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新能源科技股份有限公司合同內(nèi)控管理制度
新能源科技股份有限公司合同內(nèi)控管理制度.doc
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上傳人:yua****ong 編號:968062 2024-09-03 14頁 47.01KB

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1、新能源科技股份有限公司合同內(nèi)控管理制度編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號: 1 目的為了促進(jìn)公司對外經(jīng)濟(jì)活動開展,規(guī)范合同訂立、審批、履行等環(huán)節(jié)工作,促進(jìn)合同工作順利開展,減少和避免合同糾紛,保障公司合法權(quán)益,特制定本制度。2 適用范圍公司各部門與公司外各類法人、自然人、其它組織進(jìn)行各類經(jīng)濟(jì)活動和非經(jīng)濟(jì)活動所簽訂的各類合同、協(xié)議、章程等均遵守本辦法。公司內(nèi)部簽訂的各種協(xié)議及勞動合同的管理,不適用本辦法。3 職責(zé)3.1 行政中心為本公司合同管理的主管部門,其主要職責(zé)是:a) 負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)公司合同的制定,組織法務(wù)顧問對合同進(jìn)2、行可行性分析, 避免出現(xiàn)法律漏洞;b) 負(fù)責(zé)對各業(yè)務(wù)部門移交的各類合同及其糾紛處理資料,進(jìn)行匯總歸檔保管,負(fù)責(zé)行政中心保管檔案的調(diào)閱登記等日常合同檔案管理工作。3.2 合同承辦部門的職責(zé):a) 根據(jù)授權(quán)依法組織合同的簽訂、變更、解除等事宜;b) 依法履行合同,及時以書面形式向公司通報合同履行中發(fā)生的重大問題及其解決方案;c) 在顧問律師指導(dǎo)下及時收集整理出現(xiàn)問題合同所涉及的證據(jù)材料;d) 負(fù)責(zé)在規(guī)定年限內(nèi)保管本部門合同文本管理,以及年限期滿后的歸檔移交工作。3.3 合同承辦人員的職責(zé):a) 根據(jù)授權(quán)辦理簽訂、變更、解除合同事宜;b) 草擬合同,并向合同承辦部門提供合同草稿、可行性論證及對方經(jīng)營3、范圍、資信情況及履約能力的調(diào)查材料,并對其真實性和合法性負(fù)責(zé);c) 認(rèn)真履行生效合同,隨時檢查合同履行情況;d) 及時向合同承辦部門匯報合同履行中出現(xiàn)的問題。3.4 財務(wù)部門在合同管理中的職責(zé):a) 審核合同貨款結(jié)算方式選用的合理性、資金使用和資產(chǎn)動用的審批手續(xù)完整性;資金、資產(chǎn)的用途及使用方式合法性;b) 關(guān)注價款、酬金的數(shù)額是否符合市場價格;價款、酬金的支付方式符合財務(wù)紀(jì)律、財務(wù)法規(guī);c) 接收結(jié)算、報銷付款申請,審查結(jié)算申請合同及其他附件資料齊全后,辦理合同結(jié)算;d) 財務(wù)部認(rèn)為需要審核的其它內(nèi)容。3.5 法務(wù)顧問在合同管理中的職責(zé):a) 關(guān)注交易對方資質(zhì)、信用及背景調(diào)查與資料核實。b)4、 對合同文本完整性、合同形式、內(nèi)容的合法性進(jìn)行全面的法律審核,并提出調(diào)整或修改建議或提示。c) 審查是否存在違反法律強制性規(guī)定致合同無效、部分無效等情形;d) 合同文字是否規(guī)范、準(zhǔn)確,是否存在歧義或爭議;e) 合同違約責(zé)任、合同風(fēng)險提示以及管轄地選擇;f) 其他合法合規(guī)性審查。3.6 生產(chǎn)、技術(shù)、品質(zhì)等部門在合同管理中的職責(zé):a) 負(fù)責(zé)對購銷合同中涉及產(chǎn)品質(zhì)量、技術(shù)層面問題條款審查,包括技術(shù)可行性分析、技術(shù)措施是否合理、技術(shù)困難和風(fēng)險;b) 對于采購方要求的產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、型號規(guī)格、產(chǎn)品檢測、質(zhì)量體系、環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)、驗收標(biāo)準(zhǔn)等合同或條款進(jìn)行專業(yè)性評審,并出具專業(yè)意見或風(fēng)險提示;c) 生產(chǎn)部門須根據(jù)生5、產(chǎn)計劃、實際產(chǎn)能等因素預(yù)估供貨量及履約可行性。4 合同的委托代理4.1 下列人員有權(quán)代表公司簽訂合同:a) 公司法定代表人;b) 公司法定代表人書面授權(quán)委托的人。4.2 法人委托人的具體權(quán)限由法定代表人在簽發(fā)法人委托書中注明。法人委托人必須嚴(yán)格按照授權(quán)范圍行使簽約權(quán),禁止超越代理權(quán)限對外簽約。4.3 法人委托人的主要職責(zé):a) 在授權(quán)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)談判、簽訂合同,既不能違章越權(quán),也不能消極推諉;b) 對所簽訂合同的合法性、完整性和可行性負(fù)責(zé);c) 所簽合同應(yīng)及時上報;d) 認(rèn)真履行已生效的合同,發(fā)現(xiàn)問題的及時上報并提出處理意見;e) 保管好本人所簽訂合同的一切資料,并及時上交歸檔。4.4 授權(quán)委托6、書不得轉(zhuǎn)借他人或涂改,凡調(diào)離本單位或改做其它工作失去代理條件的,應(yīng)主動向合同主管部門繳銷授權(quán)委托書;不繳銷證書者,行政中心人事部門不得辦理調(diào)動手續(xù)。5 合同的簽署5.1 合同資質(zhì)調(diào)查5.1.1 簽訂經(jīng)濟(jì)合同前,經(jīng)辦人必須了解對方的生產(chǎn)能力、技術(shù)條件、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、經(jīng)濟(jì)實力、信用等級等情況,不得與不具備法人資格和無力履行合同條款的單位簽訂合同。5.1.2 合同簽訂前,由經(jīng)辦人搜集合同訂立對方的相關(guān)主體資質(zhì)文件,確定對方是否具備履約能力。具體方式包括但不限于:a) 獲取并檢查營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織代碼證;b) 獲取并檢查資質(zhì)證書;c) 了解同類項目經(jīng)驗;d) 進(jìn)行現(xiàn)場查訪;e) 了解同行業(yè)或同地區(qū)7、業(yè)務(wù)伙伴的評價。5.2 合同談判5.2.1 為保證產(chǎn)品質(zhì)量,維護(hù)正常生產(chǎn)業(yè)務(wù)開展,采購原輔材料過程中擬選擇新供應(yīng)商的,需要按照采購實施及價格管理制度的相關(guān)規(guī)定,對供應(yīng)商實施樣品檢驗和試生產(chǎn)檢驗。5.2.2 大型設(shè)備采購安裝合同,其他重大合同的談判,由生產(chǎn)副總、PMC部門負(fù)責(zé)人、研發(fā)中心總監(jiān)、研發(fā)技術(shù)人員、財務(wù)總監(jiān)等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)參與合同談判。5.2.3 重大合同談判過程由承辦部門經(jīng)辦人擬定合同談判備忘錄,記錄談判過程中涉及的重大事項,以及參與談判各方的意見。合同談判備忘錄由記錄人、承辦部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。5.3 合同文本 5.3.1 公司對外發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來,除標(biāo)的額較小或能即時清結(jié)的外8、,均須簽訂書面合同;雖能即時清結(jié)但屬批量、交易額較大,或當(dāng)時難以監(jiān)測產(chǎn)品內(nèi)在質(zhì)量和技術(shù)性能及容易引起糾紛的交易,也應(yīng)簽訂書面合同。5.3.2 凡有國家或行業(yè)示范文本的,應(yīng)當(dāng)優(yōu)先使用,但在選用時,對涉及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的條款,經(jīng)辦人要重點審查,必要時可以進(jìn)行修改,并提請部門負(fù)責(zé)人審核。無示范文本的合同,由行政中心組織經(jīng)辦部門、公司法律顧問擬定示范文本,合同條款應(yīng)經(jīng)承辦部門負(fù)責(zé)人審核,公司管理層分管領(lǐng)導(dǎo)審批。行政中心行政專員負(fù)責(zé)保存示范文本。5.3.3 簽訂的經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議,必須具備下列主要內(nèi)容:a) 應(yīng)明確事宜(指購銷貨物名稱、勞務(wù)項目等);b) 數(shù)量和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)(產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo)、檢驗方法等規(guī)定)以及9、計量(重)方式(一律實行過磅計重,不得按理論計重);c) 價款及結(jié)算方式;d) 履行的期限和交貨方式、地點;e) 違約的責(zé)任等;a) 雙方協(xié)商同意的其他條款。5.4 合同的審查與審批5.4.1 合同審查應(yīng)當(dāng)在合同正式簽訂前進(jìn)行。公司合同審批的常規(guī)流程:a) 承辦部門經(jīng)辦人填制合同會簽表,并連同訂單或合同文本,提交部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)總監(jiān)、公司管理層分管領(lǐng)導(dǎo)審批。b) 合同承辦部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對合同的業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行審查,并簽署意見;c) 財務(wù)總監(jiān)負(fù)責(zé)對合同的財務(wù)條款進(jìn)行審查,并簽署意見;d) 如該合同牽涉其他業(yè)務(wù)部門,應(yīng)分送該業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審查,并簽署意見;e) 合同承辦部門經(jīng)辦人將10、以上意見匯總后報公司管理層分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審查,決定批準(zhǔn)與否。5.4.2 合同會簽表審批后,由經(jīng)辦人將合同文本提交董事長或董事長委托人簽署。6 印章使用與登記管理6.1 合同蓋章要求6.1.1 合同蓋章一律填寫申請。原則上不允許在空白合同上加蓋印章,如因特殊情況確需蓋空白合同章的,必須經(jīng)公司董事長書面批準(zhǔn),印章保管人做詳細(xì)記錄并追蹤管理。6.1.2 未經(jīng)評審簽訂的合同,均為無效合同。由此造成的經(jīng)濟(jì)損失由當(dāng)事人負(fù)責(zé),造成重大損失的將追究其法律責(zé)任。6.2 印章使用與登記管理6.2.1 公司應(yīng)指定印章保管人,并明確規(guī)定印章保管人不能擬定合同文本:a) 公章:由董事長指定專人保管。b) 法人代表私章:由11、董事長指定專人保管。c) 財務(wù)專用章:由非出納崗位人員保管。d) 合同專用章:主要用于銷售合同蓋章,合同專員章保管人不得擬寫合同文本。e) 采購專用章:采購專用章由采購部保管,主要用于采購合同蓋章。6.2.2 印章使用申請及審批:a) 用章申請人須填寫用章申請表(附件1),列明申請理由、蓋章文件名、份數(shù)、是否帶出公司,帶出公司使用時間、地點等內(nèi)容;財務(wù)部人員使用b) 申請人所屬部門負(fù)責(zé)人審核用章申請表并簽字;c) 印章管理人檢查用章申請表的內(nèi)容與擬蓋章的資料是否一致,審批程序是否完善,無誤后在資料上蓋章,并將用章申請表歸檔保存。d) 印章使用人需要將印章帶出公司使用的, 用章申請表還需提交董事12、長審批。6.2.3 印章使用登記:印章保管人應(yīng)在用章登記簿(附件2)上記錄用章使用時間、用章文件名等信息,由用章人簽字。7 合同的履行與變更7.1 合同依法生效后,既具有法律約束力。一切與合同有關(guān)的部門和人員,應(yīng)嚴(yán)格履行合同規(guī)定的義務(wù)。7.2 合同執(zhí)行部門應(yīng)負(fù)責(zé)記錄和監(jiān)督對方的履約情況,保存好相關(guān)單據(jù)、信函、會議紀(jì)要、鑒定報告、檢測結(jié)果等資料。對于出現(xiàn)問題的產(chǎn)品還要進(jìn)行保存、拍照。7.3 合同履行部門應(yīng)指定專人管理合同,并建立合同(訂單)臺賬。合同管理經(jīng)辦人負(fù)責(zé)記錄和監(jiān)督對方的履約情況,保存好相關(guān)單據(jù)、信函、會議紀(jì)要、鑒定報告、檢測結(jié)果等資料。對于出現(xiàn)問題的產(chǎn)品還要進(jìn)行保存、拍照。合同管理經(jīng)辦13、人應(yīng)根據(jù)合同履行情況及時更新合同(訂單)臺賬。7.4 合同履行過程中合同經(jīng)辦人發(fā)現(xiàn)對方履約能力及資信程度下降,應(yīng)及時向部門負(fù)責(zé)人匯報,及時與合同方取得聯(lián)系,向合同方獲取相關(guān)承諾函,維護(hù)公司合法權(quán)益。7.5 履行合同過程中出現(xiàn)合同糾紛,承辦部門經(jīng)辦人應(yīng)首先及時與對方協(xié)商解決,確定引起糾紛事宜的性質(zhì),獲取對方的態(tài)度,并向部門負(fù)責(zé)人匯報情況。7.6 合同經(jīng)辦人提出解決方案,提交部門負(fù)責(zé)人審批后執(zhí)行。協(xié)商不成需要變更或解除合同的,按照本制度第6.7條進(jìn)行。7.7 履行合同過程中若需要變更或解除合同,應(yīng)按以下方法處理:e) 合同經(jīng)辦人編寫合同變更申請報告或合同解除申請報告,提交向部門負(fù)責(zé)人復(fù)核。f) 部14、門負(fù)責(zé)人復(fù)核后,經(jīng)辦人與合同方約定上門談判,或通過電話或電子郵件溝通等方式,提出合同變更或解除,并與合同方溝通協(xié)商。g) 金額重大合同或包含重要事項合同由公司管理層分管領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人組織專業(yè)技術(shù)人員、法律顧問參與談判協(xié)商。h) 談判協(xié)商一致后,經(jīng)辦人擬定補充協(xié)議或終止協(xié)議等文件。i) 需要重新簽訂合同的,執(zhí)行新合同簽訂的審批流程。7.8 財務(wù)部依據(jù)合同文本辦理相應(yīng)的結(jié)算業(yè)務(wù),一旦發(fā)現(xiàn)合同未經(jīng)審查或?qū)彶椴缓细竦模坏棉k理結(jié)算。7.9 對于需要應(yīng)訴或起訴的案件,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由合同承辦部門協(xié)助公司顧問律師進(jìn)行證據(jù)收集、談判、參加調(diào)解和出庭。8 合同檔案管理8.1 合同檔案的范圍包括:信譽調(diào)查15、報告或?qū)Ψ劫Y質(zhì)證明文件、合同會簽表、法人授權(quán)委托書、合同談判記錄、合同正本及附件、合同簽訂、變更、解除過程中的信函、電報、電話記錄、傳真資料、票據(jù)憑證以及其他有關(guān)資料、文件。8.2 合同的檔案管理是合同管理的基礎(chǔ)工作。在兩個自然年度內(nèi),各業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人保管本部門合同檔案。每兩年,經(jīng)辦人將本年已結(jié)算合同按年月分類歸檔,并移交行政中心保存。檔案移交參照文件管理控制程序文件移交程序, 填寫文件移交登記表,移交人、接收人在文件移交登記表上簽字。8.3 行政中心合同保管人接受各業(yè)務(wù)部門移交過來的檔案后,應(yīng)編制合同備查清單(附件3), 記錄合同名稱、合同內(nèi)容、簽訂時間、歸檔時間、保管期限等內(nèi)容。8.4 歸16、檔合同原則上不允許外借及復(fù)印。如因工作需要借閱合同,按文件管理控制程序中文件借閱申請流程借閱合同檔案。9 監(jiān)督及檢查9.1 本制度經(jīng)審批并實施的當(dāng)日起,未按本制度要求進(jìn)行各項工作,出現(xiàn)9.2款所述情形的,根據(jù)造成的影響及損失分別采取以下處理措施:9.1.1 造成公司重大損失以及構(gòu)成違法行為的,由公司向司法機關(guān)提起訴訟,追究其法律責(zé)任,由其承擔(dān)經(jīng)濟(jì)損失;9.1.2 對公司造成損失但不構(gòu)成違法的,由責(zé)任人承擔(dān)經(jīng)濟(jì)損失,并列入當(dāng)期績效考核;9.1.3 未做成損失且未構(gòu)成違法的,列入當(dāng)期績效考核。9.2 違規(guī)情形包括:9.2.1 工作瀆職造成公司損失或影響公司正常運作的;9.2.2 未及時提交部門工作17、日報的; 9.2.3 未按照本制度對合同方進(jìn)行資質(zhì)調(diào)查的;9.2.4 合同訂立、變更、解除未按規(guī)定進(jìn)行審批的;構(gòu)成違法的,按法律規(guī)定進(jìn)行;9.2.5 合同經(jīng)辦人未按規(guī)定建立臺賬;9.2.6 合同業(yè)務(wù)履行完畢后,各部門未按規(guī)定歸檔整理、保管合同資料的;9.2.7 各業(yè)務(wù)部門移交資料時,資料不齊全,或資料交接時未按照規(guī)定辦理交接手續(xù)的;9.2.8 合同檔案借閱未按規(guī)定申請和審批,造成檔案遺失或資料泄露的;9.3 其他影響企業(yè)正常運營或違反公司相關(guān)規(guī)定的情形。10 附則10.1 本制度未盡事宜參照國家法律法規(guī)以及本公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。10.2 本制度由行政中心負(fù)責(zé)制定和解釋。10.3 本制度由董事長審批后,自發(fā)布之日起生效。11 記錄與表格 11.1 附件1:用章申請表11.2 附件2:用章登記簿11.3 附件2:合同備查清單
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