1、第四節(jié) 團(tuán)購卡管理規(guī)定一、總則1、為規(guī)范團(tuán)購卡的設(shè)計(jì)、購置、保管、使用、稽核等流程,協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)部、營運(yùn)部、團(tuán)購部、行政部、信息部等相關(guān)部門在團(tuán)購卡方面的管理關(guān)系,明確各職能部門的管理責(zé)任與權(quán)限。根據(jù)有關(guān)規(guī)定制定本辦法。2、使用團(tuán)購卡應(yīng)遵守法律法規(guī)的規(guī)定。二、定義1、團(tuán)購卡是指消費(fèi)者(客戶)一次性存入一定款項(xiàng)后,由公司給付的等額標(biāo)準(zhǔn)的提貨憑證,又稱提貨券(卡)、團(tuán)購券(卡)、貴賓卡、儲值卡等,以下統(tǒng)稱團(tuán)購卡。2、團(tuán)購卡的設(shè)計(jì)包括式樣設(shè)計(jì)(含防偽設(shè)計(jì))、版本設(shè)計(jì)、功能與用途設(shè)計(jì)、卡號段與面值設(shè)計(jì)等。團(tuán)購卡的購置包括購買、印制、制作、訂購、聯(lián)合發(fā)行等。團(tuán)購卡的保管包括空白卡與生效卡的實(shí)物保管、交接管理
2、等。團(tuán)購卡的使用指生效卡的發(fā)放(銷售、贈送、領(lǐng)用)、消費(fèi)等。團(tuán)購卡的稽核包括團(tuán)購卡進(jìn)銷存的稽核及團(tuán)購卡的賬實(shí)稽核。3、團(tuán)購卡按功能分類:儲值卡、非儲值卡:1)儲值卡:使用磁條卡(MC卡)、芯片卡(IC卡)、條碼卡作為顧客預(yù)存金額的提貨憑證,由讀卡器讀取磁條、芯片、條碼信息并調(diào)取數(shù)據(jù)庫中的該卡賬戶,每消費(fèi)一筆,在賬戶上登錄一筆,其余額相應(yīng)減少。一次充值可多次刷卡消費(fèi);2) 儲值卡:使用條碼卡或普通紙質(zhì)卡作為一次消費(fèi)使用的等額提貨憑證。4、團(tuán)購卡按用途的分類:售賣卡、非售賣卡1)售賣卡:用于對外銷售的團(tuán)購卡,必須取得對等資金;2)非售賣卡:用于返利發(fā)放、促銷贈送、員工福利發(fā)放或?qū)ν庹写褂玫膱F(tuán)購卡
3、。5、團(tuán)購卡空白卡指尚未經(jīng)過審核的不可消費(fèi)的卡。團(tuán)購卡生效卡指可以直接消費(fèi)的卡。生效卡視同現(xiàn)金管理,空白卡作為重要票證管理。三、 基本流程1、版本設(shè)計(jì)1)團(tuán)購卡的式樣設(shè)計(jì)由企劃部門負(fù)責(zé),經(jīng)與團(tuán)購、財(cái)務(wù)、公司律師等部門共同商議、會審后確定,由總經(jīng)理批準(zhǔn)確定;2)售賣卡和非售賣卡應(yīng)區(qū)分,非售賣卡一般采用紙質(zhì)卡;3)不同用途或功能的團(tuán)購卡要采取不同的版面樣式或有區(qū)別標(biāo)志;4)在團(tuán)購卡背面要有明顯的卡的用途、政策、使用規(guī)定、使用期限和權(quán)限等的文字說明,要注意規(guī)避政府政策風(fēng)險(xiǎn)和法律風(fēng)險(xiǎn);5)不同版本的團(tuán)購卡要采取不同的號碼段,并根據(jù)號碼段設(shè)定面值,具體版本和號碼段的面值管理由財(cái)務(wù)部確定;6)同一版本的團(tuán)
4、購卡應(yīng)連續(xù)編號。2、面值設(shè)定:團(tuán)購卡定額設(shè)定五種面值,分別為:50元、100元、200元、500元和1000元,不啟用零星卡,儲值卡和非儲值卡均為定額卡。3、訂制1)從制作成本與安全方面確定合理的制作量和訂制周期。2)未填報(bào)團(tuán)購卡制作申請單或團(tuán)購卡制作申請單未經(jīng)批準(zhǔn)的不得購制、驗(yàn)收團(tuán)購卡,也不得支付團(tuán)購卡的購置費(fèi)用。3)團(tuán)購卡由綜超事業(yè)部資產(chǎn)部統(tǒng)一印制。4、驗(yàn)收。1)團(tuán)購卡驗(yàn)收應(yīng)根據(jù)團(tuán)購卡制作申請單做到逐號逐卡驗(yàn)收,不同類型的團(tuán)購卡應(yīng)有專門的驗(yàn)收程序和標(biāo)準(zhǔn)。驗(yàn)收內(nèi)容包括:卡的質(zhì)量與卡面印刷質(zhì)量是否符合公司要求;卡的版面圖案、文字說明是否與樣卡完全一致;卡號是否連續(xù)存放,有無重號、漏號、錯號等情
5、況;包裝盒上是否注明相應(yīng)的卡號段和張數(shù),并且與包裝盒內(nèi)的卡號段和張數(shù)完全一致等。要求供應(yīng)商必須以每100張(或其他定額張數(shù))包裝一盒,對于有問題的團(tuán)購卡必須將整個包裝盒的卡片退回并重新制作。2)團(tuán)購卡驗(yàn)收無誤,由驗(yàn)收部門填制團(tuán)購卡交接清單(一式三份),其中一份交訂制單位作為結(jié)算制作費(fèi)用的依據(jù),一份交財(cái)務(wù)部作為初始建賬、稽核的依據(jù),一份由驗(yàn)收部門保存。3)團(tuán)購卡自驗(yàn)收到發(fā)放階段的每一環(huán)節(jié)的轉(zhuǎn)手均必須辦理交續(xù),填制團(tuán)購卡交接清單并經(jīng)交接雙方簽字。4)每次團(tuán)購卡驗(yàn)收后,財(cái)務(wù)部要對所制卡的用途、版本號、卡號段、面值、數(shù)量、金額、制卡時(shí)間和使用期限等進(jìn)行詳細(xì)的手工帳記錄,以便日后盤點(diǎn)和復(fù)查。團(tuán)購卡由財(cái)務(wù)
6、部總收室負(fù)責(zé)保管。5、審核。新驗(yàn)收的團(tuán)購卡需經(jīng)過審核程序后方可成為生效卡,用于發(fā)放。儲值卡的審核包括寫磁、充值、生效操作(類似于加蓋印章)等程序(其中一項(xiàng)或多項(xiàng)),紙質(zhì)卡的審核指加蓋專門印章的過程。6、銷售。1)負(fù)責(zé)團(tuán)購卡銷售款的收取及實(shí)物保管的人員必須是財(cái)務(wù)人員(以下簡稱團(tuán)購卡銷售員),銷售地點(diǎn)可設(shè)在財(cái)務(wù)部門、團(tuán)購部門或單設(shè)專門的辦公場所。2)團(tuán)購部負(fù)責(zé)接待客戶針對團(tuán)購卡的購買、咨詢、過期處理、爭議解決等相關(guān)事宜。3)團(tuán)購部實(shí)行客戶資源管理,確定客戶的信譽(yù)等級,建立客戶檔案和客戶賬戶。記錄每一個客戶購買團(tuán)購卡的日期、數(shù)量、金額、付款方式等。4)若銷售員當(dāng)日領(lǐng)取的團(tuán)購卡沒有交付給顧客,當(dāng)日必須
7、交回財(cái)務(wù)部金庫。5)客戶購買團(tuán)購卡由團(tuán)購部填制團(tuán)購卡銷售單(一式二聯(lián)),客戶持團(tuán)購卡銷售單至團(tuán)購卡銷售員處繳款,款項(xiàng)收訖后(銀行轉(zhuǎn)賬的以進(jìn)賬單確認(rèn)款項(xiàng)收訖)由團(tuán)購卡銷售員給付等額團(tuán)購卡,由客戶在團(tuán)購卡銷售單上簽收,團(tuán)購卡銷售員留存一聯(lián)團(tuán)購卡銷售單。非經(jīng)有效擔(dān)保禁止賒銷團(tuán)購卡。有效擔(dān)保必須同時(shí)具備以下條件: 僅限于對本地政府機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位出具的轉(zhuǎn)賬支票實(shí)施擔(dān)保; 擔(dān)保人為本公司經(jīng)理級以上人員; 擔(dān)保人未經(jīng)核銷的總擔(dān)保額不得超過其當(dāng)月基本工資額; 擔(dān)保須填制票據(jù)擔(dān)保同意書; 擔(dān)保須經(jīng)過總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn); 其他由財(cái)務(wù)部門規(guī)定的必要條件。6)根據(jù)促銷政策給付購卡者的返利卡應(yīng)采用不同于正常團(tuán)購卡以
8、外的其他券(卡),返利卡在消費(fèi)時(shí)給予持卡人減免等同金額的貨款,在賬務(wù)處理時(shí)作為銷售折讓處理。嚴(yán)禁直接返現(xiàn)金。對客戶實(shí)施獎勵的,由團(tuán)購部在團(tuán)購卡銷售單上注明返利金額或另填制返卡審批單據(jù)(需注明團(tuán)購卡銷售單的單號,以便于核實(shí)),經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后有效。7)因銷售團(tuán)購卡開具發(fā)票及納稅的行為必須符合當(dāng)?shù)囟悇?wù)主管部門對預(yù)收款的稅務(wù)處理及發(fā)票使用的有關(guān)規(guī)定。8、領(lǐng)用。因員工福利發(fā)放、對外招待或其他促銷活動需要領(lǐng)用團(tuán)購卡的,由相關(guān)職能部門填制團(tuán)購卡領(lǐng)用申請表,按照費(fèi)用審批程序履行審批手續(xù)并實(shí)施預(yù)算管理。領(lǐng)用卡只能使用非售賣卡。9、消費(fèi)。1)顧客持儲值卡消費(fèi)時(shí),可從其卡賬戶中支付,賬戶余額不足的另補(bǔ)現(xiàn)金,賬戶余額
9、為零時(shí)應(yīng)收回儲值卡。2)回收的要求:要求每日需要對所有回收的卡進(jìn)行清點(diǎn),和信息部打印的報(bào)表進(jìn)行逐卡核對。財(cái)務(wù)部對回收的磁條卡應(yīng)剪角作廢。3)使用紙質(zhì)卡消費(fèi)時(shí),紙質(zhì)卡面值不足抵付金額的由顧客另補(bǔ)現(xiàn)金,卡面值多于抵付金額的不找零,但應(yīng)明確告知顧客,顧客可以選擇另外增購商品或改用現(xiàn)金支付(不以團(tuán)購卡支付)。已消費(fèi)的紙質(zhì)卡經(jīng)收銀員繳至總收室后由總收人員剪角或蓋戳作廢。4)團(tuán)購卡不得兌現(xiàn)。10、退貨。1)采用團(tuán)購卡購物發(fā)生的退貨,需退卡給顧客,嚴(yán)禁作退現(xiàn)處理。2)依據(jù)商品退貨金額確定更換團(tuán)購卡面值,退貨金額不足團(tuán)購卡面值時(shí),顧客補(bǔ)足余額后退舊卡換新卡。同時(shí)進(jìn)行登記,記錄新發(fā)卡的卡號、持卡人身份證號及聯(lián)系
10、方法等。在系統(tǒng)中將退卡卡號鎖定,啟用新卡卡號。3)團(tuán)購卡在設(shè)計(jì)時(shí),背面應(yīng)印制“持此卡購物不能退現(xiàn)”的字樣。11、過期。團(tuán)購卡過期可以適當(dāng)延期,一般情況下最長可延長一周,具體辦法由各地自行規(guī)定。12、記錄。團(tuán)購卡從購置到回收各環(huán)節(jié)的記錄應(yīng)清晰,可復(fù)查,能提供每一張卡的完整記錄(包括購置、審核、發(fā)放、消費(fèi)、回收、銷毀等)。13、核銷。財(cái)務(wù)部應(yīng)建立團(tuán)購卡核銷制度。每一張卡的制作、發(fā)放及消費(fèi)均應(yīng)有記錄。團(tuán)購卡的實(shí)物流與現(xiàn)金流應(yīng)當(dāng)每日核對、每月核銷并確保相符。1)團(tuán)購卡銷售員每天填制團(tuán)購卡結(jié)賬單,注明當(dāng)日領(lǐng)出、售出及結(jié)余卡的數(shù)量與金額,每日下班前將團(tuán)購卡結(jié)賬單、剩余卡及售卡取得的款項(xiàng)一并繳至總收室。2)
11、銷售團(tuán)購卡收取的款項(xiàng)必須在收款當(dāng)日(最遲次日上午)繳存銀行,編制團(tuán)購卡日報(bào)表附現(xiàn)金繳款單或進(jìn)賬單一并上傳財(cái)務(wù)部;3)每日實(shí)時(shí)(或定時(shí))登記團(tuán)購卡核銷表(一),該表為永續(xù)累加數(shù)據(jù)表,從第一張團(tuán)購卡至最后一張團(tuán)購卡均有完整記錄;4)每月末編制團(tuán)購卡核銷表(二),反映每一版本團(tuán)購卡的累計(jì)制作、發(fā)放、消費(fèi)情況及期末庫存和流通數(shù)。5)建立每月團(tuán)購卡盤點(diǎn)制度。財(cái)務(wù)部根據(jù)總購卡總發(fā)卡總庫存來確認(rèn)盤點(diǎn)結(jié)果,并根據(jù)系統(tǒng)報(bào)表每種類型卡的數(shù)量來核對與實(shí)際各種類型卡的數(shù)量是否一致,有差異及時(shí)查明原因。根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果核實(shí)并調(diào)整庫存三級張。四、信息管理系統(tǒng)1、團(tuán)購卡信息管理系統(tǒng)由總部信息部組織自行開發(fā)或外包開發(fā),信息部、財(cái)
12、務(wù)部、營運(yùn)部及相關(guān)職能部門人員參與開發(fā),系統(tǒng)開發(fā)規(guī)劃及需求設(shè)計(jì)必須經(jīng)過總部信息總監(jiān)和財(cái)務(wù)總監(jiān)的審核批準(zhǔn)。2、團(tuán)購卡信息管理系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)本辦法的管理原則和流程。體現(xiàn)以下(包括但不限于)規(guī)則或功能:1)系統(tǒng)能夠記錄每一張卡的歷史過程和現(xiàn)時(shí)狀態(tài);2)卡號是惟一的,任意一張卡在所有版本或所有類型或所有期間的卡中都是惟一的;3)系統(tǒng)操作的每一步均有經(jīng)辦和審核兩個步驟,未審核前可以修改,未經(jīng)審核不可進(jìn)入下一步,經(jīng)過審核不得修改,審核通過但未進(jìn)入下一步前可以取消審核。在任意狀態(tài)的卡被執(zhí)行終止操作后,即不得再進(jìn)入下一步,不得進(jìn)行消費(fèi);4)團(tuán)購卡在銷售發(fā)放時(shí)除記錄卡號、面值、有效期限等信息外,還需要記錄購卡人信息
13、、收款方式、開出票據(jù)類型及票據(jù)號等;5)如有顧客持過期卡來店購物,必須經(jīng)審核確認(rèn)屬實(shí)后才可在系統(tǒng)中解鎖。過期卡在系統(tǒng)中鎖定一年后,報(bào)財(cái)務(wù)處理,相關(guān)處理規(guī)定有財(cái)務(wù)部制定。6)信息部每天打印團(tuán)購卡余額為“0”的報(bào)表交總收室與回收卡核對,將回收卡中有余額的卡號在系統(tǒng)中鎖定,并報(bào)財(cái)務(wù)部處理,相關(guān)處理規(guī)定有財(cái)務(wù)部制定。7)非售賣卡在發(fā)放時(shí)除記錄卡號、面值、有效期限等信息外,還需要記錄領(lǐng)卡人信息、領(lǐng)卡類型(返利發(fā)放、促銷贈送、員工福利發(fā)放或?qū)ν庹写┑龋?)團(tuán)購卡在消費(fèi)時(shí)的讀卡信息能夠直接傳輸至POS機(jī);9、團(tuán)購卡消費(fèi)時(shí),非售賣卡在POS機(jī)上應(yīng)采用不同的付款方式進(jìn)行錄入,要求信息部在收銀POS機(jī)上另設(shè)定“
14、友情卡”的付款方式,在系統(tǒng)中將售賣卡和非售賣卡分開統(tǒng)計(jì),便于分析售賣卡賣出與收回的金額。10、團(tuán)購卡消費(fèi)時(shí),系統(tǒng)能夠統(tǒng)計(jì)售賣卡和非售賣卡的金額,統(tǒng)計(jì)團(tuán)購卡消費(fèi)的POS臺號,對售賣卡和非售賣卡能夠統(tǒng)計(jì)出按部門或按商品的銷售金額。3、團(tuán)購卡信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)管理員密碼由總部信息技術(shù)部保管,所有數(shù)據(jù)的修改及查詢操作只能在軟件前臺由授權(quán)人員操作,涉及后臺的數(shù)據(jù)修改必須經(jīng)過總部信息總監(jiān)和財(cái)務(wù)總監(jiān)的批準(zhǔn)。4、系統(tǒng)數(shù)據(jù)需保存三年以上。數(shù)據(jù)在刪除前應(yīng)完成團(tuán)購卡的清算及核銷工作,并取得完整的清算及核算記錄。數(shù)據(jù)的刪除按照會計(jì)檔案的銷毀履行審批程序及手續(xù)。五、儲值卡細(xì)則1、以下所稱儲值卡專指以磁條卡為介質(zhì)的
15、儲值卡。2、合同中應(yīng)約定儲值卡制卡公司需提供軟件開發(fā)與維護(hù)、提供設(shè)備使用權(quán),對復(fù)制卡承擔(dān)持卡人損失等相關(guān)責(zé)任。3、退卡。客戶購買的儲值卡因不正常使用導(dǎo)致磁條信息丟失或公司工作人員失誤沒有正確寫磁,導(dǎo)致無法正常消費(fèi)的,退舊卡換新卡,嚴(yán)禁重新加磁操作。1)對于客戶從未消費(fèi)過的卡(整額卡),經(jīng)審核確認(rèn)屬實(shí)的可以退卡后重新辦理新卡。2)對于客戶已經(jīng)消費(fèi)過的卡(非整額卡),經(jīng)審核確認(rèn)屬實(shí)可以要求顧客補(bǔ)足差額后退舊卡換新卡。3)辦理退卡手續(xù)需要登記,記錄新發(fā)卡的卡號、持卡人身份證號及聯(lián)系方法等。在系統(tǒng)中將退卡卡號鎖定,啟用新卡卡號。4、儲值卡從寫磁開始到校驗(yàn)、充值、生效、失效各步驟操作不可逆轉(zhuǎn)、不可倒置。
16、5、未經(jīng)總部信息部、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),任何人不得操作儲值卡信息管理系統(tǒng)的后臺數(shù)據(jù)。六、非儲值卡細(xì)則1、以下所稱非儲值卡專指普通紙質(zhì)卡。2、紙制卡應(yīng)設(shè)定有效使用期,最長不超過半年,具體期限由各地區(qū)自行設(shè)定,在售賣團(tuán)購卡時(shí)應(yīng)明確告知顧客使用期限,并在卡上標(biāo)注。過期團(tuán)購卡可以更換。3、紙制卡應(yīng)實(shí)施版本管理,同一版本號的紙制卡最長銷售期不得超過半年。不同版本號的紙質(zhì)卡在式樣設(shè)計(jì)上應(yīng)有顯著區(qū)別。版本號編碼4位,第1-2位為年份,第3-4位為順序號。不同版本號的紙質(zhì)卡設(shè)不同的單位往來核算,以版本號作為單位往來編號。4、公司企劃部與團(tuán)購部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)等部門共同商議設(shè)計(jì)紙質(zhì)卡式樣。紙質(zhì)卡在式樣上應(yīng)當(dāng)注意以下
17、幾點(diǎn):1)名稱上應(yīng)規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn);2)注明使用范圍,適用門店;3)注明有效期、過期責(zé)任及處理方法;4)注明破損、丟失責(zé)任及處理方法;5)紙質(zhì)卡右上角標(biāo)注編號;6)應(yīng)有必要的防偽設(shè)計(jì)(或人為缺陷設(shè)計(jì)等);5、制作完畢的紙制卡由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)驗(yàn)收,驗(yàn)收程序及標(biāo)準(zhǔn)如下:1)逐號清點(diǎn),卡號是否連貫,有無重號、漏號、錯號、缺號等情況,版本號是否正確,有無錯號、缺號等情況;2)紙制卡式樣、質(zhì)量是否符合設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn),圖案、文字是否正確;3)卡號段與面值是否匹配;4)符合其他設(shè)計(jì)及制作要求。7、回收的紙質(zhì)卡的銷毀處理。同一版本的紙制卡停止銷售半年后可以對回收廢卡進(jìn)行銷毀處理,銷毀前由總收室團(tuán)購卡保管員編制團(tuán)購卡銷毀清單
18、(一式二份)(注明卡號、面值等),經(jīng)財(cái)務(wù)部審核后交由總經(jīng)理批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)允許銷毀的紙制卡由總收室保管員按卡號順序碼放,經(jīng)由保安、行政、財(cái)務(wù)等部門專人根據(jù)團(tuán)購卡銷毀清單共同查驗(yàn)復(fù)核無誤后,當(dāng)眾銷毀。總收室保管員及其他共同查驗(yàn)人在團(tuán)購卡銷毀清單上簽字,簽字后的團(tuán)購卡銷毀清單一份交由財(cái)務(wù)部作為檔案長期保管,一份由總收室保存。七、附則1、各地區(qū)根據(jù)本辦法制定實(shí)施細(xì)則,實(shí)施細(xì)則應(yīng)包括對流程的具體描述,對違反本辦法的處罰措施。2、各地區(qū)在團(tuán)購卡流程或政策上確有區(qū)別于本辦法之需要,可以制定適用于本地區(qū)的管理規(guī)定,需報(bào)經(jīng)事業(yè)部營運(yùn)部、信息部、財(cái)務(wù)部審核批準(zhǔn)。3、本辦法由綜超事業(yè)部財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋和修訂。4、本辦法自即日起執(zhí)行,原2005082號文件中團(tuán)購卡管理暫行規(guī)定同時(shí)作廢。附件1:團(tuán)購卡制作申請表附件2:團(tuán)購卡交接清單附件3:團(tuán)購卡銷售單附件4:團(tuán)購卡領(lǐng)用申請表附件5:團(tuán)購卡結(jié)賬單附件6:團(tuán)購卡日報(bào)表附件7:團(tuán)購卡核銷表(一)附件8:團(tuán)購卡核銷表(二)附件9:票據(jù)擔(dān)保同意書