物業(yè)公司投資廣場管理處工作記錄管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序（3頁）.doc

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物業(yè)公司投資廣場管理處工作記錄管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序（3頁）.doc

1、荊州市盛智物業(yè)管理有限公司投資廣場管理處程序文件文件編號(hào)版本號(hào)修訂日期2003/10/8工作記錄管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序頁次1.0目的規(guī)范各類工作記錄的管理工作，確保工作記錄的有效性。 2.0、適用范圍適用于物業(yè)管理處服務(wù)工作中各種規(guī)定記錄的管理工作。 3.0職責(zé) 3.1公司品質(zhì)部負(fù)責(zé)對(duì)各類記錄的編制、編碼、使用、保存進(jìn)行審核和實(shí)施檢查、監(jiān)督。 3.2各部門和記錄的填寫人員應(yīng)遵守本規(guī)程關(guān)于記錄控制的規(guī)定和要求。 4.0程序要點(diǎn) 4.1記錄的作用 4.1.1證據(jù)的作用：為體系、過程、活動(dòng)是否符合規(guī)定提供證據(jù)。 4.1.2分析的作用：為分析過程雖否在受控狀態(tài)提供分析的信息、數(shù)據(jù)和資料。 4.1.

2、3追溯的作用：為追溯過程的實(shí)施和結(jié)果提供追溯。 4.2記錄的形式和來源 4.2.1公司形成記錄的形式有，但不限于： A、質(zhì)量體系文件規(guī)定、設(shè)計(jì)并要求填寫的格式記錄； B、凡需填寫、編制、繪制的憑證、單據(jù)、臺(tái)賬、清單、簽收單、計(jì)劃、登記表、措施卡、卡片、證件、圖表、報(bào)告等規(guī)定格式形成的記錄。 4.2.2分供方提供的記錄 4.3記錄形成的要求 4.3.1應(yīng)使用規(guī)定的記錄格式。 4.3.2應(yīng)由規(guī)定的人填制。 4.3.3填寫應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、清晰。 4.3.4記錄有要求時(shí)應(yīng)按規(guī)定履行編制、審核、批準(zhǔn)手續(xù)。 4.4記錄的標(biāo)識(shí) 4.4.1記錄由記錄的名稱和記錄的編號(hào)及版本與標(biāo)識(shí)予以識(shí)別。記錄的編碼和版本

3、號(hào)執(zhí)行質(zhì)量體系文件編碼管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序的相關(guān)規(guī)定。 4.4.2具有追溯作用的記錄應(yīng)編錄應(yīng)編制記錄的編號(hào)（No）。 4.5記錄的收集 4.5.1記錄應(yīng)按下列要求進(jìn)行收集： A、記錄填寫、編制部門收集； B、記錄接收部門收集； C、記錄歸口管理部門收集。 4.5.2記錄收集時(shí)間： A、連續(xù)收集； B、按月、季、年集中收集。 4.6記錄的編目品質(zhì)部負(fù)責(zé)編制公司及各部門使用的工作記錄清單，按受控文件下發(fā)各部門，作為使用、形成質(zhì)量記錄的依據(jù)。工作記錄清單應(yīng)隨記錄的增刪，表格的更改而更改，以保持其與實(shí)際的一致性。編目更改的實(shí)施執(zhí)行文件和資料管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序的相應(yīng)規(guī)定。 4.7記錄的查閱 4.7.1記錄應(yīng)

4、按規(guī)定的路線和時(shí)間進(jìn)行傳遞，以發(fā)揮記錄的使用價(jià)值。 4.7.2合格要求在商定期內(nèi)的工作記錄可提供給接收服務(wù)或管理的住戶或其代表查閱，具體實(shí)施執(zhí)行質(zhì)量體系文件和資料管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序的相應(yīng)規(guī)定并予以記錄。 4.8記錄歸檔 4.8.1下列性質(zhì)的記錄應(yīng)予歸檔： A、有關(guān)物業(yè)接管驗(yàn)收的記錄； B、有關(guān)委托物業(yè)管理合同的記錄； C、有關(guān)質(zhì)量策劃計(jì)劃的記錄； D、有關(guān)質(zhì)量體系文件發(fā)放審批，更改審批的記錄； E、有關(guān)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置，調(diào)整和職責(zé)權(quán)限規(guī)定的記錄； F、有關(guān)重大安全責(zé)任事故的記錄； G、有關(guān)火災(zāi)、重大治安事件的記錄； H、有關(guān)管理評(píng)審內(nèi)部質(zhì)量審核的記錄； I、有關(guān)不合格評(píng)審、糾正、預(yù)防措施的記錄； J

5、、有關(guān)工作檢查、評(píng)比的記錄； K、有關(guān)員工績效考評(píng)的記錄； L、有關(guān)工作狀態(tài)、設(shè)備檔案的記錄； M、其他有必要作為原始憑證的記錄。 4.8.2記錄的形成、保管部門應(yīng)按規(guī)定將應(yīng)予歸檔的文件交檔，詳見檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序。 4.8.3歸檔文件應(yīng)妥善保存。 4.9記錄的貯存。記錄的貯存環(huán)境應(yīng)有利于防止丟失、損壞、污染、蟲食，確保記錄的完整性、可使用性。 4.10記錄的保管 4.10.1記錄由形成人或形成部門負(fù)責(zé)保管。應(yīng)予歸檔的記錄在未歸檔前由規(guī)定的交歸部門或人員負(fù)責(zé)保管。 4.10.2記錄的保管人或部門，不得對(duì)所保管的記錄作非授權(quán)的更改、復(fù)制、轉(zhuǎn)借。 4.11記錄的處置 4.11.1保管和歸檔超期的記錄按檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序的相應(yīng)規(guī)定進(jìn)行位置。 4.11.2記錄的保管部門和保存期限由提出記錄要求的文件予以規(guī)定。 5.0記錄質(zhì)量記錄清單 6.0相關(guān)支持文件 6.1質(zhì)量體系文件編碼管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序 6.2質(zhì)量體系文件和資料管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序 6.3檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序

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