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1、宏華海洋啟東制造基地建設工程檔案管理制度（試行）第一條 總則為加強宏華海洋基地建設工程檔案的收集、整理、立卷、歸檔管理工作，充分發揮檔案在經營管理、施工生產中的作用，確保建設工程檔案完成、準確、系統和有效利用，制定工程檔案管理規定。第二條 工程檔案管理職責在工程建設過程中，本著“誰承建工程，誰負責編制、提交檔案”的原則，工程建設部主管科室應根據合同中各自承擔的各自內容、范圍和職責的約定，分別做好建設項目檔案的收集、分類、整理、組卷和移交工作。保證建設工程歸檔檔案的真實性、準確性和完整性。第三條 基建管理室職責(一) 貫徹執行國家有關檔案法律、法規和標準，負責制定和實施檔案管理辦法；(二) 對建2、設項目檔案的版本、套數、費用、質量、驗收及移交時間等，根據與設計、施工、監理等單位簽訂合同，提出明確要求；(三) 負責收集整理工程建設部主管科室項目負責人移交的工程前期文件、設計文件、竣工驗收階段形成的文件，并進行立卷歸檔；(四) 負責或委托專業檔案管理公司匯總整理設計、施工、監理等單位立卷歸檔的單位工程（單項工程）檔案和本工程自行歸檔保管的部分文件材料，并編制項目檔案索引目錄。第四條 設計單位職責(一) 按照簽訂的合同條款，認真做好建設項目檔案的建檔工作；(二) 負責提供設計階段的工程地質勘察報告、設計文件、設計圖、工程設計計算書及說明等相關文件；(三) 負責提供設計變更文件及設計變更文件匯3、總表。第五條 施工單位職責(一) 按照簽訂的合同中關于竣工檔案編制、移交的條款，認真做好單位工程（單項工程）檔案的建立和報送等工作；(二) 負責收集、整理、編制施工過程中形成的各種文件材料。第六條 監理單位職責(一) 按照簽訂的合同中關于竣工檔案編制、移交的條款，認真做好監理建設項目檔案的建檔工作；(二) 負責收集、整理工程監理過程中形成的文件材料并歸檔移交；(三) 負責對施工單位所形成的施工技術文件資料（包括竣工圖）進行檢查、審核、簽認。第七條 工程檔案管理流程(一) 施工單位按工程進度同步整理編制的單位工程（單項工程）竣工資料，須先經監理單位審核簽認后，報工程建設部主管科室項目負責人；(二4、) 監理單位按其歸檔范圍、質量要求收集、分類、整理編制的竣工檔案，與施工單位文件一并報工程建設部主管科室項目負責人；(三) 工程建設部主管科室項目負責人將所管轄的設計、施工單位、監理單位及自行負責編制的項目檔案經驗收合格后，移交基建管理室。具體的管理流程見下圖：施工單位自查 不通過需整改監理單位審核不通過需整改 通過 工程建設部主管科室項目負責人審核，填寫工程竣工檔案交接清單 通過 通過 不通過需整改基建管理室接收簽字具體收發流程及注意事項：本公司人員帶回的工程建設文件資料、圖紙、設計變更等應及時送交基建管理室進行登記編號保管，不得個人保存；本公司相關人員、施工單位、監理單位凡需領用和借用的文5、件資料、圖紙必須統一經基建管理室登記簽字后，方可領用或借用；單項工程竣工驗收后，本公司相關部門人員、監理單位必須退還所借用的資料及圖紙。第八條 工程檔案管理的要求(一) 一般要求1 按照統一指導，分級管理檔案的原則；2 各項目施工單位、監理單位的竣工檔案交接工作，應在工程建設部工程主管科室和基建管理室的指導下進行；3 各相關單位項目檔案必須按照與建設單位簽訂的工程合同相關條款內容，按質如期報送有關單位，否則將按照合同中的條款進行處罰。(二) 歸檔文件質量要求1 歸檔的工程文件應為原件；2 工程文件的內容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理等方面的技術規范、標準和規程；3 工程文件6、的內容必須真實、準確、完整，與工程實際相符合；4 工程文件應采用耐久性強的書與材料，如炭素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書與材料，如紅色墨水、純藍墨水、復寫紙、鉛筆等；打印文件必須采用激光打印，不得采用噴墨打印設備；5 工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖標整潔，簽字蓋章手續完備；6 工程文件中文字材料幅面尺寸規格宜為A4幅面（297*210mm）。圖紙宜采用國家標準圖幅；7 圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件；8 所有竣工圖均應加蓋竣工圖章；9 利用施工圖改繪竣工圖，必須注明變更修改數據；凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過7、圖面三分之一的，應當重新繪制竣工圖；10 不同幅面的工程圖紙應按技術制圖復制圖的折疊方法（GB/10609.3-89）統一折疊成A4幅面（297-210mm），圖標欄露在外面。(三) 立卷的原則和方法1 立卷應遵循工程文件的自然形成規律，保持卷內文件的有機聯系，便于檔案的保管和利用；2 一個建設工程由多個單位工程組成時，工程文件應按單位工程組卷；3 立卷采用以下方法：a) 工程文件可按建設程序劃分為工程準備階段文件、監理文件、施工文件、施工圖、竣工驗收文件5部分；b) 工程準備階段文件按建設程序、專業、形成單位等組卷；c) 監理文件可按單位工程、分部工程、專業、階段等組卷；d) 施工文件可按單8、位工程、分部工程、專業、階段等組卷；e) 竣工圖可按單位工程、專業等組卷；f) 竣工驗收文件按單位工程、專業等組卷。4 立卷過程中宜遵循下列要求：a) 案卷不宜過厚，一般不超過30mm；b) 案卷內不應有重份文件；不同載體的文件一般應分別組卷。(四) 卷內文件排列1 文字材料按事項、專業順序排列。同一事項的請示與批復，同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列；2 圖紙按專業排列，同專業圖紙按圖號順序排列；3 既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料在前，圖紙排后。(五) 案卷的編目1 編制卷內文件頁號應符合下列規定：a) 卷9、內文件均按有書面內容的頁面編號。每卷單獨編號，頁號從“1”開始；b) 頁面編寫位置：頁面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角；c) 成套圖紙或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內目錄，不必重新編寫頁號；d) 案卷封面、卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。2 卷內目錄的編制應符合下列規定：a) 序號：以一份文件為單位，用阿拉伯數字從“1”依次標注；b) 責任者：填寫文件的直接形成單位和個人，有多個責任者時，選擇兩個主要責任者，其余用“等”代替；c) 文件編號：填寫工程文件原有的文號或圖號；d) 文件題名：填寫文件標題的全稱；e) 日10、期：填寫文件形成的日期；f) 頁次：填寫文件在卷內的起始頁號，最后一份文件填寫起止頁號；g) 卷內目錄應排列在卷內文件首頁之前。3 編制單位應填寫卷內文件的形成單位或主要責任者。工程準備階段文件和竣工驗收文件的編制單位一般為建設單位；勘察、設計文件的編制單位一般為工程的勘察、設計單位；監理文件的編制單位一般為監理單位；施工文件的編制單位一般為施工單位；4 編制日期應填寫案卷內全部文件形成的起止日期；5 保管期限分為永久、長期、短期三種期限。永久是指工程檔案永久保存；長期是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命；短期是指工程檔案保存20年以下。同一案卷內有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應從11、長；6 密級分為絕密、機密、秘密三種。同一案卷內有不同秘級的文件，應以高密級為本卷密級。(六) 案卷的裝訂1 案卷可采用裝訂與不裝訂兩種方式。文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應裝訂。裝訂應采用棉線三孔左側裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用；2 裝訂時必須剔除金屬物。第九條 竣工圖管理(一) 圖紙的數量1 竣工藍圖三套：檔案預驗收用圖、審計結算用圖、存檔用圖；2 光盤一張（光盤背面敲竣工章）。(二) 竣工圖紙的要求1 時間要求a) 檔案預驗收用圖： 施工單位接到建設單位檔案驗收通知后兩周內完成并交監理審核，監理在收到圖紙后兩周內審核完畢并提出審核意見并根據實際情況定出整改時限。施12、工單位須在時限內整改完畢并經監理簽字認可。此套圖紙必須按時完成不得影響檔案預驗收進度；b) 審計結算用圖：根據建設單位審計進度，施工單位須在提交結算書時一并提交此套圖紙；c) 存檔用圖：按市城建檔案館要求。2 內容要求：除對施工圖紙基本要求外，對各套圖紙要求側重不同。a) 檔案預驗收用途i. 須嚴格遵守江蘇省檔案館及各區縣檔案館具體要求；ii. 所使用圖紙須是新藍曬圖；iii. 目錄與圖紙一一對應，不得存在缺圖，圖號對不上等情況，作廢圖紙可不歸檔，但須在目錄上注寫“作廢”并注明變更依據；iv. 設計章、竣工章、各方簽字齊全清晰位置正確。編制日期需按建設單位要求填寫；v. 修改、變更不得超過3013、%。更改須使用黑色碳素筆，修改方法正確，字跡工整，繪圖規范；vi. 每處修改要以引出線注明變更依據單編號及條款編號；vii. 對照表須與圖上變更及變更依據單一一對應，表上標明對應圖紙編號，涉及多張圖紙的應全部標出，變更依據須標明哪張變更單的具體哪一條款；viii. 變更依據文件右上角須標注所涉及圖紙編號；ix. 所有變更依據簽字、蓋章、日期齊全且須原件；x. 組卷格式：按A4規格整齊折疊，圖面朝里，圖標外露。裝入規定樣式檔案盒。b) 審計結算用圖i. 此套圖紙供結算用圖，必須嚴格符合現場真實情況。圖紙上變更過程要表達清楚，對于多次變更的應注明每次變更詳細過程（對于造成費用的返工部分應注明，并附14、原圖紙。每條變更應有依據（設計變更單、技術核定單、工程師指令、會議紀要、業務聯系單）對于當時未出書面材料的，施工單位負責應補做手續；ii. 監理單位審核時應仔細認真，逐張、逐條與現場比對。審核完畢后總監簽字且審核人也須在圖上簽字。工程建設部主管科室項目負責人收到圖紙后應嚴格復查。c) 存檔i. 符合現場情況；ii. 為了便于圖紙管理，用圖方便，對圖紙變更過程的反復過程及依據可不注明，對于有關變更的部位應清楚明了；iii. 為了查圖、以后裝修設計方便，應一并提供電子版竣工圖（以光盤形式），并在光盤背面敲竣工章、簽字；(三) 注意事項1 檔案驗收用圖以通過驗收、取得驗收證明要求為準。建設單位在提交15、此套圖紙時工程收尾工作可能仍未結束，此時應要求施工單位按目前情況制作圖紙，并協調監理。在驗收時間緊迫而工程變更較多，或者變更依據手續未齊的情況下，可適當允許施工單位省去某些變更；2 為了避免施工單位過度消耗圖紙，在竣工時無圖可交或圖紙陳舊的情況發生。在施工階段控制圖紙發放數量，保留三套圖紙待進入竣工階段統一發放。如施工單位所須圖紙超過合同規定數量，基建管理室聯系相關單位曬制，發生費用由施工單位負責；3 對于同一專業圖紙涉及多家單位的情況：在審計用圖中，應分開做。明確自己的施工范圍，可只交和自己相關的部分圖紙，并在目錄中注明。在檔案用圖中，應由總包牽頭，合并完整一套，使資料完整；（如有）4 同一部位由多套圖紙合成施工的情況：應和相關科室協調；5 對于個別部位，不在設計范圍無設計圖紙的。應和相關科室協調；6 對于變化巨大，原圖無法使用的須設計重新出圖的情況：應和相關單位協調；7 對分包竣工圖管理程序：業主-監理-總包-各級分包。第十條 工程檔案管理記錄(一) 卷內目錄(二) 建設工程竣工檔案交接清單