，方可借閱。如果審核人或批準人不在公司，可以由借閱人或經辦人通過微信、手機短信等方式申請同意后辦理，待審核人或批準人回公司后簽字確認。（2） 絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超7、過4小時。（3） 檔案員接到借閱條，經核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表（見附件三）上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。（4） 檔案歸還時，經檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。2. 借閱人須愛護檔案，保持整潔，不得轉借、拆卸、遺失、調換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經批準不得復印和摘抄檔案。3. 借閱人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件，需借閱部門負責人書面請示，經辦公室主任批準。4. 借閱人應于規定期限內歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應變更借閱登記，不得私自授受。5. 會計檔案一律不準外借。內部調閱應經財務負責人同意。外單位因特殊需要，8、查閱有關會計檔案時，應持正式公文，并經公司領導同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司；如需摘抄、復印，應經財務負責人同意方可辦理。(二) 銷毀1. 公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。2. 凡屬于密級的檔案資料必須由公司辦公室主任批準方可銷毀；一般的檔案資料，由部門負責人批準后方可銷毀。3. 每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質和電子的檔案資料銷毀清冊（見附件四），報公司主任審核批準，并指定其監銷人后方可進行銷毀。檔案資料銷毀清冊需注明：銷毀檔案目錄、公司負責人意見、檔案人簽章、監銷人簽章、銷毀時間。4. 銷前，按照清冊清點；銷后，在清冊上簽名蓋章。檔案資料銷毀清冊需永久保管。59、. 保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結清的債權債務；未了事項；正在項目建設期間的建設單位、經核定仍有保存參考價值者。應單獨抽出立卷，直到事項完結時為止。(三) 移交1. 需要進行移交的檔案，需由檔案員編制檔案移交登記表（見附件五），報公司負責人審核批準并指定其監交人后，方可進行移交。檔案移交登記表需注明：移交檔案目錄、移交方簽章、監交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。2. 移交前，按照清冊清點；移交后，在清冊上簽字，檔案移交登記表一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。 (四) 保密1. 檔案室的任務是集中統一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護檔案的完整和安全，主動做好10、檔案的提供利用工作。任何無關人員未經許可不得入內。2. 檔案員應忠于職守，遵守紀律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務的思想，主動，準確，迅速地為利用者提供檔案資料。3. 愛護檔案室的一切設施設備，任何人未經許可不得使用及隨意翻動。附件一：檔案登記目錄表附件二：借閱檔案申請表附件三：借閱登記表附件四：檔案資料銷毀清冊附件五：檔案移交登記表附件一：檔案登記目錄表檔案登記目錄表目錄編號檔案名稱內容種類檔案編號歸檔日期交件人簽名收件人簽名備注附件二：借閱檔案申請表借閱檔案申請表檔案名稱及文號總頁（份）數借閱用途借閱時間歸還時間借閱人審核批準注：1、歸還時間原則上不超過15天，到期歸還；如需再借，應辦理續借手續；秘密級檔案不得超過4小時。2、人事檔案轉移時，歸還時間欄填檔案不歸還和檔案轉移字樣。3、外單位借閱檔案，需持單位介紹信，經部門領導簽字，副主任審核、主任批準后借閱。附件三：借閱登記表借閱登記表借閱日期部門檔案名稱及文號方式密級頁數借閱人歸還日期收檔人備注借閱查閱附件四：檔案資料銷毀清冊檔案資料銷毀清冊序號檔案名稱銷毀人簽章監銷人簽章公司負責人意見銷毀原因銷毀時間頁數備注附件五：檔案移交登記表檔案移交登記表序號檔案名稱份數移交方簽章監交人簽章接交方簽章移交時間原因原件復印件