1、 第 1 頁 共 1 頁 商業系統會議管理通則商業系統會議管理通則 1、會議主持人一般由參會最高負責人擔任（單獨要求的除外），主持人對會議的 成效負責，負責控制參會人員范圍及會議時間，把控會議進度以及形成會議成果；決策 人因故無法參加會議時，必要時可委托他人主持會議，但決策責任仍由決策人承擔。 2、應謹慎界定參會人員、列席人員范圍，盡量避免擴大會議，但必要時可召集公 司內部或外部的專業人員參會以提高決策或評審質量；會議可以連續開，但并非全體人 員都必須從頭至尾參加，會議通知時應給出預告。 3、評審會的質量取決于對會議議題的充分理解以及參會人員的意見反饋，故上會 資料須充分匯報并形成選擇性方案或
2、傾向性意見； 組織人員應至少提前 1 天將上會資料 發送至參會人。 4、檢驗參會人員是否充分匯報及其意見是否嚴肅、專業的判斷方法：深度追問。 5、召開會議盡量采用 PPT 的形式；如果傳遞的信息很專業，則盡量輔以圖紙、圖 表、圖片等資料；如果傳遞的信息很復雜，且又需幫助別人建立場景意境感，則仍需輔 以照片、音像、模型、實物等。 6、每次會議必須作出決定。 7、會議組織部門管理職責 （1）負責發起會議，包括但不限于協調參會人員時間、準備上會資料、確定會議 召開時間及地點。 （2）負責在公司會議管理系統中提起會議申請，并郵件/短信通知各參會人。 （3）負責會場管理，包括但不限于設施設備（電腦、投影儀、激光筆及視頻會議 系統）準備、上會資料準備（拷貝、打印、分發等）、后勤保障（茶水準備等）、會議 紀要（會前指定相應人員）撰寫。 （4）負責在會議召開后 2 個工作日內完成紀要簽發（會議決策人），原則上以公 司郵件方式發至各參會人（不得隨意擴大發放范圍）。 （5）負責按公司檔案管理規定將會議移交原件及時歸檔；會議紀要電子版及復印 版應妥為保管，非經許可不得擴大知悉范圍。 （6）負責將會議督辦事項列入任務督辦系統，跟蹤執行情況。
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