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1、公司項目工作痕跡管理辦法編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 痕跡管理辦法為了加強公司所涉及項目文件的歸檔管理，確保建設項目的立項、設計、勘察、施工、竣工等全過程工程檔案的完整收集、歸檔及利用，根據中華人民共和國檔案法等法律、法規，結合公司實際，特制定本辦法。 一、痕跡管理的概念痕跡管理，是指公司所涉及各個項目及各項工作推進過程中，從工作布置到工作落實全過程的各類有效文字記載。它既是公司檔案、項目及工作資料管理的需要，也是明確各工作人員工作責任的需要。二、痕跡管理的內容（一）、公司內部及其他相關部門工作痕跡資料。主要包括2、：（1）、公司內部每周例會、總經理辦公會及其他工作會相關會議紀要；（2）、公司負責人及領導對某項工作的具體安排及批示；（3）、各部門工作交接單、印章審批單等文件。（二）、公司對外發文工作痕跡資料。主要包括：（1）、發文稿紙（須有經辦人、部門負責人、公司負責人簽字確認）、收發文登記本；（2）、對外所發請示、情況說明等文件的原稿及紅頭文件等。（三）、政府及其他相關單位和部門資料。主要包括：政府及其他相關單位和部門所發通知、批示、相關政策等文件。（四）、公司內部各項工作推進工作中所涉及的痕跡資料。主要包括：（1）、各項工作推進過程中各節點的工作記錄（已簽字蓋章工作匯報、工作簡報等）；（2）、項目推進3、過程中報批所需的各類資料；（3）、選定各項目參與企業的各項資料（招標相關請示、批復、招標公告、各企業標書、評標過程中及開標的相關記錄、中標通知書等資料）；（4）、各項目土地組件報件資料；（5）、各項目修建性詳細規劃指導意見和修詳規的編制、申報和申領工作推進過程中所上報資料和最終所獲結果的相關資料；（6）、各項目的經濟指標測算資料及結果相關資料；（7）、各項目的成本組價和控制工作相關資料（相關會議紀要、批復、測算結果等）；（8）、各項目開展審計工作所需的各項資料（發票、單據、憑證、項目合同或協議、相關會議紀要等）；（9）、各項目規劃、報批等相關資料；（10）、各項目立項工作相關資料及預審并上報項4、目審定相關資料；（11）、各項目報批所需測評、評估資料（環境影響報告、礦產壓覆、地質災害報告及評估、可行性研究報告、工程勘察和地震安全性評價等相關資料）；（五）公司對外所簽署各類合同、協議等痕跡資料。主要包括：（1）、各類業務合同蓋章簽署前經審批通過后的印章審批單； （2）、各類合同、協議的原件、上報備案的相關資料。（六）財務會計痕跡資料。主要包括：各項財務活動中形成的報表、帳簿、憑證、工資花名冊等相關財務資料。三、工作痕跡資料歸檔凡是反映公司各項工作活動、具有查考利用價值、辦理完畢、應作為文書檔案保存的文件材料均屬歸檔范圍。具體包括以下幾個方面：1 收進和發出的文件。上級黨政機關頒發的公司要5、執行的方針、政策、法律、法令、命令、條例、規定、決定、重要通知和通報；公司編制和審批的各種計劃、規劃、方案、統計報表、普查材料、預算、決算；重要總結、年鑒、匯編；各種合同、協議、證書；重要通知、指示、決定、通報；重要問題的請示及批復。2 會議文件。公司召開的黨政、工、團及專業會議的文件，包括會議請示與批復、通知、名單、日程、工作報告、年度計劃、年度總結、統計材料、決定、決議、紀要、先進生產工作者的名單和模范事跡、獎勵文件材料。參加上級機關和有關部門召開的會議帶回來的具有保存價值的會議文件材料。3 內部文件。公司在職能活動中形成的文件，包括成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編6、制等文件材料；公司房屋買賣、土地征用、重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料；重要的電話記錄、工作職責、工作條例、章程、制度、歷史沿革、大事記；干部任免、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任；黨員、團員、干部、工人名冊、報表、紀律檢查、治安保衛及職工的錄用轉正、定級、調資、退職、退休、離休、復員、轉業、撫恤、死亡等干部獎懲等文件材料。四、痕跡管理的要求（一）痕跡管理的要點，是指反映公司各項工作活動進度、狀況、具有查考利用價值、對公司各項業務產生影響的各類相關資料。（二）痕跡管理的資料要真實，嚴禁弄虛作假；（三）各類工作痕跡資料需要相關部門或人員簽字、蓋章的正式材料；（四）各類資料的送達須有回執7、并有接收對象的簽字或蓋章；（五）痕跡管理資料列為長期保存資料，不得破損、遺失或銷毀；（六）痕跡管理資料一般使用A4紙，用鋼筆或水筆書寫，字跡工整、內容齊全，使用統一的檔案袋（盒）保存。五、痕跡管理的實施按照檔案管理辦法及痕跡管理制度的要求，及時檢查及自查，確保各工作環節所產生的痕跡資料及時、完整收集和整理。痕跡資料產生后5個工作日內由相關部門和人員收集整理，根據工作需要進行復印留檔，并將最終稿報送辦公室歸檔留存管理。其中：各個獨立項目實行一戶一檔制，其他種類的檢查分類歸檔。各項目相關部門和辦公室應及時裝訂并按要求歸檔保管。六、痕跡管理的檢查公司各相關部門和辦公室應對痕跡資料管理工作進行檢查和自查，適時組織相關人員進行互查互促，對發現的問題及時進行糾正和完善。