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1、 人事信息及檔案管理作業指引編制*日期2012-12-24審核*日期2012-12-25批準*日期2012-12-26修訂記錄日 期修訂狀態修改內容修改人審核人批準人2012.12.26人力資源制度匯編*1. 目的完善人事信息庫及檔案，確保人事信息準確及員工檔案的完整性及管理的規范性，有效保護及利用員工檔案，維護員工及公司的合法權益。2. 適用范圍適用于集團公司，各下屬公司須參照執行。根據業務特性，各下屬非地產公司按照已報批細則執行。3. 原則3.1員工檔案須嚴格保密，檔案借閱必須經集團人事企管部/下屬公司執行董事及總經理審批；各公司副總經理及以上人員檔案借閱須經集團人事企管部分管領導審批。未2、經允許，集團人事企管部/下屬公司人事行政管理部門不得擅自對外借閱或泄露人事信息及員工檔案內容，并為人事信息及員工檔案泄密負責。3.2 電子人事信息即人事基礎信息刷新備份匯總表中因工作需要可開放的信息為：姓名、職位、入職時間、出生年月，其余信息視情況須嚴格把控。4. 工作程序4.1 管控級別4.1.1集團人事企管部負責建立并保管集團公司員工、各下屬地產公司部門負責人（含）以上員工及財務人員的人事檔案原件，并對下屬地產公司職務經理及以上的其他員工檔案進行備案。4.1.2集團人事企管部負責建立并保管非地產公司各部門負責人，副總經理及以上人員及財務人員人事檔案原件，其他人員視情況備案到集團人事企管部。3、4.1.3各下屬公司人事行政管理部門負責建立并保管以上范圍外其他員工人事檔案。4.2 人事信息的更新、匯總及存檔4.2.1集團人事企管部及各下屬公司人事行政管理部門負責新入職員工人事信息在各公司人事基礎信息刷新備份匯總表中的錄入，異動員工信息的錄入、更新以及離職員工信息的另存、歸檔。4.2.2 各下屬公司人事行政管理部門每月8日前將更新至上月末的人事信息相關報表統計報集團人事企管部匯總備案，其中，人事信息相關報表包括：人事基礎信息刷新備份匯總表、離職原因匯總表、人事簡報。4.2.3集團人事企管部負責統計、更新集團公司人事信息并匯總全集團人事信息，每月10-12日將全集團人事簡報、集團公司及下屬4、地產公司（含商業公司）離職匯總表以及入職異動轉正匯總表通過OA 報集團薪酬績效制度管理委員會審閱。4.3 集團人事企管部、各下屬公司人事行政管理部門負責新入職員工檔案的建立、保存及移交工作，員工檔案須包含但不限于以下內容：4.3.1員工登記表（員工登記表必須完整填寫，不能缺項，表單內容包含但不限于以下信息：序號、姓名、部門、職務、性別、婚否、出生年月、身份證號、籍貫、戶籍、學歷、專業、資格證書、工作簡歷、入職時間等。）4.3.2離職證明（無法提交或延遲提交則須簽寫離職聲明）4.3.3面試簡歷原件4.3.4員工錄用審批原件4.3.5身份證、社保卡、公積金卡復印件4.3.6區級以上醫院開具的入職體5、檢表原件或健康證復印件留存（一年內有效）4.3.7學歷復印件及學歷結果查詢打印件4.3.8資格及職稱證書復印件4.3.9敏感崗位須填寫入職擔保書（如：出納、收款員、行政司機、采購人員等）4.3.10所有崗位均須有背景調查表4.3.11 員工入職即填寫新員工入司報到程序表，一周內將填寫完整并簽名確認的表單交予集團人事企管部/下屬公司人事行政管理部門。（備注：針對公司08年之前入職且檔案完整性欠缺的員工，檔案需要包含至少以下資料：員工登記表及身份證復印件）4.4 人事檔案建檔/歸檔4.4.1為每位員工建立一份獨立的人事資料檔案，包括紙質及電子版，并及時更新。4.4.2 人事檔案按公司進行分類存檔，6、集團公司副總級（含）以上及下屬公司副總級（含）以上人員的紙質檔案資料列入管理人員進行歸檔；離職人員的檔案按辭職、辭退分別歸檔。4.5 離職或辭退人員人事檔案保管期限4.5.1已離職人員的檔案，自離職之日起存放三年。4.5.2職務經理級（含）以上人員檔案自離職之日起存放五年4.5.3 經辭退員工的檔案，自開除之日起存放五年。4.5.4 辭職或辭退的員工電子檔案資料單獨建立表單匯總留存。4.6 人事檔案管控4.6.1人事信息檔案管理人及存放要求4.6.1.1集團公司人事信息檔案管理人：人事企管部總經理、人事與薪酬經理4.6.1.2下屬公司人事信息檔案管理人：人事行政部門負責人、人事經理/主管/專員7、4.6.1.3人事檔案必須有專門的檔案柜存放4.6.2 人事檔案的查閱權限4.6.2.1總裁對所有員工的人事檔案有查閱權；分管領導對其所屬部門員工的人事檔案有查閱權；各下屬公司總經理、副總經理和部門經理對其所管轄員工的人事檔案有查閱權；集團人事企管部門及下屬公司人事行政管理部門內僅有部門負責人及人事檔案的管理人員有查閱權。4.6.3 人事檔案的查閱手續4.6.3.1 集團公司部門負責人因工作原因需要查閱本部門員工的人事檔案時，需分管領導及集團人事企管部總經理審批。4.6.3.2 各下屬公司部門經理因工作原因需要查閱本部門員工的人事檔案時，需下屬公司總經理審批。4.6.4 人事檔案的銷毀4.6.4.1集團人事企管部填寫檔案銷毀申請表，經集團人事企管部總經理及分管副總裁審核，總裁批準后執行。4.6.4.2 下屬公司人事檔案銷毀必須經集團人事企管部及集團分管領導審批后執行。4.6.5 人事檔案的移交人事檔案材料的移交必須要有書面的移交記錄。5. 附表5.1WT-QR-HR08-01人事基礎信息刷新備份匯總表5.2WT-QR-HR08-02離職原因匯總表5.3WT-QR-HR08-03人事簡報5.4WT-QR-HR08-04檔案銷毀申請表