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1、公司印章使用、管理與內控防范制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司印章的使用及管理制度一.公司的印章主要有:1.公章 2.財務章 3.法人章 4.合同專用章 5.發票專用章二.用途:1.公章:用于公司對外事務處理,工商,稅務,銀行等外部事務處理事需要加蓋.2.財務章:用于公司票據的出具,支票等在出具時需要加蓋,通常稱為銀行大印鑒.3.法人章:用于特定的用途,公司出具票據時也要加蓋此印章,通常稱為銀行小印鑒.4.合同專用章:顧名思義,通常在公司簽訂合同時需要加蓋.5.發票專用章:在公司開具發票時需要加蓋.三.印章的2、使用情況1.公章的使用如若一個公司沒有合同專用章,可以用公章代替,這樣公章的使用范圍更加廣泛,法律效力范圍更加寬泛.2.財務章的使用如若一個公司沒有發票專用章,可以用財務章代替,這樣財務章在財務工作中會經常用到.那使用的頻率會更高,使用的防范措施應更加具體.3.法人章的使用法人章在特定用途中使用的情況較多,比如一個公司在簽訂合同時,合同條款規定在同時加蓋合同專用章及法人章時,簽訂的合同才具備法律效力,因此法人章是在合同條款規定這種特定用途下才需加蓋,這種特定用途應該和企業的內控相關,公司法并無要求.法人簽字:等同于法人章,應該二者選其一,如選擇法人簽字,一個企業就不需要有法人章了,在法人章的所3、有特定用途下,全部使用法人簽字代替,如在財務開具票據的情況下,銀行的小印鑒自然變為法人簽字了.在此談一下,關于銀行預留的印鑒,個人認為大印鑒只能是財務專用章,小印鑒可以為法人章,法人簽字,當然企業中的關鍵人事的簽字預留為銀行的印鑒也可以,比如總經理.4.合同專用章的使用這要了解合同法中合同的類型,在使用此章之前應該仔細閱讀合同條款,加蓋了此章,合同即發生法律效力,因此此章的使用應該注重的是合同的簽訂條款.5.發票專用章的使用此章的使用無需過度緊張,因為即使是別公司的發票上加蓋了你公司的發票章也沒有法律效力,因為稅務系統在發售發票時已經將發票號碼錄入公司的稅控卡里,在開具發票后才能蓋發票章,因此4、不必考慮此處,呵呵,稅務系統已經做好了.四.印章的管理及內控防范1.公章的管理通常由公司的法務部或財務部管理,因為這兩個部門工商稅務銀行等外部事務較多.2.財務章管理通常由公司財務部管理,票據的開具較多.3.法人章的管理通常由法人管理，或者授權財務部崗位不兼容的另一人管理。4。合同專用章的管理通常由公司法務部或財務部管理，當然要附帶審批單，所有相關人事都已同意的情況下加蓋。5.發票專用章的管理通常有財務部管理。五、小公司印章的管理及疑惑因大公司的不相容崗位內控管理較嚴格，現以小公司為例，來分析人員較少的情況下怎樣把不能相容的印章分開管理。設想一下，如若是小公司，那么按照以上規定，公章、財務章、5、法人章、合同章、發票章均在財務部，如果任意大股東要求財務部員工加蓋，會產生什么樣的效果，抑或是財務部員工內部勾結又會有什么后果，因此，小公司應該靈活處理，把不能相容的印章分開管理，需要注意的如下：1.票據的開具：財務章與法人章，因此財務章交于管理法人章外另一關鍵管理人員持有。票據第三人管理。2.合同效力：合同章與法人章，因此合同章交于管理法人章外另一關鍵管理人員持有。3.公章的效力？是否應該與法人章持有人分開管理？在公章代替合同章時，應該分開管理，合同法規定，公章與合同章有同等法律效力？如一個公司即有合同章又有公章時，蓋具了公章的合同是否生效？為防范法人濫用權利，應該分開管理，并且在合同條款中嚴格規定合同的效力在加蓋了合同章或公章及法人章后生效，這樣即有法人及合同章或公章持有者雙重確認后加蓋。因此，公章除外部事務處理外也具有合同效力行為，因此，應視同合同專用章管理。4.失職責任？ 公司重要的事務無非是人，財，物，在印章的使用時，應慎重考慮是否加蓋印章，是否導致公司的人財物流失！應妥善保管！其中更重要的環節是企業管理的流程，例如合同的審批流程，票據的使用流程等，嚴格公司的管理流程，加蓋印鑒的流程，減少公司的權益損失。