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1、XXXX有限公司 XXXX管理制度石油設備公司人事部員工檔案保密管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 檔案管理制度第一章 總則第一條 為有效保護和利用四川石油設備有限公司(以下簡稱“公司”或“公司”)及下屬各控股子公司檔案資源，更好地為企業發展服務，根據中華人民共和國檔案法及其有關規定，結合公司實際，特制定本制度。第二條 企業檔案是企業在各項活動中形成的全部檔案的總和。其構成包括黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、科技研究類、基本建設類、設備儀器類、財務會計類、員工檔案類等各門類、各載體的2、檔案。第三條 本制度適用公司以及所屬各控股子公司（宏天、友信、科貿等）。第二章 檔案管理體系第四條 公司檔案管理由公司辦公室（組織機構調整后劃歸行政管理中心）檔案室負責管理。第五條 各子公司應按照檔案法的要求，根據企業發展的規模，建立與企業發展相適應的檔案管理機構，集中統一管理本企業檔案工作。不具備設立專門機構的子公司，也必須指定某個部門和配備專（兼）職人員負責檔案管理工作。各子公司檔案管理機構應接受公司檔案室的監督和指導，形成由公司連接各成員企業的檔案網絡。第六條 各級檔案管理機構是企業檔案資料、信息的存貯基地和利用中心，負責對本企業檔案工作實行統籌規劃、組織協調、統一制度、監督指導和檔案管3、理。第七條 各子公司應根據檔案工作的實際需要，安排檔案人員參加各級檔案行政主管部門或公司組織的業務培訓。 第三章 文件材料的形成與歸檔第八條 各子公司文件材料的形成、積累和歸檔要列入生產、技術、經營、基建、設備、科研和文書處理等各項工作流程和計劃，列入本企業有關部門的職責范圍和有關人員的崗位責任制。第九條 各子公司要根據檔案管理有關規定，制定本公司文件材料的形成、積累、整理和歸檔方面的有關制度。文件材料的收發運轉要遵循計劃、生產（施工）、技術、經營和文書處理等各項工作流程。第十條 文件材料的形成、積累和歸檔，應完整、準確、系統，有切實可行的控制措施。（1） 各子公司召開的股東大會、董事會、監事4、會和經理辦公會的會議記錄、決議及其貫徹落實過程中形成的文件材料及時進行收集、整理和歸檔；（2） 各子公司召開的生產技術、新產品試制定型、科技成果鑒定、基建工程竣工驗收等會議，應當有本企業檔案部門參加；（3） 各子公司的產品和工程創優、科技成果評獎等應歸檔的文件材料必須及時歸檔；（4） 各子公司購進的大型儀器設備，以及新引進項目，應由本企業檔案機構參加檢查驗收，以確保文件材料的齊全完整；（5） 各子公司工作人員因公外出參觀學習、考察和參加各種會議，獲得的種種文字、音像材料及有存檔價值的實物，要按有關規定及時交本企業檔案部門歸檔。第四章 檔案立卷歸檔第十一條 為使案卷完整地反映本企業的各項經營活動5、，并便于查找利用，各職能部門、各子公司堅持將平時工作中形成的文件材料及其他有保存價值的資料，在辦理完畢后，及時完整地移交本企業檔案室保管、立卷、歸檔。 根據工作實際需要，部分約定俗成的檔案保管方式由歸口部門申請，經總經理審批仍可獨立運作。（1） 董事會秘書處：公司章程、會議記錄、股東會歷年決議、董事會決議、通函公告等（2） 人力資源部：員工檔案、績效考核、薪酬發放和獎懲記錄等（3） 財務部：財務賬薄、憑證單據、財務報表等。第十二條 檔案案卷質量要符合下列要求：（1） 歸檔材料分類清楚、材料組卷合理，保持文件的有機聯系和完整；（2） 卷內文件材料排列條理，符合各類檔案放卷要求；（3） 卷內文件材6、料應去掉金屬物，破損的應進行裱糊，字跡擴散的要進行復制；（4） 卷內文件要編定頁號。 （5） 裝訂案卷整齊、美觀；（6） 卷內目錄和備考表填寫清楚；（7） 檔案保管期限劃分準確；（8） 案卷標題簡明、確切，能準確反映卷內文件材料的內容；（9） 案卷封面及文字內容應用機械印制或毛筆、鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。不得使用鉛筆、圓珠筆書寫。第十三條 各子公司要按國家檔案有關規定，制定本企業各類文件材料歸檔的范圍和分類編號方案。第十四條 檔案保管應符合下列要求：（1） 接收檔案要認真檢查驗收，并辦理交接手續；（2） 對照片、錄音帶、錄像帶、電子檔案等特殊載體的檔案，單獨存放，以延長其使用年限；（3） 7、底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫，要認真檢查修改、補充情況；（4） 庫藏檔案應定期進行清查，做到帳物相符。第十五條 各子公司要為檔案機構配備適應現代化管理需要的設備、儀器，不斷采用現代化檔案管理方法，逐步實現檔案的網上查詢、搜索。 按照檔案法第三章第十條之規定，對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本企業檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有。第五章 檔案保密制度第十六條 檔案管理人員和借閱檔案的人員，嚴格遵守保密規定，不準將檔案給無關人員翻閱，嚴守本企業商業機密。第十七條 檔案管理人員要忠于職守，遵守紀律。不得擅自涂改、拆毀檔案，不得私自泄露8、檔案內容。第十八條 本公司注有密級的檔案材料及經濟技術數據，未經分管領導批準不得對外提供。第十九條 檔案室應根據保密條例規定的保密制度，對全部檔案進行密級劃分。借閱有密級的檔案，須按檔案借閱制度有關規定辦理。摘抄、復制機密檔案須經有關領導審批，并嚴格控制范圍。第二十條 檔案管理人員要定期檢查庫房、清點檔案、對應歸檔的文件材料要督促有關部門及時歸檔，對借出的檔案要及時收回。第六章 檔案查閱和借用第二十一條 外單位查閱本公司檔案，查閱人須持單位介紹信，經辦公室綜合部負責人或公司領導批準方可查閱或借用。第二十二條 本公司工作人員借用檔案，不超過三天，逾期應及時催還。第二十三條 借用人對所借檔案有安全9、保密之責，不得轉借、遺失、污損.嚴禁在文件上涂改和抽取，違者追究責任，并嚴肅處理。第二十四條 查閱和借用檔案時，要認真填寫查借用檔案登記表以備查考統計。查閱結束及時銷號。 第七章 檔案鑒定和銷毀第二十五條 檔案的鑒定和銷毀工作，由辦公室召集，相關部門組建參與檔案鑒定小組負責進行檔案鑒定、銷毀工作。第二十六條 專職檔案員應對過期檔案逐卷逐張重新鑒定，對確認保存價值的檔案提出銷毀意見，經鑒定小組鑒定后，編制檔案銷毀清冊，提請分管領導批準后方可銷毀。第二十七條 銷毀檔案時須有兩人以上進行鑒銷.檔案銷毀后，銷毀和監毀人要在銷毀清冊上簽名蓋章，銷毀清冊歸檔備案。第二十八條 未經鑒定，任何人不得隨意銷毀10、檔案。第八章 檔案庫房管理第二十九條 檔案庫房是機要部門，無關人員不得入內。第三十條 庫房內配備檔案專用密集架等檔案裝具。檔案柜架擺放合理，便于通風防潮和查找利用。第三十一條 庫房內配置空調、消防器材及安全保衛裝置。第三十二條 做好檔案庫房的安全管理，門窗及時關閉，火源不得進入庫房。檔案庫房保持清潔，高溫及梅雨季節做好庫房的溫濕度調節，保證檔案的防潮、防蛀、防霉變。第九章 附則第三十三條 本制度由公司辦公室負責制訂、修改并解釋。此前公司的相關管理規定，凡與本制度有抵觸的，均依照本制度執行。第三十四條 本制度未盡事宜，執行國家有關法律、法規和公司的有關規定。第三十五條 本制度經公司總經理辦公會審11、議通過后生效實施。 附件一關于歸檔案卷的質量要求總的質量要求: 遵循文件材料的形成的規律和特點,保持文件之間的有機聯系,區別不同價值, 便于保管和利用。具體應做到以下幾點:一、 歸檔文件必須齊全完整。凡是在職能活動中形成的對今后有查考利用價值的文件材料, 均應收集歸檔。歸檔文件材料種類、份數及每份文件的頁數, 均應齊全完整。二、 遵循文件的形成規律和特點, 層次分明。在歸檔的文材料中,應當將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件分別組在一起, 不得分開；一個項目的材料, 要把項目從立項到結束形成的材料組在一起, 準確地反映企業生產、科研、基建和經營12、管理等各項活動的真實內容和歷史過程,盡量做到一事一卷。三、 卷內文件的排列: 卷內文件材料應保持文件之間的有機聯系,區別不同情況進行排列, 密不可分的文件材料應依序排列在一起, 即:批復在前, 請示在后； 正件在前, 附件在后； 印件在前, 定稿在后； 會議記錄依會議時間順序排列, 會議文件要按文件的重要程度順序排列, 重要的在前；一般工作形成的材料, 結論性的文件在前,依據性的文件在后； 產品銷售合同應按銷售產品種類組卷, 再按供貨時間依序排列；上級政策性規定的普發文件按問題單獨組卷, 卷內文件依其重要程度排列。科技文件的排列執行GB/T11822-89國家標準。四、 區分不同價值: 各類文13、件根據其不同的內容都有不同的保存價值。組卷過程中盡量根據不同的保管期限分別組卷。文件數量很少或一件事密不可分的文件，可不必因價值不同而拆開組卷。五、 跨年度材料的處理: 除產品、項目、設備、儀表、基建項目檔案外,不同年度的文件不能放在一起立卷, 但跨年度的請示與批復, 放在批復年立卷； 沒有批復放在請示年立卷, 跨年度的規劃放在針對的第一年立卷, 跨年度的總結放在針對的最后一年立卷； 跨年度的會議放在開幕年立卷。六、具有長期保存的案卷, 卷內文件有圓筆和鉛筆字跡, 要用藍黑墨水或碳素墨水筆重抄或復印, 連同原件一同歸檔。七、卷內文件的編號：每一本案卷的卷內文件按“件”編號，每件文件用鉛筆編寫頁14、號，在文件首頁的右上角蓋“件號章” , 并將件號和每件文件的頁數填寫清楚。（“件號章”的其它項，由總裁辦檔案人員填寫）。圖紙在右下角編寫頁號。八、裝訂與裝盒：卷內文件以“件”為單位，采取三孔一線的方式進行裝訂。然后，按“件”號順序排列裝盒，一盒為一卷。九、卷內目錄的填寫: 凡是組成的案卷, 都應填寫卷內目錄。卷內目錄表的各項要填寫齊全。序號：填寫文件的件號。文號：填寫文件制發機關的發文字號,合同可填寫合同號。責任者：應填寫文件形成的部門或以印章為準。題名：填寫文件標題，一般應照實抄錄，不要隨意更改和簡化；沒有標題或不能說明文件內容的標題，應根據文件內容自擬標題，外加；會議記錄應在卷內目錄的文件15、題名下寫明會議的主要內容。合同、協議在此欄內填寫合同內容及對方單位。日期：填寫文件形成的時間，填寫時可省略“年”、“月”、“日”，用“.”表示。沒有責任者、年、月、日的文件要考證清楚責任者和年、月、日。頁號：填寫每份文件的頁數。十、 備考表的填寫: 每個案卷必須附有備考表。卷內文件的情況說明, 都應填在備考表內, 若無情況可說明,也應將立卷人姓名填上, 檢查人由單位領導或案卷質量審核者簽名。十一、案卷題名的擬寫：每份案卷都應根據卷內文件內容擬寫題名。題名主要由三個部分組成：文件的主要制發機關、案卷內文件主題（文件中心內容）和文種。也可突出年代特征，即：在制發機關后加文件形成的年代。用印有“北京16、首信股份公司”卷盒的股份公司內部文件，可以省略文件制發機關。十二、 歸檔照片、錄像片、錄音帶要寫清載體的攝制時間、地點、所反映事情的內容, 攝制人。照片要連同底片一起歸檔。十三. 歸檔的電子文檔要附有標簽，標簽內應填寫編號、套別、名稱、密級、保管期限和軟、硬平臺等。 附件二檔案門類劃分參考企業檔案一般包括黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計類、職工檔案類、特殊載體檔案共十個大類。其中黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類統稱管理類檔案；產品類、科研類、基本建設類、設備儀器類統稱為科技檔案；會計檔案、職工檔案類統稱為17、專門檔案；聲像檔案、實物檔案統稱為特殊載體檔案；另外，企業根據需要還可以建立客戶銷售類檔案（客戶資信檔案）和企業信用檔案等。凡是企業在生產、經營、管理和科研等活動中形成的，辦理完畢的，對今后工作具有查考和利用價值的文件材料，都應列入歸檔范圍。主要有以下十個方面的內容：（一）反映企業歷史變遷和發展過程的文件材料，包括企業發展史、大事記、工作計劃和總結、會議記錄、企業發展變遷記錄等；（二）企業在黨委（黨支部）、工青婦團組織活動中及日常事務性工作中形成的文件材料，包括黨務工作、組織工作、宣傳工作、計生工作、工會工作、共青團工作、商會（協會）工作、行政事務、安全保衛工作、法紀監察、審計工作、人事管理、18、教育工作、醫療衛生、后勤福利、外事工作中形成的文件材料，還有企業經濟實體設立和變更的請示、批復、章程、工商登記證、年檢記錄、稅務登記證、企業年度計劃總結、職工名冊、檔案和信息管理等；（三）企業在經營活動方面形成的文件材料，包括經營決策、計劃工作、統計工作、產品銷售、物資管理、生產供應、財務管理、市場信息預測、企業管理中形成的文件材料，在生產經營管理活動中和往來單位簽訂的各類合同、協議等方面；（四）企業在生產技術管理方面所產生的文件材料，包括生產管理、質量管理、標準化工作、勞動管理、能源管理、安全管理、科技管理、環境保護、計量工作；（五）產品方面所產生的文件材料，包括同一產品型號內，從開發、設計19、工藝、工裝、加工制造、檢驗、包裝、商標廣告和產品評優的全過程； （六）科學技術研究方面所產生的文件材料，包括同一科研項目內，包含課題立項、研究準備、研究試驗、總結鑒定、成果報獎、推廣應用等項目研究和管理的全過程；（七）基本建設方面所產生的文件材料，包括同一工程項目內可行性研究、任務書、財務管理文件、設計基礎文件、設計文件、項目管理文件、施工文件、監理文件、竣工驗收文件和工程創優的全過程；（八）設備儀器方面所產生的文件材料，包括同一設備儀器內的依據性材料、外購設備開箱驗收（自制設備的設計、制造、驗收）、設備安裝調試、隨機文件材料、設備運行、設備維護和管理等全過程；（九）會計檔案方面所產生的材料，包括憑證、賬簿、報表、移交清冊、保管清冊、銷毀清冊；（十）企業在各項工作活動中形成的照片、錄音、錄像、磁盤、光盤、獲得的各種獎狀、錦旗、獎杯、證書等。- 10 -