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1、企業行政類采購、庫存及領用項目管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、總則1、目的：為切實加強行政類采購工作及庫存領用。建立公開、透明、高效的采購機制，規范采購行為，減少采購成本，并且規范庫存及領用流程，有效服務員工，維護公司利益，特制定本規程。2、適用范圍：本規程適用于重慶立城置業發展有限公司、重慶立城物業管理有限公司、重慶開泰園林有限公司、重慶立城資產管理有限公司、重慶寶瀾科技有限公司、重慶立城實業發展有限公司所有行政類采購、庫存及領用。3、采購方式：采購類別描述采購依據采購方式采購時間月度采購月初采購在月2、度資金計劃內提交物品申購流程（各部門提交計劃匯總）固定供應商（清單）每月8日前采購周采購每周采購吧臺用品在月度資金計劃即采購清單模板內采購超市/合格供應商采購每周三臨時采購無法預計的500元以下采購在月度資金計劃內根據清單模板直接采購。超市/合格供應商需要時采購 特殊采購針對特殊方案的不在計劃內的采購提交特殊事項流程固定供應商，比質議價按照方案執行食堂采購食堂日常采購在月度資金計劃內直接采購超市/合格供應商每天上午進行采購二、采購管理1、綜合部維持1.5萬元備用金。2、臨時采購：需求部門填寫物品采購臨時申請表一式兩份，經分管領導審批后原件提交給綜合部進行臨時采購，副聯由需求部門進行存檔，單價53、00元以下無法預計的采購以及郵寄快遞費、搬運服務等可采用臨時采購；日常通用類產品原則上應首選在超市等大型商場采購，在上述大型商場采購可由部門經理安排行政文員執行，并憑發票和購物小票報銷；除此之外所有采購均需二人以上共同執行。物管公司所需臨時維修物料采購，由綜合部和物管公司指派人員在固定/合格供應商處采購，費用月結（特殊情況報綜合部經理批準后，再比質采購）。3、特殊采購應填寫采購計劃及供方比對表（經三家以上供方進行比對），通過方案和特殊事項流程報相關領導復核，最后按總經理審批意見執行，流程簽批單由發起部門分別傳閱到財務中心、審計部和綜合部。4、行政辦公用品采取統一計劃的方式進行。各部門經理應于每4、月25日前（遇節假日需提前）向綜合部申報次月辦公用品月度計劃表，由綜合部審核后匯總，需采購人員及庫管人員協作編制采購計劃報批，列入月度資金計劃，統一采購。5、各部門業務所需物品由該部門做資金計劃，每月25日前填寫部門業務所需物品月度計劃表交綜合部統一采購。6、辦公設備由綜合部統一計劃、采購。職能部門的辦公設備可以提交特殊事項流程，交綜合部會簽，經過總經理同意后，由綜合部統一配備。7、綜合部需在每月28日前完成次月各部門物品計劃的匯總并提交資產物品申購OA流程。8、各部門的專業物品（如工具、軟件、書籍等）由需求部門列入部門資金計劃后采購。臨時采購須提交特殊事項流程，報相關領導復核，最后經總經理同5、意后，由需求部門自行采購。9、金額超過5000元的采購需簽訂合同；5000元以內的物料采購需由發起部門提請物品采購審批流程并附件說明采購物品的原因、用途、型號、數量及金額，經審計部門審核，報送總經理審批，方可由對應的采購部門采購（食堂的食材、調料除外）。三、供方數據庫建設、使用、及評定規定1、所有行政類采購的供方信息由綜合部安排專人跟蹤，經考察比對后進入合格供方信息庫。2、行政類采購應盡可能采用定點供貨方式進行，在選擇供方時，要求在公司合格供方數據庫中選取供方單位進行采購。3、供方收集原則：凡進入合格供方數據庫的單位必須滿足采購計劃內容和質量要求。4、供方數據庫應每半年進行一次篩選檢查并提交招6、標小組審核確認，凡供方產品出現過質量問題、服務有違規行為等現象，應重新進行供方評審，不符合公司要求的供方應及時剔除。5、合同臺帳建立：公司所有行政類合同由綜合部建立統一的合同臺帳，定期每月第一周檢查合同臺帳的執行情況，并將合同臺帳的執行情況匯總更新。四、庫存管理1、物品采購后，需要在1個工作日內經審計部驗收合格后完成物品入庫，入庫需要填寫由經手人、接收人和驗收人三人簽字的入庫單。2、物品入庫后由綜合部安排專人進行物品庫存管理。3、物品入庫后庫管員要做好進、存、報廢的登記臺賬及電子文檔，并經常檢查賬實是否相符。4、庫管員開具入庫單時，須完整填寫品名、數量、單價、單位等詳細明細，并將入庫單交上級驗7、收。5、庫管員每月5日前須對庫存物品進行盤點，從中掌握庫存物品的入庫時間，做到先進先出的原則。6、庫管員須對入庫物品進行分類管理，做到物品擺放整齊。7、根據接待用品（香煙、酒等）的用量，允許保有計劃量10%的庫存量作為應急使用。五、領用管理1、由庫管員負責為各部門人員發放物品。2、每月8日下午（遇公休節假日順延），各部門需要在該時間段內領用辦公物品，非此時間段不予領用。3、領用時需要各部門填寫物品領用單。4、綜合部對接待物品（如香煙、酒）進行統一管理，各部門根據業務情況按實際使用數量領取，領用前須填寫領用單，交部門分管領導簽字認可，并在庫管員處辦妥領用手續。5、庫管員需要登記物品領用流水臺賬，8、并在每月5日前完成物品庫存結轉。6、辦公用品、保潔用品（工具）如屬自然磨損，則按已壞換新的原則進行領用；凡屬遺失或被盜，應及時報綜合部備補，領用人按原價賠償后，方可領取。7、領用人在領取物品時需在領用單上簽字并注明其用途。8、各部門要嚴格按本部門提請的計劃領取，對無計劃和超計劃的領取，倉管員有權不予發放。9、部門經理督導本部門員工合理使用，不得浪費，不得用于從事私人業務使用，綜合部不定期進行抽查盤點，違者將予以重罰。六、領用流程1、各部門領用月度物品時，填寫領料單，由部門經理簽字分管領導核準后，到綜合部庫管員處領取。2、綜合部庫管員接到領料單，核對確認后方可發放物品，并如實記錄領用物品名稱、數9、量、用途。七、物品報廢管理1、各物品使用部門負責人負責對相應的廢舊物品進行識別、初步鑒定、報廢物資的收集統計和交庫工作。2、物品使用部門、庫管員、財務中心負責欲報廢物資的聯合鑒定。3、庫管員負責報廢物資的回收、整理、分類、建檔和保管，并配合財務中心銷毀處理。4、對申請報廢的物品由申請部門提交物品報廢申請單OA流程，由綜合部會同財務中心現場鑒定確認。5、確定報廢的各類物品，使用部門必須在當月月底前辦理完與綜合部的交接手續。八、附則1、凡出現因采購計劃失誤，導致綜合部被迫緊急采購影響正常工作秩序的行為；由綜合部提請對其部門負責人和責任人每次扣制度分2分。2、凡出現違反本制度沒有進行供方比對每次扣采10、購執行人2分。3、供方出現違規行為，沒有及時組織合格供方評估，導致不合格供方違規保留在公司合格供方名錄中，每次扣責任部門負責人2分。4、出現其他違反本制度，但沒有對公司造成不良后果的，每次扣責任人2分。5、本管理制度自頒布之日起實施，公司原有與同管理制度相抵觸的規定，改按本規定執行。重慶立城置業發展有限公司2014年4月附：公司各部門月度物品領用時間表、物品臨時采購申請表月度物品領用時間表序號部門/公司領用物品日期領用物品時間領用人備注1財務中心每月8日14:30-14:40由部門指定人員領取如遇節假日，則順延一個工作日。2融資部14:40-14:503營銷部14:50-15:004權證部15:00-15:105工程部15:10-15:206審計部15:20-15:307綜合部15:30-15:408開泰園林15:40-15:509物管公司15:50-16:0010物管公司每周一14:30-15:00由部門指定人員領取保潔用品物品臨時采購申請表部 門： 申請人： 日 期：物 品 名 稱 規格型號數 量單 位單 價備 注部門經理審核：分管領導審核：