房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理辦法(13頁).doc
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房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理辦法(13頁).doc
1、檔案管理辦法檔案管理辦法第一條第一條管理部門:集團(tuán)人力及公共事務(wù)中心或各城市公司均設(shè)立檔案室,由專人/檔案管理員負(fù)責(zé)檔案工作。第二條第二條歸檔范圍: 包括但不限于下列具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件材料(簡稱文件) :1、管理文件:集團(tuán)各單位在經(jīng)營活動(dòng)中具有重要依據(jù)的各類文件,包括各類公文。2、立項(xiàng)文件:包括可行性報(bào)告、合作合同、章程等文件及政府部門關(guān)于項(xiàng)目立項(xiàng)的各種批復(fù)文件等。3、證照文件:經(jīng)營活動(dòng)中產(chǎn)生的各類證、照文件等。4、資信文件:驗(yàn)資、審計(jì)、評(píng)估、權(quán)屬等報(bào)告文件等。5、合同文件:經(jīng)營活動(dòng)中產(chǎn)生的各類合同文件等。6、征地建設(shè)文件7、規(guī)劃報(bào)建文件8、竣工驗(yàn)收文件9、聲像信息類:集團(tuán)具有重
2、要價(jià)值的照片、錄音、錄像、電子文件等。第三條第三條收集歸檔:1、堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔相結(jié)合的原則。2、凡屬歸檔范圍的文件,經(jīng)辦人員應(yīng)在辦理完畢一個(gè)工作日內(nèi)將原件及時(shí)歸檔,不得私自留存。3、工程項(xiàng)目文件在各階段形成過程中,有關(guān)人員應(yīng)及時(shí)對(duì)有關(guān)文字材料和圖樣進(jìn)行系統(tǒng)收集整理,不遺漏,不丟失,保證全套資料能夠真實(shí)、完整齊全地向檔案管理部門移交歸檔。4、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理,在工作活動(dòng)中形成的重要的有價(jià)值的文件資料,由主辦部門收集存檔,會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集存檔。5、歸檔的文件材料必須完整,層次分明,符合其自然形成規(guī)律,保持文件之間的聯(lián)系,科學(xué)分類、立卷和編目,便于查找和利用。在一個(gè)卷內(nèi)要
3、按問題或文件形成的時(shí)間系統(tǒng)排列,一般批復(fù)在前,請示在后;正本在前,副本在后;如有大型圖表或大于十六開的張頁時(shí),要進(jìn)行技術(shù)折疊成 A4 大小。不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復(fù),應(yīng)在復(fù)文年立卷,沒有復(fù)文的,放在請示年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年立卷;跨年度總結(jié)放在最后一年立卷;跨年度規(guī)劃放在第一年立卷;案件文件放在結(jié)案年立卷。擬定案卷標(biāo)題要簡明、扼要,結(jié)構(gòu)完整,準(zhǔn)確反映出案卷的主要內(nèi)容,一般由責(zé)任者、問題、名稱三部分組成。整理好的案卷要確定案卷的保管期限,原則上分為永久、長期(15 年-50 年) 、短期(15 年以下)三種。確定檔案保管的基本原則是:對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存; 對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長期或短期保存,介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長。6、密級(jí)的確定:絕密、機(jī)密、秘密集團(tuán)經(jīng)營發(fā)展中,直接影響集團(tuán)權(quán)益的重要