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1、中財(cái)金控投資有限公司檔案管理辦法（試行）第一條、為規(guī)范xx有限公司檔案管理，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理中的作用，維護(hù)公司利益，防止重要文件、資源的遺失，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制訂本制度。第二條、公司檔案由綜合管理部負(fù)責(zé)，設(shè)置檔案保管柜（庫(kù)）及檔案管理員，工作調(diào)動(dòng)時(shí)，須對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)并制作移交清冊(cè)，并注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時(shí)間等信息。第三條、檔案管理員的具體職責(zé)（一）負(fù)責(zé)公司檔案和有關(guān)資料的收集、整理、分類(lèi)、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等；（二）負(fù)責(zé)公司成立、兼并、機(jī)構(gòu)重組、對(duì)外交往等重大經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和基建工程檔案的跟進(jìn)；（三）負(fù)責(zé)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的制訂；（四）負(fù)責(zé)檔案2、提供利用服務(wù)；（五）嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好檔案密級(jí)劃控和守密、解密。第四條、檔案按照記述內(nèi)容的不同劃分為文書(shū)檔案（行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案）、投資業(yè)務(wù)檔案（立項(xiàng)、盡職調(diào)查、合同、項(xiàng)目?jī)?chǔ)備檔案）和專(zhuān)門(mén)檔案（會(huì)計(jì)、人事檔案）；按照文件形式分為文字記載、圖紙圖表、數(shù)據(jù)計(jì)算、統(tǒng)計(jì)表格檔案等；按照載體形態(tài)可分為紙質(zhì)、電子、聲像、實(shí)物檔案等。第五條、歸檔時(shí)間和歸檔程序 （一）公司各部門(mén)所產(chǎn)生的文書(shū)檔案，根據(jù)其重要程度及實(shí)際需要由其負(fù)責(zé)人審定后須隨時(shí)歸檔。各部門(mén)零散文書(shū)檔案采取各部門(mén)平時(shí)累積、每半年一次按照各類(lèi)檔案的管理要求進(jìn)行整理、歸檔。（二）投資業(yè)務(wù)檔案由項(xiàng)目投資經(jīng)理具體負(fù)責(zé)收集，隨產(chǎn)生隨歸3、檔，并且做到一個(gè)基金、一個(gè)項(xiàng)目一套檔案，確保檔案歸檔的及時(shí)性、完整性。（三）會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度結(jié)束后，暫由財(cái)務(wù)部門(mén)保管一年，一年后由財(cái)務(wù)管理部整理后統(tǒng)一向公司綜合管理部歸檔。（四）人事檔案按照集團(tuán)要求進(jìn)行管理。（五）聲像、實(shí)物檔案，在產(chǎn)生后及時(shí)歸檔。凡是能電子化的檔案，電子文件必須隨其對(duì)應(yīng)的材料一同歸檔。（六）公司購(gòu)買(mǎi)設(shè)備的有關(guān)產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)和其他技術(shù)文件一周內(nèi)移交綜合管理部歸檔。第六條、歸檔要求（一）歸檔的文件、資料必須完整。（二）歸檔的文件、資料的密級(jí)、保管期限劃分須準(zhǔn)確，分類(lèi)清楚、歸檔準(zhǔn)確、組卷合理、編目清晰；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯(lián)系。（三）電子檔案實(shí)行雙軌制，4、紙質(zhì)文件與電子文件同時(shí)歸檔。 第七條、檔案的利用檔案管理員編制檔案目錄，根據(jù)各類(lèi)檔案的特點(diǎn)建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并進(jìn)行計(jì)算機(jī)著錄工作。檔案管理員應(yīng)熟悉所保管檔案的情況，主動(dòng)了解公司各項(xiàng)工作，做好檔案提供利用工作。第八條、檔案管理員根據(jù)各類(lèi)檔案管理要求確定檔案的保管期限及檔案的價(jià)值。第九條、檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。其中長(zhǎng)期為10年或以上，短期為3-5年。對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案須永久保存。對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期保存。第十條、檔案管理及使用人員要嚴(yán)格遵守公司保密工作要求。第十一條、接收和移出檔案，必須認(rèn)真清點(diǎn)、核對(duì)交接清單。第十二條、整理檔案應(yīng)在辦公區(qū)內(nèi)進(jìn)行。5、不得將檔案帶出辦公區(qū)。檔案、資料不準(zhǔn)隨意銷(xiāo)毀，如需銷(xiāo)毀應(yīng)先辦理批準(zhǔn)手續(xù)。發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞要及時(shí)報(bào)告。第十三條、因工作需要，查閱檔案資料時(shí)，必須填寫(xiě)檔案使用登記表，寫(xiě)明查閱人身份、查閱目的及查閱文件。查閱重要檔案資料，需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后查閱。第十四條、原則上所有檔案原件均不可復(fù)印、不可借出。復(fù)印檔案和借出檔案資料需由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后復(fù)印、借出。借出檔案應(yīng)及時(shí)歸還，并做好完整性審查。借出的檔案資料，因保管不善損壞或丟失的，由借閱人負(fù)責(zé)及時(shí)追查，重要檔案損壞或丟失要及時(shí)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。第十五條、檔案管理人員要做好檔案保管柜、庫(kù)房的環(huán)境、安全管理。第十六條、綜合管理部每年6、要進(jìn)行檔案保存價(jià)值鑒定，對(duì)無(wú)保存價(jià)值和保管期滿不需繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)予以銷(xiāo)毀。第十七條、檔案銷(xiāo)毀時(shí)必須填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀審批表，實(shí)行兩人監(jiān)銷(xiāo)制度進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀，經(jīng)檔案銷(xiāo)毀人簽字、監(jiān)毀人簽字、檔案主管部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷(xiāo)毀。第十八條、本辦法規(guī)定與國(guó)家、集團(tuán)規(guī)定不符的，以國(guó)家、集團(tuán)規(guī)定為準(zhǔn)。 中財(cái)金控投資有限公司 2016年 月 日（附件： 1. 文書(shū)檔案歸檔范圍及保管期限參考表2. 檔案使用登記表3. 檔案銷(xiāo)毀審批表）附件1：文書(shū)檔案歸檔范圍及保管期限表序號(hào)條款名稱文件內(nèi)容和名稱保管期限1公司重要會(huì)議文件材料會(huì)議通知、會(huì)議議程、代表名單、報(bào)告、決議公報(bào)、紀(jì)要、選舉結(jié)果、選票票樣、領(lǐng)導(dǎo)人7、講話、主席團(tuán)會(huì)議記錄、大會(huì)發(fā)言、討論通過(guò)的文件、簡(jiǎn)報(bào)、照片、底片、錄音帶、錄像帶等永久討論未通過(guò)的文件、賀電、賀信長(zhǎng)期討論記錄、參考文件、會(huì)務(wù)計(jì)劃總結(jié)等短期會(huì)報(bào)、決議、決定、記錄、紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)人講話、討論通過(guò)的文件永久討論未通過(guò)的文件和一般事務(wù)性文件短期2本級(jí)專(zhuān)業(yè)會(huì)議表彰會(huì)議文件材料通知、議程、代表名單、報(bào)告、決議、倡議書(shū)、紀(jì)要、記錄、討論通過(guò)的文件、聲像材料等永久會(huì)議典型材料、代表發(fā)言材料、重要賀信賀電等長(zhǎng)期其他文件材料、會(huì)務(wù)工作計(jì)劃等短期3慶典、集會(huì)的文件材料活動(dòng)通知、活動(dòng)安排、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會(huì)發(fā)言、各種聲像材料永久或長(zhǎng)期4上級(jí)黨、政、工、團(tuán)部門(mén)（子公司）及專(zhuān)業(yè)部門(mén)（子公司）來(lái)文直接針對(duì)本單位8、工作的支持永久普發(fā)的法規(guī)性文件長(zhǎng)期有查考作用的一般性文件短期5上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察檢查本公司工作形成的文件材料領(lǐng)導(dǎo)題詞、領(lǐng)導(dǎo)講話、綜合性匯報(bào)材料、錄音帶、錄像帶、照片、底片等永久6本級(jí)對(duì)下級(jí)檢查工作形成的文件材料檢查工作總結(jié)、專(zhuān)題匯報(bào)材料長(zhǎng)期7承辦上級(jí)會(huì)議或重大社會(huì)活動(dòng)形成的文件材料形成的全部文件材料、聲像材料長(zhǎng)期8其他單位來(lái)訪參觀活動(dòng)安排、人員名單、聲像材料短期9公司制發(fā)的文件材料方針政策性、法規(guī)性的條例、規(guī)定、辦法等；重要的決定、決議、指示；關(guān)于領(lǐng)導(dǎo)干部的任免、授予稱號(hào)；公司改革、建、撇、并、轉(zhuǎn)、隸屬關(guān)系變更、印章啟用；工資改革調(diào)整、晉級(jí)等問(wèn)題的通知；重要業(yè)務(wù)問(wèn)題綜合成果報(bào)告、專(zhuān)題報(bào)告、方案、總結(jié)9、等永久轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件、批轉(zhuǎn)下級(jí)文件的通知、本級(jí)發(fā)布的暫行規(guī)定、代上級(jí)起草的法規(guī)性的文件等長(zhǎng)期一般業(yè)務(wù)和業(yè)務(wù)性工作、事務(wù)性的、一般工作報(bào)告短期10請(qǐng)示上級(jí)批復(fù)、下級(jí)請(qǐng)示與本級(jí)批復(fù)重要問(wèn)題的永久或長(zhǎng)期一般事務(wù)問(wèn)題的短期11工作總結(jié)報(bào)告年度和年度以上的、重要專(zhuān)題的永久半年、季度的、一般專(zhuān)題的長(zhǎng)期12制定的制度和條例永久13計(jì)劃規(guī)劃（含綜合的、各部門(mén)、各專(zhuān)業(yè)的）年度和年度以上的永久季度、月份的短期14統(tǒng)計(jì)報(bào)表（含綜合部的、各部門(mén)、各專(zhuān)業(yè)的）年度和年度以上的永久季度、月份的短期15土地征用文件材料請(qǐng)示、批復(fù)、設(shè)計(jì)書(shū)、談判協(xié)議書(shū)、有關(guān)圖紙等永久16本公司簽訂的內(nèi)外部合同協(xié)議及項(xiàng)目招標(biāo)、投標(biāo)文件材料重要的、有10、長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的、涉外的永久或長(zhǎng)期一般的、內(nèi)部的短期17涉及本公司機(jī)構(gòu)、編制、名稱等文件材料含各種委員會(huì)、領(lǐng)導(dǎo)小組等永久或長(zhǎng)期18干部職工表彰文件材料含表彰決定和表格、事跡材料永久或長(zhǎng)期19干部職工處分材料含處分決定調(diào)查材料永久或長(zhǎng)期20事故處理材料含處理決定和調(diào)查取證材料重大的永久一般的長(zhǎng)期或短期21員工錄用轉(zhuǎn)正、調(diào)資、定級(jí)等有關(guān)材料含錄用、轉(zhuǎn)正審批單和各類(lèi)鑒定材料在職期間、離職三年內(nèi)22專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱評(píng)定聘任上級(jí)或本級(jí)批準(zhǔn)的23職工傷殘鑒定材料含醫(yī)院證明材料和本人情況說(shuō)明、公司領(lǐng)導(dǎo)指示和批復(fù)24干部職工工作技術(shù)考核含考核證書(shū)發(fā)放材料25職工教育培訓(xùn)材料含成人學(xué)歷教育26本單位人員編制、職工、黨11、員花名冊(cè)含公司各部門(mén)及各子公司27介紹信、證明信存根含干部職工調(diào)動(dòng)、工資轉(zhuǎn)移、黨團(tuán)工會(huì)組織關(guān)系轉(zhuǎn)移等28財(cái)產(chǎn)物資交接憑證含員工辭職或調(diào)任工作中與交接人形成的各類(lèi)憑證、證明材料永久或長(zhǎng)期29檔案交接憑證各類(lèi)檔案移交目錄長(zhǎng)期30本單位編輯出版物含簡(jiǎn)報(bào)、工作信息等的定稿、樣本以及公司出版的各期報(bào)紙長(zhǎng)期或短期31各部門(mén)、辦事機(jī)構(gòu)和區(qū)域舉辦的重要展覽的圖片、小樣含各公司項(xiàng)目舉辦的展覽、宣傳圖片以及其他重大活動(dòng)的圖片長(zhǎng)期32本單位榮獲的榮譽(yù)含各類(lèi)榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等永久33出國(guó)考察、友好往來(lái)等外事活動(dòng)形成的全部文件材料重大活動(dòng)永久一般活動(dòng)的審批手續(xù)、報(bào)告長(zhǎng)期其他文件材料短期34下級(jí)報(bào)送的總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)表年度和年度以上的長(zhǎng)期季度、月份的短期35本公司新聞含反映本公司情況的報(bào)刊剪輯、電臺(tái)、電視臺(tái)播出稿永久36法律事務(wù)文件材料重要的永久一般的長(zhǎng)期37審計(jì)文書(shū)重要的永久一般的、常規(guī)的長(zhǎng)期38企業(yè)普查重要的永久或長(zhǎng)期附件2：檔案使用登記表檔案名稱使用日期使用用途使用人審批人備注附件3： 檔案銷(xiāo)毀表檔案種類(lèi)保管期限立卷日期立卷部門(mén)密 級(jí)銷(xiāo)毀日期銷(xiāo)毀原因：銷(xiāo)毀檔案清冊(cè)：（如數(shù)目多可后附清冊(cè)）1、2、3、4、5、銷(xiāo)毀人簽字： 年 月 日 監(jiān)毀人簽字： 年 月 日綜合主管部門(mén)負(fù)責(zé)人審核： 年 月 日公司董事長(zhǎng)、總經(jīng)理意見(jiàn)： 年 月 日