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1、企業(yè)制度普通件Z043第 1 頁 共 4 頁文件管理辦法文件管理辦法一一 目的目的為使公司的管理體系日趨完善，公司以最新的文件運(yùn)作，對(duì)文件的編制、發(fā)放、保管、回收、作廢進(jìn)行統(tǒng)一管理，特制定本管理辦法。二二 范圍范圍適用于公司各分店各部門三三 定義定義文件：文件：指在管理工作中可以做為依據(jù)或參考的書面材料，包括公文和其它文字資料（如培訓(xùn)資料）公文公文：是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在其管理活動(dòng)中形成和使用的具有法定效力 和規(guī)范體式的文書，是進(jìn)行管理、記載和傳遞公務(wù)信息的工具， 具有聯(lián)系公務(wù)、規(guī)范行為、憑證記載、對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行控制，對(duì) 管理者進(jìn)行宣傳教育的重要功能。四四 內(nèi)容內(nèi)容4.1 公文的分類公文的分類按2、公文的形成和使用的范圍劃分：通用公文和專用公文通用公文通用公文：是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在公務(wù)活動(dòng)中普遍使用的公文， 如通知、指示、公告、報(bào)告、批復(fù)、條例、聯(lián)絡(luò) -條例、-辦法。專用公文專用公文：指因特殊性需要在一定的單位、部門使用的業(yè)務(wù)公文。如顧客須知、實(shí)施細(xì)則。4.2 公文的作用公文的作用1能建立起管理系統(tǒng)內(nèi)決策層和執(zhí)行層之間的多層次、多方面的聯(lián)系，完善公司的管理。2公文一發(fā)布具有很強(qiáng)的約束力和規(guī)范作用，起到規(guī)范和準(zhǔn)繩作用。3起到上情下達(dá)、下情上報(bào)、溝通信息的作用。4起的到宣傳、指導(dǎo)作用，告訴應(yīng)該怎么做及做什么。起工作依據(jù)和查考憑證作用。4.3 公文的格式公文的格式公文都有嚴(yán)格、特定的格式，只能3、在法定的職權(quán)范圍內(nèi)行文，不能超越。通用公文應(yīng)以人事行政部代表公司行文。專用公文應(yīng)各部門名義行文。如崗位職責(zé)、工作準(zhǔn)則等。企業(yè)制度普通件Z043第 2 頁 共 4 頁公文的標(biāo)準(zhǔn)格式包括版頭、份號(hào)、密級(jí)度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題 主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文部門、成文日期、印章、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和時(shí)間等要素組成。4.4 常用公文的編制、發(fā)放、保管常用公文的編制、發(fā)放、保管4.4.14.4.1 通知通知1公文版面尺寸A4 紙頁眉頁腳距邊界 1.25cm上、下頁邊距 2.54cm 左、右頁邊距 3.17cm行間距 1.5 倍2字體形狀及大小字體均為宋體字;版頭為初二號(hào)字且加黑;發(fā)文字號(hào)為五號(hào)字;標(biāo)題為三號(hào)字且加黑;主送機(jī)關(guān)為四號(hào)字且加黑;正文為小四號(hào)字;主題詞、成文時(shí)間、發(fā)行部門均用小四號(hào)字。版頭打在頁眉里面。3發(fā)文方式：a:通知能由人事行政部代表公司發(fā)文，分人事行政總部發(fā)文和各店發(fā)文。人