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1、德信誠公司行政印章管理制度第一章 總 則第一條 印章是公司管理活動中行使職權的重要憑證、工具、法律依據(jù)。為加強行政印章管理，確保印章的規(guī)范使用，特制訂本辦法。第二條 本辦法適用于公司及所屬單位的行政印章管理。第二章 印章的種類第三條 公司印章包括公司及所屬單位行政章和公司領導及相關業(yè)務人員名章以及各類業(yè)務專用章。第三章 印章的刻制第四條 公司行政及合同印章的刻制、啟用、廢止，由XXX安排；其余各種行政印章的刻制、啟用、廢止，一律由XXX負責，其他任何部門不得擅自刻制、啟用、廢止印章。第五條 下列印章由總經(jīng)理辦公室直接刻制并發(fā)文啟用或廢止：（一）公司發(fā)文新成立的部門（單位）的行政章。 （二）公司2、發(fā)文變更名稱的部門（單位）的行政章。 （三）上級部門發(fā)文任命的公司領導名章。第六條 所屬單位因工作或業(yè)務需要刻制單位領導名章或專用章時，應向總經(jīng)理辦公室提交刻制印章的書面申請，并準確無誤地標明印章的字樣、規(guī)格和數(shù)量。經(jīng)辦公室主任人核準后，指定專人聯(lián)系刻制。第七條 財務所需各種業(yè)務專用章及業(yè)務人員名章由業(yè)務主管部門向總經(jīng)理辦公室提出書面申請，經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任核準后，指定專人聯(lián)系刻制。第四章 印章的保管第八條 印章管理按下列規(guī)定實行專人專管：（一）公司行政印章和公司領導名章、公司合同專用章由企業(yè)管理部指定專人負責管理。 （二）公司所屬單位印章以及單位負責人和相關業(yè)務人員名章，由各單位指定專人負責3、管理。（三）其他各類業(yè)務專用章由對口業(yè)務主管部門指定專人負責管理。第九條 非印章管理人員不得隨意動用印章。不經(jīng)領導批準，印章管理人員不得擅自委托他人代管。第十條 印章管理人員要做好印章的保養(yǎng)工作，確保印章清晰。第十一條 所屬單位的行政印章、各種業(yè)務專用章、單位領導和相關業(yè)務人員名章等，要嚴格管理，防止被盜或丟失。若發(fā)生印章被盜、丟失情況，必須及時報總經(jīng)理辦公室，并說明原因，經(jīng)核實后由總經(jīng)理辦公室依法公告作廢并指定專人重新刻制。第十二條 被廢止的所屬單位的各類印章必須交公司檔案室封存或銷毀。第五章 印章的使用范圍第十三條 印章管理單位應嚴格按下列使用范圍用印：（一）公司的行政印章用于以公司名義的4、行文。 （二）所屬單位行政印章用于以各單位名義的行文。 （三）公司領導及直屬單位領導名章用于以領導人職務名義的行文。 （四）業(yè)務人員名章用于相關業(yè)務文件、資料及報表。（五）業(yè)務專用章用于財務報表、合同及其相關業(yè)務文件。第六章 用印程序及要求第十四條 印章的使用按其權限分級管理，原則是使用哪一級印章，由哪一級領導簽字批準。第十五條 日常業(yè)務材料由部門領導簽字批準后方可使用公司印章，涉及公司重大事項或可能對公司生產(chǎn)經(jīng)營產(chǎn)生重大影響的上報材料，需報公司領導批準。第十六條 除例行對上級部門報送的有關報表、資料外，所屬單位因工作需要加蓋公司行政印章或公司領導名章時，必須要有單位領導的簽字。員工因個人事務5、需加蓋公司行政印章時，必須由所在單位出具證明。第十七條 嚴禁在空白稿紙、介紹信、空白合同書上蓋章，因業(yè)務或工作特殊要求需開具時，須經(jīng)部門領導、公司分管領導批準，并簽字備案。第十八條 外單位因業(yè)務需求，需蓋公司印章時，必須出具單位介紹信，經(jīng)綜合部領導批準，并簽字備案。第十九條 公司印章原則不得外借使用，特殊情況須經(jīng)公司分管領導批準，并出具借條說明使用范圍及時間后方可借用。外借期間，使用人員應妥善保管印章，嚴格遵守用印規(guī)定，歸還時必須如實填寫用印登記并注明使用的時間。如有遺失或誤用造成問題，由攜印人全權負責。第二十條 印章管理人員應對用印范圍和用印手續(xù)嚴格審查、核對無誤后使用印章，對不符合手續(xù)的予6、以拒絕。第二十一條 凡使用公司印章后，必須在公司用印登記表上進行詳細登記。登記項目包括：用印日期、用印單位、用印原因、材料內(nèi)容、用印次數(shù)、經(jīng)辦人、批準人等。第七章 附則第二十二條 公司員工必須嚴格依照本辦法使用印章。第二十三條 對違反本制度規(guī)定給公司造成損失的，由公司對違紀者予以行政處分，情節(jié)嚴重造成公司損失重大的，移交相關司法機關處理。第二十四條 本辦法由XX部制定并負責解釋。注：XXX公司用印審批表附后XXX公司用印審批單時間： 年 月 日用印單位：用印事由：經(jīng)辦人：單位意見：綜合部審核：公司領導簽字：附件2： XXX公司公文管理辦法第一章 總 則第一條 為規(guī)范公文管理，提高辦文效率，根據(jù)7、國務院和省政府辦公廳有關公文處理辦法，結合公司實際，特制訂本辦法。第二條 本辦法適用于公司及所屬單位的公文處理。第三條 公司公文處理工作由辦公室負責。第四條 公文由文書或其他指定的人員統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印，并按公司檔案管理的要求和期限，定期做好公文的歸檔工作。公司所屬各單位按照職能和業(yè)務分工，具體負責與本部門有關的公文處理工作。第五條 公文處理應做到及時、準確、安全、保密，公司各級人員在公文處理中必須嚴格遵守保密工作有關規(guī)定，確保國家和公司的秘密安全。第二章 公文處理權限第六條 辦公室權限：有權拆啟署名公司收啟的文件；有權根據(jù)收文內(nèi)容，按部門職責范圍進行分辦；有權根據(jù)公司領導對重要文電的8、指示或文電內(nèi)容要求，對承辦部門的承辦情況進行催辦、督辦；有權對各類發(fā)文文稿進行審核，對不符合公文處理規(guī)范的文稿有權提出糾正意見，并退原擬稿部門重新修改或擬寫；對不符合公文處理規(guī)范要求，又拒不接受糾正意見的文稿，有權拒絕印發(fā)。第七條 其他部門權限：在承辦公文過程中，需要其他部門協(xié)助辦理的，主辦部門有權召集協(xié)辦部門共同研究辦理；根據(jù)工作需要，部門有權提出發(fā)文意見，并草擬公文；擬稿人根據(jù)擬文需要有權查閱有關文件、資料、了解領導意圖；有權對公文處理工作提出改進意見。第三章 公文種類及格式第八條 公司的公文種類主要包括：（一）決定：適用于對重要事項或重大行動作出安排。（二）決議：適用于會議討論通過并要求9、貫徹執(zhí)行的重要事項。（三）規(guī)定：適用于對某項工作或活動作出安排，提出具體管理措施。（四）辦法：適用于對某項工作或活動制定具體作法和要求。（五）通知：適用于發(fā)布規(guī)章；批轉所屬單位的公文，轉發(fā)上級和不相隸屬單位的公文；要求辦理和需要有關部門單位周知或共同執(zhí)行的事項，任免和聘用或解聘管理人員。（六）通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。（七）報告：適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級單位的詢問。（八）請示：適用于向上級單位請求指示、批準。（九）批復：適用于答復所屬單位請示事項。（十）函：適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向其他業(yè)務主管部門請求批10、準等。（十一）會議紀要：適用于記載和傳達會議情況和議定事項。一般有三種方式：1.文種為會議紀要的直接印發(fā)；2.會議紀要為附件的以通知印發(fā)；3.會議紀要名稱為文頭的可以不加蓋公章。（十二）意見：適用于對某項工作提出改進措施和建設性意見；答復對方征求對某項工作的意見。第九條 公文格式：（一）公文一般由發(fā)文單位、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件、印章、成文時間、主題詞、抄送單位等部分組成。（二）發(fā)文單位應寫單位全稱或規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦單位應當排列在前。（三）秘密公文應分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”。（四）緊急文件應當分別標明“特急”、“急件”。（五）發(fā)文11、字號，一般包括：代字、年號、序號；聯(lián)合行文，只標明主辦單位發(fā)文字號。（六）上報的公文，應在橫線上方左側標注字號，右側注明簽發(fā)人。（七）公文標題應準確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并準確標明公文種類；標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。（八）公文如有附件，應在正文之后，成文時間之前注明附件的順序和名稱。（九）公文除會議紀要（以會議紀要名稱為文頭的）外，一律加蓋印章。聯(lián)合上報的文件，由主報單位加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文單位都應加蓋印章，蓋章順序，應與文頭單位排列順序相同。（十）成文時間，以領導人簽發(fā)的日期為準；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)單位領導人簽發(fā)日期為準，傳真以發(fā)出日期為準；會12、議通過的文件，以通過日期為準。（十一）文件應當標注主題詞。標注位置一般在文件末頁下端、抄送上方，詞匯之間空一格。（十二）文字從左至右橫寫、橫排；用紙一律采用A4紙型，左側裝訂。第四章 行文規(guī)則第十條 公司的行文關系，應根據(jù)各自的隸屬關系和職權范圍確定。第十一條 公司文件需經(jīng)辦公室核稿后，方可送公司領導簽發(fā)；由職能部門負責擬稿的公司文件，須經(jīng)部門負責人簽字認同后，方可交辦公室辦理；涉及其他職能部門管理范圍的行文，相關職能部門應予會核。第十二條 屬職能部門職權范圍內(nèi)的內(nèi)部文件，可由職能部門直接行文。需經(jīng)公司審批的事項，在辦理審批手續(xù)后，亦可由部門發(fā)文，文中注明經(jīng)公司同意即可。經(jīng)公司批準，由職能部門13、發(fā)布的生產(chǎn)經(jīng)營管理規(guī)章、標準，應視同公司正式文件依照執(zhí)行，公司不再另行發(fā)文。第十三條 屬公司企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理標準類文件，按公司標準化管理文件有關規(guī)定和格式，由職能部門起草后，送相關部門會核并經(jīng)企業(yè)管理部審核后，按相關程序印發(fā)。第十四條 公司外報的上行文（請示、報告）及涉及全局工作的內(nèi)部行文由總經(jīng)理簽發(fā)，公司外送的平行文（通知、函）及其它日常管理類內(nèi)部行文由公司分管領導簽發(fā)。第十五條 部門文件由部門負責人簽發(fā)，但事先須報經(jīng)公司分管領導同意并送辦公室備案。 屬生產(chǎn)類的部門文件由XXX部統(tǒng)一印發(fā)，其他部門文件按職能劃分由各職能管理部門印發(fā)。各生產(chǎn)廠、車間不得簽發(fā)部門文件。第十六條 各專業(yè)會議通知、會14、議紀要、轉發(fā)文件、經(jīng)驗介紹等，應以職能部門或總經(jīng)理辦公室名義行文；公司領導講話，視講話內(nèi)容，應以部經(jīng)理辦公室或黨委工作部文件印發(fā)；總經(jīng)理辦公會和綜合協(xié)調會、生產(chǎn)大調度、經(jīng)濟運行分析會應發(fā)專題紀要。第十七條 公司所屬各單位一般不得對外行文。因特殊情況必須對外行文時，應報請公司同意，并抄送辦公室。第十八條 職能部門間對有關問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得行文。如擅自行文，辦公室有權責令糾正或撤銷。第十九條 請示應一事一文；一般只寫一個主送單位，如需同時送其他單位，應當用抄送形式，但不得同時抄送下級單位；對可行性研究報告、初步設計審核意見等業(yè)務性較強的公文，在報請上級或業(yè)務主管部門審批的同時，可抄送下級有關單15、位。除領導直接交辦的事項外，請示不得直接送領導個人。第二十條 報告中不得夾帶請示事項。第二十一條 公司下行普發(fā)文抬頭一律稱“公司所屬各單位”，非普發(fā)文可直接寫明抬頭單位名稱。第二十二條 公司所屬單位上行文一律稱“公司”。第五章 發(fā)文辦理第二十三條 發(fā)文一般包括擬稿、審核、會簽、簽發(fā)、打印、校對、用印、登記、分發(fā)等程序。（一）擬稿公司發(fā)文，擬稿人應按“發(fā)文呈辦單”上的欄目要求填寫清楚，并簽署日期（包括年月日），草擬公文應做到：1.符合國家法律、法規(guī)和方針、政策及有關部門規(guī)定，符合化工行業(yè)實際情況。 2.情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。 3.人名、地名、數(shù)16、字、引文準確。日期應寫具體的年月日。引用公文應先引標題，后引發(fā)文字號，并加括號。使用簡稱時，一般先用全稱，并注明簡稱。 4.結構層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。 5.必須使用國家法定計量單位。 6.公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結構層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略詞等必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。 （二）會核公司發(fā)文涉及多個部門業(yè)務的應事先會簽；如涉及公司協(xié)調事項，應先送分管領導審核；凡屬涉及其他職能部門業(yè)務的文件，必須經(jīng)有關部門會核，統(tǒng)一意見后再送綜合管理部辦理；職能部門聯(lián)合下發(fā)的公文，要將有分歧、協(xié)商未取得一致意見的部分刪掉，不得17、強行下發(fā)。（三）核稿公司發(fā)文在送領導簽發(fā)之前，必須經(jīng)總經(jīng)理辦公室核稿；各部門負責人要負責對本部門草擬的文件進行初核，起到審核把關作用，對不符合要求的文件應及時退還經(jīng)辦部門修改或重辦。核稿的重點是：1.是否需要行文；2.有關部門部室、單位是否已協(xié)商、會核；3.提出的要求、辦法和措施是否明確具體、切實可行； 4.公文內(nèi)容、文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本辦法的有關部門規(guī)定。 （四）簽發(fā)外報的重要請示、報告先送主管副總經(jīng)理審核，再送總經(jīng)理簽發(fā)；一般發(fā)文按送分管副總經(jīng)理簽發(fā)。發(fā)文內(nèi)容如涉及兩個以上公司領導分管內(nèi)容的，應送總經(jīng)理簽發(fā)。（五）登記、編號、打印經(jīng)領導簽發(fā)的文稿，由總經(jīng)理辦公室文書負責18、登記、編號、打印。（六）校對公文付印前，總經(jīng)理辦公室對文件格式予以把關，并由擬稿人負責對文件內(nèi)容進行校對，確定無誤并簽字認可后方可印刷。為確保發(fā)文的嚴肅性、準確性，提高公文整體質量，達到標準化行文，行文部門要嚴肅認真，仔細校對，杜絕出錯。第六章 收文辦理第二十四條 收文包括簽收、登記、分辦、傳遞、擬辦、承辦、催辦、查辦等程序。（一）簽收凡署名公司收啟的信件，一律由辦公室文書簽收、拆封；如文書不在，由辦公室主任指定人員簽收、拆封；注明領導人親啟的信件，由領導親自簽收、拆封或指定人員辦理；個人或部門外出帶回的文件（會議材料）一律交總經(jīng)理辦公室處理；部門收文后，發(fā)現(xiàn)有對公司的文件，應在當日內(nèi)交辦公室19、處理。（二）登記凡屬對公司的文件，一律由辦公室文書統(tǒng)一分類登記。登記要求及時、準確、一絲不茍，登記工作要在收文當天完成，登記正確率、準確率100%，要隨到、隨登、隨傳、不得延誤。（三）分辦收文登記后，經(jīng)辦公室主任（或秘書）填寫送閱、擬辦意見后，按文件的輕重緩急和領導分工及部門職能劃分，分呈公司領導閱批或業(yè)務部門承辦。擬辦意見要簽署姓名和擬辦日期。分辦工作要遵循下列原則：1. 屬全局性重大政策、決策的文件，呈公司總經(jīng)理、黨委書記或主持工作的公司領導閱批。2. 屬某一方面重大政策、決策以及某一方面的重要業(yè)務工作的文件，呈分管公司領導或總經(jīng)理助理閱批。3. 屬一般性業(yè)務工作的文件，送業(yè)務部門承辦；幾20、個部門共同辦理的文件，分文時應確定主辦部門，由主辦部門商同有關部門會辦。無特殊要求，一般第一個閱辦單位為主辦單位。（四）傳閱公文傳閱一律由總經(jīng)理辦公室文書負責，要做到及時準確。呈送公司領導閱批和部門傳閱的文件要分別輕重緩急。公文傳遞的各個環(huán)節(jié)要履行交接手續(xù)。（五）承辦各部門收到重要的或領導批示的文電，都要先經(jīng)部門領導閱批，再交承辦人辦理或傳閱。凡涉及其他部門的問題，主辦單位應當主動與有關部門協(xié)調辦理。職能部門承辦文件要及時迅速，文件在部門滯留不得超過兩天。部門辦完文件要及時送交辦公室，不得橫傳或積壓。對不屬于本部門職權范圍或者不適宜由本部門辦理的，應迅速退回總經(jīng)理辦公室并說明理由。（六）催辦對21、重要的和有時限要求的文電，辦公室文秘人員要按照公司督辦管理辦法的要求，嚴格進行催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦，做好催辦記錄，并將辦理情況向公司分管領導反饋。第七章 公文管理第二十五條 辦理完畢的文件一律交辦公室文書保管，其他部門和個人不得長期保存文件，如因工作需要，確需長期保存的，須經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準留存復印件，并視同正式文件進行管理。第二十六條 文書人員要及時將辦理完畢的收文進行整理分類保管，于次年6月交檔案室立卷歸檔。第八章 附 則第二十七條 本辦法由辦公室負責解釋，并適時補充完善。第二十八條 本辦法自2XXX年X月X日起施行。原XXXXXX公司公文管理辦法同時廢止。 注：XXXXXXX公司發(fā)文呈辦單附后 XXX公司發(fā)文呈辦單簽發(fā)：文件編號：審核：會核：核稿：擬稿 日期文件名： 附件：主送：抄報：抄送：主題詞：打字校對日期