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1、建筑公司工程文件資料處理管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1.0目的加強工程文件資料管理，保證工程文件資料處理工作安全、高效。2.0適用范圍本規(guī)定適用于公司工程項目開發(fā)過程中產生的所有工程類文件、資料的處理工作。3.0定義3.1工程文件資料：指項目在立項、設計、施工、監(jiān)理、竣工活動中形成的具有歸檔保存價值的基建文件、監(jiān)理文件、施工文件和竣工圖的統(tǒng)稱，包括文字資料、電子文件、圖片、圖像資料等。3.2工程文件資料處理工作：指工程文件資料的辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。4.0管理職責4.12、工程文件資料處理實行統(tǒng)一管理。公司行政人事部是公司工程文件資料處理的管理機構，主管本公司的工程文件資料處理工作并負責監(jiān)督指導工程部門的文件資料處理工作。4.2工程文件資料處理實行主辦部門負責制。主辦部門負責工程文件資料的辦理等具體工作。公司工程部門應指定專人負責文件資料的處理工作。5.0工程文件資料的處理5.1文件資料的產生。工程文件資料應以工程合同、設計文件、工程質量驗收標準、施工及驗收規(guī)范等為依據，根據工程進度情況及工作需要，按照工程項目管理制度及流程要求，由主辦部門主辦人員及時編制、填寫、制作。文件資料內容要求準確真實，編寫清楚規(guī)范。5.2審核把關。根據工作需要而產生的工程文件資料，由工3、程部門負責人負責做好審核把關工作，主要審核文件資料內容是否客觀真實、文字運用是否準確、體式是否規(guī)范等，并提出處理意見。5.3會商。當工程文件資料內容涉及到多個專業(yè)和部門時，主辦部門應與相關部門或人員進行會商。會商分為面會及函會（即書面會簽）。在函會時，工程部門負責人應在審核文件資料的同時，明確文件資料會商范圍，包括會商人員或部門，保證會商對象明確并無遺漏。相關專業(yè)人員或協(xié)辦部門應及時提出書面會商意見，并將文件資料及時返回主辦部門。5.4審批。經審核會商意見一致的文件，按照公司相關工程管理制度規(guī)定的審批權限報領導審批。審批后的文件退回主辦部門。5.5轉交辦與分送。主辦部門負責人根據領導審批要求，4、轉相關專業(yè)主辦人員具體辦理。如待辦事宜涉及到其他協(xié)辦部門、單位或人員的，由主辦部門明確分送范圍，并將文件資料復印分送至相關協(xié)辦部門、單位及人員并做好分送記錄。如需相關專業(yè)或人員傳閱的，要做好傳閱記錄，傳閱完畢后，及時返回主辦部門。要保證分送與傳閱對象無遺漏。5.6承辦與催辦。主辦部門主辦人員接到轉交辦的文件后，應會同協(xié)辦部門及人員，按照規(guī)定時限及工作要求及時承辦，并將承辦結果反饋給主辦部門及相關協(xié)辦部門。5.7結辦。主辦部門主辦人員在事項辦理完畢后，應向主辦部門負責人及時匯報工作完成情況，并在文件資料原件上書面注明承辦結果，交主辦部門資料員集中匯總保管。經辦人不得個人保存應當歸檔的文件資料。55、.9匯編文件。文件資料由產生至辦理完畢，主辦部門資料管理員應填寫工程文件資料傳遞登記表（見質量記錄1），全程記錄文件傳遞過程。文件資料辦理完畢后，資料員應按照公司檔案管理規(guī)定中要求歸檔的文件資料范圍及時收集、整理辦理完畢的文件資料，并分類匯編成冊。5.10文件的存放保管。匯總到部門資料員處的文件資料，應按辦畢與未辦畢分類有條理的存放，同時資料文員要對所管理文件資料勤理、勤翻，存放有序。5.11借閱。已處理完畢的文件資料如需查用時，須到資料員處辦理借閱登記手續(xù)，填寫工程文件資料借閱登記表（見質量記錄2），明確借閱時間、文件標題、編號、頁數、借閱人、歸還時間，機要文件還須主辦部門負責人簽字認可后，6、方可借閱。借閱人員須確保文件資料安全，不得丟失、抽頁、剪裁、涂改或轉借他人。5.12翻印。借閱的文件如屬機要文件，借閱人不得自行翻印，須經主辦部門負責人審批后方可。翻印后，資料員要登記編號，視同正式文件管理。5.13歸檔。工程部門應歸檔的文件資料，應當按照公司檔案管理控制程序及時匯編、整理（立卷），按時按要求向公司綜合檔案室移交。6.0工程文件資料管理6.1工程文件資料必須真實地反映工程實際情況，具有永久和長期保存價值的文件材料必須完整、準確、系統(tǒng)，責任者的簽章手續(xù)必須齊全。 6.2工程文件資料管理應保證文件資料不遺失，不泄密，便于查找與調閱、方便工作。工程部門文件資料應集中到資料員處統(tǒng)一管理7、，個人不得保管應歸檔的文件資料。6.3工程部門文件資料應做好平時歸類工作，隨時辦完，隨時集中保管。6.4對已歸類的文件資料，要能隨時調出，以方便部門或人員工作利用。7.0工程文件編號工程文件原則上應按照公司檔案管理控制程序中分類文件及公司其它相關文件規(guī)定按照時間前后順序自001起開始編號。8.0相關文件8.1公文處理辦法8.2檔案管理控制程序9.0質量記錄9.1工程文件資料傳遞登記表9.2工程文件資料借閱登記表記錄1、工程文件資料傳遞登記表序號緩急程度文種文件名稱相關單位金額會簽及時間領導批示主辦人員分送記錄催辦記錄歸檔時間記錄2、工程文件資料借閱登記表序號借閱時間文件標題編號頁數借閱人計劃歸還時間審批人實際歸還時間1234567891011121314