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1、公司總經辦員工費用報銷管理與流程規定附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 起草部門From：*部編 號No.：呈報部門To：公司總經辦日 期Date：抄送部門To：各部門批準Sign:員工費用報銷管理規定第一條：目的為了嚴格公司管理制度，合理控制公司經營費用，根據公司經營活動的特點，特制訂制度。第二條：適用范圍本制度適用于公司所有員工。第三條：報銷職責：1、報銷人須對報銷單據的真實可靠、完整性負全部責任；如發現有不真實的報銷內容，不予報銷，并給予處罰（請領導補充）。2、報銷所屬部門主管須認真核實單據再簽名，并為所簽報2、銷單負連帶責任，若有包庇作假等行為，追加簽名者責任（請領導補充）。第四條：報銷時間：費用報銷單于每月10號之前上交財務部，報銷費用審核完后，財務部于25號之前發放報銷費用（如有特殊原因延后須提前知會）。項目部報銷單也必須在10號之前寄到部門主管收取，請提前安排并寄出報銷單，以免延誤報銷時間。第五條：報銷流程報銷人填制單據部門負責人出納財務主管總經辦審批（票 據 齊 全） （審核 并 簽名） （審核票據 及 報銷內容） 第六條：報銷單粘貼、填寫及發票要求1、費用報銷單須采用公司統一報銷單、黑色簽字筆填制，并注明報銷日期，用途，附件張數、金額及相關備注。費用報銷單的填寫一律不允許涂改，尤其是金額，3、合計金額要精確到分，并要保證大、小寫一致，大寫金額為零的不得以“”、“/”等代替，否則無效。2、報銷發票須粘貼整齊，貼于費用報銷單后方，一份報銷單最多報銷四項費用。3、報銷項目及粘貼過程中應區別費用性質（如：交通費、住宿費、餐飲費、招待費、辦公費等）分類報銷、粘貼，便于歸類計算和整理。 4、員工報銷費用必須憑相對應的發票報銷，如特殊原因未有發票可憑收據報銷（不得自制收據及原始憑證報銷），收據上方須寫上公司名稱并蓋有出票方的章印方可報銷。缺少的部分發票，員工須找齊其他發票做填補。如有單據丟失情況發生的，可填寫現金支出證明單由知情人證明情況（無知情人的由上級審核批準），經簽字批準后按照費用報銷金額4、的90%準予報銷（請領導補充修改）。第七條：報銷規定：1、業務招待費管理：1.1定 義a)業務費：指因業務需要贈送客戶的禮金、禮品、紀念品、煙、酒等。b)招待費：指因業務需要宴請客戶的用餐費（包括工作餐）、娛樂費用、接待客戶發生的差旅費、住宿費，參觀費等及招待來訪客戶的茶葉、水果、飲料等費用。招待費的接待對象為上級領導、業主單位、重要業務聯系單位、政府機關相關人員等。1.2管理流程 公司用于接待客人的茶葉、水果、飲料，以及以公司名義制作的紀念品、禮品等，統一由公司綜合部按照公司要求采購、訂做、保管、發放，各部門需領用時，按有關規定填寫禮品領用單，辦理領用手續。 各部門因公需要宴請客戶及購買禮品5、贈送客戶的，應事前填寫招待費申請單，經相關領導審批后方可開支。因工作外出或無法填寫申請單時，由招待申請人以電話、短信、郵件的方式向有關領導提出申請，經批準后方可實施招待，事后三個工作日內補辦申請手續，無補辦手續的不得報銷招待費用。申請限額只準“一事一用，不得互相套用。業務招待費申請標準審批表：金額初審復審審批申請金額1000部門負責人分管副總經理申請金額1000部門負責人分管副總經理總經理 因公宴請接待客戶時，由相關部門實行對口接待，嚴格控制公司陪客人數，原則上陪客人數不得超過2人，若公司陪同用餐人員多于2人時，應事先經過分管副總經理批準。宴請接待嚴格執行分檔次接待原則，各檔次選定1-2家酒家6、賓館對應接待，禁止越檔次接待。定點酒家（賓館）每月定期結賬，結賬報銷時應附每次明細消費清單。 公司下屬分公司、子公司員工因公務出差到總公司，一律在食用工作餐；總公司員工因公務到分公司、子公司出差原則上用工作餐接待。特殊情況報總經辦批準。 接待人員必須在業務招待費發生后10個工作日內填具招待費報銷單，并附招待費申請單（如果屬于出差過程中產生的招待費，需附有招待費用使用說明）經相關部門負責人、總經理審批核準后，出納人員方得憑以報銷。業務招待費報銷遵循誰經手誰報銷的原則，不得由他人代報業務招待費。公司業務招待費報銷需憑寫有公司名稱的合法、有效發票（陪同人員必須在發票背面簽名確認金額并對簽名負連帶責7、任）及招待費申請單報銷，不得虛報、冒領，上述情形一經查出，除追回已經報銷款項外，并視其情節輕重給予不同程度的處罰；無票、收據、填寫不清晰或理由不充分以及不符合業務招待標準、報銷流程、審批權限的，財務部有權拒絕報銷。1.3用餐標準及陪同人員 一般業務往來單位至公司辦公的經理級以下的工作人員需用餐的，可由公司負責具體接洽辦公事務的人員負責至前臺工作人員處登記并預訂工作餐（標準：20元餐）；如實際情況確需超標準支付的，須報總經辦批準；內部人員招待用餐（到綜合部做登記，就餐對象、人數、金額，簽名確定），如未知會批準者，不予報銷，對內招待按30元/人標準。 對業主單位和重要業務聯系單位經理級以上工作人員8、的接待，由相關業務部門負責，內部陪同人員不得超過2人，每次接待及宴請標準控制在80元人以內，酒水標準白酒控制在150元瓶以下，如實際情況確需超標準支付的，須報總經辦批準； 特殊情況下由總經辦批準掌握標準。報銷時需提供總經理簽名確認的招待費用申請單； 招待用白酒一般不超過2瓶。2、出差管理流程2.1差旅費借支a)差旅費借支必須事先填報出差借款單，寫明出差日期、出差目的、按公司規定標準預支差旅費金額等，呈部門負責人、總經理核準后，向財務部門預支差旅費，出差完畢后憑相關票據進行核銷。b)借款原則上由出納將金額打入借款人銀行卡內，特殊情況需領現金且金額在2000元以下，提前2天聲明。（建議辦公室人員給9、現金，項目部匯款至指定賬戶）2.2差旅費報銷異地出差且必須在外住宿者才可報銷住宿費及差旅補貼。出差人員必須在出差前填寫出差申請單，經審批后交綜合部存檔，返回后需繼續完善出差申請單的實際出差時間，并辦理考勤登記、填寫差旅費補貼明細清單以備出納核算工資及補貼費用。出差補助 出差人員按出差起止時間每人每天補助70元，其中誤餐補貼30元天，生活補貼40元天。起止時間必須與出差申請單中的實際出差時間保持一致。出差人員不得另行報銷出差期間其他任何個人用餐費用與通訊費用。（開會的時候是說：市場部70元/天，其他部門人員50元/天。）2.3交通工具使用規定：職務分類飛機火車輪船其它交通工具總經理、副總經理、技10、術總監經濟艙軟席車二等艙按實報銷其他人員特殊情況經總經理批準可乘坐經濟艙硬席車（乘坐軟席車須事前報總經理批準）三等艙（乘坐二等艙須事前報總經理批準按實報銷出差交通工具的選擇必須以經濟為原則，盡量乘坐火車。市區和機場之間的交通工具原則上應選擇大巴、地鐵和市內公交車，特別緊急或特殊情況可以選擇出租車，但需要同時填寫出租車使用情況匯總審批表做為報銷附件交給出納。乘坐火車及長途汽車，憑鐵路局、公路局或汽車公司的購票證明報銷差旅費，乘坐輪船憑輪船公司的船票存根報銷差旅費。因急需公務或情況特殊必需搭乘飛機者應在出差申請單上填寫“特殊說明”，其航空保險由公司統一為個人購買，員工個人額外增加購買的保險費用需自11、行負擔。搭乘公司的交通工具者，不得再報銷交通費。2.4其他規定：a)員工出差時限由部門負責人視情況需要事先予以核定。b)因公務緊急、未能及時履行出差審批手續的，出差前可以通訊、郵件等方式請示并經批準，出差后補辦相關手續。c)出差員工在出差返回后須到公司考勤執行人處辦理考勤登記。d)出差期間因工作需要而延長出差時限的，須報請部門負責人審核批準，因病或其他不可抗力因素需要延長出差時限的，須及時通知部門負責人并在出差結束后提供相關證明，經調查確實后批準支付因延長時限而產生的差旅費。e)員工出差期間原則上不得報支加班費；節假日出差的，經部門負責人批準并由人力資源部復核后，可酌情安排補休。f)借款及報銷12、原則為：前款不清，后款不借。g) 出差人員往返需要訂機票、火車票等務必提前三天以上通知綜合管理部安排預訂，否則所產生的相關超支費用自理，或不予以支持！所有機票預訂需經總經辦同意批準！2.5出差費用標準及相關規定2.5.1出差時間核算一天之內出差時間在4小時以內的按半天計，4小時（含）以上的按全天計算。2.5.2出差住宿費用標準 金額：元職務分類項目一般地區北京、上海、廈門和廣東省、海南省總經理、憑單據實報實銷憑單據實報實銷副總經理、技術總監180250副總工程師、工程總設計師、部門負責人、主任工程師、高級技術人員150200其他人員110150一類地區：特指上海、北京、廣州、珠海、深圳、福州、13、廈門；二類地區：除港澳臺及出國地區、一類地區以外的其他地區。以上表格中的費用為最高限額，所有費用必須清楚填寫日期，在規定限額內實報實銷：若出差應報銷住宿費無相關憑證者，則按相應住宿費標準的60%支付。3、日常辦公用品購置如報銷費用為購買公司日常辦公用品費用的（各部門需采購物品每月初報出納處匯總，由出納填寫好請購單綜合部安排統一采購），報銷時須附上綜合部經理簽字認可的請購單；購買電器、電腦配件等重大物件須附上總經辦簽字認可的請購單。所有購買物品，須同時附上購買明細。4、車輛運營管理公司員工用車須在綜合部做好登記用車申請記錄，總經辦批準方可用車，汽車使用費報銷（只包括加油、路橋、停車、保養洗車等正14、常費用，不包括交通罰款費及用車不當造成的損失）須與用車登記一致。5、辦法解釋本辦法自XX年1月1日起執行，公司有權根據本辦法的實施情況及具體情況的變化，對本辦法進行修改，如另有追加條款，將另行明文通知。6、附表6.1出差申請單6.2差旅費補貼明細清單6.3出租車使用情況匯總表6.4出差借款單6.5招待費用申請表6.6招待費用使用說明表6.7招待費用報銷單6.8禮品領用單出差申請單出差人所屬部門出差時間年 月 日 至 年 月 日出差地點出發時間暫支旅費出差事由交通工具1、飛機：經濟艙（其他人員乘坐，請在下列填寫特殊說明）2、火車：軟座；硬座3、輪船：二等艙；三等艙4、其他：特殊說明：領導審批：綜15、合部審批：部門審批：申請人：實際出差日期： 月 日 至 月 日（共 天） 綜合部確認： 差旅費補貼明細清單年 月 日項目名稱起訖地點事 由補貼日（元）出差時間補貼金額合計合計人民幣（大寫）合計（小寫）綜合部確認： 出差人：出租車使用情況匯總審批表序號使用日期時間金額起止地點使用情況說明合計金額：使用人簽名：批 準： 出租車使用情況匯總審批表序號使用日期時間金額起止地點使用情況說明合計金額：使用人簽名：批 準：出 差 借 款 單申請日期： 年 月 日出差人姓名所屬部門出差日期預計出差天數出差事由：序次日期地點客戶名稱訪視目的12345預支差旅費金額其中：預支住宿費預支機（車）票費預支招待費預支其16、他費用領導審批財務審批部門負責人審批招待費用申請單編號： 年 月 日申請人招待事由招待對象招待日期招待天數招待規格接待人員 招待費分類 餐費禮品其它用餐酒店品 名招待內容陪同人員領用/購買購買商店數 量單 價餐費金額禮品金額招待金額招待費合計 萬 仟 佰 抬 元 角 分整附：招待對象聯系表 單位 姓名 職務聯系方式領導審批： 部門負責人： 報銷人：招待費用使用說明表日期招待種類開票單位招待對象姓名招待對象單位招待事由金額合計人民幣（大寫）合計（小寫）領導審批： 財務審批： 部門負責人審批： 說明人：招待費報銷單報銷部門： 年 月 日月日招待形式開票單位陪同人員金額單據張數十萬千百十元角分合計人民幣（大寫）領導審批： 財務審核： 部門負責人： 報銷人： 收款人及日期：禮品領用單領用部門： 領用日期：禮品名稱數量單位贈送單位領用用途備注領導簽字： 綜合管理部負責人簽字： 領用部門負責人簽字： 領用人簽字：