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1、礦業(yè)采購、出口及清關(guān)庫房管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: xx礦業(yè)采購、出口及清關(guān)管理制度為更好的為xx礦業(yè)提供及時、保質(zhì)、保量的設備材料，滿足xx礦業(yè)建設生產(chǎn)的需要，規(guī)范采購行為，杜絕損失浪費，特定本制度。一、 材料采購計劃的提出1、建立材料采購計劃提出第一責任人制度凡材料計劃的提出，由部門領(lǐng)導作為材料計劃的第一責任人，負責計劃單的嚴格審查，包括品名，種類，材質(zhì)，用途，單價，何時使用，等相關(guān)要素。一旦發(fā)生因?qū)彶椴患氃斐刹牧戏e壓，或按單采購回來的材料無法使用的一系列問題，都要追究第一責任的經(jīng)濟責任和行政責任。2、2、材料采購計劃分為正常計劃和臨時加 急計劃正常計劃按照庫存量和生產(chǎn)耗用量，定時在每月的月初3號前，在公司的生產(chǎn)調(diào)度會議上逐部門提出，與會人員分析本期耗用情況和計劃的合理性。 臨時加急計劃的提出，主要是生產(chǎn)中的非正常或人為事故造成備品或備件緊張，或嚴重影響生產(chǎn)的情況下，由部門領(lǐng)導向總經(jīng)理提出。盡量減少臨時加急計劃的提出，減少國內(nèi)空運到坦桑的次數(shù)和重量。3、材料采購計劃要預留出采購部門的下單，采購，運輸?shù)臅r間正常的材料采購計劃，在達市采購的要兩周時間，其中尋找，比價，采購，入庫大約一周時間，備車運輸大約一周時間。在國內(nèi)采購要至少留足出四個月時間，其中比價，下單，采購，運輸入庫大約五周時間，訂艙，3、裝船大約兩周時間，海運大約六周時間，清關(guān)兩周時間，運輸一周時間。二、 采購計劃單的確認1、 計劃單的要求所有計劃單按順序編號，作到國、內(nèi)外統(tǒng)一。對采購速度的要求，計劃單中必須注明使用時間（包括海運、空運、托運），國內(nèi)啟運時間暫定為使用時間減60天。最晚計劃單中不再執(zhí)行急、加急等指令。2、 采購計劃的審批采購計劃必須是書面形式由材料設備的使用單位負責人提出，報部門負責人及公司負責采購的主管審核，最終由總經(jīng)理審批。采購計劃必須詳細載明所購物資的名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、使用時間、用途（含海運、空運、托運）。特殊材料設備可指定生產(chǎn)廠家，當材料設備無法在國內(nèi)采購或最晚啟運日期要求不合理時，該計劃單視4、為無效。正常材料采購計劃的審批按月進行，由總經(jīng)理在月度生產(chǎn)調(diào)度會上集中審批，避免單筆計劃隨意找總經(jīng)理審批，影響總經(jīng)理日常工作。減少材料計劃的隨意性。大項集中的、技術(shù)含量較高的、材料采購計劃，由總經(jīng)理組織相關(guān)人員的會議審核批準。臨時加急的材料采購計劃，單獨報總經(jīng)理審批。3、 采購計劃的傳遞采購計劃單由負責公司采購的主管將照片（須有總經(jīng)理簽字確認）和文檔同時發(fā)給各地接單專人，接單時間以收到文檔郵件時間為準，國內(nèi)接單時間為早9點至下午5點（含休息日），其他時間發(fā)計劃單，視為下一接單日早9點接單。同時，負責公司采購的主管將計劃單在相應的微信群中發(fā)布，第一由姆貝亞采購選擇確認當?shù)夭少忢椖浚诙蛇_市采購5、確認在坦桑采購項目，第三由國內(nèi)采購確認在國內(nèi)采購事項。每一步選擇后，都由公司專人回應確認采購項目，并將電子版的采購計劃發(fā)到相應的電子郵箱中，這個過程在微信采購計劃執(zhí)行群里公開，公示。4、 采購計劃的下發(fā)接單員接單后1小時內(nèi)將采購計劃交至采購主管，并由主管下發(fā)至采購員。同時接單員將計劃單項目擴展后打印，張貼在辦公室醒目位置，以便監(jiān)督。擴展內(nèi)容包括：單價、總價、供貨商名稱、經(jīng)辦人、供貨業(yè)務員電話（此5項由采購員填寫）、要求入庫或廠裝日期、實際入庫或廠裝日期、實際啟運日期（此3項由貿(mào)易部填寫）、使用方信息反饋（此項由采購負責人填寫）。其中實際入庫或廠裝日期由貿(mào)易部提出，作為考核采購員標準。實際啟運日6、期對比公司要求啟運日期，作為考核貿(mào)易部標準。5、 采購計劃的變更計劃人要求變更采購計劃的，須填寫材料設備采購計劃變更通知單，審批、傳達程序與采購計劃單相同。6、 采購計劃可執(zhí)行性確認采購部在接到采購計劃后的72小時內(nèi)，會同貿(mào)易部對采購中不能執(zhí)行或執(zhí)行困難存在疑問的采購計劃，由采購負責人向計劃人提出，溝通后需要變更計劃單的，由計劃人按照采購計劃變更要求履行變更程序。7、 采購計劃的執(zhí)行采購人員不得擅自更改采購計劃，嚴格執(zhí)行計劃單的各項要求。杜絕計劃人口頭計劃，如有特殊情況，計劃人須直接聯(lián)系采購負責人并及時補報計劃。8、 責任追究采購員不能擅自更改計劃，若擅自更改計劃將對責任人進行處罰甚至開除。 7、對因采購部和貿(mào)易部工作失職造成不能按時啟運的，追究相關(guān)責任人責任。因清關(guān)人員失職造成貨物不能按時到廠的，追究達市辦事處主管及相關(guān)人員責任。因采購計劃不合理造成庫存積壓的，追究計劃人及單位主管的責任。三、 采購過程的實施1、 詢價并確定供貨周期采購人員對自己所要采購的物資必須履行詢價程序，同一種物資詢價要在三家以上，對各供貨廠家（商）的價格、質(zhì)量、信譽等進行比較后，將報價單已書面形式報至采購主管。同時根據(jù)貿(mào)易部提出的最晚入庫（廠裝）時間推算供貨周期是否滿足要求。2、 考察對確定采購意向的廠家，首次采購時采購員必須到廠家（商）實地考察，對單件物資價格在3萬以上或公司長期使用的設備材料，須由公司領(lǐng)導8、及采購負責人組織有關(guān)人員參與考察。3、 信息反饋經(jīng)詢價和實地考察后的設備材料，要將考察結(jié)果及時向采購負責人和總經(jīng)理在微信群里進行匯報溝通，尤其考察結(jié)果與采購計劃有出入的，面臨多重選擇，必須履行溝通反饋程序。4、 合同簽訂合同必須按需方模版簽訂，如對條款有改動，采購員須說明理由。經(jīng)詢價、確認供貨時間可行，并實地考察和信息反饋后的設備材料方可簽定購貨合同， 五千元以上的物資采購必須簽定購貨合同，五萬元以下的購貨合同由采購負責人簽字，五萬元以上的采購合同，須由總經(jīng)理簽字生效。合同發(fā)到坦桑負責采購、保管主管的郵箱，打印并交給礦業(yè)公司財務部存檔。重要的設備材料，采購員要對生產(chǎn)廠家的生產(chǎn)過程現(xiàn)場監(jiān)督。5、9、 供貨期跟單由采購員負責供貨期跟單，如廠家（商）未能按時交貨，追究廠家責任，同時對采購員追究責任。6、 庫房管理國內(nèi)共兩個固定庫房，分別為天津塘沽港口庫房和辦公室?guī)旆俊Ｎ镔Y入庫，由采購員提前24小時通知貿(mào)易部，并提交入庫通知單，由貿(mào)易部通知庫管，入庫完成以接到入庫回執(zhí)為準。物資入庫后由庫管對物資負責，庫管由貿(mào)易部管理。物資出庫，由貿(mào)易部提交出庫申請，出庫后庫管應及時核對庫存信息。7、 物資驗收和監(jiān)裝分為庫裝和廠裝。廠裝貨物，由采購員提前至少一周提交廠裝通知單至貿(mào)易部，以利提前安排車輛。采購員對物資的數(shù)量是質(zhì)量驗收合格后才可裝箱、裝箱時采購部和貿(mào)易部須同時派人到場監(jiān)裝并拍照存檔。采購部須配合貿(mào)易10、部完成：每種物資貼標簽、每箱貨物有清單、每個集裝箱有裝箱單。國內(nèi)報關(guān)時需要合并品名的，貿(mào)易部在物流管理平臺上傳實際裝箱單。每次裝箱后，由貿(mào)易部及時將裝箱單、照片等資料盡可能細致的同時傳給達市辦事處和工廠收貨人，以單物一致、便于驗貨為工作標準。每月5號前上報當月庫存信息，及相應物資的啟運時間要求。8、 貿(mào)易運輸貿(mào)易部需參與擬定采購合同。制作出口、進口文件。每單至少詢價兩家貨代，并將報價單報至貿(mào)易負責人。負責物流管理平臺的管理與維護，新狀態(tài)12小時內(nèi)必須更新。配合達市清關(guān)工作。參與監(jiān)裝。負責庫房管理。保證啟運時間，如超期追究責任（若遇到海關(guān)查驗或訂艙后船公司違約等突發(fā)事件，個別問題單獨處理）。配合11、財務完成付款、收匯、退稅等工作。向xx礦業(yè)財務部提供中英文對照商業(yè)發(fā)票。四、 對坦桑清關(guān)的要求1、 及時和北京辦事處出口貿(mào)易經(jīng)辦人溝通聯(lián)系，本照節(jié)儉的原則，靈活采取各種清關(guān)手段。及時接納國內(nèi)捎過來的貨物提單。2、 接到國內(nèi)出口清單后，仔細對照公司已辦理的免表，掌握免表余量，做好進口報關(guān)文件的準備。3、 合理確定進口貨物的適用稅率，靈活變更相應貨值，減少關(guān)稅的繳納，在貨物靠港前繳納關(guān)稅。4、 貨物靠港后及時清關(guān)，一般情況下，清關(guān)時間控制在2周以內(nèi)。并合理安排車輛，及時將貨物運送到礦山。5、 對于清關(guān)時間超過兩周以上時間的個案，要形成專門的總結(jié)材料，分清國內(nèi)出口和坦桑清關(guān)的相應責任，報送公司處置。12、6、 及時根據(jù)采購計劃單，申報“進口免表”。五、 物流管理平臺1、 此平臺的建立是為公司各部門及時反映國內(nèi)采購物資所處的位置及狀態(tài)。2、 平臺中共設計5個角色：采購員、礦業(yè)主管領(lǐng)導、國內(nèi)報關(guān)人員、坦桑清關(guān)人員、坦桑庫管，每個角色有各自不同的用戶名、密碼，對系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)有不同的改動權(quán)限。3、 目前整個流程分為國內(nèi)已入庫、國內(nèi)已出庫、國內(nèi)已裝船、坦桑已到港、坦桑已以清關(guān)、坦桑已入庫六個狀態(tài)，第六個狀態(tài)被確認后，整個物流過程終結(jié)。4、 其中前三項由國內(nèi)采購、出口部門操作，第四、五項由達市清關(guān)人員操作，第六項由礦業(yè)庫管操作。5、 要求上述5個角色的相應負責人，對各自負責的狀態(tài)12小時內(nèi)及時更新。6、 13、此平臺由國內(nèi)采購、貿(mào)易部設計，可根據(jù)流程需要更改。六、 工廠信息反饋7、 物資使用后的信息反饋貨物到工廠后，工廠驗收人員根據(jù)國內(nèi)裝箱單進行查驗，如在查驗過程中發(fā)現(xiàn)貨物丟失，損壞或與裝箱單不符等，要在8小時內(nèi)報公司總經(jīng)理和國內(nèi)采購負責人，設備材料在使用過程中如出現(xiàn)設計、質(zhì)量或與采購計劃不符等問題，使用部門必須在8小時內(nèi)報國內(nèi)采購負責人和總經(jīng)理，每月使用單位需對所使用的材料、設備填寫材料設備使用情況反饋單，并以文檔格式發(fā)至采購負責人郵箱。8、 追責物資到廠驗貨前，先對鉛封拍照存檔再開箱驗貨。驗貨時若發(fā)現(xiàn)貨物品種數(shù)量不符，且該批物資在達市未開箱查驗，由國內(nèi)貿(mào)易部與使用部門共同核對數(shù)量，由于國內(nèi)未按裝14、箱單裝箱造成損失的，對貿(mào)易部進行處罰。若該批物資曾在達市開箱查驗過，須由貿(mào)易部、工廠、達市辦事處三方共同給出處理意見。物資使用后，對工廠提出的物資質(zhì)量問題，采購人員應按合同追究生產(chǎn)廠家的責任，包賠由此帶來的損失，并同時追究采購部責任。七、 責任追究與處罰1、 物資采購沒有嚴格執(zhí)行采購計劃和購貨合同給公司造成5萬元以下直接損失的，按損失額50%罰采購人員，采購不及時或采購人員失誤造成的不該空運物資空運的，罰采購人員空運費的50%，所購設備材料存在嚴重質(zhì)量問題或與計劃不符的，合同標的在5萬元以下的罰采購人員損失額的50%和25%（合同標的5萬元以上，10萬元以下）；采購中存在重大失誤，給公司造成515、萬以上，10萬以下直接損失的，視其情節(jié)，罰采購人員損失的50%，采購部門負責人50%。收受廠家、供貨商或貨代錢、物的，公司將對當事人進行經(jīng)濟處罰并開除處理。對弄虛作假，為滿足個人私利，惡意采購質(zhì)次價高的，公司予以罰款、辭退直至追究刑事責任。2、 使用單位計劃不周使不該空運的物資空運的，罰使用單位責任人空運費的50%；設備材料存在嚴重質(zhì)量問題，使用單位未能在發(fā)現(xiàn)問題后24小時提出的，或不能按月填寫設備材料使用情況信息反饋單的，罰使用單位個人和單位負責人各1000元；報虛假信息欺騙采購人員的使用單位個人罰2000元。八、 獎勵1、 成功為公司提供一家重合同守信譽，產(chǎn)品質(zhì)量可靠，品種齊全的供應商，公司一次性獎勵壹萬元。2、 在條件允許的情況下，由使用單位的專業(yè)人員自行采購，公司將根據(jù)對采購所需的時間延長假期，并對采購過程給予適當補貼。3、 對檢舉揭發(fā)物資采購過程中損害公司利益，中飽私囊給公司造成重大損失者，經(jīng)查情況屬實，一次性獎勵貳萬元整。