1、 第 1 頁 共 4 頁 文件管理辦法文件管理辦法 一一 目的目的 為使公司的管理體系日趨完善，公司以最新的文件運作，對文件的編制、發 放、保管、回收、作廢進行統一管理，特制定本管理辦法。 二二 范圍范圍 適用于公司各分店各部門 三三 定義定義 文件：文件：指在管理工作中可以做為依據或參考的書面材料，包括公文和其它文字 資料（如培訓資料） 公文公文：是機關、企事業單位在其管理活動中形成和使用的具有法定效力 和規范 體式的文書，是進行管理、記載和傳遞公務信息的工具， 具有聯系公務、規范行為、憑 證記載、對管理系統進行控制，對 管理者進行宣傳教育的重要功能。 四四 內容內容 4.1 公文的分類公文
2、的分類 按公文的形成和使用的范圍劃分：通用公文和專用公文 通用公文通用公文：是機關、企事業單位在公務活動中普遍使用的公文， 如通 知、指示、公告、報告、批復、條例、聯絡 -條例、-辦 法。 專用公文專用公文：指因特殊性需要在一定的單位、部門使用的業務公文。如顧客 須知、實施細則。 4.2 公文的作用公文的作用 能建立起管理系統內決策層和執行層之間的多層次、多方面的聯系，完 善公司的管理。 公文一發布具有很強的約束力和規范作用，起到規范和準繩作用。 起到上情下達、下情上報、溝通信息的作用。 起的到宣傳、指導作用，告訴應該怎么做及做什么。 起工作依據和查考憑證作用。 4.3 公文的格式公文的格式
3、公文都有嚴格、特定的格式，只能在法定的職權范圍內行文，不能超越。 通用公文應以人事行政部代表公司行文。專用公文應各部門名義行文。如崗位 職責、工作準則等。 第 2 頁 共 4 頁 公文的標準格式包括版頭、份號、密級度、發文字號、簽發人、標題 主送機 關、正文、附件、發文部門、成文日期、印章、主題詞、抄送機關、印發機關和時間等 要素組成。 4.4 常用公文的編制、發放、保管常用公文的編制、發放、保管 4.4.1 4.4.1 通知通知 公文版面尺寸 A4 紙 頁眉頁腳距邊界 1.25cm 上、下頁邊距 2.54cm 左、右頁邊 距 3.17cm 行間距 1.5 倍 字體形狀及大小 字體均為宋體字;版頭為初二號字且加黑;發文字號為五號字;標題為三號 字且加黑;主送機關為四號字且加黑;正文為小四號字;主題詞、成文時 間、發行部門均用小四號字。版頭打在頁眉里面。 發文方式： a:通知能由人事行政部代
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