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1、操作手冊-采購與付款 1.采購 1.1.公司制定了采購及供應(yīng)商管理相關(guān)制度,對采購崗位的職責(zé),崗位定期輪換、各類物 料的采購方式及程序、各類物料的供應(yīng)商開發(fā)及考核程序、采購合同及供應(yīng)商資料的歸檔管理等做出明確規(guī)定。 1.2.油品部經(jīng)理根據(jù)市場行情及公司需求確定采購數(shù)量及價格,經(jīng)總經(jīng)理部審批后執(zhí)行。 1.3.公司根據(jù)采購管理及審批制度規(guī)定對采購員進行定期輪崗,油品部經(jīng)理審核交接 雙方簽字確認的輪崗交接單。 1.4.油品部根據(jù)生產(chǎn)需求及庫存情況提出采購計劃或采購申請,并經(jīng)總經(jīng)理審批。 1.5.采購人員根據(jù)采購管理及審批制度的規(guī)定選擇采購方式,發(fā)起尋找供應(yīng)商。 1.6.采用直接議價方式的采購,議價過2、程形成記錄,參與人員簽字確認后,交總經(jīng)理審批。 1.7.油品部人員報管理層審批或按合同管理辦法進行會簽。被授權(quán)人在合同上簽字, 按用印程序提交合同專用章保管部門蓋章,并取得供應(yīng)商的蓋章確認。 1.8.采購合同在執(zhí)行中有修改或補充的,合同修改或補充必須按原合同審批程序進行審批。 1.9.簽署完畢的采購合同、補充合同/協(xié)議、會簽單等資料由專人進行統(tǒng)一管理,并登記 合同管理臺賬。其中,補充合同/協(xié)議作為原合同的附件登記到合同管理臺賬,與原合同一起存檔保管。 1.10.油品部采購人員將簽訂的合同信息錄入ERP系統(tǒng),并經(jīng)財務(wù)人員復(fù)核確認。 1.11.油品部人員在需要修改系統(tǒng)內(nèi)已錄入的信息時,需提出修改申3、請并經(jīng)部門負責(zé)人批準。 根據(jù)不相容職責(zé)分離原則設(shè)置系統(tǒng)權(quán)限,在未獲得批準時或?qū)τ诼氊?zé)范圍之外的數(shù)據(jù),系統(tǒng)應(yīng)限制相關(guān)崗位的修改權(quán)限。 2.處理應(yīng)付款 2.1.當原材料與發(fā)票當月同時收到,油品部采購人員在ERP系統(tǒng)內(nèi)填制電子發(fā)票,財務(wù)部應(yīng) 付會計崗核對合同、送貨單、發(fā)票及采購入庫單等,在系統(tǒng)內(nèi)根據(jù)電子發(fā)票生成應(yīng)付會計憑證。 2.2.貨到而發(fā)票未到的原材料,財務(wù)部應(yīng)付會計崗根據(jù)合同、送貨單、采購入庫單,入庫 當月按合同價格暫估入賬,錄入ERP系統(tǒng)進行賬務(wù)處理。 1 / 3 2.3.對于暫估入賬的貨物,財務(wù)部應(yīng)付會計崗次月月初以紅字沖回暫估入賬憑證。如在暫 估的次月尚未收到發(fā)票,財務(wù)部門仍應(yīng)在月末進行4、暫估入賬,并在下個次月沖回,此暫估沖回過程應(yīng)每月做一次,直至收到發(fā)票正式入賬為止。收到發(fā)票時,油品部采購人員在ERP系統(tǒng)內(nèi)填制電子發(fā)票,財務(wù)部應(yīng)付會計崗核對紙質(zhì)發(fā)票與系統(tǒng)內(nèi)電子發(fā)票,無誤后根據(jù)電子發(fā)票做賬務(wù)處理。 2.4.供應(yīng)商的寄存物料,領(lǐng)用當月倉庫管理員及時辦理采購入庫手續(xù),根據(jù)領(lǐng)料單編制寄 存物料使用清單交油品部采購人員,采購人員制作寄存物料使用對賬單,經(jīng)油品部經(jīng)理復(fù)核數(shù)據(jù)無誤并簽字,交供應(yīng)商對賬,與之簽訂采購合同。收到發(fā)票時,油品部采購人員在ERP系統(tǒng)內(nèi)填制電子發(fā)票,財務(wù)部應(yīng)付會計崗核對紙質(zhì)發(fā)票與系統(tǒng)內(nèi)電子發(fā)票,無誤后根據(jù)電子發(fā)票做賬務(wù)處理。 2.5.財務(wù)部門應(yīng)定期進行應(yīng)付賬款分析并組5、織安排與供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款,根據(jù)供應(yīng)商對 賬單與應(yīng)付賬款明細賬中的供應(yīng)商賬戶信息進行核對,出現(xiàn)差異的財務(wù)部應(yīng)付會計崗應(yīng)查找原因,制作應(yīng)付賬款差異調(diào)整報告。 3.處理付款 3.1.油品部或采購小組經(jīng)辦人員填制請款單連同采購合同、送貨單及其他相關(guān)附件,由油 品部或采購小組經(jīng)辦人員、財務(wù)部支付審核崗復(fù)核,并根據(jù)審批權(quán)限報相關(guān)負責(zé)人審批通過。 3.2.因特殊原因需提前付款的,需制作提前付款說明,并根據(jù)審批權(quán)限審批通過,作為請 款單附件申請?zhí)崆案犊睢?3.3.付款退回時,財務(wù)部出納崗及時查明原因,并交會計入賬。需要重新付款的,以退款 的銀行進賬單作為附件,重新填制付款申請書,注明退回及重新付款原因,并執(zhí)6、行審批。 3.4.付款申請書及其附件經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理復(fù)核后簽字確認,交出納辦理付款,出納付款后在 付款申請書上加蓋“付訖”章。 3.5.財務(wù)部應(yīng)付會計崗或費用會計崗審核付款單據(jù),按會計準則要求進行賬務(wù)處理。 4.供應(yīng)商管理 4.1.油品部采購人員主導(dǎo)新供應(yīng)商的尋找,編制待選供應(yīng)商名單報油品部經(jīng)理審批,確定 新增供應(yīng)商調(diào)查范圍。 4.2.按各類產(chǎn)品的供應(yīng)商開發(fā)流程,油品部及其他相關(guān)部門組成廠商評審小組,負責(zé)新增 供應(yīng)商的調(diào)查評核(根據(jù)開發(fā)流程分類涉及價格、品質(zhì)、交期、工藝、交易條件、索賠等方面),如需實地考察的,應(yīng)由考查小組出具供應(yīng)商考察報告并簽字確認,同時會簽供應(yīng)商評審表,并報總經(jīng)理審批,對評審合7、格的供應(yīng)商納入合格供應(yīng)商名錄。4.3.油品部主導(dǎo)對供應(yīng)商進行分類,并按供應(yīng)商類別進行分級,對主要原材料的采購按供 應(yīng)商級別確定交易量分配比例,報總經(jīng)理審批. 4.4.油品部每年應(yīng)對供應(yīng)商產(chǎn)品價格、供貨質(zhì)量、交期等進行評審,編制供應(yīng)商評審表, 總經(jīng)理對評審結(jié)果進行審批。 4.5.油品部根據(jù)考核結(jié)果更新供應(yīng)商名錄及交易量分配表,提交總經(jīng)理審批。對考核合格 但存在缺陷的供應(yīng)商進行輔導(dǎo)整改;本次考核不合格但由于特殊原因需維持供應(yīng)關(guān)系的供應(yīng)商進行限期整改,供應(yīng)商提交整改報告,油品部組織再次評審。 4.6.對新增的供應(yīng)商,油品部檔案管理人員匯總供應(yīng)商資料(包括評審報告、資質(zhì)證明文 件等),建立供應(yīng)商檔案并編制供應(yīng)商檔案目錄,經(jīng)部門負責(zé)人復(fù)核后統(tǒng)一由檔案管理人員負責(zé)管理。 4.7.油品部檔案管理人員依據(jù)合格供應(yīng)商評審及分級結(jié)果對供應(yīng)商檔案進行及時更新,更 新結(jié)果經(jīng)油品部經(jīng)理復(fù)核。 4.8.合格供應(yīng)商檔案借閱需登記并經(jīng)油品部經(jīng)理審批。 4.9.油品部相關(guān)人員提報需錄入ERP系統(tǒng)的供應(yīng)商信息,經(jīng)財務(wù)部ERP崗復(fù)核。