北京綠景大廈財務(wù)管理手冊14頁.doc
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上傳人:職z****i
編號:1329987
2025-03-04
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1、綠景大廈財務(wù)管理手冊財務(wù)報表編制會計報表的目的,是向會計報表的使用者及時提供該核算單位的財務(wù)狀況、經(jīng)營成果、現(xiàn)金流量等信息。因不同使用者有不同需要,所以報表的式樣及種類,亦應(yīng)按實際的需要編制。國家對會計報表的格式有統(tǒng)一的規(guī)定,但該格式所表達的信息對各物業(yè)的管理決策、委托方及其用戶不一定足夠及適合。因此,財務(wù)管理部有必要定期編制更為詳盡的內(nèi)部報表。這些報表的格式并沒有固定要求,較據(jù)靈活性,視各物業(yè)的具體情況而定,但應(yīng)以符合物業(yè)管理法規(guī)、用戶公約、管理合約要求,清楚表達各物業(yè)的財務(wù)狀況為原則。以下是一些在內(nèi)部財務(wù)報表中應(yīng)予明確表述的事項:一、收支表(損益表)1.按用戶公約的規(guī)定要求獨立核算的部分,2、已各自編制獨立收支表。2.本期成本費用已按當?shù)匚飿I(yè)管理服務(wù)收費實施辦法中物業(yè)管理服務(wù)收費項目和構(gòu)成列示。3.各項費用可分為合約性及非合約性兩大類,合約性開支有專表說明。此舉可以提供決策者更多有用數(shù)據(jù),來處理資金調(diào)動及制定預(yù)算。4.關(guān)于一些非經(jīng)常性而金額大的費用,已給予重點注釋,令使用者了解該等費用的實際用途。5.本月實際收支與預(yù)算收支及上月收支比較,并對有重大差異的項目作出分析,便于有關(guān)部門有所了解以加強控制。二、資產(chǎn)負債表1.已對該物業(yè)名下持有的固定資產(chǎn),提供明細表。2.附有管理處員工工資明細表。3.附有往來單位往來賬項明細表,特別是與開發(fā)商和物業(yè)公司之間的往來賬款。4.附有各用戶單位應(yīng)收款3、賬款前期欠款、本期應(yīng)收賬款、本期實收賬款和本期末欠款明細表。5.附有待攤費用、應(yīng)付款、預(yù)付款等明細表。發(fā)票和收據(jù)管理一、總則1.根據(jù)中華人民共和國發(fā)票管理辦法及其它有關(guān)規(guī)定制定本制度。2.本公司所有發(fā)票、收據(jù)(指有價值的收據(jù))及票據(jù)(以下簡稱票據(jù))均屬本制度管理的范圍。3.財務(wù)管理部統(tǒng)一負責本公司各種票據(jù)的管理工作。4.各種票據(jù)的種類、使用范圍由財務(wù)管理部規(guī)定。二、各種票據(jù)的購買及印刷1.屬國家統(tǒng)一規(guī)定的發(fā)票由財務(wù)管理部指定專人向有關(guān)稅務(wù)部門購買。2.經(jīng)有關(guān)稅務(wù)部門批準公司自行印制發(fā)票時,由財務(wù)管理部提出式樣經(jīng)總經(jīng)理核準,并報有關(guān)稅務(wù)部門批準后,在稅務(wù)部門指定的印刷單位印制。3.公司使用的各種4、發(fā)票、收據(jù)屬代收的部分,使用代收單位的發(fā)票、收據(jù);屬公司的收據(jù)需印制時,由財務(wù)管理部提出式樣經(jīng)總經(jīng)理批準后進行印制;屬各部門專用的票據(jù)需印制時,由需用部門提出式樣,經(jīng)財務(wù)管理部審核,報總經(jīng)理批準后印制。4.財務(wù)管理部專管人員必須對購買、印刷或代收單位提供的各種票據(jù)進行驗收,詳細清點數(shù)量、檢查有無印刷錯誤。數(shù)量有誤或印刷有錯誤的應(yīng)拒收。各種票據(jù)驗收后,應(yīng)按不同的票據(jù)登記驗收日期、數(shù)量、起止號碼等,設(shè)專柜保管。三、各種票據(jù)的領(lǐng)用1.財務(wù)管理部專管人員應(yīng)設(shè)置各種票據(jù)領(lǐng)用登記簿,凡發(fā)放票據(jù),必須登記領(lǐng)用的日期、數(shù)量、起止號碼等,并由領(lǐng)用人簽收。2.使用發(fā)票或收據(jù)的部門必須指定專人負責各種票據(jù)的管理工作5、(以下簡稱票據(jù)專管人員)。3.票據(jù)專管人員在向財務(wù)管理部領(lǐng)取各種票據(jù)時,必須辦理領(lǐng)用手續(xù)并清點數(shù)量、驗看號碼,發(fā)現(xiàn)有號碼錯亂的,應(yīng)拒絕領(lǐng)用。4.票據(jù)專管人員對所領(lǐng)用的各種票據(jù)必須妥善保管,在交付使用人員時,應(yīng)進行登記、簽收。四、各種票據(jù)的使用1.各種票據(jù)需按發(fā)票收據(jù)使用細則的規(guī)定進行使用。2.各種票據(jù)應(yīng)當按照規(guī)定的時限、順序,逐欄、全部聯(lián)次一次性開具。3.各種票據(jù)只能按規(guī)定的范圍進行使用,不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、跳號、拆本使用,或開具空白票據(jù)。4.各種票據(jù)需交接使用時,應(yīng)辦理交接手續(xù),寫明交接時票據(jù)的號碼。5.接收人在接收各種票據(jù)時,如發(fā)現(xiàn)所交接的票據(jù)存在問題,可拒絕接收,并立即報告主管人員。情節(jié)嚴重6、時,應(yīng)立即報告財務(wù)管理部。五、各種票據(jù)的檢查和核銷1.財務(wù)管理部有權(quán)對各種票據(jù)的使用隨時進行檢查。2.已用完的各種票據(jù)必須立即向財務(wù)管理部進行核銷。3.財務(wù)管理部專管人員在核銷各種票據(jù)時,必須對票據(jù)進行檢查。發(fā)現(xiàn)有使用不當?shù)模瑧?yīng)提出意見進行糾正;發(fā)現(xiàn)有問題的,應(yīng)立即報告財務(wù)經(jīng)理。4.財務(wù)管理部專管人員應(yīng)隨時核查使用各種票據(jù)的人員有否及時將所收款項按規(guī)定上交。在各種票據(jù)核銷后,應(yīng)對整本票據(jù)報收款項有否上交進行核查。物資管理制度一、物質(zhì)分類1.固定資產(chǎn)的定義單位價值2000元以上或者使用年限超過一年以上的物品。2.低值易耗品的定義不屬于固定資產(chǎn),而又價值較高或使用時間較長的物品。3.辦公用品的定義7、辦公使用的消耗性物品。4.物料用品的定義進行物業(yè)管理所需使用的消耗性物品。5.小商品的定義為銷售給業(yè)戶的目的而購進的商品。二、物資采購制度1.各部門凡需新增固定資產(chǎn),低值易耗品或使用各種其它物資,應(yīng)先行到公司倉庫領(lǐng)用,倉庫無庫存的,可申請購買。2.部門申購應(yīng)先將所需增加的物品列入每月編制的預(yù)算內(nèi),預(yù)算經(jīng)批準后,可正式申請購買。3.預(yù)算外急需使用的物資,經(jīng)總經(jīng)理批準可以先行購買,再補作預(yù)算。4.各種物品的采購主要由行政及行政人事部負責,但對一些急切需用或?qū)I(yè)用品,可由部門經(jīng)理申請,總物業(yè)經(jīng)理批準后由使用部門進行采購。5.各部門對本部使用的常用物品,應(yīng)根據(jù)使用情況提出每月的耗用量,倉庫根據(jù)該物品消8、耗時間的長短定出最低庫存量,在接近最低庫存量時,通知有關(guān)部門申購物品。6.申請購買物品申購部門填寫物品申購單,申購單需詳細列明所需購買物資的名稱、規(guī)格、 數(shù)量、用途(或使用的地方)。7.采購部門審核申購物品的庫存情況和報價,財務(wù)管理部審核申購的物資和金額有否符合預(yù)算,最后由總經(jīng)理審批。8.負責采購的人員應(yīng)隨時了解和掌握公司常用物品的市場價格和供應(yīng)情況,接到申購單后,向有關(guān)供貨商詢價,并在申購單上填報三家以上供貨商的報價。9.對于常用物品及耗用量大的物品,根據(jù)不同供貨商對不同物品的報價按質(zhì)優(yōu)價廉的原則選定固定的供貨商。10.負責采購的部門應(yīng)要求固定供貨商定期提供近期物品的供貨價和供貨品種,根據(jù)可9、供貨品種和價格核對申購物品的報價。11.采購部門應(yīng)要求供貨商加強配合,根據(jù)供貨商提供的供貨物品和價格清單做好采購計劃,爭取節(jié)省采購所需的時間,為物資使用部門創(chuàng)造效益。12.對于一時在市場上難以購買和購買程序需占用較長時間的物品,采購部門應(yīng)將情況通知給使用部門,以使使用部門能及時采取相應(yīng)措施。13.采購部門在收到已批準的申購單后,屬于由固定供貨商供應(yīng)的,應(yīng)通知固定供貨商送貨上門,并采用定期結(jié)算的方式結(jié)算貨款。三、倉庫管理制度1.對倉管人員的要求(1)倉管人員應(yīng)熟悉其所保管物資的基本特性、使用性能、保管知識、規(guī)格用途、存放期限等。(2)及時、準確地做好記賬工作,如實反映物資的庫存及發(fā)放情況。(3)10、經(jīng)常保持倉庫環(huán)境的整潔文明、各種物資存放整齊。2.驗收進倉制度(1)所有物資進倉前由采購人員填寫一式四聯(lián)收料單(進庫單),收料單的內(nèi)容包括物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價和金額。(2)倉管人員及申購人對進倉的物資必須驗收其質(zhì)量是否符合使用的要求。(3)凡尚未取得發(fā)票而先行進倉的物資,倉管人員及申購人必須核對收料單上所列的品名、規(guī)格、數(shù)量與實收物資及送貨單是否相符。(4)已取得發(fā)票的物資,還必須對發(fā)票上所列的內(nèi)容進行核對。(5)收料單一式四聯(lián),完成驗收手續(xù)由倉管人員簽收后,其中:第一聯(lián)倉庫留存,作收貨的記賬依據(jù);第二聯(lián)隨同發(fā)票報銷;第三聯(lián)送財務(wù)管理部存查(倉管人員在完成驗收手續(xù)后,每十天匯集后交財務(wù)11、管理部);第四聯(lián)由采購人員(經(jīng)辦人)留存。3.保管制度(1)固定資產(chǎn)的管理固定資產(chǎn)由使用部門保管; 固定資產(chǎn)如個人使用,個人保管,個人在財務(wù)管理部(或行政及行政人事部)辦理領(lǐng)用手續(xù),各部門公共使用的,由部門經(jīng)理指定專人負責,如發(fā)生人為損壞或丟失,需照價賠償。固定資產(chǎn)要定期清查盤點,最少每年要進行一次全面的清查,盤點時要對實物逐項點數(shù),填列固定資產(chǎn)盤存表,按類別,品名詳列賬存數(shù)量金額和實存數(shù)量金額,由參加盤點人簽章證明,保管備查,固定資產(chǎn)明細賬和固定資產(chǎn)總賬要按時核對,做到賬賬相符,賬實相符,出現(xiàn)盤盈、盤虧要及時上報。固定資產(chǎn)的調(diào)出、變賣和因失去使用價值需要報廢時,必須按管理處權(quán)限辦理,合法批準12、手續(xù),其變賣價格由財務(wù)管理部與使用部商定,需報廢及清理的固定資產(chǎn)要進行審查與技術(shù)鑒定后報總物業(yè)經(jīng)理批準,進行賬務(wù)處理,凡屬人為造成固定資產(chǎn)報廢或損壞,必須上報總物業(yè)經(jīng)理處理并追究其個人責任及相應(yīng)的處罰。(2)其它物資的管理其它物資均先由倉庫驗收,屬各分倉的物品再由各分倉領(lǐng)出分別倉庫進行保管。財務(wù)管理部要對購進的各項固定資產(chǎn)建賬建卡,根據(jù)稅務(wù)局要求和會計核算方法,按月計提折舊費,固定資產(chǎn)折舊提取方法采用直線法。所有物品由行政及行政人事部統(tǒng)一按分類編號。倉庫按物品編號劃分存放區(qū)域,物品根據(jù)其存放條件及編號,有條理地存放于倉庫內(nèi)。倉管人員必須經(jīng)常檢查物資存放的情況,發(fā)現(xiàn)物資有變質(zhì)情況時,應(yīng)及時進行處13、理。各種物資應(yīng)做到賬實相符,并每月進行一次盤點。盤點中發(fā)現(xiàn)有盤盈、盤虧及變質(zhì)等情況應(yīng)查明原因及時報告主管部門及財務(wù)管理部。情況嚴重時,應(yīng)及時報告總物業(yè)經(jīng)理。盤點報告在每月月底前上報財務(wù)管理部匯總。各倉庫應(yīng)分品種、規(guī)格設(shè)賬登記各種物資的收、發(fā)、存情況,每月終了,公司倉庫應(yīng)與各分類倉庫核對當月的收、發(fā)、存情況,并定期進行賬實核對。各倉庫收發(fā)料截止至每月20日,每月25日前各分倉倉管人員必須報送當月報表至公司倉管人員核對,公司倉管人員和行政部在每月31日前向總物業(yè)經(jīng)理、主管部門及財務(wù)管理部報送本月的報表。每月終了,倉庫向行政及行政人事部按部門提交當月增加物資清單,行政及行政人事部在此基礎(chǔ)上匯總直接購14、買、報廢、調(diào)用等完成當月各部門增減物資清單。清單一式三份,使用部門、行政及行政人事部、財務(wù)管理部各一份。凡屬代保管的物資(含暫不需用或不合用的),需辦理進倉手續(xù),倉管人員應(yīng)另設(shè)賬登記、保管。(3)物品領(lǐng)用及出庫領(lǐng)用各種物資都必須辦理領(lǐng)用手續(xù),各種物資的領(lǐng)用手續(xù)均須由主管領(lǐng)導(dǎo)簽名。領(lǐng)用的固定資產(chǎn)或其它非消耗性物資按使用部門登記“物資保管清單”,使用部門應(yīng)每一季度清點一次,并將清點結(jié)果列表報行政及行政人事部;使用部門領(lǐng)用非消耗性物品屬個人使用、保管的低值易耗品、工器具或非消耗性物資按使用人登記“員工物品領(lǐng)用表”。員工調(diào)離部門或離開公司時,應(yīng)交回所領(lǐng)用的物品,并將“員工物品領(lǐng)用表”復(fù)印一份交行政及行15、政人事部,各級主管離任或調(diào)離公司時,應(yīng)由上一級主管或管理部門清點其所轄部分的物品。工程管理部及其它部門日常使用的工具和消耗性物品向倉庫申領(lǐng)一定數(shù)量,自行設(shè)倉保管。所有物資出庫一律憑使用部門開出的領(lǐng)料單發(fā)貨,領(lǐng)料單應(yīng)列明出庫物資的編號、品名、規(guī)格、數(shù)量、用途、使用區(qū)域(如樓宇)等,除有領(lǐng)用人員簽名外,還必須有使用部門的主管簽名。若領(lǐng)用的是非消耗物資,應(yīng)同時填寫“財產(chǎn)保管清單”。倉管人員發(fā)貨時,要堅持按發(fā)貨程序發(fā)貨:一查庫存量,二先入先出,三當面點清。發(fā)貨時發(fā)貨人應(yīng)在領(lǐng)料單上簽名并及時登記入賬。已領(lǐng)用的物資,凡質(zhì)量、規(guī)格不符合使用,應(yīng)允許使用部門退貨。使用部門辦理退料銷賬手續(xù):填寫一式三聯(lián)的紅字領(lǐng)16、料單,倉庫憑紅字領(lǐng)料單作重新入賬的依據(jù)。若退回的是已使用的物資,倉管人員應(yīng)另設(shè)賬登記、保管。非消耗性的物資(含個人保管的工具、物品、低值易耗品)在倉庫或發(fā)放部門領(lǐng)出后,使用部門應(yīng)按品名、領(lǐng)用人填寫“員工物品領(lǐng)用表”。因嚴重損壞或因使用期限已滿等而無法繼續(xù)使用、需進行更換的非消耗性物資,領(lǐng)用時必須交舊領(lǐng)新。領(lǐng)料單一式三聯(lián),其中第一聯(lián)由倉庫作物資發(fā)出后的記賬依據(jù);第二聯(lián)財務(wù)管理部存(倉庫發(fā)貨后每十天匯集交財務(wù)管理部)。第三聯(lián)由領(lǐng)料部門自存。四、維修及報廢1.固定資產(chǎn)、部分低值易耗品需要維修時,由使用部門提出請修單,屬保修的物品聯(lián)系原保修單位進行維修;非保修物品屬辦公用的物品由行政及行政人事部安排維17、修,其它物品由工程管理部安排維修。2.固定資產(chǎn)、低值易耗品或非消耗性物品需要報廢時,由使用部門填寫“物品報廢表”,屬工程、機電、設(shè)備等物品報工程管理部;其它物資報行政及行政人事部。經(jīng)鑒定確系無法使用的,經(jīng)報請總物業(yè)經(jīng)理批準,各部門在收到“物資報廢表”批復(fù)三天內(nèi),將報廢物資集中送往公司總倉庫,分別由行政及行政人事部或工程管理部進行處理。 3.需維修或報廢的上述物資如屬人為損壞、報廢或丟失的,應(yīng)由責任人進行賠償。資金管理一、流動資金管理1.非商品資金管理非商品資金包括現(xiàn)金、物料用品、低值易耗品和待攤費用等。(1)必須嚴格控制非商品資金的占用,核定額度,嚴格管理。(2)購置必須有計劃,經(jīng)批準,手續(xù)合18、法完備,否則財務(wù)不予報銷。(3)貫徹執(zhí)行國家關(guān)于現(xiàn)金管理有關(guān)規(guī)定,凡超出現(xiàn)金管理及現(xiàn)金支付數(shù)額大的,需總物業(yè)經(jīng)理批準。(4)當天收取的營業(yè)款、代理款,一律當日送銀行,不得坐支現(xiàn)金。(5)報損的低值易耗品,必須查明原因,分清責任,報財務(wù)部處理,凡屬人為的損失,必須上報總物業(yè)經(jīng)理并追究個人責任。2.結(jié)算資金管理結(jié)算資金是企業(yè)在經(jīng)營活動中發(fā)生的貨幣業(yè)務(wù),包括銀行賬款,應(yīng)收應(yīng)付往來賬款等。(1)管理公司的銀行賬戶,不準借給其他任何單位和個人使用,更不得出租賬戶收取手續(xù)費,因特殊情況,代轉(zhuǎn)達款項時,須經(jīng)主管經(jīng)理批準。(2)任何人不得借用公款,情況特殊的,須經(jīng)主管經(jīng)理批準,寫明還款時間,財務(wù)部在其個人工資19、中扣回。(3)及時清理往來賬款,凡人為造成死賬的,必須追究個人責任,上報總物業(yè)經(jīng)理處理。(4)及時清理債權(quán)、債務(wù),防止拖欠款項。(5)任何人不得以任何手段搞貪污,挪用公款及個人收取傭金等違法行為。二、資金使用、統(tǒng)籌為合理地使用、統(tǒng)籌資金,各部門凡需購買物品用款,需事先提前35天報計劃到財務(wù)部備案,以便合理地統(tǒng)籌資金。費用管理一、費用管理原則1.堅持勤儉節(jié)約的原則,努力降低費用水平。2.準確執(zhí)行有關(guān)財務(wù)規(guī)定,嚴格遵守費用開支范圍。3.加強各項開支計劃管理,實行財務(wù)監(jiān)督,財務(wù)部行使好財權(quán)。4.一切付款票據(jù),必須是合法的發(fā)票,白條不得作為報銷憑據(jù)。5.嚴格控制費用,嚴禁在使用費用中假公濟私。6.凡屬20、費用范圍開支,由部門經(jīng)理簽字,經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理審核(有權(quán)提出異議),報總物業(yè)經(jīng)理批準后方可報銷。二、費用開支標準1.工資:按“工資管理規(guī)定”執(zhí)行。2.勞動保險費:按市勞動保險部門有關(guān)規(guī)定和“社會保險規(guī)定”執(zhí)行。3.差旅費(附明細表)差旅費費用報銷標準如下(指中國境內(nèi)):三、物業(yè)總經(jīng)理權(quán)限凡公司發(fā)生的費用(含購入固定資產(chǎn)),金額在人民幣20000元(含人民幣20000元)以下的由物業(yè)總經(jīng)理簽署,超過此權(quán)限范圍的由發(fā)展商批核。若物業(yè)總經(jīng)理因公出差或私事需外出時,職責權(quán)限可暫由副總經(jīng)理代理,待物業(yè)總經(jīng)理回來后審定。財務(wù)報銷制度一、總則1.填寫購物申請表,報主管部門經(jīng)理審批,再報總物業(yè)經(jīng)理審批。2.物品買21、回后,經(jīng)手人必須持有國家認可的發(fā)票,并在發(fā)票背后簽字,再找驗收人按發(fā)票上所列物品的品名、規(guī)格、數(shù)量等有關(guān)內(nèi)容進行驗收,驗收妥當后在發(fā)票背后簽上驗收證明人的名字。(如屬物料用品,固定資產(chǎn)類的,驗收后要開入庫單(一式三份),并要注明固定資產(chǎn)是屬哪個部門使用的,存放在何處),再填制有關(guān)報銷單,按報銷程序進行報賬。3.如屬港幣支出,可按當時匯率折算人民幣給報銷人。4.所有的報銷單據(jù)必須由報銷人填寫,由部門負責人及總物業(yè)經(jīng)理簽名方可認可。5.出納員只能將報銷費用交予報銷人,不可轉(zhuǎn)收,支付后立即在報銷單上注明“已付”字樣。二、預(yù)借費用1.預(yù)借應(yīng)酬費應(yīng)填寫“應(yīng)酬費預(yù)借單”,由各部負責人簽名后,報交財務(wù)部經(jīng)理22、審核備案后交總物業(yè)經(jīng)理簽批,并憑此單到財務(wù)部預(yù)借現(xiàn)金或支票。2.采購方面在采購前需要預(yù)支費用時,應(yīng)填寫“購物申請表及借款單”,由部門負責人批準后報物業(yè)總經(jīng)理簽字批準,憑“購物申請單及借款單”到財務(wù)部辦理有關(guān)手續(xù)。3.如公司派人員出差需預(yù)借現(xiàn)金,則由員工填寫借款單上交部門負責人及總物業(yè)經(jīng)理審批預(yù)借,出差回來后五天內(nèi)應(yīng)到財務(wù)部辦理有關(guān)手續(xù),過期不辦者,財務(wù)部有權(quán)在其本人工資中扣回預(yù)借金額。4.出納員應(yīng)對所有的借款單進行詳細記錄及注銷手續(xù)。三、采購(指大單采購)1.由申請人填寫“購物申請單”并附樣品或物品型號、類別說明,上報部門負責人審批。2.交至人事行政部,由人事行政部安排采購人員多方取得報價。相23、比較后確定合適的價格再由物業(yè)總經(jīng)理簽名確認,采購貨物金額在人民幣5000元以上的應(yīng)取得兩個或兩個以上的報價,采購人員應(yīng)了解現(xiàn)有物品情況,做到不盲目進貨。四、收貨及領(lǐng)貨1.進貨單據(jù)齊全(1)收貨人員按發(fā)票上所列物品的品名、規(guī)格、數(shù)量等有關(guān)內(nèi)容進行驗收并簽名,收貨人員必須注意進貨質(zhì)量。(2)貨品經(jīng)驗收后需經(jīng)手人和驗收人在發(fā)票后簽名,并由財務(wù)人員對貨品作詳細記錄及安排有關(guān)人員進行保管。2.各部門員工應(yīng)本著節(jié)約成本的原則按照實際需要領(lǐng)取所用物品。(1)先填寫申請單,送交上級主管批核。(2)再送交本部門經(jīng)理簽批,方可領(lǐng)取,財務(wù)人員應(yīng)對申領(lǐng)單進行保存登記以便保證貨品的充足。五、現(xiàn)金使用說明為健全財務(wù)制度,堵塞漏洞,凡發(fā)生額在人民幣500元以下的零星支出,可用現(xiàn)金支付外,其余一律用支票支付。