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1、北京首鋼建設集團公司合同管理制度北京首鋼建設集團有限公司合同管理制度 (試行) 第一章 總 則 第一條 為規范北京首鋼建設集團有限公司,以下簡稱首建公司,合同管理明確管理職責界定管理層面防范經營風險提高管理效能結合首建公司實際情況特制定本制度。 第二條 本制度適用于首建公司本部、分支機構、其他直屬單位及首建公司所屬全資子公司。 第三條 本制度所指的合同包括建設工程施工合同、建設工程專業分包合同、加工承攬及定作合同、勞務合同、買賣合同、租賃合同、借貸款合同、投資及合作協議以及其它各類合同書或協議書、保證函等文件,以下統稱“合同”,。 第四條 首建公司合同管理遵循“事前防范事后補救”的原 則。 第2、五條 首建公司合同實行專業集中管理原則和法律機構歸口管理原則并執行合同評審程序。 第六條 合同管理專業部門應對本專業合同統一編號并實行在線管理。 第七條 合同管理是指對合同立項、意向接觸、資信調查、商務談判、合同條款擬定、審查會簽、簽字、備案審核、履行、變更、中止、解除、糾紛處理、立卷歸檔等全過程的管理。 第二章 合同管理機構及職責第八條 首建公司法律事務部為合同歸口管理機構,首建公司專業部門配備專業合同管理員負責本業務分工范圍內的合同管理工作。 分公司設臵法律事務員崗位,其職責范圍與集團公司法律事務部相同,統一管理本單位的合同管理工作和訴訟管理工作。 第九條 合同管理機構的主要職責: 一、法3、律事務部職責: ,一,貫徹執行合同管理的法律、法規和規章制度為首建公司提供法律服務,二,建立健全本單位合同管理制度監督、檢查考核各部門及所屬各單位合同管理情況, ,三,參與各類重大合同的論證、談判、起草、評審、簽訂及合同糾紛的處理, ,四,統一管理法定代表人授權委托書和公證事宜, ,五,組織相關人員進行法律、法規及合同管理知識培訓和講座, 二、市場開發部主要職責: ,一,歸口管理首建公司建設工程總包加工承攬、土石運輸等工程承包合同, ,二,負責其業務范圍內的合同起草、組織評審及簽訂, ,三,負責對建設工程合同進行監督履行、跟蹤檢查、變更直至合同終止, ,四,負責建設工程合同檔案管理執行合同登記4、錄入、統計及報告。 三、預算管理部主要職責: ,一,歸口管理首建公司建設工程專業分包加工承攬、加工定作合同、土石方運輸等專業分包合同, ,二,負責其業務范圍內的合同起草、組織評審及簽訂, ,三,負責其業務范圍內的分包合同的招投標工作, ,四,負責對其業務范圍內的分包合同進行監督履行、跟蹤檢查、變更直至合同終止, ,五,負責分包合同檔案管理執行合同登記、錄入、統計及報告。 四、工程管理部主要職責: ,一,歸口管理首建公司設備買賣及租賃合同、生產機具買賣及租賃合同及對物資分公司買賣合同的監督管理, ,二,負責其業務范圍內的合同起草、組織評審及簽訂, ,三,負責組織首建公司大批量設備買賣及租賃的招5、投標工作, ,四,負責本專業合同檔案管理執行合同登記、錄入、統計及報告。 五、物資分公司主要職責: ,一,歸口管理首建公司物資買賣合同, ,二,負責首建公司內簽訂的物資買賣合同的起草、組織評審及簽訂, ,三,負責組織首建公司大批量材料買賣的招投標工作, ,四,負責本專業合同檔案管理執行合同登記、錄入、統計及報告。 六、人力資源部主要職責: ,一,歸口管理首建公司勞動合同、相關協議及對恒信公司勞務合同監督管理, ,二,負責首建公司勞動合同及相關協議的起草、組織評審及簽訂, ,三,負責本專業合同檔案管理執行合同登記、錄入、統計及報告。 七、恒信公司,勞務公司,的主要職責: ,一,歸口管理首建公司勞6、務合同, ,二,負責首建公司勞務合同的起草、組織評審及簽訂, ,三,負責首建公司勞務分包合同的招投標工作, ,四,負責勞務合同履行、跟蹤檢查、變更直至合同終止, ,五,負責勞務合同檔案管理執行合同登記、錄入、統計及報告。 八、財務管理部主要職責: ,一,歸口管理首建公司借貸款合同, ,二,負責首建公司借貸款合同的起草、組織評審及簽訂, ,三,負責本專業合同檔案管理執行合同登記、錄入、統計及報告。 九、投資管理部職責: ,一,歸口管理首建公司對外投資、合作合同首建公司參股單位20萬元以上固定資產買賣合同,對外投資額度審批程序執行首建公司相關文件規定, ,二,負責其業務范圍內的合同起草、組織評審及7、簽訂, ,三,負責本專業合同檔案管理執行合同登記、錄入、統計及報告。 十、辦公室主要職責: ,一,歸口管理首建公司辦公用品,包括計算機及其耗材等,買賣合同, ,二,負責其業務范圍內的合同起草、組織評審及簽訂, ,三,負責本專業合同檔案管理執行合同登記、錄入、統計及報告。 十一、其他業務部門負責本部門所涉及的合同管理工作職責。 十二、首建公司審計部負責對合同履行過程中資金使用、合同價款或酬金和結算等事宜進行審計監督。 十三、合同管理專業部門負責組織本部門業務范圍內的合同評審工作。 十四、首建公司所屬全資子公司所簽訂的各類合同由子公司內部自行評審經首建公司分管領導簽字后由首建公司辦公室加蓋合同專用8、章并報首建公司財務管理部備案。 第十條 合同管理人員的主要職責: ,一,協助法定代表人或法定代表人授權的委托代理人參加重大合同的談判及依法簽訂, ,二,提請有關部門、領導按規定對其經辦的合同進行評審, ,三,對所簽合同有認真執行或監督執行的責任并掌握合同的履行情況, ,四,檢查合同簽訂、履行情況協助主管領導處理合同履行中出現的問題和糾紛, ,五,對本部門簽訂的各類合同統一登記并分類保管對已履行的合同裝訂成冊整理歸檔, 第三章 授權制度 第十一條 首建公司對所屬單位授權管理的職能部門為首建公司法律事務部。 第十二條 委托代理制度: ,一,授權委托采取書面形式,由公司法定代表人或總經理簽發。授權委9、托書應載明代理人的姓名、委托事項、權限和期限、代理人身份證號碼由法定代表人簽名并加蓋公章后代理人方可在授權范圍內履行職責。 ,二,授權委托采用長期授權和單項授權制度。 ,三,授權委托書由法律事務部負責管理實施并建立登記臺帳。 第十三條 長期授權委托制度: ,一,首建公司采取兩級授權管理制度, ,二,首建公司法定代表人,董事長,對總經理進行授權(取得一級授權人)授權范圍為:首建公司經營范圍內的所有合同的洽談及簽訂等事宜總經理有轉委托權, ,三,首建公司總經理對副總經理進行授權(取得二級授權人)授權范圍為:建設工程項目洽談及投標,3000萬元以下的工程施工合同的簽訂500萬元以下的專業工程分包合同10、加工承攬合同、勞務合同及買賣合同的簽訂200萬元以下的租賃合同及加工定作合同的簽訂,副總經理無權轉委托他人簽訂合同。 首建公司市場開發部開發的3000萬元以下的工程承包合同由首建公司開發副總經理簽訂。 ,四,首建公司副總經理經總經理授權后按照首建公司領導分工方案的規定對其分管單位對外洽談、簽訂的合同履行審慎義務和行使簽訂權利。 ,五,在副總經理權限范圍以外的所有合同由首建公司董事長或總經理簽訂。 第十四條 委托代理人應在授權范圍內行使代理權,嚴禁無代理權、超越代理權或者代理權終止后繼續以首建公司名義對外簽訂合同。 第十五條 如委托代理人不再代表首建公司與有關單位簽約,承辦部門應及時通知相關單11、位并告知其原代理人不再有代理權。 第四章 合同的訂立 第一節 合同的談判與起草 第十六條 合同談判分階段進行,前期以具體承辦人員為主,后期以項目負責人為主。前期主要是收集有關情報、資料及相關政策法規,進行項目可行性分析,設計合作方案,商定合同的基本條款。后期主要是對合同文本進行反復協商,形成正式合同文本。 第十七條 合同談判涉及重大財務、法律內容,應組成有公司財務、法律等專業人員參加的談判小組進行談判。重要合同談判,應有談判記錄或會議紀要。 第十八條 合同談判小組應對對方的主體、資信等情況盡審慎義務,進行詳細了解、調查,防止惡意磋商、合同詐騙、自始履行不能等情況發生。 第二節 合同的審查、簽訂12、分工及權限 第十九條 合同審查分工的原則是依據各職能部門的專業性質來劃分凡報送首建公司專業部門審查的合同應至少給予一個工作日的審查時間,因不及時或延期報送審查導致合同不能簽訂由承辦單位承擔相應的責任。 第二十條 合同的審查及簽訂: ,一,對外合同在簽訂前要了解對方法人資格和履約能力等情況且要求對方提供營業執照副本、資質證明、法定資格及代理人證明等文件資料原件。 ,二,簽訂合同時要統一使用政府有關部門制定的示范文本沒有示范文本的可參照使用首建公司制訂合同范本或雙方協商文本, ,三,合同簽訂前須經有關專業部門進行評審, ,四,合同內容要合法、條款要齊全、用詞要準確、手續要完備, ,五,合同必須具13、備以下主要條款: 1、當事人的名稱或姓名和住所, 2、標的, 3、數量, 4、質量, 5、價款或酬金, 6、履行期限、地點和方式, 7、違約責任, 8、解決爭議的方法。 ,六,簽訂合同時應要求對方出示法定代表人的證明書如由代理人簽訂的應出示授權委托書并將法定代表人的證明書或授權委托書列為合同附件保存, ,七,合同一經簽訂承辦單位應將合同或有關條款內容準確、及時地傳遞到相關部門備案,包括預算管理部、經營發展部、財務管理部、工程管理部、安全管理部、質量管理部及項目經理部,并進行合同交底各相關部門應認真組織學習、熟知合同條款并依據合同約定內容安排生產、經營活動。 第二十一條 1000萬元以下,含1014、00萬元,的建設工程施工合同100萬元以下,含100萬元,的建設工程分包合同、加工承攬及定作合同、買賣合同、勞務合同、租賃合同由首建公司所屬分公司合同分管部門組織評審并由首建公司合同管理專業部門審查后報首建公司分管副總經理簽訂, 1000萬元以上建設工程施工合同100萬元以上的建設工程分包合同、加工承攬及定作合同、買賣合同、勞務合同、租賃合同必須由首建公司合同管理專業部門組織評審并由合同管理專業部門根據合同金額范圍報首建公司分管副總經理、總經理或董事長簽訂。 第二十二條 各種合同除即時結清者外必須采用書面形式,禁止合同履行在先簽約在后的行為。 第二十三條 合同簽訂時,應由對方先行或雙方同時簽字15、蓋章。 第二十四條 單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。 第二十五條 合同管理員應將協議書、合同書、各類票據、書面字據、對方的營業執照復印件、代理人授權委托書等與合同相關的資料及時歸檔,并認真保管,合同涉及資金往來的還應向公司財務部門備案。 第五章 合同的履行、變更、解除 第二十六條 各單位合同管理人員應根據合同履行的具體情況定期檢查監督,若發現問題應及時向本單位主管領導匯報情況嚴重的應及時向上級部門反饋。首建公司兩級財務管理部門應通過資金結算途徑監督合同的履行。 第二十七條 因我方或對方原因需要變更、解除合同時合同管理員應及時向合同專業管理部門、法律事務部、公司領導匯報,如因對方原因解除合16、同致使我方造成經濟損失的應要求其賠償損失。 第二十八條 我方向對方發出的中止合同、解除合同、質量異議及聲明對方有其他違約的通知應書面送達對方由對方簽收后我方應將簽收資料歸案保存,對方拒不簽收的須采用公證形式送達。 第二十九條 當對方發生違約行為時我方應及時采取適當措施防止損失的擴大核算對方違約給我方造成的損失并保存好相應的物證、書證、證人證言等證據資料。 第三十條 各單位合同管理人員應建立健全合同管理臺帳并將合同履行、變更、解除、中止及終止情況的一切資料歸檔。 第三十一條 在合同的履行完畢后形成債權的分公司負責人、財務管理人員、合同管理員應積極主動追索債權以免出現壞帳、死帳等情形,形成債務的分17、公司負責人、財務管理人員、合同管理員應按合同約定的期限付款或結算減少可能出現的訴訟。 第六章 合同專用章 第三十二條 首建公司及所屬單位采用合同專用章制度。 第三十三條 首建公司,全資子公司除外,有合同專用章6枚具體使用范圍規定如下: ,一,01號合同章由市場開發部保管用于首建公司簽訂建設工程總包合同、加工承攬、土石方運輸等工程承包合同以及首建公司借貸款合同, ,二,02號合同章由預算管理部保管用于首建公司簽訂建設工程專業分包合同、加工承攬及定作合同、土石方運輸合同等專業分包合同, ,三,03號合同章由工程管理部保管用于簽訂首建公司所有設備買賣合同及租賃合同、機具買賣及租賃合同、辦公用品買賣合18、同、計算機及其耗材買賣合同, ,四,04號合同章由工程管理部監督管理物資分公司保管使用用于簽訂首建公司所有物資買賣合同, ,五,勞動合同專用章由人力資源部保管用于簽訂首建公司勞動合同及相關協議。 ,六,05號合同專用章由人力資源部監督管理由恒信公司,勞務公司,保管使用用于簽訂首建公司所有勞務合同, ,七,首建公司所屬全資子公司合同專用章由首建公司辦公室保管使用。 第三十四條 合同專用章管理與使用: ,一,首建公司所有合同必須統一加蓋合同專用章。使用其它印章簽訂的合同一律視為無效合同法律后果由行為人承擔, ,二,持有合同專用章的部門和單位應負責妥善保管和使用建立合同專用章使用制度和用印登記臺帳非19、合同管理人員不得使用, ,三,合同專用章由首建公司辦公室刻制其印章必須在檔案室登記備案后方可使用, ,四,合同業務人員需要攜帶合同專用章外出簽訂合同時必須經法定代表人授權并在授權范圍內使用印章,所攜帶的印章應妥善保管不得遺失, ,五,任何人不得持事先蓋好合同專用章的空白文本外出簽訂合同不得將蓋有印章的空白合同交與對方填寫更不得將合同章借給對方使用, ,六,合同專用章僅限于簽訂合同使用對于使用行政章或其他公章簽訂的合同財務管理部可不予結算付款。 第七章 合同糾紛的處理 第三十五條 當合同發生糾紛時承辦人應及時報告合同分管部門處理必要時應向法律事務部或公司主管領導匯報并首先采用協商、調解方式解決,20、協商或調解能夠達成一致時應依合同簽訂程序簽訂書面協議。協商或調解不能達成協議時可依合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛。 第三十六條 首建公司法律事務部是公司訴訟案件的處理部門對于重大疑難案件經首建公司決定后由法律事務部委托律師代理訴訟各單位無權委托律師代理公司案件。 第三十七條 合同發生糾紛時合同管理員應報法律機構備案同時應迅速收集下列有關證據: ,、合同文本包括附件、變更或解除的協議、有關電報、信函、圖表、視聽材料等, ,、有關的票據、票證, ？、質量標準的法定或約定文本、封樣、樣品、鑒定報告、檢測結果等, ,、證人證言, ,、其他有關材料。 第三十八條 仲裁或訴訟解決糾紛時由首建公司法律事21、務部確定代理人、訴訟方案等并向首建公司相關領導匯報。 第八章 培訓、檢查與獎懲 第三十九條 首建公司法律事務部對所屬單位的合同管理工作實施監督、檢查、指導并定期組織對經營者和專業人員進行法律知識培訓。各單位應自覺檢查合同的訂立、履行、管理工作發現問題及時糾正。 第四十條 各單位應對在合同管理工作中做出成績者及避免或挽回經濟損失者予以表彰和獎勵。 第四十一條 有下列情況之一造成損失的按其情節輕重給予有關單位及相關人員進行批評、教育或行政處分,違反國家法律法規的給首建公司造成重大損失移交司法機關處理: 1、未按本辦法規定簽訂合同的, 2、簽訂有重大缺陷或無效合同的, 3、未依法律和本制度規定變更或22、解除合同的, 4、丟失合同文本及相關文件的, 、提供虛假資料的, 56、超越授權或濫用授權簽約的, 7、發生糾紛后隱瞞或不及時向有關部門匯報或不及時采取措施并造成公司損失擴大的, 8、有關法律性文件未經審核的, 9、在合同簽訂或履行當中與對方或第三人惡意串通或收受賄賂的, 第四十二條 有下列情況之一的給予考核和處罰: ,一,對應追償的公司債權在合理的期限內沒有通過有效途徑追償造成公司損失的對該單位予以債權數額0.5%考核。 ,二,對應償還的公司合法債務因各單位無正當理由拒絕償還并由此導致訴訟的對案發單位予以考核考核數額為該案所發生的所有訴訟費用及因此而增加的違約金、利息損失。 ,三,對因合同糾23、紛產生的判決拒不履行的導致公司被法院強制執行的對案發單位予以考核考核數額為該案所發生的所有執行費用, ,四,對因合同糾紛產生的判決拒不履行的導致公司被法院強制執行并查封、凍結首建公司及其他所屬單位銀行帳號的對案發單位予以考核考核數額為被凍結總金額的0.1%。 ,五,在合同發生糾紛以后案發單位不積極配合給公司造成損失的對該單位按照損失金額的5%予以考核。 第九章 附 則 第四十三條 本制度自2006年3月25日起實施。 第四十四條 首建公司專業合同主管部門可根據本專業實際情況制定具體的專業合同管理辦法并向首建公司法律事務部備案 第四十五條 本制度由首建公司法律事務部負責解釋。 附件1:首建公司合同管理流程圖,