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1、進出口貿易作業標準化手冊(范例) 組織系統詳見組織系統圖18.2.1。經 理業務科管理科專 業秘書總務人事會計圖18.2.1 組織系統圖 業務流程1.新產品開發(樣品收集)。2.客戶開發。3.客戶詢價(電報、信件、電報處理)。4.報價。5.訂單確認。6.開立境內訂單。7.生產督促及LC催開。8.出貨。9.押匯(出貨通知)。10.付款。 業務處理細則1.新產品開發(樣品收集)(1)業務科取得新樣品后，應填寫產品卡(附表18.2.2)，寫明以下資料：臨時編號。品名、規格、包裝。制造廠商名稱、地址、電話、負責人、聯絡人、工廠產量規模。開發成本。預估生產成本。制造商報價。可能銷售對象及地區。預估售價。2、預估毛利。(2)業務科于每周業務匯報時，就前項新產品提出討論，經逐項評估，按開發價值分為A、B、C三類，A類為極具開發價值，B類為有開發價值，C類為無開發價值。(3)經評估列為A、B類之產品，賦予正式產品編號，列入產品檔。樣品拍照存檔，樣品存放樣品室，并于產品卡上寫明存放位置。經評估列為C類之產品，產品卡列入次品檔，樣品存放次品室。(4)業務科每月就現有產品，選擇過時產品，于每月第一周業務匯報時，提出檢查，經評定已無開發價值者，產品卡列入次品檔，樣品移入次品室。(5)新產品臨時編號共六位數字，分別代表填寫產品卡時的年、月、日。即1995年6月10日開發的產品，臨時編號為950610。若同一日開3、發數種新產品，則于第七位數，按英文字母順序編號。舊產品淘汰列入次品檔，其淘汰編號原則與新產品之臨時編號相同。(6)產品檔正式編號共七位數字，第一位數代表，第二位數代表，第三、四、五、六位數代表序號，第七位數填A、B分別代表A類產品或B類產品。第一位數填1代表 第一位數填6代表 2 7 3 8 4 9 5 第二位數填1代表 2 3 4 5 6 7 8 9 2客戶開發：(1)業務科于每月最后一周業務匯報時，提報下個月的客戶開發計劃，計劃內容包括：制作公司簡介，產品目錄(注明交貨期限及付款條件)。產品市場研究、分析、及客戶資料之收集。介紹新產品(郵寄新產品目錄)。刊登廣告、郵寄開發信。其他。(2)客4、戶開發應選擇A類產品，并配合季節性需求。(3)經研討定案之客戶開發計劃，應由業務科列入下個月的營業計劃(附表18.2.3)，并按職責列入個人工作計劃(附表18.2.4)。3.客戶詢價(電報、信件、電話處理)(1)業務科收到客戶詢價的電報及信件，應即加蓋收文戳記，填上收文日期，并依來電或來信內容，于文件空欄填具處理意見后，將來文大意及處理情況，登記于收文簿(附件4)，將原文呈經理核閱后，依經理批示內容，回函或回電，并將回函或回電大意填入收文簿。回函或回電副本存客戶檔(附表18.2.6)。(2)處理中的電報或信件，存于待辦卷，隨時查閱催辦，已經處理的電報或信件，依客戶別歸入客戶檔。來文無適當空欄時5、可另以簽辦單(附表18.2.7)，粘附處理。(3)客戶電報限當日回電，客戶信件，除按經理指示期限外，限三日內回函。(4)接到客戶電話，應將通話內容記入電話記錄上(附表18.2.8)，呈經理批閱，并依指示處理。電話記錄一式兩聯，處理程序同電報、信件。處理完成后，第一聯依順序歸入電話記錄檔，第二聯按客戶別歸入客戶檔。4.報價：(1)業務科接到客戶詢價之電報或信件，應立即按客戶需求指派人員洽詢廠商后，挑選產品ITEM，呈經理審核后，打報價單(附表18.2.9)，必要時修剪樣品照片，貼于報價單上。(2)報價單一式兩聯，第一聯寄客戶，第二聯存客戶檔。5.訂單確認：(1)業務科接到客戶訂單，即依訂單內容，6、填成交卡(附表18.2.10)交專業人員，讓廠商確認買價及交貨期后，打SALES CONFIRMATION(SC)(附表18.2.11)，SC一式五聯，第一、二、三聯寄客戶，第四聯存業務科待辦卷，第五聯存客戶檔，并將訂購品名、數量、單價、金額、交貨期、生產廠商填入客戶檔。6.開立境內訂單：(1) 業務科依據SC及成交卡開立境內訂貨單(附表18.2.12)。(2) 訂貨單一式四聯，第一聯交售方存查，第二聯存業務科待辦卷，第三聯交專業人員，據以協調廠商填寫生產及驗貨進度表，第四聯交售方簽認后存廠商檔，并將訂購品名、數量廠價、交貨期等，記入廠商檔。(3)業務科依據SC及訂貨單填寫產品表。7生產督促及7、催開LC：(1)業務科專業人員依據生產及驗貨進度表進行督促，填寫實際生產進度，于每周業務會報時提出報告，必要時現場取樣攜回核驗。(2)業務科依每筆SC所訂LC開立日期，催開LC。(3)收到客戶開來之LC，應立即核對交易內容是否相符，若與原來的SC內容不符，應即要求客戶修改LC，或協調廠商修改訂貨單內容，修改訂貨單處理程序與開立境內訂單相同。8出貨：(1)出貨前，業務科聯絡船公司確定船期，填寫裝船預計表，同時聯絡專業人員，確定裝柜日期及地點，通知拖車公司將貨柜拖到指定地點，以備裝柜。(2)裝船預計表一式三聯，第一聯交報關行簽SHIPPING ORDER(SO)，第二聯業務科存查，第三聯交專業人員8、據以驗貨。(3)裝柜完成后，專業人員立即回報每一種貨品實際出貨數量、箱號、凈重、毛重、材數、及退稅方式，由業務科通知報關行修改，并通知報關行該筆出口押匯銀行。工廠退稅清表最晚須于結關前一日寄達本公司，匯送報關行。退稅清表上須用中文謄寫。9押匯(出貨通知)：(1)結關后三日內，業務科自報關行取得提單及押匯文件，經與LC條款核對相符，呈經理簽名后送銀行辦理押匯，并隨時追蹤押匯程序，確定銀行已經撥款后，通知銀行取回結匯證實書。海關簽放的輸出許可證(CBC)第六聯交會計，影本存待辦卷。(2)每筆貨品出口后，業務科依出口內容，套打出貨通知單(SHIPPING ADVICE LETTER)，一式三聯，第一9、聯(正本)及一份完整出口文件副本寄客戶，第二聯(副本)及一份完整出口文件副本(包括LC，CBC第六聯，裝船預計表第二聯)存入出貨文件檔，第三聯(副本)存入客戶檔。(3)業務科依據實際出口內容，分別填入客戶檔、產品檔及廠商檔。1付款：(1)每筆貨品出口后，業務科于結關后三日內收集廠商寄來的發貨單、銷貨發票、及專業人員填具驗收記錄之裝船預計表第三聯，核對無誤后送會計。(2)會計復核業務科轉來的付款憑證，確定該筆出口已經押匯入帳后，即開立付款傳票，呈經理核示后，開立結關后11天之支票支付貨款，并于所有付款憑證上加蓋“付訖”戳記。交 易 記 錄 SC N0 成交日期 嘜頭 數量 單位售價 總售價 單位10、廠商總廠價 毛利()， 廠商 預定交貨日期實際交貨日期B1V N0 附表182.3營 業 計 劃年 月 1 產 品 開 發 2 客 戶 開 發 日期客戶名稱廠商名稱SC N0 P0No售價廠價毛利備 注 3 出 口 計 劃 4 其 他 批示： 復核： 制表： 附表1824工 作 計 劃部門： 姓名： 年 月 日期 星 期 工 作 計 劃 執 行 情 形 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 收 文 簿 收文編號 內 容 摘 要 處 理 意 見 批 示 ( 回 函 )11、 年 月 客戶名稱 日 收文編號 內容 摘 要 處 理 意 見 批 示 ( 回 函 ) 年 月 客戶名稱 日 收文編號 內 容 摘 要 處 理 意 見 批 示 ( 回 函 ) 年 月 客戶名稱 日 收文編號 內 容 摘 要 處 理 意 見 批 示 ( 回 函 ) 年 月 客戶名稱 日 收文編號 內 容 摘 要 處 理 意 見 批 示 ( 回 函 ) 年 月 客戶名稱 日 收文編號 內容 摘 要 處 理 意 見 批示 ( 回 函 ) 年 月 客戶名稱 日 附表1826客 戶 卡客戶代號：名 稱 地 址 負責人(聯絡人) 電 話 號 碼 電 報 號 碼 傳 真 號 碼 交易記錄 SC No成交日期12、產品編號 數量 單位售價總售價 單位廣商總廠價 毛利() 廠商 預定交貨日期實際交貨日期 INV N0 簽辦單(電話記錄 收文編號內容摘要 擬辦、會辦批 示 年 客戶名稱 月日 電 話 記 錄 收話編號 內 容 摘 要 擬辦、會辦 批 示 年 客戶名稱 月日 附表18210成 交 卡 年 月 日客戶名稱 輸往地區 交易條件 訂單號碼 交 期 品名規格包裝數 量單價總 價廠 商單位廠價總廠價毛利 () 交貨職 LC N0 保險 嘜 頭 船 期 效期 分 批 轉船 海 運 傭金 經 理 業 務 科 長 專 業 人 員 附表18212訂 貨 單 圖 形 售價： 運費： 毛利： IC開狀情況售方： 訂13、單號碼： 訂約日期：交貨日期： 電話： 交貨地點：(外箱正面背面嘜頭) (外箱兩側面) 內盒印刷 ITBM NO. ITEM No QTY： MADE IN SHANGHAI QTy： ITEM N0 QTY： MADE IN SHANGHAI NwKGS GwKGS ITEM No QTY： MADE IN SHANGHAI 本商品口貼MADE IN SHANGHAI 口貼客戶特別標簽 口 月 日前要樣品 套 編 號 品 名 及 規 格 包裝明細 單位 數 量 單 價 總 價 內盒中盒外箱 售方印章： 1逾期交貨或不履行交貨所引起的后果售方應負全責。 2訂貨質量、規格應完全與樣品符合，貨品雖經本公司驗收，如因質量不良而致發生退貨或索賠時，售方負責賠償并且放棄一切抗辯權。 3更改訂單所列的條件，必需以當面為之并需經本公司的同意，否則無效。 4請將訂單副本簽回以利清款。 5付款條件：結關后11天期票。 購方人員簽章：