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1、建筑公司設計部工程檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 工程設計檔案管理制度一、 總則第一條、為加強規劃設計部資料檔案管理工作，制定本制度。第二條、歸檔的圖紙、文件材料必須按年立卷，本部門內部在工作中形成的各種有保存價值的文件材料以及根據工作需要購買或收集的書籍、資料等，都要按照本制度的規定，分別立卷歸檔。第三條、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整。結案后及時交資料員歸檔。第四條、工作變動或因故離職時應將借閱的圖紙、資料向資料員辦理歸還手續，經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。第2、五條、作廢、無效的文件必須及時清理上交、不得個人保留隨意亂丟。第六條、文件發生丟失時，應在兩個工作日內向公司有關部門、領導交書面報告，說明丟失原因等情況，申請及時補辦手續。技術資料按單位工程收集完整后分類歸檔。第七條、技術資料填寫要保證其真實性，存檔的資料嚴禁隨意涂改。第八條、檔案管理體系與職責，部門負責人負責檔案的全面工作，借閱重要文件需經部門負責人簽字。二、檔案的立卷、收集、整理 1、在工程開始設計階段開始立卷，收集該項目有關資料歸檔管理。2、歸檔后，檔案管理人員應按照工程設計年度、工程編號及工程名稱，加裝封皮、標注案卷號后入柜保存。3、檔案材料要妥善保存，不得損壞、勾劃、刪改、加注、拆頁3、等。資料員必須妥善保管，防止丟失和泄密。未經同意，不得復印、抄錄和轉借，不能見檔案內容公開出去。如遇丟失，要及時寫出丟失報告，在沒有做出處理前停止借閱。交檔案文件時，資料員必須在移交清單上進行登記。4、在檔案的首頁設卷內文件目錄，并填寫文件序號，編制單位、名稱、歸檔日期等信息。5、編號規定： 合同編號 “煙臺設計年份序號”圖紙編號 “設計圖紙年份序號”資料編號 “設計資料年份序號”（涉及其他文件編號的依次類推）三、檔案的保管 1、檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀，防丟失，保證檔案的安全，圖紙、合同應專柜存放，加鎖。所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置于公共場所。2、設計藍圖保管 ，檔案管理人員應將4、曬印存檔的藍圖疊成A3標準，按專業及圖紙排序裝訂成冊，立案保存，以便調審、查閱。3、圖檔管理人員應對與設計有關的文字資料進行組卷，編制目錄和備考表，標明文字資料立案日期、頁數、與檔案號等。圖紙收發流程：階段步 驟質量要求責任人收發圖紙第1步在每份圖紙（包括傳真件和復印件）上加蓋收訖章和歸檔章,編寫收文檔號在圖標處資料員第2步復印圖紙給各專業負責人（簽收）內容清晰完整第3步將電子文件存檔,發送給各部門負責人（不用簽收）內容清晰完整第4步在圖紙收發登記簿中登記數據登記齊全第5步請工程師填寫圖紙分配表并與歸檔圖紙并存歸類明確第6步按圖紙分配表復印若干份,重新填寫圖紙分發表，需圖單位須簽字收圖簡潔第75、步整理有效圖紙清單和作廢圖紙清單專業工程師配合資料員第8步將該圖紙按出圖單位歸類存檔內容清晰完整第9步在圖紙上作出修改和作廢標志，改簽字及時正確工程師4、凡合同、協議等文件材料均應為正本（即必須有各方代表符合規定的親筆簽名，有單位蓋章欄目的還必須加蓋單位公章歸檔，簽字方不能用副本或復印件歸檔）。5、設計修改通知單（含工程聯系單）等表格和數據均應白色書寫材料書寫并原件（如表式為復印件，數據雖用合格材料書寫也不能作為原件；驗收簽證單中的各方人員必須簽名齊全，不能以蓋章或打印件代替簽名）歸檔。6、為避免工程文件資料分發過程中可能出現的錯發現象，圖紙、資料領取單位應指定領取人名單。 歸檔文件分類：序歸6、檔文件歸檔文件具體分類歸檔形式1項目批準文件2設計合同3設計任務委托書4規劃部門批準的用地范圍和紅線圖5方案設計審批意見6初步設計批復文件7消防、環保、交通、供電、供水、燃氣等部門審核單8設計圖紙1) 建筑方案設計圖紙2) 施工設計圖紙3) 交通方案4) 機電方案5) 景觀園林設計圖紙6) 幕墻設計方案圖紙7) 室內設計圖紙8) 照明設計圖紙9設計修改通知單10工程往來文件四、檔案的查借閱凡因工作需要借閱者，須辦理下列手續：1、因工作需要查閱檔案、資料一般只需由本人填寫借閱登記即可（注明：用途、領用時間、歸還時間），歸還時管理人員要對其檢查之后方可歸檔。2、因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續，7、經核準人簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。3、資料員對文件的查借閱情況要進行登記。4、借閱的檔案材料要妥善保存，不得損壞、勾劃、刪改、加注、拆頁等。借閱人必須妥善保管，防止丟失和泄密。未經同意，不得復印、抄錄和轉借，不能見檔案內容公開出去。5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管及時處理。6、公司對調閱制度實行分級制度，公司可根據借閱人工作的需要及等級評定，分別給予“原件借閱”“復印件借閱“”局部復印件借閱“。7、借閱檔案、秘密技術檔案和資料，須填寫借閱單，經部門經理簽字同意即可。8、絕密文書、技術檔案和資料一般不借出、不復制、不攝影，如確因工作需要，應在借閱單上注明范圍、內容、用途，先經部門經理同意，主管副總批準、檔案人員只能按其范圍、要求、內容提供利用。9、外單位人員借閱檔案、資料者，憑單位介紹信，信上要注明查閱范圍、內容、用途，屬機密、絕密檔案或資料，應主管副總同意，總經理批準方能借閱。10、凡借有檔案、資料者，在工作調動、單位撤銷、退職、退休、生病住院或借后暫不使用者，必須將檔案或資料退回。附：文件交接確認單（對內）文件交接確認單（對外）規劃設計部文件清單內部工作聯系單文件查閱申請單