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1、科技公司資金內部控制管理制度（審批、貸款等）編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 財務審批管理規定1.目的 :本管理文件明確了公司財務審批的管理要求與操作規范。2.范圍:本程序管理文件適用于公司審批環節管理，適用于各相關部門。3.相關程序管理文件:無4.業務流程4.1審批權限工 作 事 項部門經辦人部門主管/經理財務總監總經理/ 董事代表（按分管線）財務主管（分配實時支出）資金支出已簽合同的資金支出申請審批審核核準支付未簽合同的資金支出申請審批審核核準支付費用支出薪資支付申請審批審核核準支付固定費用的日常報銷申請2、審批審核支付經常項目的非固定費用（如：郵電費、水費、報關費、車輛費用、市內交通費、運輸費等）申請審批審核支付非經常項目（如：辦公用品購置，員工宿舍新增物品等新增開支）申請審批審核支付餐費、業務費申請審批審核支付預算內固定資產、其項目投資申請審批審核核準支付特殊費用（禮品，傭金）申請審批審核核準支付預算外支出還貸款支出業務部門提交專案，財務總監初審，董事代表核準，總經理批準，財務主管調整預算，按上述流程支付超預算費用支出各部門規定以外的獎金，補助說明：當有審批權限的人員出差時，應確定授權人辦理，請示后，需由電話等授權后，方可辦理。4.2日常借、請款及報銷的管理4.3按照誰借款誰歸還的原則，不準代3、他人借款，更不得以他人名義借款自用。4.4日常借、請款當月借款必須在當月內報銷（或銷賬）。4.5若屬分期付款的請款，請款人必須提供付款依據，并附上分期付款跟蹤表，在付最后一筆款時，必須核對清賬目，且拿回發票再支付。4.6財務主管、出納員應每月清理一次個人借款項目，當月不進行銷借款清理的，不給予發相關財務人員當月工資。4.7對丟失支票或單據的人員，視其情節輕重，可分別給予績效處罰或經濟賠償，造成經濟損失者，由責任人負責賠償。4.8財務人員必須認真執行上述規定，若有違反，視其情節輕重，分別處以批評、扣分、降級、直至辭退處罰。造成經濟損失的必須賠償。 4.9請款及報銷必須同時報送的其他資料： 申請工4、程（修善）款項時，必須同時呈報以下資料報批：.1分期付款跟蹤表原件。.2工程合同，第一次付款時，必須呈報。.3費用審批表。.4發票（收據）。申請物料消耗品和辦公用品款項時，必須同時呈報以下資料報批：.1分期付款跟蹤表原件。.2采購合同，零星采購不必呈報。或請購單，限用于零星采購。.3費用審批表.4發票。申請固定資產采購款項時，必須同時呈報以下資料報批：.1分期付款跟蹤表。.2采購合同或請購單，限用于零星采購。.3專項提案，限用于預算外必填報。.4費用審批表。.5發票。申請日常其他款項時，同時呈報費用審批表。申請現金借款時，同時呈報以下資料報批：借款單，5000元以上董事代表加簽。出差借款或報銷5、時，同時附送以下資料報批：.1出差申請表附上特殊交通工具申請、招待費用申請此表原則上應是先報批，屬于附送資料。.2借款單5.相關單據5.1分期付款跟蹤表5.2費用審批表5.3請購單5.4專項提案5.5借款單5.6出差申請表第二章 銀行存、貸款管理制度1.目的:本管理文件明確了公司財務審批的管理要求與操作規范。2.范圍:本程序管理文件適用于公司請款環節管理，適用于各相關部門。3.相關程序管理文件:無4.業務流程4.1銀行賬戶的管理:開戶權限：銀行存款、銀行貸款的開戶審批權為董事代表，其他任何人未經批準，不得擅自開立存、貸款賬戶，更不得以私人名義開設存折賬戶。開設賬戶，應由財務部提出申請，分別由部6、門負責人、財務總監和總經理簽批意見后，最后報董事代表審批。4.2 銀行印鑒的管理:銀行印鑒章實行分開保管，相互制約的原則。其中：財務專用章由財務總監保管。法人公章、法人私章由陳歌保管；會計章，該章由陳四華保管。在使用印鑒章時，必須有完備的審批手續（包括有完備的貸款手續、付款審批手續和啟用印鑒審批手續），方能使用，否則，保管印章的任何一方都有權拒絕。 4.3銀行支票的管理:銀行支票一般有銀行普通支票、匯票委托書、電匯憑證等。銀行支票由出納員根據實際需要購買并負責保管和使用。 開出支票應設立支票登記簿進行登記，支票及登記薄上均必須有領用人簽字。4.4貸款的擔保與抵押規定:公司貸款以固定資產作抵押，7、必須經董事會研究批準，方可抵押。4.5資金收入的管理:出納每周三、六上午十點前必須向財務主管、財務總監、總經理、董事代表報送加密后的銀行存款、現金庫存日報表。5.相關表單:1、支票登記簿2、銀行存款、現金庫存日報表第三章 費用管理制度1.目的:本管理文件明確了公司財務審批的管理要求與操作規范。2.范圍:本程序管理文件適用于公司請款環節管理，適用于各相關部門。3.相關程序管理文件:無4.業務流程4.1費用的歸口管理:費用分為可控費用與不可控制費用，采取分級歸口管理辦法，各部門負責其預算限額內的可控費用，不可控費用由總經辦集權控制。4.2 差旅費管理員工出差前應填寫出差申請表，經部門經理簽注證實后8、，按出差期限由分管副總視情況需要事先予以核定，并依權限予以批準。出差員工另憑批準的出差申請表填借款單到財務部按公司規定辦理借支一定數額的差旅費，并在出差返回一周內辦理報銷手續。出差授權制度審批權限如下：.1出差前須填報出差申請表，經以下主管人員批準后，報人力資源課（考勤）備案。.2出差授權審批權限表:人 授權員及 出差方式 期限出差時間部門經理主管副總、總監董事代表或總經理副總經理、總監、總經理助理0-3天3天以上部門經理、副經理、經理助理0-3天3天以上高級文員及以下0-3天3天以上注：加“”者為所主管領導必須簽批因公出差的差旅費用分為交通費、住宿費、伙食費、市內交通費、郵電費和特別費等，差9、旅費用實行包干的辦法，即“劃分等級，分項計算，總額包干，調劑使用，憑票報銷”的方法。出差人員的交通費（不含出發地和目的地的市內交通費）按下列標準實報實銷從出發地到目的地來回交通費用。（出差交通工具附表）出差交通工具:附表 交通工具職務級別飛機火車輪船汽車公交汽車董事代表或總經理經濟倉軟臥二等倉按實總經理助理以上經濟倉（特批）硬臥二等倉按實部門經理、副經理、主管 經濟倉（特批）硬臥（特批）硬座三等倉按實高級文員及以下員工經濟倉（特批）硬臥（特批）硬座三等倉按實.1能享受高一等級艙位，出差日該班（航）次無相應等級倉位的，不享受差額補助。.2交通費需要單據認定，無單據者，由個人自理。.3使用公司交通10、工具者不再補助交通費。.4出發地至出發港/碼頭的來回交通原則上由公司接送，沒有安排接送的，可實報實銷來回車費，確因時間急迫或其他特殊需要以的士出租車作交通工具的，應需事先征得主管副總同意，出差回來應填制特殊交通工具申請單報財務總監批準。.5對乘坐飛機須要特批的員工，必須經財務總監核準，董事代表或總經理批準。.6對超出標準乘坐的交通工具，如沒有副總級主管領導的批示，其差額均由本人負擔。住宿費及伙食費、當地交通費、郵電費、洗衣費用等雜費，除董事代表和總經理實報實銷外，其他人員出差一律按下列標準補助包干核付（人民幣元或等值外幣）。出差住宿費及雜費附表（包干）項目標準級別每日住宿費及雜費（住宿費占二分11、之一、餐費占四分之一、其他雜費占四分之一）境外（包括港澳特區）境內特區省會普通城市董事代表和總經理實報實銷實報實銷實報實銷總經理助理以上事前批復480400部門經理、副經理（含助理）事前批復350280高級文員及以下職員事前批復280220.1如出差人員由接待單位免費安排住宿，不再補助住宿費，如免費安排伙食，不再補助餐費。.2出差天數計算含在途天數，但扣除返回當天的住宿費標準。.3隨同出差二日（含）以上的員工，包干費按照各自級別的標準執行。.4若出差員工二人或三人及以上屬合住一間的，住宿包干費比照一間標準計發，分開住宿的按實際入住間數標準計發（如三人入住二間，其中二人一間，一人一間，住宿包干則12、按二間計發）。.5若公司提供交通工具出差的，則扣除當日包干費中雜費的50%。.6若特殊情況超出住宿等包干標準者，需在發票上注明原委，可報董事代表或總經理實報實銷處理。.7對不同級別的員工出差住宿條件給予下列限定，達不到住宿標準的實報實銷。項目標準級別每日住宿費標準境外（包括港澳特區）境內董事代表和總經理實報實銷實報實銷總經理助理以上事前批復三星級酒店或以上（人民幣200元以內）部門經理、副經理（含助理）事前批復旅館（或人民幣150元以內）高級文員及以下職員事前批復旅館（或人民幣100元以內）若出差省內地方由公司派車或自己坐公交車輛當天就返回的，只給予報銷行車路橋費用或交通費（包括出發地和目的地13、的市內交通費），不再給予出差補助，按正常出勤計發餐補10元/餐。出差人經申請主管領導和財務總監獲準報銷當天交際應酬費的，報銷標準嚴格按照交際應酬費報銷標準執行，出差返回后應補辦申請手續；出差人員若遇業務特別費用（如送禮等）需由董事代表、總經理批準，否則概由個人負擔。出差人員若獲準報銷一餐應酬費用，則扣除當日包干費中伙食費的50%。出差人員在計劃外的行程，如有交通費或延長出差時間需報支補貼的，需事先經董事代表或總經理和主管領導同意，后補出差申請表，否則一切費用自理。出差期間不論是否加班或遇法定節假日，一律不計加班費。為本公司事務出差專家顧問的差旅費比照副總級標準支付。為本公司事務出差的其他單位人14、員，按隨同員工級別標準支付。公司所有人員出差，無論實報實銷或費用包干者，必須提供真實有效的住宿發票和單據（原件），用于核定實報實銷金額或證明住宿包干金額，財務人員不得給無或無效票據者核定該期間的住宿包干費用。出差人員回到家鄉，吃住在自己或朋友家中的無有效發票提供的，住宿補助不再計發；若回到家鄉需入住樓堂館所的，需在住宿發票說明原委，比照報銷和包干標準核定。差旅費的支領標準，因物價變動等原因，可由財務總監報總經辦會議審議后核準隨時調整，同時按新的標準執行。本規定自頒布之日起執行。如果業務部費用需與業績掛鉤，另行制訂有關規定，在掛鉤辦法出臺之前，照本規定執行。4.3應酬招待費管理規定招待要根據實際15、情況安排，大方得體而不奢侈，并報分管領導。招待超標需報總經理或董事代表審批。 客戶標準級別董事長、總經理總經理助理以上經理、副經理、助理高級文員以下董事代表、總經理據實報銷據實報銷據實報銷據實報銷總經理助理以上100806050經理、副經理、助理80605040高級文員以下605040305.相關單據1、出差申請表2、借款單3、特殊交通工具申請單第四章 經濟合同管理規定1.目的 :本管理文件明確了公司財務審批的管理要求與操作規范。2.范圍:本程序管理文件適用于公司請款環節管理，適用于各相關部門。3.相關程序管理文件:無4.業務流程4.1合同的內容要求:保證經濟合同內容的合法性，禁止隨便攜帶已蓋16、公司合同專用章或公章的空白合同或空白便條，如確有需要，須經總經理批準并到財務部辦理登記手續，使用完畢經審查無誤后，交財務部辦理銷準手續。4.2合同的簽訂要求:公司的所有經濟合同必須采取書面形式訂立。合同應具備下列主要條款：.1合同標的（如貨物、勞務等）；.2標的物數量和質量（質量應寫明執行何種質量標準或由雙方議定）；.3價款或酬金，除寫明數額外，還應明確支付地點、計算標準、支付方式等。 .4履行的期限、地點和方式；.5違約責任；.6數額較大的經濟合同，有條件的應要求對方當事人提供擔保（可采用擔保、 抵押、保證金、留置等方式）。合同訂立后，如經雙方協商對合同進行變更或解除，應以書面形式作出并由雙17、方簽字蓋章。4.3銷售合同管理客戶下單必須有客戶確認的正式書面P.O.（合同原件或傳真件），口頭訂單必須現款現貨。合同原件或傳真件交到財務部加蓋合同章，然后復印，原件由財務部保存，復印件用于下定單和合同評審等操作。合同審批權限，附審批表： 合同審批表年 月 日擬定部門簽訂單位類別部 門審批 意見簽 名經辦部門采購部生產部財務部總經辦注:類別為設備、原輔料、工具、辦公用品、資產、工程、銷售4.4采購合同管理大宗采購（3萬元以上【含】）面料、輔料、加工、辦公用品、生產用品、總物用品、固定資產購置、項目工程的，原則上必須簽訂采購合同。零星采購（3萬元以下）必須有請購單簽批。合同中涉及支付貨款，依據貨18、款數額按照以下權限審批:4.4.2.1每個審批環節不能超過2個工作日；.2大宗材料采購合同由總經理批準,價格變動由總經理重新確認；.3零星采購材料由財務總監批準，價格變動由財務總監重新確認；.4五金備件的采購由財務總監批準，董事代表復核；.5低值易耗品、一次性消耗品的采購由董事代表審批，價格變動由董事代表重新確認；.6預算外的采購需董事代表加簽討論通過后執行。4.5具體每一經濟合同的審批應填寫合同審批表，審批表格樣式附后： 合同審批表年 月 日擬定部門簽訂單位類別部 門審批 意見簽 名經辦部門采購部生產部財務部總經辦注:類別為設備、原輔料、工具、辦公用品、資產、工程、銷售4.6各業務部門及有關19、人員應嚴格遵守本制度，對于違反上述規定，導致公司經濟利益受到損失的，將報公司管理層進行處理。5.相關單據1、XX合同2、合同審批表3、請購單第五章 應收賬款管理制度1.目的: 本管理文件明確了公司財務審批的管理要求與操作規范。2.范圍:本程序管理文件適用于公司請款環節管理，適用于各相關部門。3.相關程序管理文件:無4.業務流程4.1賒銷信用額度“授信”控制客戶則由銷售業務部門填妥客戶資信調查表（包括客戶資料卡、營業執照稅務登記證、復印件、營業狀況、財務狀況、信用保證及抵押情況等），送信用評估小組進行審核。組長：財務總監，成員：銷售經理，財務經理，銷售員。賒銷監控主要發生在接受客戶訂單、批準賒銷20、信用、記錄銷售和收回資金流程。在接受客客訂單流程，客戶的訂單只有在符合企業內部的授權標準時才能被接受，銷售管理部門應根據公司資信評估小組提供的情況決定是否批準銷售。在批準賒銷階段，公司資信評估小組在收到銷售單后，將銷售單與該客客已被授權的賒銷信用額度以及至今尚欠的賬款余額加以比較。并對每個新客客進行信用調查，建立客戶動態資源系統。根據調查的客戶資信狀況和其他相關信息，公司資信評估小組決定是否批準該客戶的賒銷，并在銷售單簽署明確的意見。在記錄銷售和收回資金流程，財務部門應將銷售數據和資金收回數據及時反饋給信用管理部門，更新客戶動態資源系統。財務部門對應收賬款的分析管理。財務部門應定期對應收賬款的21、回收情況、賬齡等情況進行分析，而不能將所有責任都交給主要負責確定賒銷授信額度和資信調查的資信評估小組，這是內控制度的重要環節。財務部門應編制一定期間的賒銷客戶的銷售、賒銷、收賬、賬齡分析表及分析資料交資信評估小組。在分析中應利用比率、比較、趨勢、結構等分析方法，分析逾期債權的壞賬風險及對財務狀況的影響，以便確定壞賬處理、當前賒銷策略。資信評估小組和銷售部門進行應收賬款跟蹤管理服務。從賒銷過程一開始，到應收賬款到期日前，對客戶進行跟蹤、監督，從而確保客戶正常支付貨款，最大限度地降低逾期賬款的發生率。在工作中信用部門和銷售部門要互相配合，分清各自在跟蹤服務中的職責，達到相互監督相互促進，提高應收賬22、款回收率，促進企業銷售的目的。信用評估小組接到業務部門資料后，應配合業務部門再調查落實客戶資料，然后根據搜集的資料進行整理分析，擬訂客戶授信額度及上限，最后報總經理和董事代表審批。客戶合約或訂單金額在信用額度以內，則簽約或接受此訂單，并按約定條款發貨。對于未辦妥授信手續或超過授信總額的交易不得發貨，必須經總經理特批后方能發貨。在交易進行中，授信部門應視情節需要，隨時機動會同業務部門對可能有問題的客戶進行狀況調查，以決定擬采取的措施。信用限額權責 職 稱權責董事會總經理財務總監財務主管銷售主管業務代表核定權限20萬以上20萬以下核查建議權無超限核準權（各級核權限內之信用限額為限）不限定20%以下23、無交易資料的提供和建議無注：凡超限銷售者，須檢附六個月的客戶分戶卡憑核，經各級核準權者簽準后才可出貨。4.2應收賬款的內部控制應收賬款明細賬余額應與客戶未付已簽收的發貨單相符，財務部每月結一次賬，并將“業務員客戶類別”的應收賬款明細表提供給業務部，由銷售部經理核對欠款客戶簽收聯，看二者是否相符，不符應立即查明原因。財務人員收到客戶款項，填寫收款通知單（或收款收據），經出納人員簽收無誤后交銷售人員沖賬，銷貨明細表應與收款通知單相符。每月編制應收賬款賬齡分析表，并將超過信用期后尚未收現的，列表注明債務人、金額、時間及未收回原因并加以查明。財會部門每月核對應收賬款明細賬、總分類賬、及有關憑證是否相符24、。每月定期向債務人函證應收賬款余額予以對賬確認。確定壞賬準備的評估提列是否適當核足夠，已確定的壞賬是否已列損失。壞賬沖銷應收賬款，須經授權主管核準，并作備查記錄。因銷貨退回及折讓所發生的應收賬款減少，須經授權主管核準，并扣抵應收賬款。5.相關表單:資信評估表第六章 管理流程圖1.會計核算工作流程取得并審核原始憑證編表說明進行財務分析編制各項明細表生成財務報表登記總分類賬生成科目匯總表編制、審核記賬憑證現金、銀行存款日記賬登記明細分類賬 2.出納工作流程 開支票轉 賬收 款付 款收票據付票據審單付款收現 賬戶間請款 收款 審票據 蓋章 進賬（需背 簽收 交客戶或轉賬或購匯開收據 書的要背書） 進25、賬、登記臺賬編 制 日 報 表登記現金、銀行日記賬本 核對日記賬、做調節表3.稅務工作流程3.1辦稅員報稅工作流程外帳會計填寫納稅申報表發票使用明細表 辦稅員索取納稅申報表、發票使用明細表 將發票使用明細輸入相關IC卡中持IC卡資料成功輸入稅務局電腦到征收科申報納稅到發票電腦科輸入當月報稅資料將蓋有稅務局征收專用章的申報表交會計保存3.2辦稅員領取、繳銷發票工作流程到國家稅務局領取發票領用表填寫申請內容持相關資料往征收股領取發票非正常情況 正常情況 因某種原因停票，索取暫停供應發票通知單征收股領購窗口領票往所屬稅管員咨詢登記領購電腦發票領購手工發票填寫發票檢查報告電腦科將相關資料輸入IC卡加蓋26、稅務登記號地址電話條形章稅管員出發票檢查報告意見使用完后繳銷60天內繳銷管理股長意見分管局長意見電腦科解鎖領票窗口領票 以下程序同正常情況4.會計工作流程4.1成本會計預算檢查執行工作流程會計憑證處理完畢歸類登記有關數據編制預算與執行對比報表分析說明預算執行情況報財務總監審核及提出改進意見報財務總監審批報總經理和董事代表審批公布預算執行情況及改進措施4.2銷售會計工作流程出納交收款日報報統計員編制銷售日報與業務核對賬務財務經理（或指定負責人）審核后上報5.請款工作流程表（現金、支票）5.1請款（現金）工作流程表經辦人填借款單部門經理意見 請款呈批表說明借款 理由填分期付款跟 綜表 財務總監意見27、 總經理審查 董事代表審批 財務主管分配實時支出 出納付款經辦人簽收 5.2經辦人取表填單請款（支票）工作流程圖 填：分期付款呈批跟蹤表 XX付款跟蹤表預算審批表附合同、報告審批等部門經理意見 財務總監意見總經理審查董事代表裁決（或 董事代表不在時，由其授權人審批補簽 財務主管分配實時支出出納付款會計記賬6、報銷工作流程 附：借款單復印件、特殊交通工具審批單出差審批單經辦人貼票、填寫報銷單部門經理意見財務總監審核總經理審查 董事代表裁決 董事代表不在時，其授權人審批補簽 財務主管分配實時支出 出納付款會計記賬7、 賒銷控制流程圖業務部門上交客戶的資信調查表公司資信評估小組審核并按信譽程度裁決，確定可放賬的單位和賬期等有關條件，并與該單位簽訂有關合同或協議業務部和財務部根據公司簽訂的合同或協議在許可的賬期內可放賬賬期到，財務部負責收款，業務部協助催收。月末財務部同業務部核對賬務對于違反合同或協議的有關單位，通過協商或申請法律授助。同時對該單位取消賬期財務部將回款情況編表上報公司，便于公司資信評估小組確定是否繼續給予賬期或調整賬期條件