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1、工程監(jiān)理公司資料歸檔管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 工程監(jiān)理資料歸檔管理制度1.0總則1.1為了規(guī)范工程監(jiān)理資料的歸檔管理工作，確保歸檔資料收集的及時性、完整性和可追溯性，裝訂的規(guī)范性，貯存、保管的科學(xué)性和可檢索性，特制定本制度。2.0適用范圍本制度適用于本公司的房屋建筑和市政公用工程監(jiān)理資料的收集、分類整理、歸檔、貯存、檢索及保存期限確定等相關(guān)內(nèi)容。3.0名詞解釋和引用文件3.1名詞解釋3.1.1“三類”是指工程監(jiān)理資料可分為第類、第類、第類工程監(jiān)理資料。其中:第類工程監(jiān)理資料-是指工程竣工后，應(yīng)向建設(shè)單2、位移交、歸入城市建設(shè)檔案館的工程監(jiān)理資料； 第類工程監(jiān)理資料-是指工程竣工后，應(yīng)歸入公司檔案室的工程監(jiān)理資料。第類工程監(jiān)理資料-是指第類、第類之外與工程質(zhì)量無關(guān)，工程竣工后，資料的利用價值自行消失，可由監(jiān)理部自行處理的工程監(jiān)理資料。3.1.2“三檔”是指第類工程監(jiān)理資料分為短期、長期和永久三個檔次進(jìn)行歸檔管理，其中：第一檔-是指永久保存的工程監(jiān)理資料，即終身責(zé)任期限；與建筑物和構(gòu)筑物同存在。第二檔-是指長期保存的工程監(jiān)理資料，保存期為20年以上。第三檔-是指短期保存的工程監(jiān)理資料，保存期為20年以下，至少應(yīng)保存至質(zhì)量保修期滿。3.2引用文件GB50319-2000建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范；GB/T503、328-2001建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范；GB50300-2001建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)及其配套的專業(yè)驗(yàn)收規(guī)范。江蘇省人民政府令第 196 號江蘇省城建檔案管理辦法2008年10月1日起江蘇省建設(shè)工程施工階段監(jiān)理現(xiàn)場用表（第四版）4.0職責(zé)4.1辦公室是本制度的歸口管理部門，工程竣工后的30天內(nèi)，及時催收第類工程監(jiān)理資料；負(fù)責(zé)對監(jiān)理部提交的第類工程監(jiān)理資料按三個檔次進(jìn)行管理。4.2總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)指定專人及時收集、整理工程監(jiān)理資料；負(fù)責(zé)單位工程竣工后的30天內(nèi)，審定單位工程監(jiān)理資料，進(jìn)行工程監(jiān)理資料的分類，將第類工程監(jiān)理資料報建設(shè)單位，將第類工程監(jiān)理資料交辦公室歸檔，并負(fù)責(zé)辦理移交簽字手4、續(xù)。5.0控制要求5.0.1工程監(jiān)理資料按其功能和處置方法的不同，劃分為第、第、第類工程監(jiān)理資料進(jìn)行管理。5.1第類工程監(jiān)理資料5.1.1第類工程監(jiān)理資料-是指工程竣工后，應(yīng)向建設(shè)單位移交、歸入城市建設(shè)檔案館的工程監(jiān)理資料；5.1.2第類工程監(jiān)理資料必須滿足監(jiān)理合同中關(guān)于工程監(jiān)理資料要求、GB/T50328-2001建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范的要求。5.1.3第類工程監(jiān)理資料由監(jiān)理部在工程竣工預(yù)驗(yàn)收后收集、整理后，移交給建設(shè)單位，并協(xié)助建設(shè)單位接受城建檔案館的驗(yàn)收。5.2第類工程監(jiān)理資料5.2.0.1第類工程監(jiān)理資料按保存期限和處置權(quán)限不同分為三檔次進(jìn)行控制。5.2.1第類、第一檔工程監(jiān)理資料55、.2.1.1第類、第一檔工程監(jiān)理資料主要是為了滿足企業(yè)和監(jiān)理人員對所監(jiān)理的工程項(xiàng)目質(zhì)量的終身負(fù)責(zé)制的要求和工程監(jiān)理費(fèi)結(jié)算的要求。5.2.1.2第類、第一檔工程監(jiān)理資料主要包括共十項(xiàng)內(nèi)容,見分類見下表一所示.表一 第類、第一檔工程監(jiān)理資料分類表序號歸檔文件資 料 要 求1監(jiān)理委托合同及其變更原件、簽章齊全、有效。2工程項(xiàng)目監(jiān)理部及負(fù)責(zé)人及其變更原件（包括中途總監(jiān)等人員變更通知等）。3施工現(xiàn)場質(zhì)量管理檢查記錄表及其人員變更GB50300標(biāo)準(zhǔn)中附表A建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理四方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人名稱應(yīng)準(zhǔn)確、書寫清楚，滿足責(zé)任終身制的可追溯要求。4A7單位工程竣工報驗(yàn)單/單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄原件、6、五方簽章齊全，包括：G.0.1-14記錄。5竣工驗(yàn)收證明書原件、五方簽章齊全。6B9 工程質(zhì)量評估報告可以是復(fù)印件，但總監(jiān)應(yīng)簽字。7B10 監(jiān)理工作總結(jié)可以是復(fù)印件，但總監(jiān)應(yīng)簽字。8B15 （第類）工程監(jiān)理資料移交單應(yīng)有建設(shè)單位負(fù)責(zé)人簽字、單位蓋章。9信譽(yù)記錄監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊、優(yōu)質(zhì)證書簽章齊全，優(yōu)質(zhì)證書可后補(bǔ)充10工程監(jiān)理規(guī)劃經(jīng)過審批、簽字齊全5.2.1.3第類、第一檔工程監(jiān)理資料, 應(yīng)單獨(dú)組卷,屬一級永久保存檔案。5.2.2第類、第二檔工程監(jiān)理資料5.2.2.1第類、第二檔工程監(jiān)理資料主要為了方便工程使用中出現(xiàn)的工程質(zhì)量問題的技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、責(zé)任的處理。5.2.2.2第類、第二檔工程監(jiān)理資料主要包括7、共十八項(xiàng)內(nèi)容,見分類見下表二所示.表二 第類、第二檔工程監(jiān)理資料分類表序號歸檔文件資 料 要 求1A1工程開工報審表滿足工期考核需要。2B1工程暫停令/ A6 工程復(fù)工報審表停工令和復(fù)工令應(yīng)一一對應(yīng)3B2 監(jiān)理工程師通知單/ A5監(jiān)理工程師通知回復(fù)單B21、B22、B23、B25并與A5對應(yīng)4B14 項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)向有關(guān)主管部門質(zhì)量報告單包括質(zhì)量、安全事故報告及處理意見5B3 監(jiān)理工程師聯(lián)系單與質(zhì)量、投資、進(jìn)度相關(guān)的資料6B4 監(jiān)理工程師備忘錄與質(zhì)量、投資、進(jìn)度相關(guān)的資料7B6 _會議紀(jì)要與質(zhì)量、投資、進(jìn)度相關(guān)的資料8A2.1工程進(jìn)度計(jì)劃報審表9A2.2 延長工期報審表/審批10A4.1 工程計(jì)8、量報審表、A9 工程變更單11A4.2 工程費(fèi)用索賠報審表12A4.3 工程款支付申請表/B8 工程款支付證書13合同爭議、違約報告及處理意見14B11 旁站監(jiān)理記錄表15A3.5 工序質(zhì)量報驗(yàn)單/檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄放行人必須具有資格，簽章齊全有效16A3.5 工序質(zhì)量報驗(yàn)單/分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄放行人必須具有資格，簽章齊全有效17A7分部工程竣工報驗(yàn)單/分部（子分部）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄建設(shè)、設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理五方簽章齊全有效。18C1 建設(shè)單位工程通知單/ C2 建設(shè)單位工程聯(lián)系單與質(zhì)量、進(jìn)度、投資相關(guān)的資料5.2.2.3第類、第二檔工程監(jiān)理資料應(yīng)單獨(dú)組卷,屬二級長期保存檔案。5.2.3第9、類、第三檔工程監(jiān)理資料5.2.3.1第類、第三檔工程監(jiān)理資料應(yīng)滿足下列兩項(xiàng)目標(biāo)的需要：-為了方便工程保修期中工程質(zhì)量問題的技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、責(zé)任的處理；-工程設(shè)計(jì)文件、勘察地質(zhì)水文等顧客財產(chǎn)的保密和知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)。5.2.3.2第類、第三檔工程監(jiān)理資料主要包括共十二項(xiàng)內(nèi)容,見分類見下表三所示.表三 第類、第三檔工程監(jiān)理資料分類表序號歸檔文件資 料 要 求1B13 監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、旁站方案等2監(jiān)理部總控制計(jì)劃（監(jiān)理大綱）等3專項(xiàng)監(jiān)理工作總結(jié)4B5月報總結(jié)5B7 監(jiān)理日記6工程設(shè)計(jì)文件、變更及其圖紙審核資料7工程勘察及水文地質(zhì)資料可以不歸檔，作為顧客財產(chǎn)，歸還建設(shè)單位或作為第類竣工資料。8土地使用證、規(guī)劃10、許可證、施工許可證9施工承包合同10圖紙會審記錄及設(shè)計(jì)交底記錄11A4.4 工程安全防護(hù)措施費(fèi)使用計(jì)劃報審表12其他（質(zhì)量保修期中技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、責(zé)任追溯需要的資料）5.2.3.3第類、第三檔工程監(jiān)理資料應(yīng)單獨(dú)組卷,屬三級短期保存檔案。5.3第類工程監(jiān)理資料5.3.1第類工程監(jiān)理資料-是指第類、第類之外與工程質(zhì)量和工程結(jié)算無關(guān)的工程監(jiān)理資料，工程竣工后，資料的利用價值自行消失，可由監(jiān)理部自行處理的工程監(jiān)理資料。5.3.2第類工程監(jiān)理資料的銷毀，在工程城建檔案收集齊全、驗(yàn)收合格之后進(jìn)行。必須經(jīng)總監(jiān)理工程師審定。5.3.3第類工程監(jiān)理資料的銷毀工作，按記錄控制程序的規(guī)定進(jìn)行。5.4第類工程監(jiān)理資料控制11、要求5.4.1第類工程監(jiān)理資料應(yīng)在工程竣工后的30天內(nèi)，監(jiān)理部資料人員應(yīng)對第類工程監(jiān)理資料進(jìn)行分類、分檔整理、編目、裝訂成冊，報總監(jiān)理工程審核后，報公司辦公室。5.4.2辦公室對監(jiān)理上報的第類工程監(jiān)理資料進(jìn)行清點(diǎn)、驗(yàn)收，辦理移交手續(xù)。5.4.3辦公室建立第類工程監(jiān)理資料檔案室，按工程性質(zhì)、時間順序、分類歸檔管理。5.5工程監(jiān)理資料檔案室管理要求5.5.1工程監(jiān)理資料檔案室內(nèi)應(yīng)當(dāng)保持適當(dāng)?shù)臏囟群蜐穸龋蟹辣I、防火、防水、防強(qiáng)光、防潮、防塵、防污染、防有害氣體和有害生物等措施。5.5.2工程監(jiān)理資料檔案室應(yīng)設(shè)專人管理，對工程監(jiān)理檔案資料應(yīng)編制檔案目錄，分類存放，便于查找、檢索。5.5.3查詢、復(fù)制5.5.3.1工程監(jiān)理檔案資料原則上不對外開放，公司內(nèi)部需要查詢時，必須報公司經(jīng)理批準(zhǔn)，在檔案室查詢,檔案室管理人員陪同。5.5.3.2工程監(jiān)理檔案資料原則上不得復(fù)制,公司內(nèi)部需要復(fù)制,必須得到總經(jīng)理的書面批準(zhǔn),由檔案室管理人員復(fù)制、登記、交付簽收。5.5.3.3工程監(jiān)理檔案資料禁止外借。5.5.4檔案室管理人員每年底對工程監(jiān)理檔案資料進(jìn)行一次保存期限的核查，對于過期的工程監(jiān)理檔案資料按記錄控制程序中銷毀程序進(jìn)行銷毀。5.5.5工程監(jiān)理檔案資料的銷毀不得作為廢紙出售，以防顧客財產(chǎn)的泄密，應(yīng)用廢紙粉碎機(jī)處理。 6.0附則6.1本制度是記錄控制程序的支持性文件。6.2本制度自發(fā)布之日起實(shí)施。