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1、公司人事檔案借閱保存管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總則第一條 為加強和規范員工檔案管理，根據中華人民共和國檔案法和勞動部發企業職工檔案管理工作規定，結合公司工作實際，特制定本辦法。為了更好的管理員工人事檔案，有效地保護和利用檔案，更好地為公司各項工作服務，根據中華人民共和國檔案法和中組部人事檔案管理的有關規定，結合公司實際情況，特制定本辦法。第二條：本制度適用于集團總部及所有子公司人事檔案管理工作。第二章 人事檔案的管理要求第三條集團總部及各子公司的人力資源部負責其員工的檔案管理工作。沒有人事部的2、，由子公司負責人指定專人進行保管。子公司經理和機構負責人的檔案由集團總部綜合管理中心負責保管。第四條企業人員調動時，調動人員的檔案由調出部門人力資源部整理好，轉交到調入部門人力資源部保存。第五條 所有員工的檔案使用檔案袋存放。企業統一采用黃褐色牛皮紙檔案袋，檔案袋的規格為30*24cm，外部有密封線纏繞封口。第六條 檔案袋外皮上必須列明人員姓名、檔案編號、檔案內容等，以便查找。第七條 人事檔案歸類后，相關材料的排列應按照時間順序依次排列，時間最久的排在最前面，依次類推。這樣排列的好處是便于查閱，同時可以反映出員工的職業發展歷程。第三章 人事檔案的管理規范第八條檔案的分類（1）試用期員工檔案。主3、要包括的內容有：員工入職信息表，身份證，銀行卡及社保卡、公積金卡復印件，一寸彩底免冠照片兩張，畢業證和相關證書復印件，學歷驗證表，近期（一周內）本公司指定醫院出具的健康體檢表（區級以上），與原單位解除勞動合同關系的離職證明原件（應屆畢業學生除外），詳細的個人工作經歷及參加過的培訓情況材料一份，應聘登記表，錄用通知書，東方資本管理制度收閱確認書，勞動合同及保密協議，入職培訓期間的考核表和評價表，申請轉正的相關材料等。（2）正式員工檔案。主要包括內容有：主要包括試用期員工檔案的所有內容，另外增加在崗培訓期間的考核表和評價表，季度/年度考核材料，崗位升遷調動材料，獎勵懲罰記錄，重大科技成果等。（3）4、離職員工檔案。主要內容包括正式員工檔案的所有內容，另外增加離職申請、審核和交接方面的材料，勞動關系解除方面的材料等。第四章 人事檔案的收集第九條新員工正式入職后，15個工作日內，必須將工作檔案（包括解除合同證明）、體檢表、學籍檔案等有關材料一并交公司人力資源部，未按期遞交者，由人事負責人告知因檔案資料未交齊，公司有權不予錄用，員工本人承擔主要責任。第十條員工進入公司、人力資源部對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成的材料等要及時收集，整理歸檔，保持檔案的完整。歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、準確、文字清楚、手續齊備。材料須經公司審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。第十一條嚴禁5、任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規定者，應視情節輕重，嚴肅處理。對違反中華人民共和國檔案法、中華人民共和國保守秘密法的，要依法處理。第五章 人事檔案的借閱第十二條員工檔案除董事長、綜合管理中心總監及主管人事的經理外，其余人員不得擅自查閱。如確因工作需要查閱和借用公司員工檔案，須填寫檔案查閱審批表，報公司領導審批。第十三條有關國家機關及相關單位人員若需查閱員工檔案，應持單位介紹信和本人工作證并填寫檔案查閱審批表，由公司領導簽字審批后方予查閱。第十四條員工檔案原則不予外借，如必須借出使用時，須嚴格履行登記審批手續。第十五條查閱檔案者必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁在檔案卷宗6、中涂改、圈劃或抽取撤換檔案材料，不得泄露或擅自擴散檔案內容，違者按有關規定追究當事人責任。 第六章 人事檔案的保存期限與銷毀第十六條 對于正常離職且離職手續齊備的員工內部檔案，在公司保存5年（一般員工）10年（中高層管理人員）后酌情銷毀。第十七條 對非正常離職或離職手續不齊全的員工內部檔案，原則上永久留存，未經公司領導批準不得銷毀。第十八條 檔案銷毀必須填寫申請單，報綜合管理中心審核、批準、備檔，綜合管理中心指定專門人員進行銷毀，負責銷毀的人員須為兩人以上。第七章 人事檔案管理人員的職責1、 忠于職守，嚴格執行檔案法規及企業相關制度，維護員工檔案的真實性。2、按照歸檔范圍認真收集、鑒別和整理員工檔案材料，并按規定辦理日常的查閱、借用和轉遞。3、做好員工檔案的保管、保密和保護工作，確保員工檔案的完整與安全。4、做好員工檔案工作的基礎建設，促進員工檔案管理工作的規范化和科學化。第十九條本制度自公布之日起生效。