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1、物資采購與管理規定一、目的為推動公司管理規范化、制度化建設，加強成本管控和流程管理，著力建設節約型企業，公司運營發展所需的各類物資實行“預算經費、定額到人、內部調劑（公司/部門內）；分頭申報、集中采購、采管分離；集約管理、過程管控、集中核算”原則管理（車輛備用零配件、辦公家具、辦公設備、以及車輛、燃油等大宗物資不列入辦公用品定額范圍）。各類物資申報、采購、入庫（驗收）、出庫（領用）、盤點、資產登記與使用管理都要建立并不斷完善管理流程，加強日常管控與監督，確保公司各類物資正常供應，特制定本規定。二、適用范圍本規定適用于海南金鷹安保集團公司（以下簡稱“金鷹集團”）的物資申購與審批、物資采購、物資驗2、收、出入庫、資產登記與費用報銷、以及物資的盤點管理等。三、釋義物資：物資分類為辦公用品、低值易耗品、保潔（勞保）用品、安保用品、服裝、維修用品及大宗物資等。1、辦公用品類：如：電腦、打印機、復印機、傳真機、印刷品、辦公耗材、辦公設備、文具用品、文件柜等辦公類用品。2、保潔（勞保）用品：如：漂白水、手套、雨衣、清洗劑、殺蟲劑、紙巾、拖把、掃帚等。3、安保用品：迷彩服、救生衣、強光手電筒、對講機、安全警示帶、滅火器等。4、服裝：保安員、押運員工作制服及行政工服等。5、維修用品：車輛備件、電線電纜、電氣設備、五金工具、油漆等。6、其它大宗物資如購車、車油料、車輛維修等（含無形資產，如：網絡信息平臺等3、）四、職責1、申報：物資申報計劃由需求方（集團各部門或各全資子公司）/辦公室文員負責收集整理，常規物資申報計劃按月度申報，特殊材料或急用件的申報計劃由需求方提寫請示并提交相關領導審批后再交由集團行政人事部實施采購。2、采購：集團行政人事部為采購主管部門，負責公司物資的采購、審核、請款及報銷，具體實施由集團行政人事部后勤保障（以下簡稱“集團后勤保障”）負責。3、核價：集團行政人事部督察隊（以下簡稱“集團督察隊”）負責物資采購的價格審核。4、驗收入庫：由使用部門和采購部門負責人、采購員、財務人員、倉管員共同完成驗收，并在送貨單上會簽，倉管員填報倉庫庫存月報表入庫欄電子臺帳；送貨單原件由采購部門報銷4、時送交財務部存檔，其它相關部門留存復印件。5、出庫：行政人事部倉管員負責出庫登記，根據領料單辦理，并填寫倉庫庫存月報表出庫欄。6、領料：全資子公司由辦公室文員（或辦公室指定人員）負責。7、盤點：由倉管員、各部門（或子公司相關負責人）/行政人事部組織完成。每月5日完成，并由倉管員填報倉庫庫存月報表至行政人事部。五、物資的申報與審批1、申報原則物資的采購必須堅持“先批準、后購買”的原則。由各部門/各全資子公司根據本部門/全資子公司物資的消耗率、損耗率及參考倉庫現有物資庫存量對下月業務的預測情況進行申報。2、申報時間在每月末提前7天申報下月采購計劃。緊急、特殊采購等除外。3、審批流程(1)由需求部門5、/子公司經辦人填寫內部事項報批申請單，報部門/全資子公司采購負責人、分管領導（分管業務的副總經理或總經理助理）、全資子公司總經理、集團后勤保障經理及行政人事經理、財務負責人簽字審核后將原件報行政人事部采購員，同時發送電子版。申購物資要求寫明擬采購物資名稱、規格型號、數量、參考價格、用途等。（2）行政人事部采購員將各部門/各全資子公司物品采購計劃進行初步審核匯總后，填報物資采購申請單，再交由集團后勤保障經理、行政人事經理、財務負責人、集團總經理進行審核，行政人事部根據庫存及各部門/各全資子公司可調配物資情況提出采購意見。審批權限內即可由行政人事部負責采購的后勤保障經理安排采購員實施采購。（3）超6、出審批權限的由行政人事部將物資采購申請單呈報集團董事長審批后，由行政人事部負責采購的后勤保障經理安排采購員實施采購。（4）臨時追加計劃者，須按原報批程序批準后執行。六、物資的采購1、物資采購的實施統一由行政人事部安排專人進行，在未經公司授權批準的情況下，任何部門嚴禁自行采購。2、采購員根據核準的物資采購申請單，按照“貨比三家”的詢價原則，通過對比價格、性能、適合性、售后服務等方面后，將調查結果填入報價單，送至集團督察隊進行價格審核。價格審核完畢，由集團督察隊負責價格審計的人員按集團公司采購管理流程報相關領導核準后確認供應商后方可購買。3、大宗用品或長期需要的物資，根據核準的計劃可向有關的廠家或7、供應商進行招標，確立供應商與物資年標價格后簽訂長期的供貨協議，以保證物品的質量、數量、規格、品種和供貨要求。4、推行合同管理制度，大宗物資采購原則上要與供貨方簽訂合同，詳細注明供貨品種、規格、質量、價格、交貨時間、貨款交付方式、供貨方式、違約經濟責任等。七、物資的驗收入庫與費用報銷1、所有采購的物資須經倉管、采購員、使用部門經理/使用單位負責人員、采購部門負責人、財務驗收后方可入庫。任何物品如無購置計劃或未經批準同意采購的，倉管員可拒絕驗收入庫。2、驗收的依據為經總經理、董事長核準后的物資采購申請單。3、倉管員根據送貨單上列明的物品名稱、規格型號、單價、單位、數量和金額進行核對，使用部門和采購8、部門負責人、采購員、倉管員、財務進行會簽，送貨單倉管員復印記賬，原件交行政人事部采購員作為報銷憑證。4、貨物驗收完畢，倉管員將所購物資錄入倉庫庫存月報表入庫欄。八、物資的領用出庫1、對驗收入庫后的物資，須按類別進行臺賬登記。2、各部門/各全資子公司領用物品，要求專人負責并填報領料單（日期、名稱、規格、型號、數量、用途等），倉管員憑單發貨。3、領料單一式三份，領料部門自留一份，行政人事部后勤保障留存一份，倉管員一份，憑單入賬，填入倉庫庫存月報表出庫欄。4、領用部門應建立物資進、銷、存明細賬。九、物資的盤點1、倉庫物資要求每月小盤點，半年和年底大盤點。2、盤點由倉管員、各部門/各全資子公司負責人員9、行政人事部相關人員負責進行。當實物盤點與記賬存在差異時，應及時翻閱原始憑證，核對實物，避免出現差帳、錯帳。3、每月5日前倉管員將上月的倉庫庫存月報表報行政人事部后勤保障經理。十、建立檔案制度1、物資使用部門/單位要有內部事項報批申請單、物資進、銷、存明細賬。2、倉庫檔案要有驗收后的送貨單、倉庫庫存月報表、領料單和盤點實物賬簿。3、采購員的檔案要有物資采購計劃表、報價單、送貨單等。十一、考核管理1、因管理不善、工作不負責等情況造成物資損壞、丟失或失竊等事故，將扣發責任人績效獎金100-2000元；造成重大損失或極壞影響的，將被公司除名并扣發當月全部績效獎金外，同時公司保留追究其刑事責任的權利。10、2、未按本規定辦理物品出入庫手續而造成物品短缺、規格或質量不合要求和帳物不符，采購員、倉管員應承擔由此引起的經濟損失，責任部門經理負領導責任。每違反一次扣績效獎50-200元。3、因倉庫管理員發貨不及時或工作失誤，造成各單位或部門投訴，經查實將扣發績效獎金20-100元。4、禁止采購及相關人員收受回扣。如有收受回扣，一經查證，除全額追繳回扣款項外，將視情節輕重進行處理，情節嚴重的將追究其刑事責任。5、對保護公司物資財產免遭重大損失者，經調查屬實，給予100-500元以上獎勵。6、倉管員及相關人員在物資管理方面提出合理化建議，一經采納，將給予20元以上的獎勵。對及時消除安全隱患有貢獻者將給予5011、元以上的獎勵。十二、附則1、本制度由公司行政人事部負責解釋及修訂。2、本制度自2014年 9 月 1 日起試行。十三、附件1、物資管理流程圖2、物資管理相關表格：（1）物資采購申請單（2）報價單標準格式（3）送貨單，由供應商提供（4）領料單（5）倉庫庫存月報表（6）盤點表（7）內部事項報批申請單3、費用報銷審批流程（1）填寫費用報銷單（行政人事部采購員執行）審批流程：集團后勤保障經理集團行政人事部經理分管領導財務負責人總經理董事長（2）需提供附件：（原件）A、發票B、供應商送貨單或小票C、合同（有合同的），合同審批表放合同下面D、報價單E、物資采購申請單F、內部事項報批申請單附件1： 一般物資12、管理流程圖主流程責任人備 注2填寫內部事項報批申請單，提出物資需求計劃11集團各部門/各單位部門負責人2副總或總助/各單位負責人1、每月月末前7天需求部門經辦人填寫內部事項報批申請單，申報下月購買計劃（注：需注明物資計劃價）。2、經審批后將原件報集團行政人事部（同時發送電子版）至集團行政人事部采購員。填寫物資采購申請單 年度計劃外或緊急采購員集團行政人事部采購員填寫集團內部事項報批申請單后附物資采購申請單。審核13集團后勤保障經理及行政人事部經理審核24財務負責人批準5總經理/董事長視權限而定是否審批到董事長76市場詢價1 采購員2 集團后勤保障經理3 集團行政人事部經理1、市場詢價原則上貨比13、三家。2、采購員接收到3家供貨商報價后，填寫報價單報集團后勤保障經理及行政人事經理簽字審核。3、審核后的報價單送集團督察隊審核。8審核集團督察隊采購專員核準1 集團后勤保障經理2 集團行政人事經理實施采購9采購員通知供應商備貨，確認送貨時間地點及貨物接收人。10貨物進場驗收與入庫1 倉管員2 需求方負責人3 采購員4 集團后勤保障經理1、 貨物驗收：由集團后勤保障經理和需求方負責人組織相關人員對進場的貨物的數量、質量進行驗收，驗收合格后由倉管員、需求方負責人、采購員、集團后勤保障經理在送貨單上簽名確認；2、 貨物入庫：倉庫管理員按送貨單上所列清單，填寫倉庫庫存月報表入庫欄登記入冊后，安排貨物入14、庫存放。11領用與出庫121 領用人2 倉庫管理員1、 領用人憑需求方負責人簽批的領料單與倉庫管理員辦理出庫手續。2、 倉管員填寫倉庫庫存月報表出庫欄登記入冊。物資盤點倉庫管理員對照倉庫庫存月報表與領料單、送貨單每月小盤點，半年或年底大盤點；建立物資檔案每月5日前提交倉庫庫存月報表到行政人事部。附件2：特殊材料、急用件采購流程圖主流程配合方備 注提交書面購買請示21經辦人非特殊急用件，原則上每季度不超過3次審核部門/需求方負責人經辦人提交給需求方負責人、各分公司總經理簽字審核審核3集團行政人事部經理經辦人提交給行政人事部經理簽字審核4審核財務負責人經辦人提交給集團公司財務負責人簽字審核5批準總經理/董事長視權限而定是否審批到董事長6接收到已批準的購買請示集團行政人事部采購員按一般物資采購流程開始執行采購 海南金鷹安保集團公司行政人事部 二0一四年九月