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1、藥材有限公司采購、報銷財務(wù)管理制度附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: XXXX藥材有限公司公司財務(wù)制度 為了規(guī)范本公司會計核算行為，提高會計核算工作質(zhì)量，保證會計核算資料的真實、完整，明確XX公司各崗位人員工作責(zé)任，結(jié)合公司實際，特制定本財務(wù)制度。具體如下：一、費用報銷付款：1、包括運費、差旅費、招待費等，原則上按照相應(yīng)標準及工作實際需要，嚴格按經(jīng)辦人-經(jīng)理簽批 -財務(wù)主管審核程序辦理。出納日記賬逐筆登記，誰經(jīng)手的也要逐筆登記，不能籠統(tǒng)登記，賬目要清晰，以便核對。2、審批權(quán)限（1）各項費用報銷審批權(quán)限，詳見下表:項2、次項目內(nèi) 容審批權(quán)限審批人一經(jīng)常性管理費用定期開支的電話費、水電汽費、郵寄費、燃料費、汽車費用、辦公設(shè)備保養(yǎng)、辦公用物耗等預(yù)算額度內(nèi)分管領(lǐng)導(dǎo)財產(chǎn)保險費無論金額大小總經(jīng)理中介機構(gòu)費用：咨詢費、顧問費、律師事務(wù)所費用、會計事務(wù)所費用等無論金額大小總經(jīng)理生產(chǎn)、工程維修費金額：5000元以下分管領(lǐng)導(dǎo)金額：5000元以上（含）總經(jīng)理手機話費每年制訂方案總經(jīng)理二招待費用宴請、禮品等預(yù)算額度內(nèi)分管領(lǐng)導(dǎo)三差旅費國內(nèi)飛機、火車軟臥差旅無論金額大小總經(jīng)理國內(nèi)普通差旅預(yù)算額度內(nèi)分管領(lǐng)導(dǎo)薪酬費用（含各類津貼、保險費）無論金額大小總經(jīng)理四人事費用培訓(xùn)費用金額：2000元以下分管領(lǐng)導(dǎo)金額：2000元以上（含）總經(jīng)理臨時性3、獎勵無論金額大小總經(jīng)理 倉庫加工人員工資無論金額大小總經(jīng)理五財務(wù)費用銀行貸款利息、票據(jù)貼現(xiàn)利息無論金額大小總經(jīng)理六 運 雜 費 公司開展業(yè)務(wù)運費無論金額大小總經(jīng)理除以上費用外，對于白條收據(jù)，收據(jù)上應(yīng)有經(jīng)辦人簽字，明確責(zé)任人，一般每月由出納寫出明細單（后面附單據(jù)）匯總，財務(wù)審核，由經(jīng)理簽批，由會計到稅務(wù)開具發(fā)票。白條收據(jù)至少保存一年，以備檢查。審批人員因業(yè)務(wù)及管理需要，或因差、假短期內(nèi)無法執(zhí)行其職務(wù)，可在其權(quán)限范圍內(nèi)，授權(quán)下級代行審批。授權(quán)以文字報告形式并明確“授權(quán)期”，呈總經(jīng)理批準，送財務(wù)中心備案后方可行使。（2）費用報銷標準：手機話費：手機話費有報銷額度的，規(guī)定在上午8點至晚上點必須開機。經(jīng)4、理（含副經(jīng)理）話費報銷額度為400元/月，部門負責(zé)人員報銷額度為300元/月，一般管理人員為200元/月，實際消費不滿額度的，按實際消費報銷。差旅費：管理人員在株洲市區(qū)內(nèi)或XX公司辦事，可憑車票據(jù)實報銷一定的市內(nèi)交通費。市內(nèi)交通費必須按月報銷，跨月不報。報銷時需填寫市內(nèi)交通費報銷審核表（附后），將外出時間、起始地點、實際開支金額、辦事內(nèi)容等要素?zé)o遺漏填寫清楚后，附在粘貼好車票的差旅費報銷單后，經(jīng)部門負責(zé)人審批后報銷。公司員工在XX公司出差伙食補助50元/天，風(fēng)沙氣候補助15元/天。其他地方出差50元/天。除此外公司員工不得另外報銷餐費（對公公關(guān)招待對方單位領(lǐng)導(dǎo)除外）。公司員工在株洲辦公以及開展5、業(yè)務(wù)，一律不得報銷出差補助。乘坐火車，從晚上八時至次日晨七時，在車上過夜6小時以上的，或連續(xù)乘車時間超過12小時的，可購臥鋪票；火車普通快車路程超過8小時以上的，可購買高鐵快車二等票。符合條件而未坐臥鋪的，按其硬座位票價另加收的空調(diào)費等不計入票價的60%計發(fā)補助。對乘車超過12小時（含12小時）的，可憑車票以12小時為基數(shù)，每滿12小時加發(fā)一天標準的伙食補助。XX往返株洲，除中途對公業(yè)務(wù)辦事外，中途換乘改乘火車，造成車票費用增加，只報XX往返株洲正常車票費用400元，由此造成的在外天數(shù)增加，不報銷出差補助。到外地參加會議和各種培訓(xùn)學(xué)習(xí)，包含食宿費的會議和培訓(xùn)，不再享有伙食補助，只享有往返途中伙6、食補貼和途中相關(guān)費用報銷。對公業(yè)務(wù)火車票退票費按國家標準5%報銷退票費，不得借故多報。對出差人員經(jīng)批準乘坐飛機者，其乘坐往返機場的專線車等費用，可據(jù)實報銷。差旅途中應(yīng)選擇安全、經(jīng)濟的常規(guī)交通工具，嚴禁租專車、乘坐出租車（的士）。出差在外達到住宿標準的，一般管理人員80元/天，部門負責(zé)人120元/天，經(jīng)理150元/天，超出部分自己承擔(dān)。職工依規(guī)定享受探親費用的，只報銷其往返路程車票。 防寒費：公司防寒費定額標準為1000元/人，需總公司派出員工在XX全年辦公90天以上人員享有。車輛費用： 公司員工自己出車開展公司業(yè)務(wù)報銷時將出車時間、出車目的地列示明細清單并經(jīng)用車人員簽字確認，附在報銷單后，作為7、報銷依據(jù)。過橋過路費的報銷須與司機出車補助同時報銷。報銷時須將票據(jù)按時間順序粘貼整齊，票據(jù)時間、地點必須與司機出車行程一致。不一致的一律不得報銷。裝卸費：裝卸費每筆必須寫收據(jù)、收據(jù)上列明貨物品名、卸貨數(shù)量，收據(jù)上有收款人簽字，嚴禁經(jīng)手人全部簽字，否則不予報銷。經(jīng)辦人要嚴格控制費用，按市場價格給予款項，不得多給。二、采購付款制度：對內(nèi)采購：1、由采購員根據(jù)入庫單（過磅單）數(shù)量、合同約定單價，填制付款單。質(zhì)量人員出具質(zhì)量合格意見，經(jīng)財務(wù)主管核實入庫碼單數(shù)量、合同單價與付款單數(shù)量、價格、金額是否一致，并在入庫碼單及付款單復(fù)核簽字后，單筆采購金額在20萬元以下的由副經(jīng)理簽批即可，金額超過20萬的必須經(jīng)8、經(jīng)理簽批才能承付。2、采購貨物后，能夠與供應(yīng)商協(xié)商達成先預(yù)付部分貨款等貨物加工完畢后根據(jù)質(zhì)量情況全額付款的，應(yīng)預(yù)留一定比例的質(zhì)量保證金（至少30%），待加工完畢后，凡實際加工出品率未達到公司規(guī)定的出品率標準，必須扣除損耗，才能辦理結(jié)余付款手續(xù)。3、由采購員填寫付款申請表，單價不一樣的同一品種不能填制一張付款申請單。每月的付款貨碼單，原則上當(dāng)月編制的，應(yīng)當(dāng)月由出納完成，不能找理由搪塞。支票的日期一定要早于采購貨碼單的日期，同一日貨碼單上的貨物編制數(shù)量不能太多，日期往后推。支票單上應(yīng)由我方經(jīng)辦人簽字，其他外來人員一律不能簽名。付款的同時，開具付款收據(jù)，有收款人簽字，錢賬兩清，公司備案。對外貿(mào)易采購9、：1、凡貨物進XX公司庫房的，由外貿(mào)相關(guān)采購員根據(jù)供應(yīng)商身份證復(fù)印件、入庫單（過磅單）數(shù)量、合同約定單價，填制付款單，經(jīng)財務(wù)主管核實入庫碼單數(shù)量、合同單價與付款單數(shù)量、價格、金額是否一致（合同由相關(guān)保管人員復(fù)印并留底保存），并在入庫碼單及付款單復(fù)核簽字后，單筆采購金額在20萬元以下的由副經(jīng)理簽批即可，金額超過20萬的必須經(jīng)經(jīng)理簽批才能承付。2、凡貨物不進XX公司庫房的，原則上要有合同及供應(yīng)商身份證復(fù)印件，不是地產(chǎn)品種的原則上要有增值稅專用發(fā)票、合同及供應(yīng)商身份證復(fù)印件，并由外貿(mào)相關(guān)采購員根據(jù)入庫單（過磅單）數(shù)量、合同約定單價，填制付款單，經(jīng)財務(wù)主管核實入庫碼單數(shù)量、合同單價與付款單數(shù)量、價格、10、金額是否一致（合同由相關(guān)保管人員復(fù)印并留底保存），并在入庫碼單及付款單復(fù)核簽字后，單筆采購金額在20萬元以下的由副經(jīng)理簽批即可，金額超過20萬的必須經(jīng)經(jīng)理簽批才能承付。如有緊急情況，發(fā)票來票日期可以適當(dāng)考慮延后（一半不超過一個月），但必須有身份證復(fù)印件、合同及財務(wù)審核、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字審批才能承付。對外貿(mào)易、對內(nèi)采購凡貨物買入即一次性付款的，貨物入庫時，質(zhì)量人員出具相關(guān)質(zhì)量意見，不合格的拒收，財務(wù)拒絕付款；出具合格意見的，辦理相關(guān)手續(xù)后，財務(wù)付款，由公司經(jīng)理根據(jù)貨物加工質(zhì)量情況對相關(guān)采購人員及出具質(zhì)量意見人員進行業(yè)績考核。三、對外貿(mào)易銷售回款制度：1、銷售人員應(yīng)于規(guī)定收款日期（為加速資金回籠和保證11、資金安全，發(fā)貨開票后，回款一般應(yīng)不超過3個月），向客戶收取貨款。2、所收貨款如為支票、承兌，應(yīng)及時交財務(wù)辦理銀行托收。3、未按規(guī)定收回的貨款或支票，除依據(jù)相關(guān)規(guī)定懲處負責(zé)的銷售人員外，若產(chǎn)生壞賬時，銷售人員必須付賠償?shù)呢?zé)任。4、對于大額貨款（5萬或以上），一般由購貨方直接打款至公司賬戶或開具承兌匯票至公司，銷售人員不得直接收取貨款。5、XX公司所有員工借支年底前必須兩清，不得拖欠公司賬務(wù)。6、外貿(mào)人員不得借故利用公司資金周轉(zhuǎn)與公司無關(guān)業(yè)務(wù)，一旦查處，報公司領(lǐng)導(dǎo)，交相關(guān)部門處理。四、單據(jù)及其他辦公資料保存：貨款收據(jù)及商品收購臺賬應(yīng)秘密保存，其他證件及復(fù)印件、會計資料等由專人負責(zé)保存至文件柜，非本12、單位人員不能接觸。五、倉庫管理員每月編制商品質(zhì)量情況處理表。與供應(yīng)商達成協(xié)議預(yù)付部分貨款的，公司能控制質(zhì)量風(fēng)險的，采購員根據(jù)質(zhì)量處理情況，編制付款申請單。倉庫管理員及時編制入庫單，以便財務(wù)及時準確核算成本。嚴禁公司員工，尤其是外貿(mào)員工，借故使用公司庫房，儲存公司無關(guān)業(yè)務(wù)貨物，以保護公司資產(chǎn)安全。采購員每月編制付款明細表，財務(wù)根據(jù)商品質(zhì)量情況處理表和付款明細表進行匯總，編制未付款明細表，財務(wù)留存一聯(lián)，經(jīng)理一聯(lián)，出納留存一聯(lián)，報公司一聯(lián)。六、倉庫加工費：由倉庫保管員根據(jù)加工工時及加工費標準，于每月月底統(tǒng)計，并經(jīng)相關(guān)復(fù)核無誤后，雙方簽字，經(jīng)財務(wù)主管復(fù)核，經(jīng)理簽批，辦理承付手續(xù)。七、出納應(yīng)妥善保存銀行13、支票、電匯匯票及現(xiàn)金，支票使用完后由出納填寫印章使用情況登記表，經(jīng)相關(guān)印鑒保管人批準后方可去辦理新購支票的業(yè)務(wù)。八、其它相關(guān)事項：1、印鑒分管：財務(wù)專用章由財務(wù)主管保管，個人印鑒和公司公章由經(jīng)理保管，如應(yīng)外出或探親回家，應(yīng)填寫印章使用情況登記表，記錄相關(guān)交接人員及相關(guān)人員簽字，授權(quán)其它人員保管和使用。2、授權(quán)付款：遵循相互牽制原則，因經(jīng)理或財務(wù)主管不在，分別由其指定代理人辦理或電話告知，經(jīng)理短信同意，才能辦理。 未盡事項，進一步完善。 此規(guī)定于XX年三月執(zhí)行，XX年十二月二十一日補充。XXXX藥材有限公司XX-12-18附件： 市內(nèi)交通費審核表 年 月 部門 姓名 事項日期起始地點外出辦事單位實際費用備 注合 計部門負責(zé)人簽字：