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1、技術公司人事檔案管理員職責及材料歸檔制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1.0 目的:為規范員工人事檔案管理，特制定本規定。2.0 使用范圍：人事檔案管理員3.0 職責3.1 集團人力資源部門負責管理類、關鍵崗位、財務崗位員工和集團本部所有 員工的人事檔案收集、管理工作；3.2 下屬公司人力資源部門負責本公司技術類、專業類、工勤類人員的人事檔案收集、管理工作，并協助集團收集本公司管理類、關鍵崗位和財務崗位員工的人事檔案；3.3 各級人力資源部門須指定專人管理人事檔案，建立人事檔案臺帳，并每月 及時更新，集團有權隨時2、抽查下屬公司的檔案管理工作。4.0 材料歸檔4.1人事檔案材料包括員工檔案表、面試審批表、個人簡歷、身份證復印件、畢業證復印件、職稱證復印件、離職證明、體檢表、勞動合同、任免表、轉正定級表、獎懲記錄等。4.2材料須由檔案管理員收集齊備后于次月15日前歸檔并在人事檔案臺帳里予以更新。材料不齊的檔案管理員可要求相關責任人予以補齊，否則不予歸檔。5.0檔案保管、存放辦法5.1各級檔案管理員須建立檔案臺帳，并每月及時更新。該臺帳內容須包括： 所屬公司、部門、姓名、職位、入職日期、檔案內容、借閱情況、備注等。5.2 人事檔案須統一編號，用專用檔案柜保管，并按次序排放，不得隨處堆放。6.0檔案轉遞6.1因3、員工跨公司調動引起的檔案轉遞，應由調動員工持員工調動（借調） 通知書至調出公司檔案管理員處辦理。具體程序如下：（1）調出公司檔案管理員取出員工人事檔案密封后交該員工簽收（2）調出公司檔案管理員在檔案臺帳上注銷（3）按約定時間將人事檔案交調入公司檔案管理員（4）調入公司檔案管理員查收無誤后存檔，并在檔案臺帳上更新。7.0檔案借閱7.1借閱權限：管理二類及以上員工或因公司業務須用到人事檔案的，可予借閱。7.2借閱手續：借閱人填寫人事檔案借閱審批表，經相關人力資源部門領導審批后，檔案管理員借出相關人事檔案，要求借閱人簽收，并在檔案臺帳上予以備注。借閱的時間最長為7天，到期應歸還或辦理延期手續。檔案管理員及時歸檔并更新檔案臺帳。7.3借閱規定：借閱人對所借閱檔案須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放或借他人使用，以免遺失或泄密。8.0 離職員工檔案處理檔案管理員在每月15日前對上月離職員工人事檔案進行清理，并在檔案臺帳中消除記錄，離職員工檔案另外歸類管理備查，保存期至少二年。9.0檔案保密規定 檔案管理員及相關借閱人員須嚴格保守檔案秘密，秘密外泄的，按獎懲制度追究相關人員責任。10.0 本規定自年1月1日起執行，原相關規定同時廢止。附：人事檔案借閱審批表員工調動（借調）通知書