貴州省藥品集中采購服務中心新一輪中標基本藥物交易系統醫療機構操作手冊.doc
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上傳人:職z****i
編號:1330016
2025-03-04
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1、貴州省藥品集中采購服務中心 新一輪中標基本藥物交易系統醫療機構操作手冊系統簡介貴州省基本藥物集中采購交易系統中醫療機構提供的功能主要用于處理藥品采購過程中的各種工作,包括:采購目錄維護、編制采購單、采購訂單查詢、退貨管理、審核采購單、采購訂單處理、到貨查詢。1 系統基本操作1.1 用戶登錄系統采用IE瀏覽器直接操作。每次進入系統前首先需要身份認證,這樣做除了可以保證安全性,還可以確認登錄用戶的身份并賦予相應的權限。登錄的具體步驟如下:在瀏覽器的地址欄中輸入基本藥物交易系統的網址,會看到歡迎登錄的界面圖:系統登錄在界面上分別輸入正確的用戶名稱、用戶密碼、驗證號碼,按鍵盤上的“Enter”鍵,或點2、擊【登錄】按鈕進入。如果用戶名、密碼、驗證號碼三者輸入正確,系統將進入主操作界面,可以開始使用獲得授權的系統功能了。安全性保障:為了保證您系統的安全,用戶密碼不能輕易傳播;不要將密碼寫在紙上。如果您這樣做,請確認您寫有密碼的紙張存放在只有您能得到的地方;密碼最好采用不規則的字母和數字混合的字符串。2 系統功能操作詳解醫療機構用戶的功能有修改個人密碼、修改醫療機構信息、采購目錄維護、編制采購單、審核采購單、到貨處理、退貨管理、采購訂單查詢、到貨查詢、公告查詢10個功能。醫療機構基本采購流程:修改醫療機構信息及01、02賬號初始密碼用01、02賬號分別登錄系統02賬號制作采購目錄02賬號編制采購單3、01賬號審核采購訂單02賬號到貨處理01賬號付款錄入02賬號退貨管理第一步:醫療機構用戶在初次登陸系統時,首先需要在“修改醫療機構信息”功能中維護本寂寥機構的收貨地址、聯系人、聯系電話等信息,便于配送企業在處理訂單的時候查閱與聯系。同時為便于醫療機構熟悉掌握密碼,請將采購中心提供的初始密碼修改為醫院能熟悉掌握的密碼第二步:用02賬號在“采購目錄維護”中制作本院的采購目錄,即從中標目錄中選取本院需要經常采購的藥品,并為其指定配送企業和配送期限。第三步:用02賬號登錄在“編制采購單”中查找需要采購的藥品,加入采購單,編制完成訂單后送由01賬號進行采購單審核,審核通過后的采購單就發送給了相應的配送企4、業,等待配送企業對訂單進行響應,并按訂單要求送貨。第四步:收到配送企業送來的藥品后,用02賬號登錄與系統中訂單情況進行比對,按實際收貨情況對訂單做到貨確認。第五步:在收到藥品后由于某種原因需要退貨,用02賬號在“退貨管理”中維護退貨申請發送給相應的配送企業進行處理。配送企業選擇“同意”退貨成功,“拒絕”退貨失敗。第六步:在進行到貨確認處理后,用01賬號登錄按實際付款情況對已支付訂單進行付款錄入2.1 用戶信息2.1.1 修改個人密碼點擊:【用戶信息】-【修改個人密碼】打開修改用戶密碼頁面,在此頁面中,可對用戶密碼進行維護。如圖:圖:修改用戶密碼2.1.2 修改醫療機構信息用02賬號登陸交易系統5、,點擊:【用戶信息】-【修改醫療機構信息】打開修改醫療機構信息頁面,在此頁面中,可對醫療機構的送貨地址、聯系人、聯系電話等信息進行維護,便于配送企業在處理訂單時查看。如圖:圖:修改醫療機構信息2.2 醫院采購管理2.2.1 采購目錄維護點擊:【醫院采購管理】-【采購目錄維護】進入采購目錄維護頁面,可以對采購目錄中的基本藥物進行新增。增加的來源是貴州基本藥物中標目錄,從中選擇本醫療機構經常采購的藥品,并指定配送企業,填寫配送開始時間,截止時間后提交。配送企業選定后醫療機構不能再修改,如需更換配送企業請向省藥品集中采購服務中心申請,經審核符合有關規定的由采購中心予以清空,再由醫療機構重新選擇。如圖6、:圖:采購供應目錄查詢:用戶以品名、生產企業作為條件,查詢出符合條件的藥品。新增:點擊【新增】按鈕,可以將中標目錄中的藥物添加到當前采購供應目錄中方便用戶日常采購時使用。如圖圖:采購供應目錄 在需要添加的藥物記錄后面的小方框內點擊出現,可以一次選擇多條或一條記錄,在配送企業下拉框中選擇一家配送企業,填寫配送開始時間、配送截止時間,點擊【保存】按鈕將選擇的藥物添加到當前的采購供應目錄中。在采購供應目錄列表中序號處標明的藥品,表示該藥品明細已過期,不在采購期內,不能采購。2.2.2 編制采購單點擊:【醫院采購管理】-【編制采購單】進入采購單列表,可以進行采購單的創建、修改、送審等操作。如圖圖:采購7、單列表查詢:用戶以采購單狀態、采購單編號、創建日期作為條件,查詢出符合條件的采購單。采購單共有3種狀態,具體說明如下:準備:采購單已編制完成,但還沒有發送,可以進行查看、修改、刪除、存為模板、發送操作;送審:采購單已編制完成,提交審核人員進行審核,此狀態下的采購單可以進行查看、存為模板操作;發送:采購單已編制完成并審核通過生成訂單,此狀態下的采購單可以進行查看、存為模板操作; 創建采購單:點擊【創建采購單】,打開用戶所在醫療機構的藥品采購目錄,用戶通過品名、中標企業、生產企業作為查詢條件,點擊按鈕查詢出符合條件的藥品。如圖:圖:藥品采購目錄填寫藥品數量、選定藥品(),點擊【加入采購單】或【制單8、完成】生成新的采購單。點擊【加入采購單】按鈕,將選擇的藥品加入到當前新創建的采購單中;頁面停留在藥品采購目錄列表,用戶可繼續選擇藥品加入采購單;點擊【制單完成】按鈕,頁面跳轉到采購單明細列表頁面。制單完成后,頁面顯示【采購單明細】標簽頁,在此標簽頁中顯示的是已經加入到采購單的藥品信息,如圖:圖:采購單明細在采購明細列表中,可以對采購單明細中的信息進行維護,包括對藥品備注信息的編輯、采購數量的修改。選擇記錄,點擊【確認修改】按鈕,保存最新錄入的采購單明細信息。選擇記錄,點擊【刪除藥品】按鈕,被選擇藥品從采購單明細列表中刪除。在頁面下部,可以在輸入框中輸入關于整個采購單的相關備注說明。輸入后點擊【9、修改采購單】按鈕,最新錄入的備注信息保存。配送企業在處理訂單時會看見到該備注信息。點擊【返回】按鈕,系統返回到采購單列表中。如圖:圖:采購單列表在采購單列表中,對于編制完成但沒有發送出去的采購單,狀態為“準備”。此時可以對采購單進行查看、修改、刪除、存為模板、送審操作。點擊【查看】按鈕,系統顯示采購單明細列表,用戶可以查看采購單的相關信息,不具備修改功能。點擊【修改】按鈕,系統顯示采購單明細列表,用戶可以對采購單的明細信息以及采購單的主體信息進行修改。點擊【刪除】按鈕,相關采購單記錄被刪除。點擊【存為模板】按鈕,系統會生成一個新的采購單,除采購單編號與創建日期以外,其它信息系統自動復制源采購單10、的相應信息。點擊【送審】按鈕,采購單的狀態變為“送審”。此時,采購單不能再修改,等待醫療機構的審核人員進行審核。2.2.3 審核采購單點擊:【醫院采購管理】-【審核采購單】打開審核采購單列表頁面,在此頁面中,可對送審的采購單進行審核,選擇批準或拒絕。如圖:圖:采購單列表查詢:用戶以審核狀態、采購單編號、創建日期作為條件,查詢出符合條件的采購單。送審:本醫療機構采購人員提交待送審的采購單。發送:審核通過的采購單,已經生成訂單發送給配送企業。對于“送審”狀態的采購單點擊【審核】進入采購單明細列表頁面,在該頁面可以對送審的采購單進行審核,選擇批準或拒絕。點擊【批準】采購單審核通過,并按不同的配送企業11、進行拆分,生成多個訂單發送給相應的配送企業進行處理。點擊【拒絕】采購單退回給采購單人員,采購人員可以對采購單進行修改后再次送審。如圖圖:采購單審核2.2.4 到貨處理點擊:【醫院采購管理】-【到貨處理】打開訂單列表頁面,在此頁面中,可對訂單做到貨處理、訂單作廢工作。如圖:圖:訂單列表查詢:以訂單編號、訂單狀態、訂單發送日期、配送企業、包含的品名為查詢條件,查詢出相應的訂單。訂單共有5種狀態,具體說明如下:發送:采購單生成訂單后,配送企業未閱讀該訂單,訂單狀態為“發送”。此狀態下,醫療機構可以對訂單進行作廢處理。已閱讀:配送企業對訂單進行了查看,但還沒有進行任何備貨、設置缺貨等業務處理。此狀態下12、,醫療機構可以對訂單進行作廢處理。交易中:配送企業對訂單中的藥品開始備貨或者設置缺貨以后到訂單中全部藥品醫療機構到貨之前,訂單狀態都為“交易中”。此狀態下,醫療機構可以對訂單進行到貨處理、關閉訂單。完成:訂單中的藥品,在醫療機構全部做到貨處理后,訂單狀態為“完成”,此狀態下,醫療機構可以對訂單進行查看操作。作廢:在配送企業沒有對訂單進行備貨或者設置缺貨時,醫療機構可以進行作廢訂單操作。點擊作廢按鈕,該訂單的狀態變為作廢。處理:“交易中”狀態的訂單,用戶可以對訂單進行到貨處理、關閉訂單。點擊【處理】按鈕,進入訂單處理頁面中,如圖:圖:未到貨列表在該頁面中,系統默認顯示未到貨列表,確認到貨量默認顯13、示配送企業對該藥品的備貨量,用戶在做到貨確認時可以根據實際情況對確認到貨量進行修改。到貨確認:當該訂單明細藥品已經收到貨,醫療機構此時可以選擇該藥品進行到貨確認。填寫實際的到貨量、到貨備注信息,點擊【到貨確認】按鈕,從未到貨列表中消失,進入已到貨列表中。該頁面顯示實際到貨的明細情況,如圖:圖:已到貨列表如果訂單全部到貨,訂單狀態變為“完成”;部分到貨,訂單狀態不變,還是“交易中”;關閉訂單:在配送企業對該訂單明細做發貨處理之后,如果醫療機構由于某種原因沒有接收訂購的藥品,就可以點擊【關閉訂單】按鈕將該訂單明細的狀態變為“完成”。取消該藥品的訂購,關閉后到貨數量是0。如圖: 圖:訂單明細表如果訂14、單部分明細為“完成”狀態,訂單狀態還是“交易中”,如果訂單全部明細為“完成”狀態,訂單狀態變為“完成”;返回:返回到“訂單列表”的訂單頁面。“完成”和“作廢”的訂單,醫療機構可以對此類訂單進行查看操作,點擊操作欄中的查看按鈕,進入訂單明細列表。如圖圖:訂單明細2.2.5 退貨管理醫療機構已經做到貨處理的藥品,由于質量、價格調整、滯銷等原因,醫療機構可以向配送企業發出退貨單進行退貨。點擊:【醫院采購管理】-【退貨管理】系統默認顯示未發出退貨記錄列表,在這里可以進行退貨記錄的查詢、創建退貨記錄、確認退貨記錄、刪除退貨記錄操作。如圖:圖:退貨管理創建退貨記錄:點擊該按鈕,系統進入創建退貨記錄頁面,用15、戶可以在到貨藥品列表中選擇將要進行退貨處理的藥品。如圖:圖:創建退貨記錄查詢:用戶可通過品名、配送企業、到貨的時間范圍為條件,對已經到貨的藥品進行查詢,查詢出所要進行退貨處理的藥品。加入退貨單:選擇將要做退貨處理的藥品,輸入實退數 (直接輸入實退數,藥品被自動選擇),選擇合適的退貨原因,點擊加入退貨單按鈕,系統提示操作成功。 用戶輸入的實退數要求必須小于頁面顯示的可退數量,否則系統出現相關提示信息,如圖此時,該退貨記錄是準備狀態并沒有發送給配送企業,用戶需要在“未發出記錄”頁面中進一步確認退貨,才能完成整個退貨申請工作。【加入退貨單】以后,系統自動跳轉回“未發出記錄”頁面。刪除退貨記錄:退貨記16、錄在未發出時,用戶可以進行刪除操作。確認退貨記錄:選擇已經生成的未發出退貨記錄,點擊此按鈕,退貨記錄狀態變為已發出,此時配送企業可以看到該條退貨信息,進行同意或拒絕的相關處理。該記錄在未發出記錄列表中消失,出現在已發出列表中,系統自動跳轉到已發出記錄列表頁面。如圖:圖:已發出記錄退貨單共有五種狀態:準備、已發出、已撤消、已同意、已拒絕。準備:醫療機構選定將要進行退貨的藥品加入到未發出列表中,此時狀態為準備,配送企業看不到該退貨記錄。已發出:醫療機構將未發出列表中的藥品進行了“確認退貨”處理,此時配送企業可以看到該退貨記錄。已撤消:對于“已發出”狀態的退貨記錄,即醫療機構已發出但配送企業未做同意17、或拒絕操作的退貨記錄,醫療機構可以進行撤消操作。撤消后,退貨記錄的狀態變為已撤消。已同意:醫療機構發出退貨記錄,配送企業看到退貨記錄后對退貨記錄做同意處理。已拒絕:醫療機構發出退貨記錄,配送企業看到退貨記錄后對退貨記錄做拒絕處理。撤消退貨記錄:選擇已發出狀態的退貨記錄,進行撤消操作,撤消后配送企業將看不到該條退貨記錄了。在已發出列表中,只有“已發出”狀態下的退貨記錄醫療機構才可以進行撤消操作,配送企業進行了同意或拒絕的處理后,在已發出列表中,系統將該退貨記錄后邊的選擇框將變成灰色,用戶無法進行撤消退貨記錄的操作。2.2.6 采購訂單查詢點擊:【醫院采購管理】-【采購訂單查詢】打開訂單及采購單查18、詢頁面,在此頁面中,查詢本機構的采購單及其明細記錄、訂單及其明細記錄。默認情況下,查詢出所有訂單及采購單明細信息。如圖:圖:訂單明細查詢訂單明細查詢:以訂單狀態、明細狀態、訂單創建日期、品名、生產企業、配送企業為條件,查詢出相應的訂單明細列表。系統默認查詢條件為“全部”。【查看】:展開所選藥品的備注信息進行查看。【生成Excel】:將當前的訂單詳情列表導出并另存為Excel文件。采購單明細查詢:以采購單狀態、采購單編號、創建日期為條件,查詢出相應的采購單明細列表。系統默認查詢條件為“全部”。如圖:圖:采購單列表查詢查看:點擊【查看】按鈕打開采購單明細頁面,同時出現對應此采購單的【訂單列表】標簽19、頁面。2.2.7 到貨查詢點擊:【醫院采購管理】-【到貨查詢】打開到貨查詢頁面,在此頁面中,可查詢醫療機構已經到貨完成的訂單明細信息。默認情況下,查詢出醫療機構所有已經到貨完成的訂單明細信息。圖:到貨明細列表查詢:以訂單編號、包含的品名、到貨日期、配送企業、生產企業為條件,查詢出相應的訂單到貨明細列表。系統默認查詢條件為“全部”。【備注】:展開所選藥品的到貨備注、備貨備注信息進行查看。【下載】:將當前的訂單到貨查詢結果導出到EXCEL中。2.3付款記錄錄入2.3.1付款單列表點擊:【醫院采購管理】-【付款錄入】打開付款單列表頁面,在此頁面中,可查詢相關付款單信息。如圖:圖:付款單列表可通過篩選20、條件對付款單列表進行篩選,篩選條件包括付款狀態(付款狀態包括全部、創建、確認三個選項),付款日期(包括起始日期和截至日期)。輸入完成條件后點擊查找圖標。列表中,包括序號、付款日期、付款金額、付款狀態等項目,可通過動作進行進一步操作,付款狀態為創建的付款單列表記錄,可以進行查看、修改、刪除、確認這四項操作,付款狀態為確認的,僅可進行查看一項操作。點擊“創建付款單”按鈕,進入創建付款單界面。2.3.2創建付款單創建付款單功能界面如下圖所示:圖:創建付款單創建付款單由三部分功能組成,第一部分是未付款的訂單的查找功能,查找功能包括訂單號、配送企業、發送日期組成。輸入查找條件后,可對訂單記錄進行篩選。新21、增付款單時,可以錄入付款金額、付款日期、備中項目,其中付款金額與付款日期為必填項目。符合篩選條件的訂單記錄以表格形式顯示于下方,篩選條件除了包括上面的機構篩選區域,還自動篩選未加入付款單的、訂單狀態為完成的訂單信息。訂單內容有序號、訂單號、配送企業、發送時間、訂單金額、訂單狀態這些項目。每一個訂單的詳細信息通過點擊“訂單明細”按鈕查看,訂單明細頁面如下:圖:訂單明細列表訂單明細列表由兩部分組成。訂單信息顯示于列表上方,主要有訂單編號、買方單位、訂單金額、到貨金額、創建時間、訂單人、訂單狀態及收貨信息。訂單明細顯示內容有序號、中標序號、通用名、商品名、規格包裝、生產企業、包裝中標價、訂購數量、實22、際到貨量、實際到貨金額等內容組成。訂單明細列表頁面下方有關閉按鈕,點擊關閉,關閉此列表界面,返回之前界面。付款單列表最后一列為“選擇”復選框,需要選擇的加入付款單的訂單,先要選中后面的復選框,然后點擊加入付款單按鈕,即完成創建付款單功能。創建完成后,界面進入修改付款單功能,詳見修改付款單章節。點擊“返回付款單列表”,返回至付款單列表界面。2.3.3查看付款單查看付款單用于顯示付款單包含的訂單記錄,功能界面如下圖所示:圖:查看付款單查看付款單明細由兩部分組成。訂單信息篩功能顯示于列表上方,篩選條件包括訂單號、配送企業、發送日期,輸入篩選條件后,點擊篩選圖標按鈕,可對訂單進行進一步篩選。訂單列表內23、容有序號,訂單號、配送企業、發送時間、訂單金額、訂單狀態這些內容組成。每個訂單的明細信息通過“訂單明細”按鈕查看,訂單明細顯示內容有序號、中標序號、通用名、商品名、規格包裝、生產企業、包裝中標價、訂購數量、實際到貨量、實際到貨金額等內容組成。與創建付款單中訂單明細功能完全一致。2.3.4修改付款單在付款單列表界面,對于需要修改的付款單記錄,點擊“修改”按鈕,進入付款單修改功能界面。修改付款單功能界面如下圖所示:圖:修改付款單修改付款單首先顯示的是付款單中的訂單明細。訂單明細的篩選功能與列表功能與“查看付款單”顯示信息內容一致。需要移除的訂單記錄,先要選中最后列的復選框,再點擊按鈕“刪除付款單明24、細”按鈕,在確認提示界面依據實際情況選擇,這樣就完成了訂單明細在此付款單的維護操作。如何對此付款單新增訂單記錄?通過訂單列表標簽也完成。點擊“訂單列表”進入訂單選擇界面,界面內容顯示如下:圖:訂單列表訂單列表所列的內容均為未加入付款單的訂單記錄,將訂單記錄加入付款單的操作,與創建付款單的操作一致,參考“創建付款單”模塊功能說明。2.3.5刪除付款單未確認的付款單記錄,可以進行刪除操作,需要注意刪除后的付款單記錄無法恢復,操作時應慎重選擇。刪除操作是在付款單列表中點擊“刪除”按鈕完成。點擊后出現確認提示框。操作人員選中“確定”就完成了刪除的操作。付款單中的記錄將被刪除,與此付款單關聯的訂單的對應25、關系同時得以釋放。刪除確認提示界面如下所示:圖:刪除付款單確認2.3.6確認付款單付款單記錄最后一個操作步驟是確認操作。意味此付款單記錄維護完成,其他單位相關人員可以進行查詢。確認操作很簡單,在付款單列表中,對于維護完成的付款單,點擊后面按鈕“確認”再在提示確認對話框中選中“確定”。確認付款單及提示操作界面如下:圖:確認付款單的確認界面付款單確認操作完成后,采購中心的相關人員可以查看相應的付款單記錄。2.4輔助功能2.4.1公告查詢點擊:【輔助功能】-【公告查詢】打開公告查詢頁面,在此頁面中,可查詢相關公告信息。如圖:圖:公告管理查詢:以發布日期、標題/關鍵字為條件,查詢出相應的公告信息列表。26、【查看】:展開所選公告詳細信息進行查看。詳細信息中有帶附件的,可以對附件進行下載保存或者打開查看。在用戶登陸系統后,會在系統首頁面顯示公告提示信息,如下圖:圖:系統首頁在系統中其它頁面如果想回到系統首頁進行公告提示信息的查看,可以點擊系統右上角的圖標,直接返回到系統首頁。2.4.2在線咨詢點擊:【輔助功能】-【在線咨詢】打開在線咨詢頁面,在此頁面中,可查詢同機構的相關咨詢信息。如圖:圖:在線咨詢列表查詢:以創建日期、標題/關鍵字為條件,查詢出相應的咨詢信息列表。【詳細】:展開所選咨詢詳細信息進行查看。只有已回復的咨詢記錄可以查看詳細信息【修改】:進入咨詢修改頁面,修改咨詢標題及內容。只有沒有回復的咨詢可以修改【刪除】:刪除選中咨詢。只有沒有回復的咨詢可以刪除