股份公司物料采購申報審批內部控制制度.doc
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1、股份公司物料采購申報審批、內部控制制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 第一章 總則第一條 目的:提高公司物資采購的準確性和可控性,規范約束和監督采購業務活動,進一步加強對入庫物資數量質量的控制,降低采購成本。第二條 適用范圍:股份有限公司所屬相關部門、分公司、控股子公司,參股公司參照執行。第三條 定義:(一)物資類別:公司主要物資包括原材料、工具、模具、化學品、包裝材料、五金零件及設備等。(二)供應商:凡供應本公司原輔材料、半成品、成品之廠商,包括外協加工廠商。(三)采購部門:采購部負責采購公司所需所有物料。第四條2、 職責:(一)直接責任人:指物資采購經辦人或部門。 (二)監督責任人:指對直接責任崗位負監督責任的人。(三)領導責任人:董事長或董事長授權的人。第二章 業務處理第一節 物料采購申報與審批第五條 原材料的申購:采購需求計劃應包括:采購物資的種類、規格、數量、質量、交期等要求。(一)采購計劃:采購部門根據生產管制科制定的生產計劃和內銷制定的銷售計劃編制原材料需求計劃,結合目前的在途訂單情況制定原材料采購計劃和資金預算表,交董事長審批后執行。(目前公司無資金預算,無年度采購計劃)(二)在采購計劃實際執行過程中,生產管制科如發現實際訂單執行情況出現明顯差異時,必須及時通知采購部門做好相應調整工作。(三3、)庫存原材料低于或即將低于安全存量時,生產管制科應迅速反饋采購部門編制臨時采購作業計劃。第六條 其它物料(五金、工具及零備件模具、機器設備或檢驗設備、包裝材料、化學品等)的申購:(一)需求部門通過系統查詢或電話確認倉庫無存貨或存貨不足時,方可正式下達請購單。(二)若請購物品在電腦系統現有“物料清單”無查索記錄,應及時與生產管制科信息維護員聯系確認。由信息維護員錄入物料編碼,需求單位據此再填報請購單。(三) 設有安全庫存的外購物資數量低于“最低存量”(請購點)時,責任倉管員應及時列出詳細清單和合理申購量,并經倉庫主管簽字、生產管制科主管批準后,直接作為申購依據交采購部門執行。(四)采購部門需在每4、天規定時間內對各單位提交的“請購單”核查確認無誤,并分類匯總。第七條 因生產急需等原因而緊急采購物資時,需求部門應填寫緊急采購請購單,按照緊急采購程序進行作業。第八條 設備采購作業,按設備采購管理制度執行。第二節 供應商選擇第九條 供應商的選擇主要原材料由采購部門根據計劃和訂單匯總情況從合格供應商信息庫中擇優選擇供應商報董事長確定后進行采購。除主要原材料外的其他常用輔料的采購由采購部門根據匯總計算的采購物資清單從合格供應商信息庫中擇優選擇供應商進行采購,合格供應商信息庫中的供應商均與公司簽訂長期框架合同。(一)采購部門在采購原材料或重要輔料時,應咨詢獲取三家以上(含)合格供應商的報價。但有下述5、情況之一時可以例外:獨家產品或獨家代理;專利產品;原供應商的原料或零部件現市場無替代品;顧客特別指定某家供方。(二)采購其它輔料時,采購部門應按公司合格供應商的生產情況和優勢,確定供應商比例,合理分配相應供應商的訂購量。選擇的供應商應符合公司的最大利益,保證生產質量、降低采購成本、物資及時抵達等要求。若現有合格供應商檔案中無合適供應商,則根據供應商管理手冊進行新供應商開發。第三節 采購合同的簽訂第十條 合同價格的確認(一) 單筆采購合同主要原材料的采購均需簽訂采購合同,采購部門接收備選供應商的報價,進行價格核算,并與市場同類物資價格對比。對報價合理的備選供應商,由采購經理組織相關人員組成價格談6、判小組,負責與備選供應商進行價格談判。采購合同的價格談判過程及結果,需由采購部門整理形成會談記錄,參與談判人員會簽留檔。(二) 采購框架合同其他常用輔料類的采購需簽訂采購框架合同,采購部門可以依據框架合同在合同有效期內根據約定的方式進行采購。框架合同一般不約定采購具體價格,但約定采購價格的計算方式,包括物料時價確定的時間、方式和價格計算公式等。對于選擇的供應商,由采購總監組織相關人員組成價格談判小組,負責與供應商進行價格或價格計算公式的談判。框架合同的價格談判過程及結果,需由采購部門整理形成會談記錄,參與談判人員會簽留檔。第十一條 合同條款的確定采購部門根據公司合同管理制度的相關規定與對方簽訂7、合同,合同內容應包括采購的種類、價格或者價格確定方式、付款方式、付款進度、合同有效期、違約賠償等條款。價格確定方式、付款方式等相關合同條款的談判由采購經理組織談判小組進行,采購合同的條款談判過程及結果還需整理形成會談記錄,參與談判人員會簽留檔。第十二條 合同的審批與簽訂公司主要原材料及合同采購金額在500,000(具體金額待定)元以上的采購合同的價格和條款由采購經理審批并簽訂合同,其他采購合同的價格和條款可由采購經理授權采購科長審批并簽訂合同。合同簽訂后,采購部門將相關資料備份一份移交給財務部。第十三條 合同的修改若合同需要修改,由采購部門與供應商協商后提出申請,報采購經理審核并同時遞交公司法8、律顧問進行法律方面的審核后(公司目前無相關法律顧問,存在一定風險),主要原材料及合同采購金額在500,000元以上的采購合同報采購經理審批后進行修改,其他采購合同的修改可由采購經理授權采購科長審批。第十四條 合同管理采購合同的日常管理嚴格遵照公司的合同管理制度執行。所有簽訂的采購合同由采購部門妥善保管,并將合同副本交財務部留底備案。第十五條 其他注意事項(一)采購框架合同期滿前一個月雙方約定是否重新簽訂采購框架合同。(二)簽訂采購合同的同時,必須與供應商簽訂質量保證協議。第四節 物料采購第十六條 所有原材料及其他常用輔料的物料采購都必須基于已經簽訂的采購合同。 第十七條 對于簽訂采購框架合同的9、物料采購由采購部門根據實際需求和庫存情況確定采購數量后,由采購員從合格供應商中選擇兩到三家進行比價,初步確定供應商。比價結果交采購科長審核,如價格等無異常情況,采購科長審核后下訂單,訂單分別經過采購員、采購科長、采購經理簽字確認;如價格等出現異常情況,采購科長審核后由部門經理審核,如差距過大還應交總經理審核,審核后下訂單,訂單分別經過采購員、采購科長、采購經理簽字確認。采購部門將審批確認后的訂單發送給供應商簽字確認,收到經供應商簽字確認后的訂單后,通知供應商發貨。第十八條 采購訂單需連續標號,連續使用。分別存于采購部門、倉庫和財務部。第五節 物料零星采購、緊急采購第十九條 需求部門提出零星采購10、緊急采購申請單,詳細說明需求理由,由需求部門審核后交相應權限人審批。零星采購(采購金額在2000元以下)和采購金額在10,000以下的緊急采購由采購科長審批,采購金額在10,000以上的緊急采購由采購經理審批。(具體金額待定)第二十條 申請單一式三份,分別在需求部門、采購部門和財務部留底備案。第二十一條 采購部門在收到審批后的申請單后,尋找合適供應商,并進行詢價比較,零星采購、采購金額在10,000以下的緊急采購不需要簽訂采購合同,由采購科長負責確定供應商后執行采購。對于采購金額在10,000以上的緊急采購需要簽訂合同,合同條款談判由采購經理負責辦理,合同簽訂流程參照正常采購合同的簽訂流程執11、行,談妥的合同由董事長審批由采購部門執行。第二十二條 緊急采購一般應在24小時內完成。第六節 采購跟蹤第二十三條 為確保供方交貨準時,采購部門應時常關注ERP中的所有采購訂貨情況記錄并跟催到位。第二十四條 對需要進行定期評估考核的供方,供方管理部應將相應的跟催狀況及時記錄在該供方的檔案資料中。第二十五條 采購物資因故不能或可能無法按時采購到貨時,采購部門應及時通知各需求單位,以便其及時采取其它對策。第七節 退貨及折讓處理第二十六條 物料入庫流程參照存貨管理制度執行。第二十七條 對于進貨檢驗質量不合格貨物由品保部出具貨物不合格單據和質檢報告,并組織相關使用部門和技術人員對該批貨物進行論證,決定采12、取退貨或是折讓接收方式后通知物料管制中心,由物料管制中心負責開具退貨單或折讓申請單并附質檢報告,交采購部門處理。對于數量不合格貨物由物料管制中心開具磅碼單連同質檢報告提交采購部門處理。第二十八條 若采取折讓接收方式則需由采購部門與供應商商討折讓條款草擬書面協議,由采購經理審批后辦理折讓事宜。第二十九條 折讓采用申請單一式三份,一份存采購部門,一份做供應商考核用,一份存財務部。采購部門部需及時將折讓采用申請單傳遞至財務部,以使財務部可以及時處理購物貨款折讓事宜。第三十條 退貨必須附檢驗報告。對于退貨的物料,由物料管制中心開具退貨單,及時辦理退貨事宜。退貨單一式四份,一份存物料管制中心,一份存供采13、購部門,一份存財務部,一份交供應商。退貨交回供應商后需由供應商在退貨單上簽字確認。第八節 付款第三十一條 在物料入庫時,物料管制中心應將相關訂單和合同核對無誤后附入庫單和收料通知單及時送財務部。第三十二條 公司采購部門和財務部門嚴格按合同規定和公司相關制度進行付款。財務部根據公司財務報賬及支付審批制度的相關規定對采購業務進行賬務處理。第三十三條 應付帳款在入賬前需由獨立第三人進行復核。財務部應定期制作應付賬款清單,交采購部門使其了解付款進度。應付賬款的支付根據合同的約定進行,需付款時由采購部門填制支票申請單附合同、發票等相關資料交采購總監審核后交總經理審批,財務部復核審批后的支票申請單及相關資14、料后進行付款和賬務處理。第三十四條 付出定金或預付款時,由采購部門填制支票申請單附合同、發票等相關資料交采購總監審核后交總經理審批,財務部復核審批后的支票申請單及相關資料后進行付款和賬務處理。預付款必須獲得由對方開具的正式發票。第三十五條 對帶款提貨和貨到付款的,由采購部門填制支票申請單附合同、發票等相關資料交采購總監審核后交總經理審批,財務部復核審批后的支票申請單及相關資料后進行付款和賬務處理。嚴禁攜帶空白支票進行帶款提貨作業。第三十六條 對于先付款后取得發票的采購,采購部門必須在付款后10天內(從嘉興地區采購的)或付款后15天內(從嘉興以外地區采購的)將發票遞交給財務部門第三章 附則第三十七條 對違反和影響本制度執行的人,公司將追究其責任。第三十八條 本制度由董事會負責解釋,經董事會批準之日起生效。第三十九條 本制度未盡事宜,依照國家有關法律、法規的有關規定執行。本制度與有關法律、法規的有關規定不一致的,以有關法律、法規的規定為準。