1、檔檔 案案 管管 理理 制制 度度 一、 總則 1、目的：為規范檔案檔管理，便于檔案更好的查找利用，特制定本 制度。 2、適用范圍：公司內部資料、公司人事檔案、公司管理管理制度、 工程圖紙等。 二、具體細則 （一） 公司檔案管理實行專人負責（財務檔案由財務保管） a. 檔案管理員必須保證檔案保存完整、 安全， 并為公司檔案保密。 b、 傳交到檔案員的檔案、資料，檔案員須填寫接收清單（一式兩份） ， 一份由檔案員保存；一份由傳交人保存。原則上各部門檔案由部門經 理或內勤收齊后每月 15 日傳交給檔案員。c、 收集的檔案、資料， 檔案員必須整理、分類。整理好的檔案須定期清理；d 人事檔案應每 月清
2、理。e 原則上不常用的檔案可每半年集中清理一次，并將清理結 果明細報有關部門、總經理。 （二） 檔案保存期限 公司設立的資料，重要的內部資料原則上為永久保存；人事檔案 等重要檔案保存期原則上不得少于十年，其它檔案視情況而定。 （三） 檔案的分級管理 AAA 級-公司的初建資料； 營業執照， 法人經營許可證等公司證件 （原件） ；公司財務報表，工商報表；重要事件資料；公司人事檔案。 AA 級-公司文件。 A 級-公司管理制度；公司下發的通知；總結、計劃。 （四） 檔案資料的借閱、索取 借閱檔案、資料必須填寫檔案、資料借閱、索取登記表， A 級檔案及 AA 級檔案的借閱需經部門經理或副總簽字認可；
3、 公司 AAA 級檔案、資料的借閱必須經總經理批準方可借閱，如急需資料，可通 過電話與總經理聯系， 經批準方可借閱， 但事后一定要補辦借閱手續。 借閱的檔案、資料須妥善保管、愛惜，不得隨意增刪、涂改。未經許 可不 隨意翻錄，更不得轉借他人。檔案借閱后須及時歸還，不得遺 失。 （五） 處罰 以上制度如有違反， 公司將視其情節給予相關責任人及部門經理 記過或記大過處分，直至開除或追究其法律責任。 此規定自此規定自公告之日起執行公告之日起執行 文件資料移交表文件資料移交表 時間時間 文件資料名稱文件資料名稱 移交人移交人 接收人接收人 頁數頁數 備注備注 附件二： 檔案、資料借閱、索取登記表檔案、資料借閱、索取登記表 時間時間 文件資料名稱文件資料名稱 頁數頁數 借閱人借閱人 （簽名）（簽名） 歸還時間歸還時間 歸還人歸還人 （簽名）（簽名） 附件三： 文件、證照正本借閱審批表文件、證照正本借閱
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