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1、置業公司業務部管理制度附合同簽訂審批流程編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一節 業務部職能描述1. 嚴格執行國家有關法律，遵守有關商品質量、價格法規，正確評價供應商，維護中心“三項承諾”的實施和形象，保障消費者權益。2. 根據中心的銷售計劃和經營定位，編制部門業務開發招商計劃。3. 密切關注市場信息和消費動態，把握流行趨勢，結合中心經營特色，協助營銷部分析、活用商品組合、定價和促銷策略，保證賣場商品適銷。4. 統一中心的供應商檔案、合同管理系統，保管好合同資料，審核合同內容的合法性，自覺維護中心的利益并督促合同的執2、行。5. 積極協助集團商品管理部大力開發商品買斷、代理及定牌生產等項業務。6. 及時了解、掌握連鎖店銷售情況，協助連鎖店業務部門做好品牌調整工作。7. 協助集團商品管理部對新設連鎖店的前期市場調研、樓層商品布局及招商。8. 參加大品牌的招商、引進工作。9. 加強與營銷部的合作、溝通，共同做好供應商的管理工作。10. 收集整理商業信息，對各類商品的市場行情、動向應了解，能預見新商品的市場發展潛力。11. 對反饋到的商品質量等問題，及時與供應商聯系解決，妥善處理好消費者投訴。12. 了解商品制作工藝及成本，制定合理扣率、出樣面積。13. 善待供應商，加強彼此溝通、合作。14. 配合財務部做好供應商3、的財務結算工作。15. 積極配合其它部門的各項工作。16. 完成總經理、商品管理部總監交辦的其它工作。第二節 業務部管理制度1廠商進場須知1.1 廠商申請入場，必須于業務洽談前向中心提交下述資料：供貨商（廠商）進場申請表 國家政府部門核發的，足以證明其經營之合法性及其商業資信的所有相關證照和企業法人證明，包括營業執照、稅務登記證、衛生許可證、企業法人代碼證、銀行開戶證明、法人委托書等文件復印件,同時應當在復印件上加蓋公章。1.1.2 制造廠商進場商品需提交近期質檢報告、商標注冊報告，代理商及經銷商須提交正式的品牌授權文件。1.1.3 進口商品須提交商品的進貨渠道證明、相關進口報告資料、商品商檢4、資料、合法準允銷售文件。(如有需要可簽訂擔保合同) 申請進場商品的介紹,包括圖片資料、市場定位、價格資料、相近市場銷售狀況等。1.2 中心業務部收到廠商申請后，應在10個工作日內根據中心（廠）商發展原則和中心業務發展狀況做出受理、不受理或等候受理的回復。1.3 進場申請在受理后，中心業務部派員洽談入場條件及費用負擔等相關合作條款。在初步商定的條款基礎上，根據中心統一安排，報業務總監審批，簽訂合同。1.4 合同簽訂后，廠商與中心營銷部、企劃部討論場地安排，道具形象，商品陳列等，并出具施工圖和效果圖，經批準后入場施工。遵守中心現場管理規定，并必須在規定時間內完成。1.5 營業人員由廠商統一安排，嚴5、格遵守國家合法用工法規，及時足額交納員工“四金”，中心統一進行培訓、考評。1.6 商品的上柜銷售、顧客退、換貨處理、中心促銷活動等均接受中心統一安排；廠商的促銷須報請中心批準后方可執行。1.7 廠商貨款的結算，按合同規定期限辦理。在結算前廠商必須與中心營銷部核對相關帳目，確定無誤后開具增值稅發票，申請支付。1.8合同履行期間，雙方必須嚴格遵守合同所約定之責任義務。但若廠商在合法證件，商品質量等諸多方面由于廠商原因，造成中心之營運困難或達到“供應商退場標準管理規定”中的任一條款，中心有權通知廠商提前撤場，合同到期后的終止和續約按正常手續辦理。2中心供應（廠）商發展原則2.1證件完備合法原則 國家6、政府部門核發的，足以證明其經營之合法性及其商業資信的所有相關證照和企業法人證明。 品牌代理或經銷商，必須提供正式的品牌授權文件。 進口商品供應商必須提供進口商品報關單，商檢證書及國家有關部門準允銷售之批文或批準號。2.2品牌等級優先原則 同類商品供應（廠）商的發展，根據各品牌等級排名，分序安排。 一般而言，國際一線品牌先于其他國際品牌，國際品牌先于國內品牌，全國品牌先于地方品牌。2.3坪效最低保底原則中心賣場每單位面積產生的營業收入，是生存和發展之根本。 因此所有進場商品之供應商均需按該類商品之特性，相應的設立最低保底營業收入之保證，并根據實際經營狀況，進行修正和調整。 對盡雙方努力仍無法達到7、坪效目標的，中心有權另行選擇（形象品牌除外）。2.4扣率及費率公平原則 同類型廠商同類商品扣率應基本相同，促銷費，廣告費，進場費，雜費等各項費用的承擔按商品類別，合作方式，營業面積，樓層等不同，以固定的額度或比例計算。 扣率及稅率在供應（廠）商入場前確認后，不再無故更改。2.5中心形象維護原則供應（廠）商的發展，必須符合中心自身的形象定位。廠商的商品供應，柜面形象，道具設計，商品陳列均必須兼顧到中心整體定位檔次。廠商營業人員的選用及廠商的營銷手段和方式，亦必須接受中心統一管理，對維護中心形象不利之供應（廠）商，中心有權另行選擇。2.6廠商實績淘汰原則中心對在場經營的供應（廠）商定期進行同類商品8、坪效考核并公布排名，對連續排名靠后的廠商實行實績淘汰，以增強廠商發展工作的公正和公開。2.7布局統籌安排原則供應（廠）商必須配合中心統一布局，并根據中心發展和營銷籌劃的安排，服從中心樓層調整，面積調整，柜面調整，形象調整，以及全面營銷策劃和相關活動的安排。2.8嚴禁黑箱操作原則嚴禁廠商發展中的營私舞弊行為，對提供虛假材料，蒙騙入場的廠商中心有權追究其經濟賠償，并清除出場。對業務合作中的行賄行為，一經查實，依據中心有關規定對中心員工予以處理并追究其法律責任，涉及之供應（廠）商中心將做出相應處罰。3合同簽訂審批流程提交業務總監審定及評估業務人員進行初步評估廠商申請進場（提供相關資信材料）通過評估未9、通過評估，通知廠商 與廠商進行正式談判，草擬合作合同（包括續簽）達到撤柜標準違反合同條款銷售狀況良好銷售狀況差通知廠商撤柜、終止合同業務合同續簽4經濟合同管理規定4.1目的為保證本公司在國家的政策、法律允許的范圍內合法經營，保護本公司的合法權益，提高效益，加強公司內部的合同管理，減少經濟糾紛，特制定本規定。本規定適用于公司及下屬公司各業務部門簽訂的商品購銷及貿易類經濟合同，其他合同的管理規定將另行制定。4.2合同的內容要求訂立經濟合同，必須遵守國家的法律、法令，任何部門和個人不得利用合同進行違法活動，損害本公司的利益。訂立經濟合同，必須貫徹平等互利，協商一致，等價有償的原則，為公司創造經濟效益10、。為保證經濟合同內容的合法性，禁止隨便攜帶已蓋合同專用章或公章的空白合同或空白便條，如確有需要，須經集團業務總監同意并報總裁室批準后方可辦理領用手續，使用完畢經審查無誤后，辦理銷準手續。4.3合同的簽訂要求 公司的所有經濟合同必須采用書面形式訂立。 為便于管理，公司的經濟合同實行統一編號制和一式肆份制。合同簽訂后，除交付對方必要的份數外，同時送營銷部門及財務部門各一份存查,部門留存一份備查。 所有經濟合同原則上應采用公司統一制定的格式合同。業務人員對于格式合同的條款須有全面、正確的理解，對采用的條款和不采用的條款應明確標注，以免產生歧義。 在訂立經濟合同前，應對對方當事人的工商營業執照、經營范11、圍、法定代表人身份證明書、法人授權委托及資信狀況進行認真審查，并保留其復印件存查。 合同的關鍵用語應力求準確，表述應規范，明確，文書書寫要工整。合同應具備下列主要條款：（1） 合同標的（如貨物、勞務等）；（2） 標的物數量和質量（質量應寫明執行何種質量標準或由雙方議定）；（3） 價款或酬金，除寫明數額外，還應明確支付地點、計算標準、支付 方式等；（4） 履行的期限、地點和方式；（5） 違約責任；（6） 數額較大的經濟合同，有條件的應要求對方當事人提供保證（可采用擔保、抵押、驗收標準保證金、留置等方式）。合同訂立后，如經雙方協商對合同進行變更或解除，應以書面形式作出并由雙方簽字蓋章。（補充協議）12、4.4合同審批權限 本規定范圍內的所有經濟合同都必須嚴格地按照下列權限審批。 合同中涉及支付貨款，依據貨款數額按照以下權限審批：(1) 貨款總額在100萬元（含100萬元）以下，由業務部、財務部審核，主管副總經理審批，經財務總監核準；(2) 貸款總額在100500萬元（含500萬元）的，由業務部、財務部、主管副總經理審核、經財務總監核準，報董事長審批。(3) 貸款總額在5002000萬元的，由業務部、財務部、主管副總經理審核。財務總監、總經理報董事長審批，并經董事長辦公室通過。 合同條款中如有涉及定金預付內容的，依據定金數額，按下列權限審批：(1) 定金數額在10萬元（含10萬元）以下的，由業13、務部、財務部、主管副總經理審批，報總經理審批，經財務總監核準。(2) 定金數額在1050萬元（含50萬元）的，由業務部、財務部、主管副總經理、總經理審核，經財務總監核準，報董事長審批。(3) 定金數額在50萬元以上的，由業務部、財務部、主管副總經理、總經理審核，經財務總監核準，報董事長審批。 買斷合同見“買斷實施方案”（購物集團商品管理部發文） 各下屬公司一律不得擅自對外擔保貸款。 各業務部門只能在各自經營范圍內對外簽訂購銷合同及進出口代理合同，其他合同（如借款、擔保、承包、合資、聯營等），必須經公司法人代表特別授權，方可簽訂。 以上審批權限應嚴格遵守，嚴禁隱瞞不報，不準逾級逾時不報。4.5合14、同的審批程序(詳見業務部3) 合同的審批應按照業務員、業務秘書、業務經理、業務總監這一順序嚴格執行審批程序。 各級審批人員應對合同進行全面審核，并寫明具體意見。業務人員、業務經理、總監應著重審查合同的真實性和經濟效益；業務秘書應主要從合同的規范性、合法性等方面進行審核；業務總監對合同負責全面審核。以上人員要明確分工，各司其責。 具體每一經濟合同的審批應填寫合同審核表，業務合同報審單。 已訂立的經濟合同經雙方協商，確有必要變更或撤銷的，按照合同原審批程序重新報批。 合同審批表和雙方的往來信件、傳真、函電、票據、單證等，均應作為合同的有效組成部分同合同一起存檔備查。4.6合同的履行及管理 經濟合同15、簽訂后，即具有法律約束力，各業務部門應積極自覺遵守合同約定的義務，同時督促對方當事人履行合同。 對方當事人不能履行合同，且我方已掌握其確切資料，可為維護公司的利益暫時中止履行合同，并立即以書面形式通知對方。4.7合同出現問題后的處理 經濟合同在訂立或履行過程中發生問題和糾紛的，業務部門應及時向主管機構和領導逐級匯報，匯報應采用書面形式。情況特別緊急的，應先行采取緊急措施，保證公司財產不受損失。 對方當事人不履行合同或違約的，我方應暫時中止履行合同，并通知對方盡快履行合同，要求其承擔因違約給我方造成的經濟損失；通知或其他意思的表示應采用書面并可留作依據的方式。 如通過協商方式不能解決糾紛，業務部16、門應及時與公司法律事務室聯系，聽取法律意見，以便通過程序妥善處理。 各業務部門及有關人員應嚴格遵守本制度。對于違反上述規定，導致公司經濟利益受到損失的，將根據公司獎懲制度的相關規定嚴肅處理。5市場情報管理制度5.1報告義務業務員應不斷地收集市場情報，及時向上級報告。5.2報告的種類及方法日常報告：口頭；緊急報告：電話或口頭；定期報告：書面或口頭。5.3顧客的級別分類依顧客的信用狀況，將其分為三個等級。（1） A等級：信用很好（與本公司現在的交易大小沒有關系）；（2） B等級：普通的信用狀態；（3） C等級：信用較差的。諸如：a. 中間批發商（比較大的店也將其列入注意團體里）；b. 尚欠賬款者（17、達50萬元以上）A等級以外的公司；c. 尚欠賬款者達20萬元或未滿的公司；d. 從業人員20人以下的小公司或個人商店；e. 有前例的公司；f. 評判不好的公司；g. 新開發顧客（不問其規模如何，一年間將其列為C等級）。5.4緊急報告 拒付發生，拒付可能大的支票的延期提議等緊急情報，依各情況盡可能以最迅速的方法作報告。6業務營銷人員公關活動中言行規范6.1 不得隨意告知中心營業收入，毛利率等中心內部之詳細商業發展指標。6.2 不得隨意公布中心品牌發展計劃和其他業務計劃。6.3 不得隨意告之同類商品第三方在中心之入場條件和其他合同條款。6.4 不得接受供應商以任何形式或名義支付的回扣、禮金、報酬、18、返利等現金或有價票據。6.5 不得主動索取自用的廠商產品或其他實物禮品。6.6 對由于中心各部門的積極配合，廠商出于感謝而給予部門或人員之各種物質獎勵，上交行政管理部后，按一定比例獎勵有關部門或個人，其余部份可參與中心促銷活動或參與中心工會活動作禮品等。6.7 上述6.16.3條如有違規，除處罰，教育外，多次違規的即以除名；違反上述6.46.5條者，一經發現，除即以除名外，中心將保留對其追究法律責任的權利。7中心業務管理規范業務流程7.1供應（廠）商資格審定與評估 中心業務部業務人員在收到廠商申請進場的相關資料后，須首先對廠商提供的所有相關文件進行初步審核，并就其提供的有關商品的進場文件及商品19、檔次、品牌、價格等進行初步之評估。在初步審核和評估后，提交業務部每周例會討論，并與業務經理、總監共同做出最后之審定及評估結果，并通知申請人。7.2申請受理與進場談判 對資格審定與評估通過之申請（廠）商，業務部派相關業務人員正式接手相關資料并建立檔案，約請申請（廠）商進行正式進場談判；談判結果報業務經理、總監審閱并草擬合作合同。7.3合同的審批 經業務人員簽訂之合同，由業務秘書就合同所有詳細條款逐項檢查后，交業務總監審批并簽署合同；簽章備案后由業務秘書錄入電腦。7.4進場安排業務部根據合同條款，通知（廠）商會同企劃部和相關營銷部，共同安排進場時限進行裝修，商品陳列等相關工作。7.5銷售跟蹤 廠商20、商品進場后，業務部相關業務人員及營銷主管必須隨時跟蹤商品的銷售狀況，商品坪效以及商品形象，質量等，并通知廠商。對一段時間業績不佳或商品形象，質量等不適應中心經營的，隨時提出調整或整改方案。7.6候選廠商檔案建立 對資格審定與評估已通過，但由于中心場地限制，品牌發展限制等諸多原因，暫無法安排進場的申請（廠）商，業務部按申請時間，品牌檔次，供應商資信等條件，按序建立候選廠商檔案，并定期（每周）進行業務討論會，如有相關信息由業務秘書或代表迅速反饋。8中心業務合同管理職責及權限工作內容受理責任人一、合同條款的洽談與確立等前期工作業務人員營銷主管（柜組長以上）備詢二、合同條款的審核與復核業務秘書、業務經理、業務總監三、合同條款的認定與簽署總經理（授權人）、業務總監四、合同的登記與存檔財務部、業務秘書五、合同的執行與跟蹤營銷部門六、合同的終止與續約申請營銷部提出，業務人員重新審批七、合同執行中的違約行為處理業務經理、業務總監重新審批