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1、消防工程公司行政人員接待制度及流程編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 新疆xx消防工程有限公司西安分公司接待制度及流程一.目的 為充分展示公司良好的企業形象，保護公司文件的安全，規范公司的進出行為，特制定本制度。二.范圍 適用于公司各部門。三.職責 行政部全面負責公司來人來物的接待和處理。四.工作規定1.公司職員應每天按時到崗，并做好上班準備，給他人留下美好的印象。2. 公司職員工作時間內不應無故離崗、串崗，不得閑聊、吃零食、大聲喧嘩，確保辦公環境的安靜有序。3. 公司職員間的工作交流應在規定的區域內進行或通過公司內線2、電話聯系。4. 公司職員應在每天的工作時間開始前和工作時間結束后做好個人工作區內的衛生保潔工作，保持物品整齊，桌面清潔。5. 各部門發現辦公設備（包括通訊、照明、影音、電腦、建筑等）損壞或發生故障時，員工應立即向辦公室報修，以便及時解決問題。6公司各部門人員在每日到崗后，應按以下程序工作：對公司公共區域環境及本部門辦公室按照值日表安排進行清潔整理。行政人員監督員工考勤情況。7. 公司職員應熟悉公司各部門的電話號碼及人員，以便聯絡、轉告及控制進出。8. 行政人員應備好留言簿，以便客戶留言，對于各留言，前臺應及時通知當事人。（二）服務禮儀1. 公司各部門人員在每日迎接禮儀中應遵從以下標準。A、在公3、司人員上班到達公司：應該互相問好，比如說 “早上好！” B、在客戶（公司以外的任何人）來訪時，人員應迅速站立，并微笑著說：“您好！請問您”2.行政人員在接待中接待客人時，應主動送茶水或倒水，客人離開后，應及時收拾茶杯或紙杯。（三）行政人員接待相關流程1.電話接待流程（1）接聽電話當我們接聽電話的時候應該熱情，因為我們代表著公司的形象。通過電話，給來電者留下個好印象。 前臺接起電話的聲音要不緊不慢，并最終保持輕松愉悅的聲調，不得在電話中和來電者耍脾氣、使性子甚至說粗口。應調整好的表情，微笑可以通過電話傳遞，使用禮貌用語如“謝謝您”，“請問有什么可以幫你嗎 ？”“不用謝”等。在電話鈴響的第二聲和第4、三聲的時候接起電話。首先要說“你好”，切忌以“喂”開頭，要勤說“請問”、“請稍等”之類的謙詞。如果因故遲接，要向來電者說“對不起，讓您久等了”。轉接電話時，要禮貌的說“請稍等”，并馬上轉接過去。對方如果要求轉接領導，又知道領導的姓名，就要禮貌的詢問，對方的姓名，單位。如果來電方是作廣告、推銷或與公司無關的來電就要拒絕。應該用禮貌的借口，比如先讓其先發傳真，如有需要再聯系?；蛘咿D接到相關部門。（2）讓客戶先收線再打電話和接電話過程中都應該牢記讓客戶先收線。因為一旦先掛上電話，對方一定會聽到“嗒嗒“的聲音，這會讓客戶感到很不舒服。因此，在電話即將結束時，應禮貌地請客戶先收線，這時整個電話才算圓滿結5、束。(3)做好來電記錄電話機旁要備有紙、筆，請主動提供留言服務，隨時準備記錄客人提出的要求和幫助解決的事項。尤其對客人的姓名、電話、時間、地點、事由等重要事項認真記錄并及時轉達有關部門和責任人。(四)來訪者接待流程1.遇到有訪客來時，應立即招呼來訪客人，面朝向來訪者點頭，微笑致意：“您好，請問您找哪一位？“請問您是哪家公司？、請問貴姓？”“是否有預約？”2.如果是總經理預約的客人來訪，可詢問“請問貴姓，請問是哪家公司”確認對方的身份的確是預約后，通知老總，方可引領到老總辦公室，指引來訪者入座，并倒水給客人。 3.如果沒有預約，知道找誰后，請來訪者稍等，立即幫其聯系。如果要找的人正在忙，可以請來6、訪者稍等，引領來訪者入座，并倒水給客人。如果等的時間很長，訪客要找的人還在忙，要關照一下來訪者并向其說明，不要扔在那里不管，然后再幫忙催一下來訪者要找的相關人員。4.如果來訪者要找的同事讓其等候，行政人員應該安排來訪者就坐，為來訪者倒水后禮貌的讓其先等候再離開。5.如果來訪者要找的人不在，根據來訪情況決定是否立即先聯系相關負責人。如果如不需要，委婉告知客人相關負責人不在，是否愿意等人回來，或者明天再來訪。6.客人離開時，要起身送客，禮貌用語，請客人慢走！等客人離開后，應立即將客人使用過的一次性杯子整理好，保持會客室的整潔，以便接待下一批客人。 新疆xx消防工程有限公司西安分公司 綜合管理部 客戶登記表序號姓名單 位事 由聯系人登記時間出來時間備 注電話留言薄留言人電話通知人內容留言時間是否通知序號日期地區來賓來賓職務聯系電話預約客戶登記表