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1、公文管理辦法公文管理辦法 編制人 編制日期 審核人 簽發人 修訂記錄修訂記錄 日日 期期 修訂狀態修訂狀態 修改內容修改內容 修改人修改人 審核人審核人 簽發人簽發人 1.1. 目的目的 為使集團公文管理工作規范化、制度化、科學化，根據公司實際情況，制定本辦法。 2.2. 適用范圍適用范圍 本辦法適用于集團范圍內部、上下級之間、外部往來文件的處理。 3.3. 術語和定義術語和定義 3.1. 法定公文：指集團與政府有關部門、上級主管系統、集團內部各部門之間、下屬公司以及集團 與不相隸屬的各企事業單位和社會團體往來的文件；文種以國家行政機關公文處理辦法為 依據。 3.2. 決定：適用于對重要事項或2、者重大行動做出安排，獎懲有關單位和人員，變更或者撤消下級機 關不適當的決定事項。 3.3. 通知：適用于批轉下級單位的公文，轉發上級單位和不相隸屬單位的公文，傳達要求下級單位 辦理和需要有關單位周知或者共同執行的事項，任免人員。 3.4. 通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。 3.5. 報告：適用于向上級單位匯報工作，反映情況，答復上級單位的詢問。 3.6. 請示：適用于向上級單位請求指示、批準事項。 3.7. 批復：適用于答復下級單位的請示事項。 3.8. 意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。 3.9. 函：適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題，請求批準和3、答復審批事項等。 3.10. 會議紀要：適用于記載、傳達會議情況和議定事項。 3.11. 機要文書：凡符合下列條款之一者，均屬機要文書范疇： 關于集團業務經營發展的重要方針、策略或規劃方案、文件； 關于集團機構體制設置和重要人事任免方案、文件； 關于重要會議的記錄、紀要、決定等文件資料； 關于集團尚未公布的投資及房地產開發、土地開發等項目的調研、勘察評估分析資料； 集團對外經營的有關重要契約、協定等文書資料； 其他有關重要機密文書資料或機密事項。 3.12. 分管領導：分管專業業務的高管人員，即集團副總裁以上的領導。 4.4. 職責職責 4.1. 總裁辦公室職責 4.1.1. 負責統一處理集團4、往來公文； 4.1.2. 負責收文辦理的登記、分發、擬辦、督辦、立卷、歸檔、銷毀等； 4.1.3. 負責發文辦理的核稿、審稿、編號登記、繕印、用印、立卷、歸檔、銷毀等。 4.2. 其他職能部門職責 4.2.1. 負責收文辦理的承辦，即：提出辦理意見或執行領導指示； 4.2.2. 負責發文辦理的擬稿、校對、發送。 4.2.3. 負責起草經濟類文書流轉表式。 4.3. 分管領導職責 4.3.1. 負責對收文辦理中涉及到本人分管的文件進行批示； 4.3.2. 負責對發文辦理中涉及到本人分管的文稿進行審閱。 4.4. 總裁職責 4.4.1. 負責對收文辦理的文件進行批示； 4.4.2. 負責對發文辦理5、的文稿進行簽發。 5.5. 工作內容工作內容 5.1. 法定公文格式 集團的公文一般由集團名稱、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、 附件說明、印章、附件、主題詞、抄送單位、印發或電子郵發單位、印發或電子郵發日期等部分組 成。 5.2. 行文規則 5.2.1. 行文請示要求做到： 5.2.2.1 一文一事，具有可操作性； 5.2.2.2 一般只主送一個單位（包括向有關主管部門請求批準的“函” ） ；如需同時報送其他單位，可 以用抄報形式，但不得同時抄送下級單位； 5.2.2.3 一般不得越級請示；因特殊情況必須越級請示時，應當抄報被越過的上級單位，并在文中寫 明越級的理6、由； 5.2.2. “報告”中不得夾帶請示事項，不應出現“請批復” 、 “請審批”等字樣。 5.2.3. 凡是能通過當面協商、電話聯系等方式解決的事務性工作，不必行文。 5.2.4. 起草、修改、抄寫、批示文件，應使用鋼筆、毛筆或水筆，不得使用圓珠筆、鉛筆書寫。所 有文字材料應字跡清晰、端正。 5.2.5. 集團各部門如以集團名義對外發文，應由總裁辦公室統一編號、核稿、集團總裁簽發、打印， 并經總裁辦公室加蓋集團公司印章后，由部門自行分發。 5.2.6. 以集團名義發文，必須使用總裁辦公室統一印制的發文單 。 5.3. 公文辦理 5.3.1. 收文辦理 5.3.1.1 來文簽收由總裁辦公室負責7、。 外部會議的文件和資料應由參會部門交回總裁辦公室統一辦理。 法院、仲裁機構送達的法律文書則必須交由集團審計法務中心簽收，簽收后按照收文流程辦理。 5.3.1.2 收文流程： 編號登記分發擬辦（此 3 個環節由總裁辦公室負責）批辦（按照集團現行文件規定由董事長 或總裁）承辦（主管領導/相關部門）督查立卷歸檔（此 3 個環節由總裁辦公室負責） 5.3.2. 發文辦理 5.3.2.1 發文流程： 擬稿（承辦部門）核稿（總裁辦公室）審稿（承辦部門的分管領導）簽發（按照集團現行文 件規定由董事長或總裁）校對、繕印（總裁辦公室組織承辦部門）用印（總裁辦公室）發送 （承辦部門）預立卷（承辦部門）歸檔或銷毀8、（總裁辦公室） 5.3.3. 部門只可以對下屬公司發文，各部門必須自行編號，報分管領導簽發后，由部門印制、發送、 預立卷、定期歸檔。 5.3.4. 一般公文，應當在 12 小時（工作時間）內傳閱完畢，如遇閱辦人出差，應與閱辦人取得聯系， 商定處理辦法，確保在規定的時限內辦理完畢。 5.3.5. 緊急公文，應當提出辦理時限，并在時限內辦理完畢。 5.3.6. 在辦公自動化系統內流轉、辦理的公文，應當實行網上督辦。 5.3.7. 承辦部門（單位）接文后，應當抓緊辦理并及時答復辦理結果，不得延誤、推諉。對不屬于 本部門（單位）職權范圍內處理，或者不適宜由本部門（單位）辦理的公文，應當迅速返回總裁辦 9、公室并說明理由。 5.3.8. 審批公文，審批人應當簽署明確意見以及姓名、日期。 5.3.9. 公文辦理完畢，責任部門應當及時收集公文定稿、正本和重要修改稿等，保證有關材料的齊 全、完整、按時歸檔、立卷；應當根據歸檔公文的內容價值鑒定保管期限和保密期限，需要銷毀檔 案必須按照規定辦理。 5.4. 機要文件處理 5.4.1. 機要文件及其處理按其程序可分為以下三種： 5.4.1.1 秘密：集團內部秘密，不能向集團以外人員公開； 5.4.1.2 機密：不能向部門總經理及相關業務人員以外者公開； 5.4.1.3 絕密：不能向相關部門或特別指定的最小范圍內的相關人員以外者公開。 5.4.2. 文件密級10、的確定，由中心總經理負責，但集團總裁可以命其變更。 5.4.3. 機要文件由主辦部門草擬初稿，交集團總裁辦公室按規定程序編號、核稿并報集團領導審簽 后，按必備份數（須在封面右上角加蓋標注密級的紅色印記） 、分發及歸檔。總裁辦公室應備有發文 簿，機要文件發至有關部門須請收件人簽字（或蓋章） 。 5.4.4. 集團下屬公司之間機要文件的傳遞，除責任者自行攜帶外，必須加封后派專人傳遞。 5.4.5. 辦理機要事項須嚴格控制范圍，防止泄密。不能以文件方式傳遞的機要事項須確定專人直接 上報或傳達。 5.4.6. 機要文件須經制發部門總經理和集團總裁同意方可復制。總裁辦公室應在發文簿上記載復制 數量、復制11、時間及發送去向。 5.4.7. 各類機要文件的草擬稿、討論稿及相關保密廢紙，應由主辦部門落實專人及時銷毀。 5.4.8. 集團總裁辦公室應于每年末組織專人對機要文件進行保密檢查，收回散存于各部門的機要文 件，整理歸檔或統一銷毀。 6.6. 支持性文件支持性文件 無 7.7. 相關記錄及表格相關記錄及表格 7.1. 收文辦理單 7.2. 發文單 8.8. 備注備注 本制度自發布之日起生效，此前相關制度同時廢止。 *地產地產（集團）有限公司（集團）有限公司 收收 文文 辦辦 理理 單單 來文單位來文單位 辦文編號辦文編號 來來 文文 號號 收文日期收文日期 頁數頁數 緩急緩急 標標 題題 密級密級 擬辦意見擬辦意見 領導批示領導批示 相關部門相關部門 意意 見見 辦理結果辦理結果 注意保存，加快流轉（若無特殊情況，請當日閱處） 擬辦部門擬辦部門/ /人：人：_ *地產地產（集團）有限公司（集團）有限公司 發發 文文 單單 簽簽 發發 審審 核核 復復 核核 會會 簽簽 核核 稿稿 擬擬 稿稿 類類 別別 密密 級級 緩緩 急急 文文 號號 日日 期期 標標 題題 主主 送送 報報 送送 抄抄 送送 主題詞主題詞 打打 印印 核對核對 印印 數數 存檔存檔 備注：備注：