嘉達(dá)物業(yè)公司文件檔案資料管理規(guī)程(2頁).doc
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嘉達(dá)物業(yè)公司文件檔案資料管理規(guī)程(2頁).doc
1、文件、檔案資料管理規(guī)程文件、檔案資料管理規(guī)程 編 號 WH-ZH-009 歸口部門 嘉達(dá)物業(yè)公司 編 制 品質(zhì)管理組 批 準(zhǔn) 適用范圍 公司全體員工 頒布日期 實施日期 閱讀范圍 公司全體員工 二、責(zé)權(quán)劃分及依據(jù)二、責(zé)權(quán)劃分及依據(jù): 流程環(huán)流程環(huán) 節(jié)節(jié) 部門或崗位部門或崗位 職職 責(zé)責(zé) 權(quán)權(quán) 力力 工作依據(jù)工作依據(jù) 歸檔保 存的文 件 公司全體員 工 公司在管理服務(wù)或公務(wù)活動中形成的工作計 劃、外來文件、報告、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān) 的圖表、統(tǒng)計資料等 在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術(shù)檔案 在專門業(yè)務(wù)活動中形成的各種檔案,如:會議 紀(jì)要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案 管理 權(quán) 收集 權(quán) 國
2、家 相 關(guān)法律 集 團(tuán) 內(nèi) 部規(guī)定 文件、 資料歸 檔的要 求 歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文 件格式符合國家標(biāo)準(zhǔn) 歸檔的文件材料要完整齊全 每類建設(shè)工程竣工必須有兼職資料檔案管理員 參加,對其文件材料(含有關(guān)圖紙等)完整 性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定和驗收 保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進(jìn)行科 學(xué)分類、立卷和編號 案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,并區(qū)分保 管期限 檔案資 料的保 管 所有檔案資料均由資料管理員管理 存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時,應(yīng) 按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上 而下地排列,以便于管理和查找 底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底 圖入庫時,要
3、認(rèn)真檢查其修改、補充情況,并 在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改情況 存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特 制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在 膠片柜或防火資料柜內(nèi)。必要時采取復(fù)制、拷 貝 每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進(jìn)行 歸檔,并對庫藏檔案進(jìn)行清理核對和質(zhì)量檢查 工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質(zhì)檔 案,要及時進(jìn)行修補和復(fù)制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或 蟲害要及時消殺 檔案資料柜需做好防盜等設(shè)施 質(zhì)量記錄保存期為二年 保密權(quán) 檔案資 料借閱 管理 公司所有人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利 和義務(wù) 公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù) 在借閱檔案資料時,應(yīng)做到以下幾點: a 按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還 b 要愛護(hù)檔案資料,不得丟失 c 所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意 更改、涂寫 借出和歸還檔案時,應(yīng)辦理清點手續(xù),由資料 檔案員和借閱者當(dāng)面核對清楚 檔案如有丟失、損壞或